文秘行政管理能力培養(yǎng)初探

葉建年

上杭縣自然資源局 福建龍巖 364200

文秘是單位眾多崗位中的一種，具有非常重要的作用。但是，很多單位只是將文秘當(dāng)作一種文職來(lái)對(duì)待，并沒(méi)有注重對(duì)文秘行政管理能力的培養(yǎng)，這樣不僅會(huì)降低單位的發(fā)展效率還會(huì)無(wú)法讓文秘為單位做出貢獻(xiàn)。因此現(xiàn)階段機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位需充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，進(jìn)而完善對(duì)文秘的培養(yǎng)。

1 文秘行政管理能力培養(yǎng)的作用

1.1 有助于提高工作效率

對(duì)于單位的管理和發(fā)展而言，通過(guò)文秘不僅可以幫助管理者管理好相關(guān)事務(wù)，還可以讓管理者更有效做出決策。因此很多單位，通過(guò)對(duì)文秘行政管理能力的培養(yǎng)，不僅可以幫助文秘更好掌握一些工作技巧，還可以將這些行政管理技巧運(yùn)用到日常的工作當(dāng)中，達(dá)到提高文秘工作效率的目的。

1.2 有助于增強(qiáng)文字能力

文秘在日常的工作中會(huì)有很多的書(shū)寫任務(wù)，這些書(shū)寫任務(wù)都是需要文秘采用合理的方式進(jìn)行完成。但是在單位中很多文秘的書(shū)寫能力水平比較低，導(dǎo)致不能完整將工作計(jì)劃和總結(jié)等相關(guān)文字予以表述出來(lái)。針對(duì)這種情況就需要幫助文秘從理論知識(shí)與實(shí)踐能力等多個(gè)方面得到相應(yīng)的提升，進(jìn)而有效提高文秘自身的文筆素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，幫助文秘更有效的工作。

1.3 有助于當(dāng)好助手參謀

文秘工作之所以重要，是因?yàn)樗苯訛轭I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，直接關(guān)系和影響著領(lǐng)導(dǎo)的工作，起著領(lǐng)導(dǎo)助手參謀的作用，這是文秘工作的本性，任何時(shí)候都不會(huì)改變。也是對(duì)文秘工作提出的高要求。如幫助領(lǐng)導(dǎo)安排好工作布局；為一定時(shí)期的重點(diǎn)工作、重要會(huì)議和活動(dòng)制定措施、步驟供領(lǐng)導(dǎo)考慮；文件來(lái)了不是原封不動(dòng)遞交領(lǐng)導(dǎo)，充當(dāng)二傳手，而是首先經(jīng)過(guò)調(diào)查研究，提出參考意見(jiàn)。對(duì)要辦的事，除根據(jù)了解的情況確定應(yīng)怎么辦外，估量帶來(lái)怎樣的效果，然后請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)定奪。

1.4 有助于做好信息反饋的耳目作用

做領(lǐng)導(dǎo)者的耳目，就要調(diào)查研究，搜集信息。其信息來(lái)源主要有兩方面：一是來(lái)自下面的實(shí)際工作情況和動(dòng)態(tài)反映；二是來(lái)自上級(jí)的指示精神及外地區(qū)、外單位的經(jīng)驗(yàn)。文秘人員除要獲取準(zhǔn)確、及時(shí)、全面的信息外，還要經(jīng)過(guò)認(rèn)真的綜合處理，提取有價(jià)值的信息。

2 文秘行政管理能力培養(yǎng)策略

2.1 文秘人員必須把握工作的“四大”原則

（1）準(zhǔn)確原則。文秘人員是單位領(lǐng)導(dǎo)的助手，是領(lǐng)導(dǎo)工作的重要組成部門，可以說(shuō)，文秘工作的準(zhǔn)確性，相當(dāng)程度地保證了領(lǐng)導(dǎo)工作的準(zhǔn)確性，保證了機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)?？偟囊笫牵恨k文要準(zhǔn)、辦事要穩(wěn)、情況要實(shí)、主意要慎。（2）迅速原則。此原則是由文秘工作的特點(diǎn)決定的，文秘處理工作快慢、效率的高低，關(guān)系整個(gè)單位工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。有時(shí)會(huì)因?yàn)檗k事不及時(shí)，喪失良機(jī)，貽誤大事，甚至造成嚴(yán)重后果。文書(shū)處理工作提高效率的出路：一是作風(fēng)過(guò)硬，切忌拖拉疲沓、松散懈怠、拖泥帶水；二是改變工作手段，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，利用電腦等現(xiàn)代化辦公設(shè)施處理能辦的事情。（3）求實(shí)原則。求實(shí)是一切工作的準(zhǔn)則，文秘工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)的，尤其應(yīng)該實(shí)事求是，不僅不能脫離社會(huì)實(shí)際情況，更不能為了個(gè)人或小團(tuán)隊(duì)的利益弄虛作假。（4）保密原則。文秘部門是機(jī)要部門，因此，保密不僅是文秘工作必須遵守的準(zhǔn)則，也是一項(xiàng)重要職責(zé)。保密的要求：一是在工作中采取措施，保證文件、資料的安全；二是文秘人員要求保證自己知密不泄密，做到守口如瓶、滴水不漏。

2.2 文秘人員工作必須把握的“五個(gè)”特點(diǎn)

（1）政治性。新時(shí)期的文秘工作，它作為一種輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理、辦理事務(wù)的工作，必然體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者的意志和愿望，帶有政治性。文秘人員有三個(gè)特殊，即“崗位特殊、工作任務(wù)特殊、工作影響特殊”，文秘人員必須政治可靠、品德高尚、作風(fēng)正派。（2）輔助性。輔助性是與主導(dǎo)性相對(duì)而言的從管理系統(tǒng)看，領(lǐng)導(dǎo)處于主導(dǎo)地位，屬于決策管理中心，秘書(shū)機(jī)構(gòu)處于附屬地位，是直接協(xié)助決策管理中心的輔助機(jī)構(gòu)，所有文秘工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)展開(kāi)，文秘人員在處理任何問(wèn)題時(shí)，不能超越職權(quán)范圍自作主張，自行其事。（3）綜合性。秘書(shū)機(jī)構(gòu)是綜合型機(jī)構(gòu)，但要對(duì)各部門工作有所了解，協(xié)調(diào)它們之間的關(guān)系，把它們聯(lián)系成一個(gè)有機(jī)整體，并對(duì)整個(gè)單位工作負(fù)責(zé)。這就需要站在全局性的立場(chǎng)上，時(shí)時(shí)處處用綜合的眼光觀察和思考問(wèn)題，具備較強(qiáng)的綜合能力[2]。（4）事務(wù)性。文秘人員是辦事的，事務(wù)工作的量很大，而且各項(xiàng)工作內(nèi)容都非常具體，而辦事又總與“細(xì)、?、雜、忙”連在一起。但只有搞好事務(wù)工作，才能使單位的內(nèi)部秩序井然，工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

3 文秘行政管理能力培養(yǎng)方法

3.1 采用輪崗制的培訓(xùn)方法培養(yǎng)文秘的行政管理能力

文秘所在的單位為了更好提高文秘的工作效率以及行政管理能力，針對(duì)文秘的工作情況以及自身特點(diǎn)制定一套完善的輪崗培訓(xùn)計(jì)劃，通過(guò)專業(yè)行政管理知識(shí)的培訓(xùn)，幫助文秘提高行政管理能力。

3.2 建立行政管理技能實(shí)踐平臺(tái)

為了讓文秘盡快熟悉工作內(nèi)容，并加快知識(shí)的學(xué)習(xí)就需要單位為文秘提供行政管理實(shí)踐崗位，在工作中可以讓文秘自行發(fā)揮自身的能力，然后由單位行政管理能力較為突出的人員組成評(píng)定小組，對(duì)文秘一段時(shí)間的工作情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，這樣不僅可以讓文秘從實(shí)際工作中了解到自身的問(wèn)題，還可以提高文秘行政管理能力。而且還需要定期組織開(kāi)展行政管理技能比拼大賽，進(jìn)而提高文秘的工作積極性，有效提高文秘行政管理能力[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

從目前的社會(huì)發(fā)展中來(lái)看，很多職業(yè)都得到了更有效的發(fā)展，其中就包括文秘這門行業(yè)，現(xiàn)階段想要文秘可以更有效發(fā)揮自身的作用，就需要對(duì)文秘行政管理能力進(jìn)行有效培養(yǎng)，進(jìn)而讓文秘可以在日后更好為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位服務(wù)。與此同時(shí)，在具體的培養(yǎng)方法中除了開(kāi)展專業(yè)行政管理知識(shí)的培訓(xùn)之外，還需要從實(shí)踐、行政管理等方面來(lái)有效培養(yǎng)文秘，通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，使文秘人員成為單位中樂(lè)于奉獻(xiàn)的老黃牛、嚴(yán)于律己的鐵士兵、文思敏捷的快槍手、左右逢源的好參謀，進(jìn)而提高文秘的工作效率，使文秘工作在單位的作用最大化。