檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略初析

文/新疆烏魯木齊市中石化西北油田科研生產(chǎn)園區(qū) 霍超宇

我國(guó)的科學(xué)技術(shù)水平不斷提升，傳統(tǒng)的檔案管理工作無(wú)法滿足我國(guó)的實(shí)際發(fā)展需求，因此在檔案管理工作中需要盡快融入信息化數(shù)字管理技術(shù)，保障我國(guó)有關(guān)部門(mén)在時(shí)代的沖擊和挑戰(zhàn)下獲得更加迅速和高效的發(fā)展。

一、檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵是通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的合理應(yīng)用來(lái)轉(zhuǎn)換以往的檔案管理方式，即將原本的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成為數(shù)字信號(hào)，將原有的內(nèi)容更加多元化地呈現(xiàn)出來(lái)，數(shù)字化檔案管理技術(shù)在使用的過(guò)程中有明顯的間接性和可操作性。在當(dāng)下我國(guó)的信息技術(shù)發(fā)展背景下，檔案數(shù)字化建設(shè)獲得了良好的發(fā)展背景。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)后，能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中以電子文件的方式呈現(xiàn)出來(lái)，最終存儲(chǔ)在電子設(shè)備當(dāng)中。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐途徑

（一）樹(shù)立正確的檔案數(shù)字化工作意識(shí)。目前在我國(guó)的檔案管理工作中，所使用的檔案管理方式與信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的要求還存在差距，想盡快解決此問(wèn)題，相關(guān)工作人員需意識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重要程度，并在整個(gè)檔案管理工作當(dāng)中融入先進(jìn)的信息設(shè)備和技術(shù)，著手提高相關(guān)工作人員的思想認(rèn)識(shí)。但檔案數(shù)字化建設(shè)工作涉及的內(nèi)容較為廣泛，因此實(shí)際的建設(shè)工作存在長(zhǎng)期性，因此在檔案管理人員不斷展開(kāi)數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，需要保障工作主體、介質(zhì)和客體之間的統(tǒng)一聯(lián)系，在此項(xiàng)工作當(dāng)中，工作人員是實(shí)際落實(shí)者，因此為加快檔案數(shù)字化建設(shè)工作的落實(shí)速度，需要著手提升工作人員自身的專(zhuān)業(yè)水平和思想觀念，促使工作人員能夠從根本上保障檔案數(shù)字化建設(shè)工作的達(dá)標(biāo)程度。如：某企業(yè)為保障檔案管理人員樹(shù)立正確的檔案數(shù)字化建設(shè)工作意識(shí)，在日常的大小會(huì)議和企業(yè)文化中都融入了相關(guān)概念，引導(dǎo)工作人員展開(kāi)學(xué)習(xí)。此外該企業(yè)還要求工作人員自主學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)概念，并在每周的例會(huì)上進(jìn)行分享，切實(shí)落實(shí)了引導(dǎo)工作人員樹(shù)立正確工作觀念的任務(wù)。

（二）做好檔案鑒定工作。眾所周知，檔案管理工作量大，主要原因在于檔案資料的數(shù)量多，且其中也包含大量冗雜重復(fù)的內(nèi)容，因此工作人員需要耗費(fèi)較多的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案資料篩選，將能夠永久保存以及價(jià)值較高的資料挑選出來(lái)，并針對(duì)此類(lèi)資料進(jìn)行數(shù)字化管理，通過(guò)合理的手段提升檔案數(shù)字化建設(shè)工作的實(shí)際價(jià)值。且有關(guān)部門(mén)也要注意控制數(shù)字化建設(shè)的成本和開(kāi)發(fā)使用收益之間的對(duì)比，并通過(guò)對(duì)檔案資料的合理管理，區(qū)分不同種類(lèi)檔案之間的劃分關(guān)系，進(jìn)行有針對(duì)性的檔案資料篩選。如：某企業(yè)檔案管理人員在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，系統(tǒng)進(jìn)行了檔案資料的篩選，根據(jù)檔案的內(nèi)容將檔案資料進(jìn)行劃分，將有較高價(jià)值的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理，并按照重要程度繼續(xù)細(xì)分，切實(shí)保障了檔案數(shù)字化建設(shè)工作的質(zhì)量。

（三）專(zhuān)業(yè)化檔案信息采集和建庫(kù)。專(zhuān)業(yè)化的檔案信息的采集和整理入庫(kù)工作能夠?qū)φ麄€(gè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作起到重要的完善作用，同時(shí)可提高檔案數(shù)字化建設(shè)工作的專(zhuān)業(yè)性，相關(guān)工作也能獲得更加規(guī)范和全面的發(fā)展。如：某檔案數(shù)字化管理人員使用保障檔案信息采集整理工作專(zhuān)業(yè)程度的方式提升了自身對(duì)檔案管理工作和資料內(nèi)容的理解程度，同時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行全方位的分析后，該工作人員在潛移默化中將數(shù)字化和信息化優(yōu)勢(shì)融入了整個(gè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作當(dāng)中，最終達(dá)到了高效整理大量資料的目的，促使檔案數(shù)字化建設(shè)工作更加規(guī)范化的發(fā)展。

（四）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)管理人員。我國(guó)當(dāng)下對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重視程度越來(lái)越高，因此許多高校發(fā)現(xiàn)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)后開(kāi)設(shè)了檔案管理專(zhuān)業(yè)。眾所周知，檔案管理工作必須由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，而檔案數(shù)字化建設(shè)不僅要求工作人員具有優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)能力，還需要具備信息技術(shù)使用能力，為保障檔案管理工作的效果，企業(yè)可以與高校取得合作，同時(shí)自己也應(yīng)著手培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案數(shù)字化管理人員，確保每名工作人員都有專(zhuān)業(yè)的檔案管理能力。如：某企業(yè)為保障自身檔案數(shù)字化建設(shè)工作的質(zhì)量和實(shí)際落實(shí)效率，與當(dāng)?shù)馗咝Ｈ〉昧寺?lián)系，進(jìn)行校企合作，即在企業(yè)內(nèi)部為高校學(xué)生提供實(shí)習(xí)崗位，在學(xué)生實(shí)習(xí)的過(guò)程中選擇與企業(yè)發(fā)展和檔案數(shù)字化建設(shè)工作相符合的學(xué)生簽約，完成人才引進(jìn)。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀和發(fā)展的有效策略

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀。相關(guān)法規(guī)已有明確規(guī)定，指出發(fā)展檔案數(shù)字化建設(shè)需要加快。在此類(lèi)方針的指導(dǎo)下，我國(guó)多地已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的試點(diǎn)，且各地的相關(guān)部門(mén)都在不斷地建設(shè)工作過(guò)程中探索完善，同時(shí)對(duì)新的文件檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立了數(shù)據(jù)庫(kù)，切實(shí)提高了檔案管理工作的價(jià)值和現(xiàn)代化水平。但目前國(guó)內(nèi)的檔案數(shù)字化建設(shè)正處于起步階段，依舊需要提高，主要工作集中在數(shù)字化檔案館的建設(shè)當(dāng)中。在我國(guó)電子政務(wù)較為發(fā)達(dá)的一線城市，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)基本普及，部分城市的檔案數(shù)字化建設(shè)工作已經(jīng)進(jìn)入了第二階段，雖然整體發(fā)展仍需完善，但我國(guó)的檔案數(shù)字化建設(shè)工作已經(jīng)有了整體的發(fā)展方向。

（二）檔案數(shù)字化發(fā)展策略。1.創(chuàng)新服務(wù)觀念和內(nèi)容。未來(lái)我國(guó)的檔案數(shù)字化建設(shè)不可避免的需要對(duì)服務(wù)觀念和具體內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，數(shù)字化檔案管理工作的包含度更高，針對(duì)性也更強(qiáng)。在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，需要根據(jù)客戶(hù)的實(shí)際需求實(shí)現(xiàn)資源共享，且企業(yè)也可以根據(jù)自身實(shí)際能力開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的管理平臺(tái)，對(duì)其中存儲(chǔ)的信息進(jìn)行篩選和提煉，并將有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行整合，提升企業(yè)自身的自主創(chuàng)新能力。如：某企業(yè)對(duì)自身的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行了全面的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，同時(shí)對(duì)于光盤(pán)類(lèi)的文件資料進(jìn)行了全面的規(guī)格統(tǒng)一，按照格式類(lèi)型的不同進(jìn)行了統(tǒng)一的規(guī)范化管理。且該企業(yè)還在內(nèi)部建設(shè)了多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將在多個(gè)渠道收集的檔案資料信息編制成多媒體檔案資料進(jìn)行保存，同時(shí)在檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中不斷完善，有效提高了檔案管理工作的質(zhì)量。2.檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包。我國(guó)社會(huì)的分工日漸細(xì)化且專(zhuān)業(yè)化程度也在不斷加強(qiáng)，在此種背景下，檔案管理部門(mén)僅依靠自身力量進(jìn)行的檔案管理工作效率已經(jīng)日漸低下，逐漸無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需求。因此目前國(guó)內(nèi)部分檔案館開(kāi)始嘗試將自身以往的檔案管理工作與社會(huì)力量相結(jié)合，簡(jiǎn)單講就是將檔案管理工作外包給第三方機(jī)構(gòu)。在選擇外包企業(yè)時(shí)需要將專(zhuān)業(yè)能力和經(jīng)驗(yàn)作為選擇時(shí)的參考原則，既能夠節(jié)省自身的管理精力，又有助于提升檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和效果。雖然當(dāng)前的檔案數(shù)字化建設(shè)外包處于起步階段，但未來(lái)此種工作方式會(huì)成為檔案數(shù)字化建設(shè)工作的實(shí)際發(fā)展趨勢(shì)。業(yè)務(wù)外包是企業(yè)的創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)管理模式，指在傳統(tǒng)工作中需要企業(yè)內(nèi)部人員或組織負(fù)責(zé)的非核心業(yè)務(wù)工作，企業(yè)可以選擇將工作外包給更加專(zhuān)業(yè)和優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，同時(shí)充分利用外包企業(yè)的專(zhuān)業(yè)化資源保障自身經(jīng)營(yíng)成本降低，達(dá)到提高工作效率和自身綜合競(jìng)爭(zhēng)力的目的。總體而言，檔案數(shù)字化建設(shè)工作包括檔案資源的數(shù)字化管理和數(shù)據(jù)化檔案庫(kù)的建設(shè)。此外，外包企業(yè)還要進(jìn)行檔案資源的數(shù)字化整理和網(wǎng)站維護(hù)等工作，而在此過(guò)程中企業(yè)需要做的是檔案數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作，并不定期地對(duì)數(shù)字化業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和檢查。如：某企業(yè)選擇將自身的檔案數(shù)字化建設(shè)工作外包，因此在外包機(jī)構(gòu)的選擇上，嚴(yán)格保障外包機(jī)構(gòu)的專(zhuān)業(yè)性和可靠程度。同時(shí)根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際需求對(duì)外包機(jī)構(gòu)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)處理能力進(jìn)行了全面的調(diào)查與評(píng)估，為保障調(diào)查結(jié)果的準(zhǔn)確性，該企業(yè)還對(duì)外包機(jī)構(gòu)近幾年的業(yè)務(wù)案例進(jìn)行了研究，通過(guò)其他企業(yè)對(duì)該機(jī)構(gòu)外包服務(wù)的滿意程度判斷機(jī)構(gòu)的專(zhuān)業(yè)性。3.加大人才的培養(yǎng)力度。企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)歸根結(jié)底是人才的競(jìng)爭(zhēng)，人才是社會(huì)需要的主要資源，檔案數(shù)字化建設(shè)工作也需要專(zhuān)業(yè)人才不斷地完善和落實(shí)，因此在進(jìn)行人才選擇和培養(yǎng)時(shí)需要注意傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的實(shí)際發(fā)展內(nèi)容，因此企業(yè)對(duì)于內(nèi)部的檔案數(shù)字化建設(shè)工作人員需要不斷提高培訓(xùn)力度，保障其能夠適應(yīng)不斷發(fā)展的社會(huì)和技術(shù)要求。如：某企業(yè)定期組織內(nèi)部檔案數(shù)字化建設(shè)人員參與培訓(xùn)，同時(shí)為保障檔案數(shù)字化建設(shè)工作的平穩(wěn)落實(shí)將相關(guān)工作人員分成批次參加培訓(xùn)。為減少人才流失的現(xiàn)象，該企業(yè)還幫助專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行了合理的職業(yè)生涯規(guī)劃，保障人才的發(fā)展方向與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展目標(biāo)相吻合，為后續(xù)的檔案數(shù)字化建設(shè)工作奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。4.解決工作中的技術(shù)問(wèn)題。檔案數(shù)字化建設(shè)需要專(zhuān)業(yè)技術(shù)的支持，因此在實(shí)際工作中需要考慮技術(shù)和實(shí)用性之間的聯(lián)系。眾所周知，技術(shù)的發(fā)展需要大量資金，企業(yè)可以通過(guò)技術(shù)外包的形式緩解自身技術(shù)和資金不足的現(xiàn)狀，通常企業(yè)的做法是直接購(gòu)買(mǎi)已經(jīng)成型的檔案數(shù)字化管理軟件或系統(tǒng)?；?qū)⑾嚓P(guān)工作進(jìn)行外包，都能有效解決且與檔案數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中存在的技術(shù)問(wèn)題。如：某企業(yè)由于自身的資金需要投入企業(yè)發(fā)展中，因此在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的工作時(shí)，購(gòu)買(mǎi)了市面上已經(jīng)成型的系統(tǒng)，在挑選系統(tǒng)的過(guò)程中，該企業(yè)經(jīng)過(guò)了大量的對(duì)比，將企業(yè)自身的發(fā)展和后續(xù)經(jīng)營(yíng)方向與檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)的功能結(jié)合參考，有效解決了自身在實(shí)際的檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中面臨的技術(shù)問(wèn)題。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代，我國(guó)的檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)無(wú)法滿足工作需求，因此工作人員需要全面認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值，通過(guò)對(duì)科學(xué)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，發(fā)揮相關(guān)工作的實(shí)際價(jià)值，為我國(guó)檔案管理工作提供持續(xù)推動(dòng)力。