做好新形勢下社會保險(xiǎn)檔案管理工作的思考

社會保險(xiǎn)檔案資料保存是否完整、數(shù)據(jù)是否科學(xué)準(zhǔn)確，都直接關(guān)系到所有勞動者的合法權(quán)益，對構(gòu)建和諧穩(wěn)定的社會環(huán)境具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。尤其是當(dāng)前我國社會保險(xiǎn)事業(yè)呈現(xiàn)出快速發(fā)展的背景下，所涉及的范圍不斷擴(kuò)大，參與的人數(shù)不斷增多，所以急需要做好社會保險(xiǎn)的檔案管理工作。通過采取規(guī)范化的社會保險(xiǎn)檔案管理策略，是社會保險(xiǎn)行業(yè)朝著法制化、社會化和規(guī)范化方向發(fā)展的必然趨勢。

1 新形勢下社會保險(xiǎn)檔案管理存在的問題

1.1 檔案資料保存零散

新形勢下的社會保險(xiǎn)檔案資料主要是以多種文件材料的形式出現(xiàn)，而這些文件材料就是社會保險(xiǎn)的原始記錄，所以應(yīng)該將其完整的保存下來。但是，由于管理社會保險(xiǎn)的各個(gè)科室的工作性質(zhì)不同，所以這些保險(xiǎn)檔案資料會以不同的形式保留在各個(gè)科室中。這種分散的保管方式難以保證社會保險(xiǎn)檔案資料的完整性，嚴(yán)重降低了社會保險(xiǎn)檔案資料的利用效率。

1.2 檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力較弱

雖然近幾年我國的檔案管理工作取得了較大的進(jìn)步，但部分社會保險(xiǎn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力較弱，如自身學(xué)歷水平不高等。這樣檔案管理工作人員在社會保險(xiǎn)檔案的日常管理過程中，依然只有采取傳統(tǒng)的管理方式，難以及時(shí)更新社會保險(xiǎn)檔案管理的技術(shù)，從而嚴(yán)重影響了社會保險(xiǎn)檔案管理的水平。

1.3 管理手段落后

在當(dāng)前社會保險(xiǎn)檔案管理工作的開展過程中，所面臨的一個(gè)非常大的難題就是多頭管理。多頭管理主要是因?yàn)樯鐣ｋU(xiǎn)檔案管理過程中所涉及的范圍較廣，資料較多，所以在一定程度上增加了社會保險(xiǎn)檔案管理工作的難度性。例如，當(dāng)前一些地區(qū)的社保機(jī)構(gòu)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的水平較低，難以將現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)越性充分凸顯出來，所以在較大的程度上增加了參保人員查詢自身投保信息的難度性，難以讓社會保險(xiǎn)檔案管理的實(shí)效性真正得到提升。

1.4 檔案管理制度有待完善

為了能夠最大限度提升社會保險(xiǎn)檔案管理的水平，便需要有健全的檔案管理制度作支撐。然而，在當(dāng)前社會保險(xiǎn)檔案資料的收集、分類和整理、入柜、編研和服務(wù)利用等環(huán)節(jié)中，尚未制定相應(yīng)的檔案管理制度，這樣社會保險(xiǎn)檔案管理工作人員常常在沒有制度的約束下開展工作，從而常常會出現(xiàn)社會保險(xiǎn)檔案資料收集不完整或者是不真實(shí)的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了社會保險(xiǎn)檔案資料的保管效率和利用水平。

2 做好新形勢下社會保險(xiǎn)檔案管理工作的策略

2.1 注重檔案管理人才培養(yǎng)，構(gòu)建專業(yè)的社會保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍

在現(xiàn)代社會新經(jīng)濟(jì)常態(tài)的發(fā)展背景下，為了確保社會保險(xiǎn)檔案管理工作的有效開展，則社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還必須對人才方面的建設(shè)給予高度重視，尤其是要注重培養(yǎng)既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又擁有較強(qiáng)管理能力的專業(yè)人才，以此方能滿足社會保險(xiǎn)檔案管理崗位對人才的基本需求。然而，當(dāng)前，部分社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)便不重視培養(yǎng)人員的信息素質(zhì)，以致實(shí)際管理工作過程中，部分人員也無法充分發(fā)揮軟件技術(shù)的積極優(yōu)勢。因此，基于當(dāng)下這種信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會，保險(xiǎn)公司需務(wù)必對相關(guān)人員的培養(yǎng)給予高度重視，以此方能幫助其逐步樹立起良好的網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，繼而切實(shí)維護(hù)公司的穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 采用先進(jìn)手段，提升保險(xiǎn)檔案管理水平

二十世紀(jì)后的信息技術(shù)不僅得到了極為迅猛的發(fā)展，且在信息技術(shù)的促進(jìn)下，使得諸多管理工作也逐步向動態(tài)化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，其中自然也包含了社會保險(xiǎn)檔案管理。對此，保險(xiǎn)公司要想切實(shí)滿足社會檔案管理工作的諸多需求，便必然要及時(shí)引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備，并對相關(guān)軟件程序的開發(fā)給予高度重視。與此同時(shí)，保險(xiǎn)公司還應(yīng)積極針對此前零散存在于檔案庫中的寶貴信息資源予以優(yōu)化、整合。如此一來，不僅能為公司開展各項(xiàng)工作提供支撐，且能大幅提升公司工作效率，繼而切實(shí)維護(hù)我國保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展和諧與穩(wěn)定。

2.3 采取有力措施，做好歸檔和利用工作

基于紙質(zhì)文件的材質(zhì)問題，故稍有不慎便加容易導(dǎo)致文件損壞。這對文檔資料的保存無疑是極為不利的。至于電子文檔，其不僅擁有更強(qiáng)的保存性，且不必?fù)?dān)憂材質(zhì)問題，故能確保人們所瀏覽的檔案為完整的信息資料。通過規(guī)范管理社會保險(xiǎn)檔案歸檔和利用，建立新的案卷目錄和統(tǒng)計(jì)臺帳，以科學(xué)的原則和方法對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、利用，專門研制一套科學(xué)的社會保險(xiǎn)檔案收集管理系統(tǒng)，并明確相關(guān)負(fù)責(zé)人與管理人員，各個(gè)部門之間需要加強(qiáng)溝通，建立一套完整的檔案收集管理系統(tǒng)，明確負(fù)責(zé)人、聯(lián)系人和管理人員，及時(shí)掌握社會保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展情況，切實(shí)做好社會保險(xiǎn)檔案收集歸檔工作，有效提升社會保險(xiǎn)檔案管理的水平。

2.4 健全檔案管理制度，規(guī)范保險(xiǎn)檔案管理

檔案管理要想切實(shí)滿足時(shí)代的發(fā)展需求，則必然要基于完善的檔案管理制度。而考慮到檔案管理本事社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)開展過程所依憑的重要憑證，故更需在健全檔案管理制度的指引下來為相關(guān)工作的開展提供有力支撐。對此，為避免因資料丟失不健全而對實(shí)際工作造成影響，則需確保檔案管理制度的合理制定，以此方有助于促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量及效率的穩(wěn)步提升。

總之，社保檔案對保險(xiǎn)公司發(fā)展無疑有著極其重大的意義。故為促使我國社會保險(xiǎn)檔案管理工作始終朝著網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化的方向前進(jìn)，則必然要致力于解決傳統(tǒng)檔案管理工作中所存在的問題，繼而切實(shí)發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的積極作用，以此方能在滿足時(shí)代發(fā)展需求同時(shí)確保社會保險(xiǎn)工作的有效開展。