檔案信息化管理建設(shè)研究與應(yīng)用

白玲

摘 要：檔案信息化管理與應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)檔案部門價(jià)值的基本要求，它能夠保證檔案資料的完整性，降低檔案管理工作難度，提高檔案信息利用效率，促進(jìn)檔案管理方式優(yōu)化。然而，檔案信息化管理與應(yīng)用現(xiàn)狀與需求不對稱，檔案信息化管理意識淡薄，平臺信息化程度低，管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，安全意識不強(qiáng)，缺乏主動服務(wù)思想隊(duì)伍建設(shè)滯后。本文提出相應(yīng)對策，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀引領(lǐng)，提高檔案信息化管理認(rèn)識，加大對檔案建設(shè)投入，提高平臺建設(shè)水平，完善管理制度，形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，人防技防相結(jié)合，提高安全意識，轉(zhuǎn)變檔案管理思想，提高服務(wù)能力，完善管理人員培訓(xùn)機(jī)制，提高管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)等。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化管理;應(yīng)用

信息化時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)+思維已經(jīng)成為行業(yè)的基本思維模式，只有主動順應(yīng)信息化時(shí)代，促進(jìn)檔案信息化管理與應(yīng)用，才能滿足信息化時(shí)代檔案服務(wù)需求，才能加速檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，檔案管理部門要主動轉(zhuǎn)變思維方式，加速檔案信息化管理與應(yīng)用進(jìn)程，抓住信息化時(shí)代帶來的發(fā)展機(jī)遇，利用信息技術(shù)手段提高檔案管理與應(yīng)用效率。然而，檔案信息化管理與應(yīng)用現(xiàn)狀與實(shí)際需求還存在一定的差距，不少檔案管理部門對檔案信息化管理與應(yīng)用缺乏足夠的認(rèn)識，檔案管理還存在一些突出問題，亟待提高檔案信息化管理與應(yīng)用認(rèn)識，加速檔案信息化管理與應(yīng)用進(jìn)程。

一、檔案信息化管理與應(yīng)用意義

新時(shí)期檔案信息化管理與應(yīng)用的意義是多元的，它不僅可以保證檔案資料的完整性，而且能夠降低檔案管理難度，提高檔案信息利用效率，優(yōu)化檔案管理方式。

（一）保證檔案資料的完整性

檔案資料不僅數(shù)量龐大，而且類型眾多，既有紙質(zhì)檔案資料，又形成了豐富的音像檔案資料等。這些檔案資料的保存受外界環(huán)境影響較大，一旦保管不當(dāng)，就會造成檔案資料的損害甚至是丟失，影響檔案資料的完整性。檔案信息化管理與應(yīng)用將改變檔案資料的存儲方式，實(shí)現(xiàn)無紙化存儲，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、影像檔案資料等進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，利用計(jì)算機(jī)存儲介質(zhì)，這樣能夠較好地保證檔案資料的完整性，將檔案資料管理不當(dāng)造成的遺失、損害現(xiàn)象等降低到最低程度，從而更好地發(fā)揮檔案信息的資源價(jià)值，更好地服務(wù)社會。

（二）降低檔案管理工作難度

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案主要以紙質(zhì)或者影像等形式存儲，由于檔案資料數(shù)量巨大、類型繁雜，檔案管理工作難度較大，需要消耗大量的人力、物力。檔案信息化管理與應(yīng)用實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，在檔案管理過程中將借助先進(jìn)的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)自動化存儲和歸類，從而有效降低檔案管理與應(yīng)用工作的難度，將更多的人力、財(cái)力等解放出來，更好地服務(wù)投入到檔案服務(wù)中，更好地發(fā)揮人力資源價(jià)值，在降低檔案管理工作難度的同時(shí)，促進(jìn)檔案管理工作內(nèi)涵發(fā)展。

（三）提高檔案信息利用效率

檔案資料的價(jià)值在于應(yīng)用，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案資料的利用往往受時(shí)間與空間制約，檔案服務(wù)者在提供檔案服務(wù)時(shí)，需要耗費(fèi)一定的精力查找檔案，檔案服務(wù)需求者需要親臨現(xiàn)場，大大降低了檔案信息利用效率。檔案信息化管理與應(yīng)用將借助先進(jìn)的技術(shù)，將檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息數(shù)據(jù)，管理人員可以借助先進(jìn)的檢索功能，就可以便捷地為檔案資料需求者提供便捷的服務(wù)。檔案服務(wù)也不再局限于現(xiàn)場使用，可以通過互聯(lián)網(wǎng)獲得便捷的檔案服務(wù)。

（四）促進(jìn)檔案管理方式優(yōu)化

傳統(tǒng)檔案管理主要是人工管理，無論是檔案資料的搜集、整理與歸類等，都需要管理人員付出大量的時(shí)間與精力。檔案信息化管理應(yīng)用將促進(jìn)檔案管理方式轉(zhuǎn)變，它利用先進(jìn)的信息技術(shù)構(gòu)建一體化的檔案管理與服務(wù)平臺，借助信息技術(shù)手段自動地完成檔案數(shù)據(jù)信息的采集、存儲、管理、轉(zhuǎn)移與檢索等，各種管理行為的發(fā)生依靠網(wǎng)絡(luò)檔案管理與應(yīng)用平臺，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理從人工管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，而且隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化管理模式將更加科學(xué)、高效。

二、檔案信息化管理與應(yīng)用現(xiàn)狀

新時(shí)期檔案信息需求不斷加劇。然而，檔案信息化管理與應(yīng)用現(xiàn)狀還存在滯后性，檔案信息化管理意識淡薄，網(wǎng)絡(luò)管理平臺信息化程度低，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，檔案管理過程中安全意識不強(qiáng)，缺乏主動服務(wù)的思想，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)滯后，在一定程度上制約了檔案信息化管理與應(yīng)用。

（一）檔案信息化管理意識淡薄

目前，不少檔案管理部門對檔案管理認(rèn)識不到位，沒有充分認(rèn)識到檔案管理在服務(wù)社會、服務(wù)經(jīng)濟(jì)中的積極作用。思想意識上的不到位制約了檔案信息化管理與應(yīng)用進(jìn)程，也制約了檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（二）管理平臺信息化程度較低

檔案信息化管理與應(yīng)用是信息技術(shù)快速發(fā)展下的產(chǎn)物，離不開高效運(yùn)行的信息化管理平臺。然而，不少檔案部門受意識形態(tài)影響，不重視信息化管理平臺建設(shè)，信息化管理平臺建設(shè)水平較低，難以發(fā)揮檔案資源的應(yīng)有價(jià)值。

（三）檔案管理缺乏規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)

檔案資源涉及面廣，類型多而復(fù)雜，這就加大了檔案管理的難度，需要建立起統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。然而，不少檔案管理部門在檔案資源建設(shè)與平臺建設(shè)過程中還存在各自為政的現(xiàn)象，檔案管理缺乏規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，制約了檔案資源的共享。

（四）檔案管理中安全意識不強(qiáng)

檔案涉及到單位各個(gè)環(huán)節(jié)，因此，檔案資源管理中涉及到檔案安全問題。一些檔案管理部門在信息化檔案建設(shè)與應(yīng)用過程中，對檔案信息資源的安全性缺乏足夠的認(rèn)識，從而導(dǎo)致一些涉密的檔案信息泄露問題，從而造成不良的社會影響。

（五）缺乏主動服務(wù)受眾的思想

檔案管理的價(jià)值在于發(fā)揮檔案信息資源作用，在信息化時(shí)代，管理理念發(fā)生了重要的變化，檔案管理的環(huán)境也發(fā)生了改變。然而一些檔案管理部門管理理念滯后，缺乏主動服務(wù)受眾的思想，沒有充分利用信息化管理平臺開發(fā)相應(yīng)的服務(wù)。

三、檔案信息化管理與應(yīng)用對策

目前社會發(fā)展進(jìn)入轉(zhuǎn)型期，經(jīng)濟(jì)發(fā)展也從快速發(fā)展時(shí)期進(jìn)入常態(tài)化發(fā)展時(shí)期，檔案需求不斷升級。這就需要檔案管理部門能夠理性地審視檔案信息化管理與應(yīng)用現(xiàn)狀，采取有效的應(yīng)對策略。

（一）堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀引領(lǐng)，提高檔案信息化管理認(rèn)識

當(dāng)前社會與經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生了重要變化，檔案管理部門作為一個(gè)服務(wù)機(jī)構(gòu)和組織，必須要根據(jù)時(shí)代發(fā)展變化做出相應(yīng)的變化，這樣才能發(fā)揮檔案資源價(jià)值。因此，檔案管理部門要堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀為引領(lǐng)，將檔案信息化管理與應(yīng)用放大社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)發(fā)展大局中，進(jìn)一步提高檔案信息化管理思想認(rèn)識，改變傳統(tǒng)檔案管理與應(yīng)用思想，深入市場進(jìn)行市場調(diào)研，了解社會和市場對檔案資源的多元化、個(gè)性化需求等，從而明確檔案信息化管理與應(yīng)用定位，提高檔案信息化管理宏觀設(shè)計(jì)能力，從而提高檔案信息化管理與應(yīng)用科學(xué)性、有效性。

（二）加大對檔案建設(shè)投入，提高信息化平臺建設(shè)水平

檔案信息化管理與應(yīng)用的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)是信息化管理與應(yīng)用平臺，而檔案信息化管理與應(yīng)用平臺的建設(shè)又離不開資金支持。這就需要加大對檔案管理于建設(shè)的資金投入，根據(jù)檔案信息化管理與應(yīng)用定位確保信息化管理平臺建設(shè)資金。檔案管理部門也有積極轉(zhuǎn)變管理思想，在政策允許的前提下，積極推動檔案信息化管理改革，通過提供服務(wù)型檔案服務(wù)獲得一定的經(jīng)濟(jì)收入，從而滿足新時(shí)期檔案信息化平臺建設(shè)資金需求，建設(shè)起一個(gè)高效運(yùn)行的信息化管理平臺，從而滿足檔案資源服務(wù)需求。

（三）完善信息化管理制度，形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化管理與應(yīng)用要達(dá)到預(yù)期的效果，需要相應(yīng)的制度作為保障。這就需要檔案部門進(jìn)一步完善檔案信息化管理制度，首先對不適應(yīng)時(shí)代的制度進(jìn)行變革，刪除陳舊、無效的管理制度;其次，檔案管理部門要根據(jù)檔案信息化管理與應(yīng)用的需要，建立起全新的管理制度，制度建設(shè)要具有可操作性，尤其是檔案信息數(shù)據(jù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)變要堅(jiān)持國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)檔案管理部門實(shí)際，對檔案管理制度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，從而形成統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案資源的分享，充分發(fā)揮檔案資源時(shí)代價(jià)值，并提高檔案管理與應(yīng)用效率。

（四）做好人防技防相結(jié)合，提高檔案管理的安全意識

檔案信息化管理與應(yīng)用是一個(gè)系統(tǒng)工程，檔案資源涉及到的信息范圍廣，一些檔案資源關(guān)系著個(gè)人隱私和機(jī)密，因此檔案信息化管理與應(yīng)用的一個(gè)重要前提是確保檔案資源的安全性。如何提高檔案管理的安全意識，這就需要做到人防和技防相結(jié)合。檔案管理部門首先要提高檔案信息化管理與應(yīng)用過程中的安全意識，并通過制度建設(shè)落實(shí)檔案管理人員的行為，確保檔案信息化管理與應(yīng)用過程中人為因素造成的安全隱患;其次，要不斷提高檔案信息化管理安全技術(shù)水平，及時(shí)升級信息化管理平臺，及時(shí)更新系統(tǒng)安全軟件。

（五）轉(zhuǎn)變檔案管理思想，提高檔案管理中的服務(wù)能力

檔案管理作為現(xiàn)代管理的一個(gè)分支，需要積極轉(zhuǎn)變檔案信息化管理與應(yīng)用思想，提高檔案管理中的服務(wù)能力。首先，檔案管理部門要確立服務(wù)思想。檔案部門是服務(wù)組織，需要轉(zhuǎn)變管理理念，基于檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，牢固樹立服務(wù)社會、民眾的思想，通過服務(wù)優(yōu)化信息化管理品質(zhì);其次，檔案管理部門要提高服務(wù)主動性。新時(shí)期，檔案部門面臨著嚴(yán)峻的發(fā)展形勢，這就需要檔案部門根據(jù)信息化管理與應(yīng)用的需要，提高服務(wù)社會的主動性，能夠深入市場加強(qiáng)調(diào)研，精準(zhǔn)把握市場檔案服務(wù)需求，從而開發(fā)個(gè)性化檔案服務(wù)項(xiàng)目，滿足社會多元化、個(gè)性化檔案服務(wù)需求。

四、 結(jié)語

總之，檔案信息化管理與應(yīng)用是檔案部門主動順應(yīng)時(shí)代的積極轉(zhuǎn)變，這無疑將有助于促進(jìn)檔案事業(yè)的更好發(fā)展。然而，檔案信息化管理與應(yīng)用需要理性審視現(xiàn)狀，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)檔案信息化管理與應(yīng)用過程中存在的典型問題，提高思想認(rèn)識，積極轉(zhuǎn)變思想理念，在實(shí)踐中探索檔案信息化管理與應(yīng)用的策略，發(fā)揮檔案部門的時(shí)代價(jià)值。

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