高校后勤管理信息化的重要性

蒲曉軒

南京大學(xué)，江蘇 南京 210093

現(xiàn)代化高校后勤管理過(guò)程中，高校后勤管理人員需確立扁平化的管理機(jī)制，最大程度發(fā)揮組織機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)。扁平化組織機(jī)構(gòu)優(yōu)勢(shì)在于信息獲取的迅速與流轉(zhuǎn)的迅捷。根據(jù)當(dāng)前后勤管理的方法及要求確立完善的信息管理方案，了解后勤管理的主要內(nèi)容及方法，有利于推動(dòng)高校整體后勤管理趨于現(xiàn)代化發(fā)展。因此，后勤管理信息化建設(shè)中重視智能化管理的要求及方法，采用規(guī)范的管理形式及運(yùn)營(yíng)形式打造出高質(zhì)量的服務(wù)內(nèi)涵，進(jìn)而提升整體管理的管控標(biāo)準(zhǔn)。

1 高校后勤管理信息化的重要性分析

1.1 能實(shí)現(xiàn)后勤管理的全面創(chuàng)新

傳統(tǒng)后勤管理采用紙質(zhì)的管理模式，但實(shí)際管理過(guò)程中信息容量過(guò)大，檔案信息過(guò)于龐雜，可能會(huì)導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)據(jù)失真與傳遞不及時(shí)的情況，不利于數(shù)據(jù)體系的搭建與管理實(shí)時(shí)決策。因此，信息化管理技術(shù)可為工作人員提供規(guī)范化的管理目標(biāo)，統(tǒng)計(jì)、整理現(xiàn)有的管理技術(shù)及管理要求，并在數(shù)據(jù)庫(kù)空間中對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，提升管理工作的規(guī)范性。同時(shí)，信息化技術(shù)落實(shí)中，教師也應(yīng)在實(shí)際管理中融入創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)，采用更新的IP6 及5G 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)診斷工作，進(jìn)而創(chuàng)新后勤管理的管理價(jià)值[1]。

1.2 可提升后勤管理的工作質(zhì)量

信息化管理可遠(yuǎn)程對(duì)現(xiàn)有的后臺(tái)數(shù)據(jù)及檔案信息進(jìn)行調(diào)研及整理工作，通過(guò)合理的管理方法設(shè)立現(xiàn)代化的服務(wù)平臺(tái)。這一平臺(tái)可在完善遠(yuǎn)程規(guī)劃、統(tǒng)籌高校的財(cái)務(wù)報(bào)表、人力資源管理動(dòng)態(tài)、暖通工程情況、學(xué)生住宿情況、校園安全及綠化管理的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)當(dāng)前后勤管理方面的問(wèn)題，也能促使高校后勤管理工作者積極與其他高校進(jìn)行信息交換，確立出更合適的管理方法及管理內(nèi)容。因此，后勤管理部門(mén)需確定滿(mǎn)意度較高的服務(wù)模式，在后勤管理過(guò)程中確立高質(zhì)量的管理形式，有利于搭建出和諧的高校氛圍[2]。從宏觀的角度來(lái)講，信息化管理輔助了工作人員進(jìn)行社會(huì)決策工作，可不斷發(fā)掘出現(xiàn)有的操作問(wèn)題，同時(shí)要求工作人員開(kāi)展審批工作，以便更快速地解決傳統(tǒng)后勤管理方面存在的問(wèn)題。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)也提升了信息的傳遞及傳播效率，可減少傳統(tǒng)操作過(guò)程中的人工失誤，工作人員也可利用移動(dòng)平臺(tái)（PC 端、智能手機(jī)）查詢(xún)管理進(jìn)程，進(jìn)而消除空間因素對(duì)后勤管理的限制。

1.3 有利于凸顯出社會(huì)化的管理成果

社會(huì)化管理過(guò)程中，高校后勤管理人員需利用科學(xué)的思想觀，將社會(huì)化思想融入實(shí)際后勤管理中，特別是需要強(qiáng)調(diào)社會(huì)化與后勤管理之間的關(guān)系，重視利益、規(guī)劃、質(zhì)量方面的協(xié)調(diào)發(fā)展，提升整體后勤管理的質(zhì)量。另外，管理人員還可對(duì)根據(jù)大數(shù)據(jù)所呈現(xiàn)的信息進(jìn)行改革。在推動(dòng)管理的持續(xù)發(fā)展過(guò)程中，也能提升后勤管理應(yīng)變的速度，進(jìn)而鞏固現(xiàn)有管理內(nèi)容的核心質(zhì)量，體現(xiàn)現(xiàn)代管理的本質(zhì)。

1.4 有利于完善高校后勤部門(mén)的績(jī)效考核工作

管理部門(mén)需要在績(jī)效管理工作的過(guò)程中利用較為全面的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行考核，以便為高校提供優(yōu)質(zhì)的后勤服務(wù)模式。因此，在實(shí)際管理過(guò)程中，可要求管理人員根據(jù)現(xiàn)有的平臺(tái)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，制定短期、中期、長(zhǎng)期的考核目標(biāo)，循序漸進(jìn)，逐步達(dá)到總體戰(zhàn)略目標(biāo)。同時(shí)，重視對(duì)各部門(mén)職責(zé)的落實(shí)，明確后勤部門(mén)的考核要求及考核內(nèi)容，有利于提升整體考核的質(zhì)量。另外，信息化管理也能避免傳統(tǒng)管理過(guò)程中工作人員感情用事、經(jīng)驗(yàn)判斷、數(shù)據(jù)遺漏及錄入錯(cuò)誤等情況，尤其是可利用完整的量化指標(biāo)對(duì)后勤部門(mén)工作人員的工作能力進(jìn)行考核，以便提高整體考核項(xiàng)目及內(nèi)容的科學(xué)性，消除管理職責(zé)不合理、落實(shí)困難等問(wèn)題的發(fā)生[3]。

1.5 有利于提升管理數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度

信息化管理所管理的項(xiàng)目及內(nèi)容均以數(shù)字、邏輯性較強(qiáng)的文字展現(xiàn)，尤其是工作人員可根據(jù)不同深度的文字內(nèi)容及信息內(nèi)容進(jìn)行整合，以便更為科學(xué)、有效地繪制數(shù)據(jù)報(bào)表內(nèi)容。例如在學(xué)生寢室情況的分析過(guò)程中，工作人員可在遠(yuǎn)程終端分析各寢室的學(xué)生成員分配情況、用水用電情況、空調(diào)設(shè)備使用情況等方面內(nèi)容，以便更快速地發(fā)現(xiàn)學(xué)生寢室的管理問(wèn)題。

2 當(dāng)前高校后勤信息化建設(shè)的問(wèn)題

2.1 信息化系統(tǒng)搭建不完善

信息化系統(tǒng)搭建工作不完整，可能會(huì)導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)、人員分配、材料使用方面工作不系統(tǒng)，在高校后勤管理過(guò)程中出現(xiàn)明顯管理及資源建設(shè)問(wèn)題，進(jìn)而導(dǎo)致后勤管理過(guò)程中存在明顯的管控問(wèn)題。目前高校信息化項(xiàng)目建設(shè)缺乏統(tǒng)一化的管控標(biāo)準(zhǔn)，如信息投入、資源投入較為困難，可能會(huì)導(dǎo)致信息化落實(shí)不具體，核心項(xiàng)目兼容性較差，進(jìn)而導(dǎo)致高校的經(jīng)濟(jì)建設(shè)存在嚴(yán)重的問(wèn)題，影響經(jīng)濟(jì)效益的提高。

2.2 信息化項(xiàng)目投入不充分

信息化項(xiàng)目投入過(guò)程中，若前期信息建設(shè)、信息搭建及信息完善工作不充分，可能會(huì)導(dǎo)致諸多后勤項(xiàng)目?jī)?nèi)容無(wú)法落到實(shí)處，進(jìn)而誘發(fā)資金使用及操作問(wèn)題的發(fā)生，尤其是中西部地區(qū)的后勤部門(mén)的信息化建設(shè)相對(duì)較為落后，可能會(huì)導(dǎo)致核心管理達(dá)不到額定標(biāo)準(zhǔn)，影響后勤信息化的建設(shè)及發(fā)展。

2.3 信息化建設(shè)較為落后

傳統(tǒng)信息化建設(shè)及發(fā)展中，大多后勤部門(mén)的信息化建設(shè)及發(fā)展存在資金投入、資金使用及資金規(guī)劃方面的問(wèn)題，極其不利于后勤管理質(zhì)量的提升。具體表現(xiàn)為部分管理部門(mén)未設(shè)立監(jiān)督、維護(hù)及營(yíng)運(yùn)部門(mén)，導(dǎo)致各部門(mén)無(wú)法及時(shí)得到正確的后勤數(shù)據(jù)信息。例如寢室門(mén)禁制度的管理中，若部分學(xué)生的基本信息沒(méi)有被錄入或予以共享，可能會(huì)影響核心管理的有效性[4]。

3 新時(shí)期高校后勤管理信息化的創(chuàng)新策略

3.1 提高后勤管理人員的認(rèn)知意識(shí)

高校管理人員需重視對(duì)后勤人員認(rèn)知思想、認(rèn)知方式的培養(yǎng)，側(cè)重于培養(yǎng)工作人員信息化技術(shù)的實(shí)操能力，尤其是需要打造出輕松、愉悅的社會(huì)環(huán)境，可加快管理的快速推進(jìn)。因此，工作人員需強(qiáng)化個(gè)人認(rèn)知，明白后勤管理的必要性及保障地位，有利于鞏固現(xiàn)代化建設(shè)的目的。另外，工作人員需充分認(rèn)知信息化社會(huì)的發(fā)展形式，利用有效的管控方法凸顯出后勤管理的必要性及重要性，以便營(yíng)造出積極的管理方案。通過(guò)要求管理者形成網(wǎng)絡(luò)思維及信息觀念意識(shí)，利用后勤網(wǎng)站及新媒體媒介構(gòu)建可靠的信息化體系，誘導(dǎo)職工自行建立討論組，學(xué)習(xí)與此相關(guān)的信息化數(shù)據(jù)及內(nèi)容，以便形成發(fā)展的、有效的社會(huì)管理氛圍，這對(duì)于推進(jìn)信息化技術(shù)的發(fā)展是有利的。例如可要求工作人員參與到現(xiàn)場(chǎng)的觀摩、體驗(yàn)中，利用網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用評(píng)比項(xiàng)目開(kāi)展后勤項(xiàng)目更新，幫助工作人員形成“接受”的意識(shí)。

3.2 完善后勤管理項(xiàng)目的規(guī)劃

后勤項(xiàng)目管理規(guī)劃過(guò)程中，管理人員需清晰認(rèn)識(shí)到后勤管理所涉及的項(xiàng)目及要求，利用信息化的管控模式落實(shí)改革思想，提高管理部門(mén)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。在此過(guò)程中，管理人員需落實(shí)現(xiàn)代化的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確現(xiàn)階段的戰(zhàn)略要求及信息化項(xiàng)目，同時(shí)利用電子化的服務(wù)項(xiàng)目落實(shí)整體規(guī)劃步驟，提升中心網(wǎng)絡(luò)框架項(xiàng)目有效性。具體應(yīng)圍繞以下項(xiàng)目?jī)?nèi)容：首先，工作人員需及時(shí)推進(jìn)、解決綜合信息化工程的實(shí)施方案，設(shè)立不同的解決措施及解決項(xiàng)目，擴(kuò)充信息化數(shù)據(jù)內(nèi)容。其次，工作人員需建立完整的工程體系，圍繞師生的生活起居、學(xué)習(xí)狀況、用電用水進(jìn)行探討，重視對(duì)該領(lǐng)域特色的探討，提升整體經(jīng)營(yíng)服務(wù)的質(zhì)量。再者，文件檔案管理過(guò)程中，管理人員需對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，引導(dǎo)工作人員采用新穎的數(shù)據(jù)項(xiàng)目進(jìn)行查閱。同時(shí)，在人事管理系統(tǒng)搭建過(guò)程中，校方應(yīng)明確當(dāng)前后勤管理人員的基本狀況，利用線上的整改環(huán)節(jié)進(jìn)行變動(dòng)及修改，提升管理人員數(shù)據(jù)分析及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的核心效益[5]。通過(guò)落實(shí)項(xiàng)目報(bào)表，可幫助工作人員開(kāi)展決策工作。最后，在資產(chǎn)及財(cái)務(wù)管理中，需明確現(xiàn)有的財(cái)務(wù)信息情況，給予必要的添加調(diào)控工作，在完整的數(shù)據(jù)查詢(xún)工作中決策出查詢(xún)方式，使工作人員完整的解決不同信息賬目、財(cái)務(wù)核算方面的缺陷。

3.3 完善后勤團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作

后勤團(tuán)隊(duì)建設(shè)過(guò)程中，需要管理職工明確文字、數(shù)據(jù)、圖像、網(wǎng)絡(luò)等方面內(nèi)容，在提高工作人員信息、文字處理能力的過(guò)程中凸顯出計(jì)算機(jī)技術(shù)特色的內(nèi)容，充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)技術(shù)在后勤管理中的作用。因此，工作人員需在創(chuàng)新能力完善、科學(xué)技術(shù)及生產(chǎn)服務(wù)的過(guò)程中組建培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)，積極吸收專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)、綜合實(shí)力強(qiáng)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)對(duì)當(dāng)前后勤部門(mén)管理者進(jìn)行循序漸進(jìn)的培訓(xùn)，設(shè)立激勵(lì)思想及操作手段，讓工作人員認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)在實(shí)際管理中的必要性，從而提升管理的核心質(zhì)量。例如在管理體系搭建中，需注重對(duì)師生的生活情況進(jìn)行調(diào)研，設(shè)立完整的服務(wù)體系、服務(wù)框架、反饋渠道、監(jiān)管項(xiàng)目及決策要求等內(nèi)容，以便確立出“線上+線下”的信息服務(wù)環(huán)境。當(dāng)師生在平臺(tái)中及時(shí)反饋相關(guān)后勤問(wèn)題時(shí)，部門(mén)人員可根據(jù)師生的具體情況落實(shí)完整的措施及服務(wù)內(nèi)容，以便打造出更和諧的校園環(huán)境。例如當(dāng)某寢室樓的供水水壓不足，可在一體化的監(jiān)測(cè)中分析各寢室樓的用水情況，再結(jié)合必要的信息化管控模式設(shè)立檢修方法及措施，消除傳統(tǒng)服務(wù)內(nèi)容的不足之處。又例如高校后勤可以全面分析老師學(xué)生的就餐習(xí)慣，利用大數(shù)據(jù)分析得出師生喜歡的品種與口味，從而指導(dǎo)食堂原材料采購(gòu)、烹飪方式選擇等，以最快捷的方式指導(dǎo)后勤系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)，而這些數(shù)據(jù)分析靠以前的經(jīng)驗(yàn)是完全無(wú)法實(shí)現(xiàn)、也無(wú)法想象的，同時(shí)利用信息化的平臺(tái)處理，可以有效地收集信息，調(diào)整服務(wù)方向，最大程度的為師生提供差異化的服務(wù)與產(chǎn)品，從而達(dá)到性?xún)r(jià)比最優(yōu)的配置。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，后勤管理信息化建設(shè)對(duì)協(xié)調(diào)整體服務(wù)、管理項(xiàng)目有著積極的作用，能凸顯出后勤整體服務(wù)的價(jià)值，以便后勤部門(mén)的管理者明確建設(shè)方案，并設(shè)立系統(tǒng)化的運(yùn)行、監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)，信息化在高校后勤系統(tǒng)中尚未全面開(kāi)展，但是基于信息化的大數(shù)據(jù)分析將必然成為高校后勤發(fā)展的趨勢(shì)。通過(guò)落實(shí)完整的服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)內(nèi)容及監(jiān)管措施，幫助高校工作者發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段工作的不足之處，同時(shí)設(shè)立有效的整改方法進(jìn)行完善，進(jìn)而全面提高后勤管理、服務(wù)的核心質(zhì)量。