智慧時代視域下電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

文/陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司 張靜

隨著大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，人類的生活、工作和學(xué)習(xí)進(jìn)入了智慧時代。智慧時代視域下，檔案管理工作既遭遇了前所未有的挑戰(zhàn)，也面臨著千年難逢的發(fā)展機(jī)遇。為進(jìn)一步推動電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，筆者基于多年的工作實踐和思考，談?wù)勅绾螛?gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)。因種種原因，一孔之見疏漏在所難免，不足之處還請各位專家補(bǔ)充完善。

一、智慧時代電子檔案管理系統(tǒng)的基本特征

構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)是智慧時代給檔案管理工作提出的必然要求。智慧時代構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)就是要把“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)、大數(shù)據(jù)應(yīng)用和智能化服務(wù)有機(jī)地結(jié)合起來，促進(jìn)檔案管理工作的高效發(fā)展。由此可知，智慧時代電子檔案管理系統(tǒng)具有以下幾個方面的特征：

（一）檔案信息采集智能化。傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)形態(tài)的檔案，幾乎沒有電子版和其他形態(tài)的檔案。智慧時代，傳統(tǒng)的檔案管理變成了電子檔案的管理，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以外，數(shù)字化的電子文檔走向前臺，成為檔案管理的主角。電子檔案是電子版的檔案，不僅包括電子文檔、音頻、視頻、圖片等資料，還可以把檔案的信息碎片化。而電子檔案管理系統(tǒng)則能夠發(fā)掘各類新的信息資源，并對一些碎片化的信息進(jìn)行收集、分析和深度處理?？梢?，檔案信息采集的智能化是電子檔案管理系統(tǒng)的一大突出特點(diǎn)。

（二）檔案管理智能化。智慧時代，基本上所有的檔案管理部門都建立了智能化的檔案管理平臺。借助這種智能化的平臺可以對檔案實施安全、職能化的管理。一是在檔案信息的采集階段，能夠完成電子檔案的全面收集記錄、整理分類、編目存儲和區(qū)位存儲等。二是文件轉(zhuǎn)化為檔案后，能夠輕松地對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)、實施分類統(tǒng)計和使用登記等。三是在檔案調(diào)閱方面，能夠?qū)n案的查閱范圍和查閱人員進(jìn)行控制。四是可以借助平臺深入挖掘檔案中存在的深層次信息和數(shù)據(jù)，提高檔案的使用效率；五是平臺可以對檔案的保存環(huán)境的濕度、溫度等進(jìn)行控制，使檔案的保存更加長久、完好。

（三）檔案服務(wù)的智能化。智慧時代，不僅實現(xiàn)了檔案信息收集和檔案管理的智能化，同時還實現(xiàn)了檔案服務(wù)的智能化。一是智能化的平臺實現(xiàn)了檔案實體、檔案內(nèi)容和檔案管理信息與互聯(lián)網(wǎng)的對接，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案、檔案設(shè)備、檔案管理人員和檔案客戶彼此之間的實時溝通與交流。二是檔案管理的任何產(chǎn)品和資源的信息都能夠及時、快速、高效地得到處理，檔案的查閱和咨詢并行不悖，檔案資源得到充分發(fā)掘和使用。三是檔案管理與服務(wù)的信息反饋及時，檔案管理人員可以對檔案的利用數(shù)據(jù)進(jìn)行深度的挖掘與分析，及時摸清用戶的需求，進(jìn)而提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、智慧時代檔案管理工作存在的問題

在智慧時代的推動下，雖然檔案管理開啟了電子檔案管理的新時代，但是我們的工作依然存在不少問題，歸納起來主要有以下幾點(diǎn)：

（一）專業(yè)的管理人才奇缺。構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，對檔案實施數(shù)字化管理，人才是關(guān)鍵。受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，目前我國檔案管理系統(tǒng)普遍缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型人才，一是計算機(jī)操作綜合能力較差，檔案信息采集的真實性和準(zhǔn)確性大打折扣。二是很多檔案管理人員是半路出家，沒有專業(yè)的檔案管理知識和技能，普遍存在敷衍心理。三是既掌握一定的檔案管理專業(yè)知識和技能，又比較精通計算機(jī)操作的復(fù)合型檔案管理人員極少，制約了電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建和開發(fā)。

（二）檔案管理工作的規(guī)范化不夠。檔案管理是一件非常重要也非常嚴(yán)肅的事，但是在日常的檔案管理工作中并沒有引起人們的足夠重視，由于認(rèn)識不深刻，觀念不到位，致使檔案管理工作說起來重要，做起來不重要，存在一些非常重要的缺陷，一是檔案管理制度不健全，工作處于隨意狀態(tài)，平時無人管，用時隨意翻。二是檔案管理沒有健全的機(jī)制，從信息采集、管理到使用，都還停留在傳統(tǒng)階段。

（三）檔案管理方式方法非常落后。目前，雖然檔案管理系統(tǒng)都喊著要建立電子檔案管理系統(tǒng)，也有的做了較大的投入，但是基本都停留在形式上，有走過場之嫌。一是信息采集依然采取傳統(tǒng)的手工方式，信息質(zhì)量得不到保障。二是沒有對檔案信息進(jìn)行深層次的挖掘和處理，也沒有這方面的服務(wù)。三是綜合性平臺的搭建率不高，使用率低下，不少單位的檔案服務(wù)難以滿足用戶的需求。

三、智慧時代檔案管理系統(tǒng)發(fā)展的方向

智慧時代，檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展前景非常廣闊。從國際與國內(nèi)大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景來看，我國電子檔案管理在系統(tǒng)構(gòu)建和服務(wù)功能方面將進(jìn)入快速發(fā)展的時代，其發(fā)展前景或趨勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）開啟一站式服務(wù)管理模式。智慧時代，一站式服務(wù)將是電子檔案管理系統(tǒng)發(fā)展的一大方向。一站式服務(wù)是基于全方位感知的檔案信息資源的整合。一是檔案管理系統(tǒng)把檔案信息按照載體類型、資源類型、文件類型和主題等進(jìn)行分類處理，為客戶快速地匹配到所需要的檔案信息和內(nèi)容。二是檔案管理系統(tǒng)把檔案中的內(nèi)容進(jìn)行碎片化處理，讓客戶一站式檢索時迅速獲得所需要的檔案信息內(nèi)容。三是檔案管理系統(tǒng)匯總大量的、異構(gòu)的、分布廣泛的數(shù)據(jù)信息資料，為客戶查詢、瀏覽和借閱提供多層次、全方位的快捷服務(wù)。

（二）開啟多元化分眾服務(wù)管理模式。信息時代，用戶的需求呈現(xiàn)出層次化、多樣化的特點(diǎn)，不同的用戶對檔案資源的需求在檔案類型和檔案主題上不一致，電子檔案管理系統(tǒng)只有根據(jù)客戶的多層次、多樣化的需求調(diào)整服務(wù)，才能獲得實現(xiàn)檔案管理的最大價值。一是認(rèn)真分析用戶的信息需求，為其提供細(xì)化的需求服務(wù)。二是電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，深度挖掘客戶需求，給不同的客戶提供所需要的檔案信息資源，進(jìn)而滿足各層次客戶的不同需求。

（三）開啟移動終端信息推動服務(wù)模式。智慧時代，信息分析、信息挖掘和信息推送已經(jīng)進(jìn)入智能化狀態(tài)。未來，電子檔案管理系統(tǒng)也必然會開啟這種移動終端的信息推送服務(wù)模式。一是電子檔案管理系統(tǒng)深入挖掘用戶信息和用戶狀態(tài)等信息，根據(jù)用戶的愛好和需求，推動相關(guān)的檔案信息。二是深入挖掘和分析用戶的行為、愛好等信息，減少用戶不關(guān)心或不使用信息的顯示。三是通過大數(shù)據(jù)處理對信息進(jìn)行篩選，剝離使用率極低或幾乎不用的信息，選出檔案中利用率較高的內(nèi)容，降低用戶的時間成本。

四、構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)的策略

構(gòu)建現(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)是一個系統(tǒng)工程，既不能急功近利搞花架子，也不能應(yīng)付差事搞形式主義，需要循序漸進(jìn)地扎實推進(jìn)：

（一）要扎實做好電子檔案信息的采集工作，豐富數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，提高信息的質(zhì)量。數(shù)據(jù)庫是電子檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，只有做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，才能使電子檔案管理發(fā)揮更大的效用。一是要加大采集和總結(jié)各類電子文件的力度，推動紙質(zhì)檔案迅速向數(shù)據(jù)化資料轉(zhuǎn)變。二是要加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)庫安全、穩(wěn)定和健康運(yùn)行。三是要想方設(shè)法提高數(shù)據(jù)庫電子文件的可理解性、可實用性和可存取性，及時解決數(shù)據(jù)儲存和查閱過程中出現(xiàn)的不良問題。

（二）科學(xué)構(gòu)建電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為電子檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行提供制度機(jī)制保障。電子檔案管理不但要遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，還要有合理的制度和機(jī)制作保障。加強(qiáng)制度機(jī)制建設(shè)，構(gòu)建良好的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，必須做到以下三點(diǎn)：一是要構(gòu)建信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，把檔案的采集、整理、安全保障和管理等各個環(huán)節(jié)都納入數(shù)字化的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)。二是要構(gòu)建電子檔案數(shù)字化管理規(guī)范，對數(shù)字化檔案的接收、管理做出明晰的規(guī)定。三是要建立健全電子檔案管理的制度，不斷完善各環(huán)節(jié)的工作機(jī)制，確保整個管理系統(tǒng)順暢運(yùn)行。

（三）加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施建設(shè)，為實施高效的管理提供可靠的基礎(chǔ)保障。電子檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行必須由先進(jìn)的硬件設(shè)備、科學(xué)實用的軟件和優(yōu)秀的人才做支撐，這三者缺一不可。加強(qiáng)軟硬件建設(shè)必須做好以下幾個方面的工作：一是要加大投資力度，購置良好的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等硬件設(shè)施。二是要加大軟件開發(fā)力度，開發(fā)、配置高效實用的的系統(tǒng)軟件。三是要加大人才的培養(yǎng)力度，培養(yǎng)更多的既懂檔案管理專業(yè)知識、又有高超的計算機(jī)操作技能的復(fù)合型人才。