論如何做好文秘收發(fā)工作

曲濤

【摘要】本文對文秘收發(fā)工作進行探析，重點對如何做好文秘收發(fā)工作提出幾點有效策略，主要包括優(yōu)化自身綜合能力、提高實際工作效率、強化工作信心意識，旨在為相關(guān)專業(yè)人士提供理論參考。

【關(guān)鍵詞】文秘 辦公室 收發(fā)工作

引言：文秘收發(fā)工作是部分企業(yè)或單位眾多崗位當(dāng)中較為基礎(chǔ)的一項工作，該項工作的主要職能在于接收上級部門或領(lǐng)導(dǎo)的各項指令，整理歸納后傳達給其余各個部門，是企業(yè)各部門之間重要的橋梁紐帶。

1 文秘收發(fā)工作探析

文秘是當(dāng)代經(jīng)濟高速發(fā)展環(huán)境下的一門新興管理專業(yè)，而文秘的收發(fā)工作主要是指企業(yè)當(dāng)中的文秘部門在接收到相關(guān)文件后，對文件進行處理的一系列工作，充分展現(xiàn)文秘崗位的特性及文件應(yīng)具備的價值，然后下發(fā)到各個聯(lián)系部門，達到接收、整理、分析、發(fā)放的實際工作目的。在開展收發(fā)工作期間，文秘既要確保接收文件的準確性，又要做好下發(fā)文件思想的重要工作，對于需要保密的相關(guān)文件，辦公室文秘還需要對保密文件進行加密處理，并將加密文件分等級區(qū)分，然后再依次分發(fā)到各級接收部門。

總的來看，力、公室文秘的收發(fā)工作共有三個基本階、段。第一階段是接收、簽收工作，當(dāng)文秘接收到上級部門或上級領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的相關(guān)文件后，需要對接收文件標題進行記錄，確保接收無誤后再對文件進行簽收。拿到文件要對其進行檢查，在沒有獲得開啟權(quán)利期間，嚴禁文秘打開文件，確保文件的嚴謹性;第二階段是解讀、分析、整理、匯總工作，在接收并開啟文件后，力、公室文秘需要及時解讀文件內(nèi)容當(dāng)中的主要思想及任務(wù)內(nèi)容，分析文件內(nèi)部傳遞的信息，然后將整理出來的各項文件信息進行歸納，匯總文件傳遞信息的各種要素并交于文秘部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，倘若在整理文件信息時，文秘個人有其獨到的見解，也可以適當(dāng)提出相關(guān)建議，然后等待文秘領(lǐng)導(dǎo)下一步指示;第三階段是傳達、下發(fā)、督導(dǎo)工作，在文秘接收、整理文件信息后，需要按照文件提示將重要信息或重要任務(wù)下發(fā)給相關(guān)部門，及時督導(dǎo)相關(guān)部門關(guān)注文件內(nèi)容，確保文秘收發(fā)工作的有效落實。

2 做好文秘收發(fā)工作的有效策略

2.1 優(yōu)化自身綜合能力

優(yōu)化文秘自身綜合能力是做好文秘收發(fā)工作的重要前提，文秘收發(fā)工作在其余崗位員工眼里，是一項極為清靜、簡單的工作，但實際的工作不外乎接收文件、下發(fā)文件、整理信息、制定表格等內(nèi)容，長期堅持下來難免會讓人產(chǎn)生煩躁、無趣心理，而一旦遇到十分著急的事情時，部分缺乏專業(yè)素養(yǎng)的文秘還會忙碌的手足無措。文秘工作人員應(yīng)該在工作量較少、工作壓力較輕松、工作內(nèi)容較基礎(chǔ)期間，適當(dāng)優(yōu)化自身的各項綜合能力，是做好收發(fā)工作重要策略。

總的來看，現(xiàn)階段部分企業(yè)上傳下達方面的工作日漸增多，企業(yè)相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)班底越來越深厚，隨之對辦公室文秘自身綜合能力的要求也越來越多。因此，文秘在開展收發(fā)工作期間，應(yīng)該時刻牢記自身的工作重心，嚴謹自身的工作態(tài)度，抓住一切能夠提升自身綜合能力的機會強化自我，加強對自身的重視程度，努力將專職辦理文件轉(zhuǎn)接工作思想，轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┯行⒖冀ㄗh方面的先進思想。在文秘收發(fā)工作當(dāng)中，專職人員的自身綜合能力直接關(guān)乎著該項工作的實際工作效率，只有努力優(yōu)化文秘職員綜合實力，才能夠為企業(yè)內(nèi)部“上傳下達式”的工作發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.2 提高自身工作效率

文秘收發(fā)工作是企業(yè)內(nèi)部上傳下達的重要中轉(zhuǎn)平臺，該項工作的工作效率直接關(guān)乎著企業(yè)內(nèi)部各部門的后續(xù)工作安排和整體工作進展。因此，要想做好文秘收發(fā)工作，增強該項工作的工作職能，采取相應(yīng)措施提高文秘收發(fā)的工作效率是一項極為重要的有效策略。

針對企業(yè)內(nèi)部上級領(lǐng)導(dǎo)部門下發(fā)的文件，辦公室文秘要第一時間對其進行分析整理，倘若在文件當(dāng)中包含上級領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)指示和重點問題，文秘需要及時將指示內(nèi)容下發(fā)轉(zhuǎn)達，遇到自身難以理解的指示，更要主動詢問領(lǐng)導(dǎo)意見，避免因理解意思不當(dāng)而引發(fā)后續(xù)一系列意外情況發(fā)生。針對協(xié)調(diào)各部門工作方面，文秘開展收發(fā)工作期間應(yīng)該及時共享相關(guān)文件信息，第一時間將文件內(nèi)部的重要信息向各部門領(lǐng)導(dǎo)傳達，保證文件傳達的時效性。

部分企業(yè)內(nèi)部的文秘職位都是輔助性職能較多，力公室經(jīng)常會出現(xiàn)上級領(lǐng)導(dǎo)著急查閱某一文件，而文秘卻難以找到的現(xiàn)象，這樣的工作方式會大大降低實際工作效率，影響領(lǐng)導(dǎo)辦公進度。因此，辦公室文秘在開展工作期間，應(yīng)該盡早預(yù)想各類容易出現(xiàn)的突發(fā)事件，及時將接收到的文件詳細記錄，以電子目錄列表的方式將其存放在重要地點。由于需要上傳下達的文件較多，文秘在整理時應(yīng)該做好相關(guān)備份，保障二次查詢或多次查詢時，文件內(nèi)容不會丟失，這樣才能夠達到提高文秘工作效率的目的。

2.3 強化自身細心意識

從辦公室文秘工作涉及的范圍來看，該項工作的涉及范圍極為廣泛、涉及內(nèi)容極為繁瑣，文秘收發(fā)工作雖然是一項較為平凡的工作，但其“承上啟下”的作用在整個企業(yè)當(dāng)中是極為重要的存在。文秘收發(fā)工作可以看做是企業(yè)內(nèi)部的樞紐中心、中控調(diào)度平臺、參謀作戰(zhàn)指揮部、信息終端數(shù)據(jù)庫等，無論是下級部門上報各項信息，還是上級部門傳達相關(guān)指令，都需要通過文秘的收發(fā)工作進行傳達，倘若在傳遞信息途中，由于文秘自身的粗心導(dǎo)致消息傳遞錯誤或消息傳遞不及時，都有可能給后續(xù)工作的有序開展帶來極多的麻煩，嚴重情況還可能導(dǎo)致企業(yè)機密丟失、企業(yè)資金損失等情況發(fā)生。因此，強化力、公室文秘細致工作、細心工作的自我督導(dǎo)意識，是做好文乖兇汝發(fā)工作的重要基礎(chǔ)前提。

結(jié)論：總而言之，文秘收發(fā)工作的開展情況，對企業(yè)各部門間的交流溝通具有十分重要的意義，只有做好該項工作，才能夠幫助企業(yè)或單位管理好其余部門職員，這樣既能夠提高文秘的工作效率，又能夠促進各部門人員之間的交流溝通，為企業(yè)或單位高效開展后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)。

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