辦公室文秘工作水平的提升策略初探

董友全

三門峽無(wú)線電管理局 河南三門峽 472000

辦公室文秘工作在很多人的眼中是非常簡(jiǎn)單的，可是伴隨著商業(yè)的發(fā)展以及辦公室工作的細(xì)化程度提升，文秘工作所負(fù)責(zé)的內(nèi)容表現(xiàn)的更加專業(yè)，告別了跑腿的問題，實(shí)現(xiàn)了獨(dú)立辦公的目標(biāo)，而且不同部門的文秘工作者需要對(duì)自己的部門和領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，只有在文秘的專業(yè)化辦公方面取得較好的效果，才能對(duì)辦公室的發(fā)展創(chuàng)造出更高的價(jià)值。

1 辦公室文秘工作的問題

1.1 服務(wù)意識(shí)薄弱

現(xiàn)代化的辦公室工作當(dāng)中，文秘工作得到了高度的關(guān)注，由于文秘工作者的服務(wù)意識(shí)薄弱，因此在辦公室工作效率、工作質(zhì)量上都沒有得到合理的提升，造成的辦公室矛盾、沖突比較多。文秘工作方案設(shè)計(jì)過(guò)程中缺少主動(dòng)服務(wù)。身為文秘人員缺少長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，在日常工作的看待態(tài)度上表現(xiàn)出高度的松散特點(diǎn)，沒有與組織內(nèi)部的各位工作人員開展積極、有效的溝通，同時(shí)在不同部門的協(xié)調(diào)過(guò)程中，完全是站在單一部門的角度來(lái)剖析和應(yīng)對(duì)，招到其他部門的嚴(yán)重不滿，在工作會(huì)議的召開過(guò)程中由此產(chǎn)生了非常多的探討。服務(wù)意識(shí)的提升措施較少。文秘工作的實(shí)施過(guò)程中，最大的目的是促使辦公室和諧辦公水平進(jìn)一步提升，如果在服務(wù)意識(shí)上沒有按照科學(xué)的提升路徑來(lái)完成，反而是執(zhí)行了傳統(tǒng)的、粗放的工作模式，將導(dǎo)致文秘工作的詬病不斷增加，在機(jī)關(guān)的形象建設(shè)過(guò)程中造成較大的打擊，尤其是在辦公室的事情協(xié)調(diào)過(guò)程中，未能夠給同事們及相關(guān)單位留下一個(gè)好印象[1]。

1.2 工作方法陳舊

辦公室的管理過(guò)程中，文秘工作的特殊性較為顯著，但是由于工作方法具有陳舊的特點(diǎn)，所以在文秘工作的效率上、文秘工作的質(zhì)量上都沒有得到良好的改善。文秘工作制度的創(chuàng)建依然按照傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)完成。文秘工作的數(shù)量和任務(wù)安排過(guò)于單一，大部分情況下停留在“跑腿”的階段，沒有實(shí)質(zhì)性的操作，負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容非常少，而且在與不同部門的溝通與協(xié)調(diào)過(guò)程中，未能夠充當(dāng)協(xié)調(diào)者的角色，反而是表現(xiàn)出置身事外的現(xiàn)象，這對(duì)于辦公室各個(gè)部門的共同合作將會(huì)造成特別大的問題，不利于辦公室的和諧進(jìn)步。工作過(guò)程中的獎(jiǎng)懲措施嚴(yán)重失衡，對(duì)于文秘工作的優(yōu)勢(shì)沒有肯定，在文秘工作的劣勢(shì)上也沒有正確的處罰和改正，導(dǎo)致文秘工作始終處于一個(gè)不上不下的狀態(tài)。文秘對(duì)于辦公室工作而言是重要的組成部分，這種不上不下的工作狀態(tài)，很容易導(dǎo)致辦公室管理走向錯(cuò)誤的發(fā)展路線，而且對(duì)于業(yè)務(wù)辦理和其他員工的穩(wěn)定性容易造成影響。

2 辦公室文秘工作水平的提升對(duì)策

2.1 強(qiáng)化辦公室文秘人員的服務(wù)意識(shí)

文秘人員的服務(wù)意識(shí)提升是重要的改善手段，對(duì)于辦公室文秘工作的進(jìn)步具有重要的影響。辦公室的文秘人員數(shù)量并不少，基本上一個(gè)文秘人員會(huì)負(fù)責(zé)一個(gè)部門的日常文秘工作，有些部門在員工數(shù)量上配備較多，因此在文秘工作者的數(shù)量上會(huì)增加到2-3 個(gè)甚至是更多。文秘人員的服務(wù)過(guò)程中需要通過(guò)精準(zhǔn)服務(wù)來(lái)完成。整理材料的過(guò)程中，文秘人員對(duì)于材料的優(yōu)先級(jí)、材料的整理順序、材料的打印和裝訂方式等，嚴(yán)格遵循各個(gè)部門的具體規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保在材料遞交的過(guò)程中保持文秘工作辦公的專業(yè)性，除了要在美觀度方面更好的提升，對(duì)于材料的內(nèi)容排序和重點(diǎn)的位置的排版等，也要結(jié)合行政機(jī)關(guān)辦公的要求和辦公室制度來(lái)完成。文秘人員的服務(wù)措施與方法保持合理性服務(wù)。現(xiàn)代化辦公室的節(jié)奏較快，文秘工作除了要精準(zhǔn)服務(wù)外，還要考慮到辦公人員的具體需求，在服務(wù)過(guò)程中獲得較高的契合度，這對(duì)于文秘服務(wù)水平的提升以及矛盾的消除具有更好的效果[2]。

2.2 改進(jìn)辦公室文秘工作方法

辦公室文秘工作的進(jìn)步過(guò)程中與工作方法具有密切的關(guān)系，粗放的、經(jīng)驗(yàn)主義的工作方法并不符合科學(xué)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)在辦公室制度的遵從過(guò)程中造成了較大的矛盾。文秘工作過(guò)程中必須結(jié)合客觀實(shí)際情況來(lái)完成，堅(jiān)持在自身的工作位置、工作崗位上進(jìn)行審視和分析，快速適應(yīng)快節(jié)奏的工作環(huán)境，掌握好工作特點(diǎn)和工作規(guī)律，堅(jiān)持在日常工作中進(jìn)行持續(xù)性的摸索、總結(jié)，對(duì)每一類工作的主次關(guān)系更好的分析，確保在高強(qiáng)度、高時(shí)效的要求下能夠?qū)λ械墓ぷ髫?fù)責(zé)，對(duì)于工作混亂的現(xiàn)象徹底杜絕。文秘工作人員在自身的提升、自身的調(diào)整力度上要進(jìn)一步加強(qiáng)，尤其是在自我晉升機(jī)會(huì)上有效抓住，要堅(jiān)持在各類專業(yè)理念、專業(yè)技能學(xué)習(xí)方面不斷的創(chuàng)新，有計(jì)劃、有步驟的對(duì)自身的工作實(shí)力進(jìn)一步提升。

2.3 加強(qiáng)辦公室文秘工作的細(xì)節(jié)

在辦公室當(dāng)中奉行的原則是“細(xì)節(jié)決定成敗”，辦公室文秘工作也是一樣，只有在細(xì)節(jié)把握上得到提升才能取得更多人的尊重和認(rèn)可，對(duì)于辦公室工作效率提升具有更好的保障。文秘工作人員的工作態(tài)度需得到端正，尤其是按照謙虛、謹(jǐn)慎的態(tài)度來(lái)做好本職工作，不要妄下判斷，對(duì)于其他人的工作不要指手畫腳，只有在自己的工作專業(yè)上取得優(yōu)秀的成績(jī)，才能獲取更多的幫助，實(shí)現(xiàn)辦公室文秘地位的提升。文秘工作的實(shí)施過(guò)程中，一定是結(jié)合客觀工作準(zhǔn)則來(lái)不斷完善的，尤其是在各項(xiàng)關(guān)鍵問題方面要快速的抓住，向上匯報(bào)過(guò)程中不夸大其詞，按照實(shí)事求是的原則來(lái)匯報(bào)工作。在傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)的過(guò)程中，不曲解領(lǐng)導(dǎo)的意思，不擅用職權(quán)，要維持各個(gè)工作崗位的高度協(xié)調(diào)[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟(jì)升級(jí)力度提升，辦公室文秘工作需要在殘酷的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境當(dāng)中不斷創(chuàng)新、不斷調(diào)整，堅(jiān)持在文秘工作的可靠性、可行性方面進(jìn)一步加強(qiáng)，不僅要在自身的工作形象上有效的樹立，同時(shí)還需要在每一項(xiàng)工作的準(zhǔn)則、規(guī)范上嚴(yán)格的遵守。要多領(lǐng)域、寬范圍進(jìn)行拓展延伸，能夠站在領(lǐng)導(dǎo)的角度看待問題，有全局性的眼光和展位，正確謀劃，科學(xué)判斷，果斷處置。由此能夠在辦公室的工作成就上更好的鞏固，實(shí)現(xiàn)自己的工作價(jià)值。