有關水利工程檔案收集與管理的幾點建議

張曉琴

摘 要： 文章基于水利工程檔案的特點，從水利工程檔案收集和管理兩個方面研究相應的收集工作方法，并提出了相應的檔案管理建議，以供參考。

關鍵詞： 水利工程;檔案收集;檔案管理

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.36.281

1 引言

在水利工程建設和管理工作中，通過工程檔案可以真實記錄工程建設與管理的真實和原始內容，并作為工程建設完成之后開展竣工驗收以及后期運行管理的重要參考依據(jù)。對于如此重要的工程檔案，應按照一定的方法和要求進行工程檔案的收集與管理工作，保存好相應的工程資料，并減少工程建設中人力與物力的投入，提升工程檔案管理效率以及工程建設效率。

2 水利工程檔案的特點

一是表現(xiàn)出周期性不同的特點。由于不同水利工程由于規(guī)模不同，其施工工期也存在較大差異，使得檔案的形成周期也有所不同。二是內容豐富性特點。在水利工程建設的項目提出、立項、可行性研究以及勘測、設計，一直到施工、竣工驗收和后期運行管理等全過程中都會形成內容豐富的文件資料，并且還包含聲像、圖表以及文字等不同形式的資料，涵蓋內容比較豐富。三是涉及領域比較綜合的特點。在水利工程建設中不僅涉及建筑學、設計學，而且還涉及水利學科、環(huán)保學以及藝術學等不同學科，使得水利工程檔案內容具有綜合性的特點，需要在工程建設的不同階段綜合運用不同的專業(yè)、技術以及工藝等。四是形成過程復雜性的特點。在水利工程建設過程中，受到移民遷占、規(guī)劃、資金以及地質條件等因素的影響，使得其中存在較多具有不可預見性的隱蔽工程，尤其是在工程施工中受到自然因素的影響而需要進行設計變更，這都使得工程檔案的收集難度較大。加之不同單項工程、單位工程以及單元工程具有不同的結構功能，使得所形成的檔案也有所不同。五是收集整理的時效性特點。工程檔案的收集工作需要在工程建設的不同階段同步及時開展。這主要由于此類工程建設所涉及的參與方較多，如果在施工完成之后再收集資料，往往由于資料丟失而難以收集齊全。而且還要及時收集和保存其中隱蔽工程的相關資料，尤其是要永久性保存重要的技術性資料檔案。六是管理利用社會性的特點。通過科學系統(tǒng)的工程檔案體系的構建可以通過工程檔案來真實反映整個工程建設過程，作為后續(xù)開展運行維護管理以及擴建、改建和防洪、抗災等工作的重要依據(jù)，同時也為同類工程建設提供經驗，更好地為水利部門和社會服務，表現(xiàn)出具有社會性的特點。

3 水利工程檔案的收集

首先需要在工程建設全過程中開展工程檔案收集工作。為了保證水利工程檔案管理工作的規(guī)范化和標準化，不僅僅要截取其中某段工程進行工程資料的收集，南閘管理所設置了專門的檔案管理部門，由專職檔案人員通過日常管理工作的開展和制度的執(zhí)行來完整收集工程建設全過程的完整資料。同時還要做好對檔案收集人員的業(yè)務培訓工作，不斷改進其工作方式，保證檔案收集渠道更加暢通。年內由工程管理科負責所有工程門類檔案的收集，年終交由南閘管理所綜合檔案室進行規(guī)范歸檔。

其次要重點做好對設計施工變更檔案的收集工作。在水利工程施工中會存在較多的隱蔽工程，比如大壩灌漿、地下連續(xù)墻、基坑支護以及垂直鋪塑等防滲隱蔽工程，這些隱蔽工程建設中的檔案收集難度較大且流程比較繁瑣，相關資料也比較零碎。而且在工程施工中也會由于土壤、地質條件、施工工藝等因素對設計方案進行變更，這就需要重點做好工程檔案收集工作中對設計變更內容的收集，對其中復雜的檔案進行登記編號，便于進行檔案的收集和管理工作。

最后要嚴格按照檔案收集要求來收集和歸檔施工質量評定資料。水利工程施工完成之后的質量評定工作比較關鍵，但是在此過程中容易出現(xiàn)評定資料填寫格式不規(guī)范或漏填等問題，增加工程檔案收集的難度。而且在此過程中，存在使用不規(guī)范且穩(wěn)定性較差的筆來填寫原始資料的情況，或者在使用復寫紙?zhí)顚憰r出現(xiàn)字跡潦草而難以辨認、漏寫等問題。為此就需要嚴格按照歸納要求開展施工質量評定資料的填寫和收集工作，資料一經填寫并加蓋公章確認之后則不允許進行修改。

4 水利工程檔案的管理

首先要采用標準化的檔案管理方法。在此類檔案管理工作中，需要對檔案的積累、立卷和歸檔的標準化要求進行明確，嚴格按照工作方法標準要求開展檔案管理工作。具體地說可以通過標準的技術檔案工作程序圖的建立，在此程序圖中流出不同部門之間的工作關系以及相應的工作運行情況，推進檔案管理工作的程序化和標準化。

其次要制定標準化的檔案管理制度。嚴格的管理制度是開展檔案管理工作的前期，因此從水里工程建設過程中批復文件勘探環(huán)節(jié)開始，制定統(tǒng)一的標準來要求設計資料的形成、積累以及分類歸檔等要求，嚴格按照標準要求整理、鑒定和保管技術檔案，還要獎勵在管理技術資料收集與管理中表現(xiàn)突出的人員。通過樹立榜樣的方式，發(fā)揮其模范帶頭作用，確保檔案歸檔以及管理工作的有序開展。

再次要開展標準化的檔案管理統(tǒng)計工作。在檔案工作發(fā)展過程中，應統(tǒng)一標準化的統(tǒng)計方法來開展檔案整理的進度、調查、統(tǒng)計分析以及提供統(tǒng)計資料等過程，采取標準化的方式來統(tǒng)計檔案整理管理工作，便于直觀地了解到檔案的收進、移出、結存、整理、鑒定、保管、利用、業(yè)務指導等項目的內容，以此來保證技術檔案數(shù)據(jù)的完整性與可靠性。

最后要做好其他方面的標準化管理工作。比如在庫房中存放檔案的過程中，需要采取標準的庫房管理方法，保證庫房的防火、防蟲、防曬、防霉、防鼠、通風性等建設性能達標，同時還要加強檔案管理的信息化建設，提升檔案管理效率。所在單位南閘管理所檔案達標得到了市檔案局的肯定，連續(xù)被評為檔案工作目標管理省一級。

5 結語

在水利工程建設過程中會形成類型復雜且內容豐富的各類檔案資料，通過對這些檔案資料進行收集和管理，便于充分利用檔案資料開展后續(xù)的運行管理以及同類工程建設等工作。為了保證工程檔案應有作用的發(fā)揮，需要采取合理的收集方法保證將全過程中所有資料進行完整和全面收集，同時做好對所收集檔案資料的標準化管理，保證檔案資料的完整性和準確性。

參考文獻

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