高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀及措施關(guān)鍵思路分析

趙華忠

摘 要： 高校檔案管理工作作為高校教育教學管理體系中的重要節(jié)點，其關(guān)乎到學校管理工作質(zhì)量的高低，關(guān)乎到實際教育教學環(huán)境的優(yōu)化，因此必須要引起高度重視。本文從這個角度入手，首先對于高職院校檔案管理工作的價值進行分析，接著歸結(jié)當前高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上提出改善措施。

關(guān)鍵詞： 高職院校;檔案管理工作;關(guān)鍵思路

【中圖分類號】G717.24 【文獻標識碼】A 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.36.279

新形勢下的高職院校，需要以精細化管理的視角去審視各個細節(jié)，其中就包括高職院校的檔案管理工作。由此正確看待高職院校檔案管理工作的開展，確保實際的檔案管理工作朝著更加可持續(xù)的方向發(fā)展，是很有必要的。

1 高職院校檔案管理工作的價值分析

高職院校的檔案，是學校辦學歷史積累的痕跡，是辦學特色形成的歷程記載，其可以很好的反饋出整個高職院校不斷發(fā)展的信息，有關(guān)于教育教學方面的，有關(guān)于教育管理方面的，有關(guān)于職業(yè)教育改革方面的，這些都將成為學校歷史的重要依據(jù)，因此有著歷史價值和文化價值。從微觀角度來講述，高職院校檔案管理工作的作用集中體現(xiàn)在：可以對于高職院校人才培養(yǎng)水準進行評估，可以成為學校歷史編撰的重要信息支撐，可以成為學校歷史發(fā)展的重要文物，可以使得科研工作有著更加夯實的信息資源，可以提供學歷證明等材料，并且與教師職務晉升之間，與實際教師職稱評定之間存在關(guān)聯(lián)。

2 高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

對于當前高職院校檔案管理工作的基本情況進行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)的確存在很多需要完善的地方，如果這些問題長期難以改善，就會使得檔案的效能難以發(fā)揮出來，這對于高職院校的可持續(xù)發(fā)展而言，是很不利的。詳細來講述，其集中體現(xiàn)在：

2.1 部分領(lǐng)導對于檔案管理的重要性認識不足

部分領(lǐng)導認為檔案管理工作不是很重要，因此也不會在此方面進行投入，無論是會議上的強調(diào)，還是實際資本資源的投入，都處于比較小的狀態(tài)，甚至可以將其理解為被邊緣化的工作內(nèi)容。也就是說他們難以認清楚檔案管理工作對于高職院校長期發(fā)展的影響，在這樣錯誤的認知下，實際檔案管理工作自然處于相對隨意化的狀態(tài)。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

在了解當前檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的時候發(fā)現(xiàn)，很多都不是專業(yè)的檔案管理人才，大多數(shù)都是其他專業(yè)轉(zhuǎn)入的，有的甚至是領(lǐng)導隨意指派的，其對于檔案管理工作的內(nèi)容不是很了解，就盲目的參與進去。部分在職檔案管理人員還是兼職的狀態(tài)，在這樣的檔案管理人力資源架構(gòu)中，實際檔案管理工作自然處于低質(zhì)量的狀態(tài)。

2.3 檔案管理硬件環(huán)境不理想

對于檔案管理工作沒有基本的要求，對應檔案管理的環(huán)境也比較差，沒有對于防火防盜，防光防潮濕提出對應的要求;再者實際的檔案保管設(shè)備也不是很齊全，沒有專業(yè)的除濕機，也沒有對應的消毒機，因此很多檔案都存儲在可能出現(xiàn)損毀風險的環(huán)境中。

2.4 檔案管理的方式比較傳統(tǒng)

在實際調(diào)研中發(fā)現(xiàn)很多高職院校的檔案管理還是以人工的方式來進行的，對應的程序主要有檔案資料的收集，檔案資料的整理，檔案資料的立卷，檔案資料的歸檔。其中大多數(shù)的工作都需要以人工的方式來進行，繼而使得實際工作量處于很大的狀態(tài)，實際工作效率也比較低，此次過程中很容易出現(xiàn)對應的偏差，繼而使得實際檔案的價值難以保證。

3 高職院校檔案管理工作問題的改善策略

3.1 積極開展宣傳工作，提高檔案管理認知

學校領(lǐng)導需要積極主動的去了解檔案管理工作，正確認識檔案管理工作與高職院校長期發(fā)展之間的關(guān)系，并且將其作為實際管理工作中的重要內(nèi)容，在各種會議上來強調(diào)，并且給予此環(huán)節(jié)工作分配對應的資源，這樣可以形成良好的教育宣傳格局;積極組織開展更加廣范圍的教育宣傳工作，使得全體的教職工都能夠認識到實際檔案管理工作的價值，繼而積極主動的參與進去，確保實際的檔案管理的工作環(huán)境得以改善[1]。

3.2 關(guān)注檔案管理人員的培訓，提升其專業(yè)素質(zhì)

關(guān)注當前管理人員的培訓和教育，結(jié)合新形勢對于高職院校檔案管理工作的訴求，積極思考應該培養(yǎng)出怎樣的檔案管理人才，在此基礎(chǔ)上樹立正確的檔案管理人員培養(yǎng)目標。接著，積極將檔案管理學，情報學，信息技術(shù)，檔案管理理論等融入到實際的檔案管理人員培訓教育體系中去，并且積極將平時檔案管理工作中存在的問題進行反饋，也將其滲透到教育教學中去，確保實際的培訓教育活動朝著日?；姆较虬l(fā)展。在實際教育師資方面，積極鼓勵權(quán)威的檔案管理專業(yè)方面的專家，檔案管理工作者參與其中，使得高職院校檔案管理人員可以更加全面的了解檔案管理工作，然后積極去交流和分享對應的經(jīng)驗，確保在此方面的專業(yè)素養(yǎng)朝著更加理想的方向發(fā)展和進步[2]。

3.3 結(jié)合實際情況，建立完善的檔案管理制度

針對于實際高職院校檔案管理制度的完善，需要積極做好如下工作：圍繞著檔案管理質(zhì)量，建立對應的高職院校檔案管理工作評價機制，積極將崗位工作與責任關(guān)聯(lián)起來，建立崗位責任機制，由此使得實際的檔案管理人員可以以更加積極主動的心態(tài)參與進去;在對應的制度得以建立之后，還需要確保各個部門能夠有效的落實下去，確保實際的檔案管理工作朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展和進步[3]。

3.4 積極將信息技術(shù)使用到檔案管理工作中去

檔案管理的方式也需要進行調(diào)整和改善，此時就需要將信息技術(shù)使用其中，積極去學習高校的經(jīng)驗，去了解企業(yè)檔案建立的流程，然后形成對應的高職院校檔案管理信息系統(tǒng)，確保在職的檔案管理人員可以掌握信息系統(tǒng)的使用技巧，然后巧妙的將信息技術(shù)運用到日常的檔案管理工作中去[4]。

4 結(jié)語

高職院校檔案管理工作的意義，是不容忽視的。高職院校應該積極在此方面進行投入，正確看待其對于高職院校發(fā)展的影響，由此建立完善的檔案管理機制，培養(yǎng)更加專業(yè)化的檔案管理人員，繼而確保實際的檔案管理工作朝著高質(zhì)量的方向發(fā)展。

參考文獻

[1] 魯慧娟.信息時代高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新途徑[J].蘭臺內(nèi)外，2019（11）：21-22.

[2] 陳怡霖.高職院?；n案規(guī)范化管理探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2019，18（07）：244-245.

[3] 張仕常.信息時代高職院校檔案管理提升的新途徑[J].中國新通信，2019，21（15）：126-127.

[4] 張仕常.加強高職院校檔案管理隊伍建設(shè)的幾點思考[J].中國多媒體與網(wǎng)絡教學學報（中旬刊），2019（09）：94-95.