淺析信息化背景下高校成人教育學籍檔案管理的思考

楊青

【摘要】隨著社會的快速發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)運而生，其在多個領(lǐng)域廣泛運用，當然，高校成人教育學籍檔案管理也不例外，將信息技術(shù)運用到成人教育學籍檔案管理工作中，可以全面提升學籍檔案管理質(zhì)量。以往傳統(tǒng)的學籍檔案管理模式存在諸多問題，導致檔案管理效率始終難以提升，而以信息技術(shù)為核心的電子化學籍檔案管理模式有諸多優(yōu)點，如實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、方便快捷等等，能夠全面提升高校成人教育學籍檔案管理的有效性。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù) 成人教育 學籍檔案 管理分析

高校成人教育學籍檔案的形成主要就是學生在學習時產(chǎn)生的原始資料，其內(nèi)容可以全面反映出學生在校的實際情況與各項能力等。對于學籍檔案管理來講，其有著獨特的規(guī)律，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)掌握這些規(guī)律，然后在信息化背景下開展學籍檔案管理，這對于加強成人教育學籍檔案管理有著十分重要的作用。

一、高校成人教育學籍檔案管理的重要性

針對于成人教育學籍檔案管理來講，檔案內(nèi)容主要為學生在校期間的事跡與內(nèi)容，這些檔案對學生未來學習與工作有著極大的幫助，由此可見學籍檔案管理的重要作用。首先學籍檔案能夠全面體現(xiàn)出畢業(yè)生的綜合素質(zhì)。高校成人教育學籍檔案會記錄畢業(yè)生在實習階段的整個過程以及各種優(yōu)秀表現(xiàn)等，檔案所涉及到的內(nèi)容十分復雜繁瑣。另外，學籍檔案內(nèi)容還會體現(xiàn)出學生在校學習能力及各種獎罰，從學籍檔案中可以了解學生在校與實習期間的各種表現(xiàn)，進而對其綜合素質(zhì)進行評價，掌握學校培養(yǎng)學生的全過程;其次能夠為用人單位選擇提供參考。高校成人教育學籍檔案有著一定的權(quán)威性，未來學生在參加工作時，用人單位會根據(jù)學生學籍檔案思考是否對其進行‘錄用，在檔案中掌握學生在校期間學習與生活情況。詳細的學籍檔案資料可以提升學生在用人單位的競爭能力，進而提升學生的就業(yè)選擇。所以，提升高校成人教育學籍檔案管理對學生未來發(fā)展有著極大的促進作用;最后學籍檔案管理是人事檔案的基礎(chǔ)。學籍檔案是人事檔案的重要組成部分，后者是在國家機構(gòu)與社會組織中形成的，會詳細記錄相關(guān)人員的各項表現(xiàn)，是個人學歷與身份驗證的基礎(chǔ)。對于人事檔案來講，高校畢業(yè)生在簽訂了靈活就業(yè)后，學籍檔案就隨之轉(zhuǎn)變成為了人事檔案。

二、信息化管理滲透到學籍檔案管理中的內(nèi)涵

學籍檔案是高校教育效果體現(xiàn)的關(guān)鍵內(nèi)容，同時也是學生在校期間的記錄。其包含的內(nèi)容諸多，如：新生人校、各學科成績單、學籍變更以及畢業(yè)生信息等諸多內(nèi)容，學籍檔案能夠反映出學生在校期間的各種事跡，同時還能夠體現(xiàn)高校教育質(zhì)量與相應(yīng)的管理能力。高校學籍檔案是在管理學生中逐漸形成的，其有著獨特的特征，內(nèi)容動態(tài)且多樣，學籍檔案的特點反映出了其內(nèi)在作用，不僅能夠為高校創(chuàng)新人才培養(yǎng)方式提供強有力的借鑒，還可以作為上級部門評定高校教育提供原始材料。對于高校學籍檔案管理的作用來講，有效管理學籍檔案可以實現(xiàn)檔案的開發(fā)與二次利用，進而發(fā)揮出學籍檔案的各項效益，這也一直都是學籍檔案管理人員始終奮斗的目標。在檔案管理過程中，學籍檔案管理應(yīng)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，而信息了以支術(shù)的開發(fā)與利用就是重要舉措。

高校學籍檔案管理借助信息化技術(shù)可以全面提升管理的有效性，多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及傳感技術(shù)都是信息化技術(shù)的重要組成部分，將這些技術(shù)滲透到學籍檔案管理中，可以全面提升學籍檔案管理的規(guī)范性與準確性。另外，為適應(yīng)社會發(fā)展，高校學籍檔案管理還應(yīng)拓展為招生、學生管理以及畢業(yè)生就業(yè)一體化的管理系統(tǒng)，同時建立學籍檔案信息庫，在其中詳細記錄學生各項信息，進一步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理?；诖?，可以明確信息化技術(shù)是高校學籍檔案管理創(chuàng)新改革的唯一選擇。

三、高校成人教育學籍檔案管理中存在的常見問題

（一）成人教育學習檔案管理過程存在的問題

高校成人教育學籍檔案實現(xiàn)信息化管理過程主要包括新生錄取信息、注冊信息以及各科成績的錄入等信息，這些管理過程都需要環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。所以說，學籍檔案的過程管理十分重要，會直接影響學籍檔案信息化管理質(zhì)量。但當前高校成人教育學籍檔案管理過程實現(xiàn)信息化存在諸多問題，主要問題為以下幾點：其一，注冊信息審核能力較差，這一問題會導致高校學籍檔案管理平臺難以發(fā)現(xiàn)錯誤信息，更正信息速度較差，進而直接影響學籍檔案信息的真實性與準確性;其二，學籍異動管理不到位。高校成人教育與普通教育不同，成人學生長期存在工學矛盾問題，而轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)以及休學等異動情況時常發(fā)生，面對這樣的問題，學籍檔案管理人員如果稍不認真，就會出現(xiàn)記錄錯誤，導致學籍檔案內(nèi)容出現(xiàn)錯誤。如學分互認、補修課程等等，嚴重影響后續(xù)檔案記錄與管理;其三，為成績管理嚴謹性較差。學籍檔案成績管理主要為成績記錄、成績審查以及重修等內(nèi)容，在實際管理過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)成績錯報或沒有及時上報的等情況，如果延續(xù)到學生畢業(yè)，就會影響畢業(yè)時效，甚至會因為成績問題而難以畢業(yè)。

（二）學籍檔案管理隊伍能力較差

高校成人教育是高等教育的補充，在成人教育學籍檔案管理中，高校普遍不重視，進而導致對學籍檔案管理人力、物力投入不足，學籍檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)較差，甚至部分管理人員是臨時工，缺乏專業(yè)能力，臨時工有著思想不穩(wěn)定、流動性大等特征，因為學籍檔案管理十分復雜繁瑣，一旦臨時工辭職，沒有交接清楚，就會出現(xiàn)各種各樣的問題。另外，還存在現(xiàn)代化管理技術(shù)的運用效率低下問題。學籍檔案管理人員配備不科學，沒有對管理人員進行技能培訓，導致管理人員不能掌握現(xiàn)代化檔案管理技能，進而使其難以應(yīng)對信息背景下學籍檔案管理要求。

（三）學籍檔案管理制度執(zhí)行力較差

諸多高校都制定了學籍檔案管理制度體系，但在執(zhí)行過程中還存在諸多問題，主要問題就是制度的執(zhí)行力較差，沒有認識和意識到學籍檔案管理制度的重要作用。主要表現(xiàn)為以下幾點：首先就是一些早期畢業(yè)生的名冊上大部分都沒有公章，認為這是可有可無的環(huán)節(jié)，這樣學籍檔案在未來使用時就會失去其權(quán)威性，甚至不能發(fā)揮出其憑證作用;其次就是原始學籍檔案會出現(xiàn)破損現(xiàn)象，因為沒有及時修補導致一些內(nèi)容不能體現(xiàn)，在上交時也沒有明確表示時間，存在頁碼標注不符合要求或漏碼問題，使檔案內(nèi)容存在不真實問題;最后就是學籍檔案資料格式不統(tǒng)一，字體和載體十分復雜。如果學籍檔案資料載體與規(guī)格不同，那么在統(tǒng)一裝訂或修改時會存在諸多問題，不僅不利于學籍檔案的規(guī)整性，同時在未來管理時也會出現(xiàn)各種各樣的問題。

四、信息化背景下高校成人教育學籍檔案管理的對策

（一）引入先進且規(guī)范的學籍檔案管理軟件

當前，高校成人教育所引用學籍檔案管理軟件主要為以下兩種：其一為購買已經(jīng)開發(fā)好的軟件;其二為高校自主開發(fā)的檔案管理軟件。前者雖然是已經(jīng)成熟的軟件，但每個高校的學籍檔案情況并不統(tǒng)一，所以，運用這種類型的軟件難以適應(yīng)高校學籍檔案管理的實際需求，因為其通常都適用文書類檔案管理，所以，運用到學籍檔案管理中較為牽強;后者即為高校自行開發(fā)的學籍檔案管理軟件，這類軟件雖然是根據(jù)高校實際情況所研發(fā)的，同時也比較符合院校學籍檔案管理情況，但其在分類管理中存在些許問題，分類標準方面較為欠缺?；诖?，高校在引入學籍檔案管理軟件時，應(yīng)全方位考慮，在開發(fā)過程中可以與軟件公司簽訂合同，要求其開發(fā)出適合本校學生特點和符合學校學籍檔案管理需求的軟件，可以在原有學籍檔案管理體系的基礎(chǔ)上做出科學修正。另外，如果高校想要自主開發(fā)學籍檔案管理軟件，應(yīng)在符合學籍檔案管理工作的基礎(chǔ)上，依照國家檔案體系來設(shè)定科學的分類標準，使學籍檔案管理軟件能夠滿足高校學籍檔案管理實際需求，使檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化與標準化。

（二）構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)平臺實現(xiàn)信息共享

高校各個部門對學生的信息掌握要求都會有一定差別，如果學籍檔案管理體系與高校各部門系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)，那么各部門就可以依照自身實際需求來調(diào)用學籍檔案內(nèi)容，以此來減少翻閱紙質(zhì)學籍檔案的時間。成人教育較為特殊，高校各級主管部門需要對其學籍檔案信息進行細致查詢，所以，應(yīng)建立互聯(lián)網(wǎng)平臺，實現(xiàn)信息共享，這樣可以減少學籍檔案的查詢時間，在互聯(lián)網(wǎng)平臺中，成人教育學籍檔案管理板塊可以與高校主管部門進行全面對接，以此來提升辦事效率。另外，高校成人教育學籍檔案管理工作會涉及到諸多方面，如部門協(xié)調(diào)以及自動化辦公等等，想要實現(xiàn)全面互聯(lián)，就需要借助計算機網(wǎng)絡(luò)體系來進行完善，以此來減少學籍檔案管理的工作量，保障高校成人教育學籍檔案管理的有效性與精準性。

（三）強化學籍檔案管理人員的教育培訓

學籍檔案管理是一項系統(tǒng)性活動，也屬于一種政策性的工作模式，其工作量十分復雜繁瑣，且涉及的內(nèi)容十分廣泛，學籍檔案會跟隨學生的整個大學生涯。而學籍檔案管理人員屬于成人教育學籍檔案管理的重要組成部分，檔案管理人員的專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)十分重要，可以直接影響到學籍檔案管理質(zhì)量。所以，應(yīng)加強對學籍檔案管理人員的教育培訓。首先應(yīng)加強對學籍檔案管理人員的法制教育，引導其積極學習檔案法條例與成人學籍檔案管理政策，這樣不僅可以提升學籍檔案管理人員的法制意識與責任意識，同時還能夠進一步提升其檔案管理意識;其次應(yīng)對學籍檔案管理人員建立互動交流平臺，定期開展專業(yè)培訓或交流會議，借助這樣的學習交流來幫助學籍檔案管理人員掌握新的學籍檔案管理模式，促進其專業(yè)能力的提升，同時實現(xiàn)學籍檔案的信息化管理;最后高校應(yīng)將學籍檔案管理工作人員培養(yǎng)融入到自身發(fā)展規(guī)劃中，在政策與建設(shè)上給予一定幫助和支持，全面創(chuàng)新學籍檔案管理工作模式，以此來發(fā)揮出學籍檔案管理人員對本職工作的積極性。在管理中借助有效的方式來提升學籍檔案管理人員的專業(yè)能力，如學術(shù)交流或?qū)I(yè)培訓等。另外，高校成人教育學籍管理人員還需要不斷創(chuàng)新實踐，探索有效的學籍檔案管理模式，實現(xiàn)與時俱進，以此來加強自身綜合能力與學籍檔案管理能力。

結(jié)束語：結(jié)合全文，將信息化技術(shù)滲透到高校成人教育學籍檔案管理中，可以有效改變以往傳統(tǒng)且單一的檔案管理模式。高校成人教育學籍檔案可以說是學生的重要身份信息，其會詳細記錄學生在校期間的學習情況與相應(yīng)的生活情況，所以說，學籍檔案管理工作十分繁瑣且復雜，僅靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式難以全面體現(xiàn)學生實際情況，但結(jié)合信息技術(shù)就可以實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式與信息管理模式的融合，全面實現(xiàn)共存互補。這是高校成人教育學籍檔案管理必然的發(fā)展趨勢，既能夠提升學籍檔案管理效率，還能夠進一步使學籍檔案管理規(guī)范化與精準化。

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