試論企業(yè)檔案保管工作的基本原則

文/大同市云岡區(qū)同煤集團檔案處 張潔琳

一、企業(yè)檔案保管工作的意義

在企業(yè)的實際經(jīng)營生產(chǎn)活動中，企業(yè)的檔案有著非常重要的作用，能夠有效地為企業(yè)的各項經(jīng)營決策提供準確的數(shù)據(jù)保障。所以，相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該提高對檔案管理工作的重視。

一般情況下，在對企業(yè)檔案保管的過程中，需要結(jié)合實際情況和檔案管理的環(huán)境使用科學合理的技術(shù)、設(shè)備等對檔案進行管理，這樣一來，不僅能夠有效保證檔案保管工作的效率，還能避免人為損壞檔案的問題。所以，在檔案各項工作活動中，檔案保管工作有著非常重要的作用。但是在實際的保管過程中由于受各種因素的影響，如存放環(huán)境等，檔案可能會不斷地老化甚至逐漸消失。所以，只有有效地對檔案保管工作進行強化，才能夠最大限度地提高檔案的完整性和安全性，從而有效地促進企業(yè)各項經(jīng)營活動的開展。

二、企業(yè)檔案損壞的原因

在企業(yè)實際的發(fā)展過程中，檔案是一種存在的實體物質(zhì)，能夠有效地對企業(yè)的實際狀況進行記錄。而隨著社會的不斷發(fā)展和進步，檔案的種類在不斷增加，數(shù)量也越來越多，但是由于各種因素的影響，檔案在實際的保管過程中會受到各種各樣的損害。

（一）自然因素導致檔案的損毀。一般情況下，企業(yè)中大多數(shù)是紙質(zhì)檔案，但是在實際的存放過程中，由于受溫度或者光線等因素的影響，紙質(zhì)的化學性質(zhì)很容易發(fā)生變化，檔案也會受到不同程度的損壞。所以，相關(guān)的檔案管理人員在實際的管理過程中，應(yīng)該結(jié)合檔案本身的特點，使用合理有效的措施，最大限度地延長檔案的保管時間。除此之外，在印刷紙質(zhì)檔案的過程中一般會將墨水作為主要的印刷材料，但如果在印刷的過程中使用的是劣質(zhì)的印刷材料，那么隨著時間的增長，檔案中的文字可能會存在退化或者模糊的現(xiàn)象，大大降低檔案保管工作的效率。第二，檔案庫房保管環(huán)境也是檔案發(fā)生損壞的原因之一。如果檔案存放環(huán)境溫度變化劇烈，或者有較多的灰塵以及強烈的光線輻射等，也有可能會破壞檔案的完整性。除此之外，如果檔案庫房沒有適宜的保管溫度或者環(huán)境過于潮濕，也可能會對文件紙張造成嚴重的損壞，從而對紙質(zhì)檔案的耐久度產(chǎn)生嚴重的負面影響。所以，當前我國已經(jīng)制定了有關(guān)檔案管理庫房的溫度和濕度。企業(yè)在保管檔案的過程中只有嚴格遵守國家規(guī)定的濕度和溫度，才能夠有效地提高檔案管理工作的效率，并有效地降低微生物和害蟲的數(shù)量。除此之外，檔案庫房中的有害氣體也會對紙質(zhì)文檔產(chǎn)生嚴重的損壞，甚至還有可能會發(fā)生腐爛現(xiàn)象。

（二）人為因素的損壞。在管理檔案的過程中，有可能發(fā)生庫房搬運的活動。在此過程中，如果相關(guān)的工作人員沒有多加注意，就有可能出現(xiàn)檔案磨損的現(xiàn)象，從而損壞檔案。除此之外，在實際的管理過程中，也有可能因為相關(guān)工作人員工作疏忽或者其他因素，在一定程度上給檔案造成不可逆的損壞。

三、企業(yè)檔案保管工作的基本原則

（一）根據(jù)專業(yè)種類對檔案進行保管。在企業(yè)進行檔案管理工作的過程中，相關(guān)的檔案部門應(yīng)該結(jié)合實際情況按照檔案的專業(yè)或者工程項目種類的不同對檔案進行分類保管，這樣不僅能夠加強檔案之間的聯(lián)系，并且還能夠系統(tǒng)化、條理化地對檔案進行存放和保管，在找尋檔案資料的過程中也能夠節(jié)省時間。例如，對于接收進館的地質(zhì)檔案或者是基建檔案以及相關(guān)科研檔案等，相關(guān)的工作人員應(yīng)該將這些檔案分配給不同的檔案庫房，然后存放工作人員根據(jù)檔案標注的序號依次進行排放，這樣就能夠按照類目對檔案進行分類保管，再根據(jù)檔案的序號以及實際的需求編制相關(guān)的《檔案存放引導》，相關(guān)工作人員在尋找檔案的過程中能夠根據(jù)引導直接找尋到檔案的實際存放地點，減少尋找過程中浪費的時間，并進而提高使用效率。除此之外，在對檔案進行保管的過程中，通過對檔案進行分類有序的保管，相關(guān)人員在歸還檔案時也能夠準確地將檔案歸還到原有的位置，不僅方便了使用者，也在一定程度上減輕了管理者的工作量。除此之外，對于沒有接收進館的設(shè)計預(yù)案基建檔案和維簡資金產(chǎn)生的項目檔案，在對其進行分類的過程中首先應(yīng)該參考本單位的分類大綱，例如：按照綜合、礦建、工建以及機電設(shè)備安裝和工程項目監(jiān)理、管網(wǎng)布局等進行科學合理的分類，再結(jié)合檔案實際的標注序號對檔案進行存放。除此之外，為了進一步對檔案進行更加有序的保管，還應(yīng)該在檔案存放的書架上設(shè)置相關(guān)的文字指引，對檔案進行系統(tǒng)化的歸類和排列，從而有效地減少調(diào)檔工作的時間，進一步提高檔案的利用效率。

（二）以防為主。在企業(yè)進行檔案保管工作的過程中還應(yīng)該堅持“以防為主，防治相互結(jié)合”的工作原則，從“防”和“治”兩大方面入手。在此過程中，“防”是其中重要的工作內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)該對檔案損壞的原因以及規(guī)律進行全面深入的了解，再結(jié)合實際情況使用科學合理的技術(shù)和措施，從而最大限度地降低檔案在實際應(yīng)用中的損壞率，并將人為損壞檔案現(xiàn)象的發(fā)生率降到最低。這就是“防”的主要工作內(nèi)容。但是對于已經(jīng)發(fā)生損壞的企業(yè)檔案，則需要使用“治”。在進行有關(guān)檔案保管工作的過程中，不僅需要充足的物質(zhì)條件，還需要結(jié)合實際情況對相關(guān)的技術(shù)設(shè)備進行完善。當前很多企業(yè)都已經(jīng)提高了對檔案保管工作的重視，并且也在實際的發(fā)展過程中給予了檔案部門足夠的支持，加大了資金的投入力度，便于檔案部門購買更好的設(shè)備和工具。在實際的檔案保管工作中，第一，為了能夠最大限度地減少陽光、潮濕空氣以及風化等因素對檔案的影響，企業(yè)可以在檔案庫房的周圍建立外跨走廊，最大限度地改善檔案庫房存放環(huán)境，從而有效加強對企業(yè)檔案保管工作的力度。第二，每年的春季是害蟲生長、盛行的季節(jié)，相關(guān)的管理工作人員可以在檔案庫房放置一定數(shù)量的樟腦丸或者其他消滅害蟲的裝備，從而有效遏制害蟲的生長，避免害蟲對檔案進行啃食等，進一步加強對檔案的保管力度。第三，檔案管理人員可以在檔案庫房放置溫度設(shè)備和濕度控制設(shè)備，結(jié)合實際情況對檔案庫房實際的溫度和濕度進行智能化、自動化的控制，最大限度地避免紙質(zhì)檔案發(fā)生潮濕發(fā)霉或者變脆等現(xiàn)象，保證檔案能夠在適宜的環(huán)境下進行保管，從而提高檔案保管工作的效率。第四，在最近幾年，有些企業(yè)購買了大量的成套縮微設(shè)備，結(jié)合實際情況縮微各類不同的圖書文檔，并制定相關(guān)的檢索工具，有效地加強對原檔案的保管力度，并最大限度地減少對檔案的損壞。第五，還可以使用掃描設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行掃描，并將其與專業(yè)的軟件進行連接，在設(shè)置訪問權(quán)限之后，共享相關(guān)的數(shù)據(jù)資源，加強對檔案原件的保護力度。

（三）突出檔案保管工作重點。在企業(yè)檔案保管工作進行過程中，不同類檔案的重要程度也有一定區(qū)別，而且不同檔案之間的保管時間也各不相同。在實際的檔案保管工作中，應(yīng)該突出重點，但是也需要兼顧一般，對不同檔案進行合理的區(qū)別對待。對于企業(yè)發(fā)展過程中一些比較重要的、珍貴的檔案，應(yīng)該在檔案庫房進行保管，還需要確保相關(guān)保護裝備的齊全，加強對重要檔案的保管力度。而對于一般的檔案，也應(yīng)該適當兼顧，結(jié)合實際情況和企業(yè)發(fā)展需求，制定合適的保管措施。但如果在檔案保管過程中發(fā)生突發(fā)事件，必須要首先搶救重要的檔案。

（四）做好檔案保密工作。在企業(yè)管理檔案的過程中，管理人員還應(yīng)該遵循保密原則。在對檔案進行管理的過程中，需要保證檔案的完整性和安全性，不僅要保證實體的安全性，還應(yīng)該提高檔案內(nèi)容的安全性。在集中保管的過程中，不散是主要的工作重點，避免檔案分散保管而導致檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。而不亂則是對檔案進行有序的管理。

當前我國也已經(jīng)制定了有關(guān)檔案管理的法律，保守機密是每一個管理人員應(yīng)盡的工作義務(wù)和工作職責。在企業(yè)日常的管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該提高對檔案保密的重視度，對檔案的實際使用范圍進行明確的界定，對檔案保密等級進行劃分。在實際的工作中，還需要結(jié)合不同的保密等級對檔案制定不同的管理制度和措施，最大限度地提高檔案保管工作的效率。

四、總結(jié)

從文中分析可以了解到，在我國企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)中，要想有效強化檔案保管工作，就必須要遵守檔案保管工作的原則，結(jié)合實際情況使用合理的技術(shù)和措施，對檔案保管工作的環(huán)境進行改善，解決檔案保管中存在的不利因素，并利用先進的技術(shù)水平提高檔案的修復技術(shù)，從而進一步提高檔案的完整性，為企業(yè)的發(fā)展提供保障。