淺析加快推進數(shù)字檔案館建設

文/山東大學檔案館 張慶美

一、數(shù)字檔案館的內涵

數(shù)字檔案館不僅要求檔案館實行計算機和網(wǎng)絡操作將海量的館藏資源全部實現(xiàn)數(shù)字化，提高檔案信息資源的檢索速度，保證所需檔案信息資源的查全率和查準率，保證檔案信息資源存取的網(wǎng)絡化和自由化，打破時間和空間的限制，實現(xiàn)檔案信息資源的高度共享，而且要求檔案館能夠提高檔案信息資源的開發(fā)程度，從多個角度組織、建設檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的定向、主動推送服務，擴大檔案信息資源的服務范圍，提高檔案信息資源的服務質量和服務水平。

數(shù)字檔案館要將傳統(tǒng)檔案館的“收”“管”“用”更好地結合在一起，通過數(shù)字化的操作實現(xiàn)電子文件的歸檔，并把傳統(tǒng)的紙質檔案進行數(shù)字化處理，加強網(wǎng)絡檔案信息資源的收集。在新時代背景下，檔案的收集不再只是單純的部門之間的移交，各個檔案部門自身要意識到主動收集的重要性，關注電子文件的及時歸檔問題，注重對散落在網(wǎng)絡上的各種檔案信息資源的收集和整合。數(shù)字檔案館對檔案的管理更加便利高效，但是在檔案信息資源的管理過程中，必須要注意檔案著錄的標準化、統(tǒng)一化、規(guī)范化，只有制定切合實際的電子檔案管理辦法，才能簡化檔案管理的過程，優(yōu)化檔案管理流程，完善數(shù)字檔案管理的效果，提高檔案信息資源的利用率。數(shù)字檔案館的利用不同于傳統(tǒng)檔案館，必須在規(guī)定時間內、在指定范圍才能查詢使用，數(shù)字檔案館通過網(wǎng)絡可以擴大檔案信息資源的傳播范圍，提高檔案信息資源的利用率，讓信息用戶不受時空的限制，通過網(wǎng)絡自由獲取所需的檔案信息資源，提高檔案信息資源的服務水平，改善檔案信息資源的服務效果。

數(shù)字檔案館雖然可以更方便快捷地整合、開發(fā)、利用檔案信息資源，但是高度開放的網(wǎng)絡環(huán)境也對檔案館提出了更高的要求，要重視檔案信息資源的安全性。檔案信息資源不同于其他信息資源，要考慮到檔案信息資源的特性，做好信息的安全保密措施，避免涉及隱私、知識產(chǎn)權和國家安全信息的泄漏和破壞，給國家和社會造成不良的影響和后果。檔案館在數(shù)字化的建設過程中，不僅要加強對硬件設施的維護和升級，保證物理環(huán)境的安全，還要考慮到軟件系統(tǒng)的安全性，做好檔案信息資源的安全保護，保證檔案信息資源的保密管理。

二、數(shù)字檔案館的優(yōu)勢

數(shù)字檔案館不僅具有傳統(tǒng)檔案館所具有的提供法律效力的憑證、決策依據(jù)、先進經(jīng)驗，傳播文化和知識的作用，數(shù)字檔案館信息傳播不受時空限制的特性使得檔案信息可以在更廣范圍內發(fā)揮作用，擴大檔案信息資源的影響力，提高人們的檔案意識，進而注重檔案資源建設，推動檔案事業(yè)健康發(fā)展。

數(shù)字檔案館可以實現(xiàn)管控一體化，提高處理電子文件的工作效率，實現(xiàn)對電子文件全生命周期的管理，從電子文件的產(chǎn)生、處理、保存、傳播、利用進行全程的控制，從而實現(xiàn)對檔案信息資源的科學化和現(xiàn)代化管理，通過統(tǒng)一規(guī)范的標準化處理，簡化電子文件處理的不必要程序，提高電子文件的科學管理程度，保證電子文件的正常流轉，實現(xiàn)對電子文件的實時處理，使得電子文件處理過程透明化，便于對電子文件進行實時跟蹤和有效管理，有利于保證電子文件的真實性和完整性，提高檔案信息資源的利用效率。

數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡化服務可以擴大檔案信息資源的服務范圍，深化檔案部門的服務職能，只有數(shù)字化和網(wǎng)絡化才能實現(xiàn)檔案信息資源在更大范圍內的共享，實現(xiàn)大規(guī)模、廣范圍的社會化檔案信息資源服務。檔案信息資源只有借助于網(wǎng)絡，才能超越時空的限制，實現(xiàn)檔案信息資源的交流互動，將分散的檔案信息資源有效連接在一起，將相關的檔案信息資源整合在一起。

數(shù)字檔案館可以更好地整合檔案信息資源。網(wǎng)絡改變了世界，將地球變成了一個全球村，同時網(wǎng)絡也對檔案界產(chǎn)生了巨大的沖擊和影響。通過網(wǎng)絡可以將分散在世界各地的檔案信息資源集中在一起，一定程度上可以避免檔案收集不全的問題，減少檔案收集過程中的各種困難。全球性的信息資源共享在很大程度上取決于檔案信息資源是否能夠實現(xiàn)數(shù)字化，通過網(wǎng)絡得以傳播、分享、利用。只有建設數(shù)字檔案館才能提高信息資源的共享，讓人們共享信息，構建共同的社會記憶，從而加強世界的聯(lián)系。

三、建設數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館的建設必須依靠高新技術的支持，不僅要有海量數(shù)據(jù)存儲技術，還要有檔案信息資源自動分類和標引技術、數(shù)字挖掘技術、智能檢索技術和安全保護技術等等，應用核心科技打造數(shù)字檔案館是檔案館未來發(fā)展過程中的重要舉措。數(shù)字檔案館的現(xiàn)代化和科學化水平在一定程度上取決于網(wǎng)絡信息技術和計算機技術的支持，只有高技術含量的數(shù)字檔案館才能真正擺脫傳統(tǒng)的檔案管理方式，適應網(wǎng)絡時代的需求，采取自動標引和分類技術，減少人工繁重的工作量，運用各種檢索軟件，提高檔案信息資源的檢索效率，保證數(shù)字檔案館的服務質量。

數(shù)字檔案館僅依靠技術不可能達到優(yōu)秀檔案館的標準，要想做好數(shù)字檔案館的建設工作，不僅要靠信息技術和網(wǎng)絡手段來保證，還要由專業(yè)人員來完成操作。先進的技術和高效的軟件只是建設數(shù)字檔案館的工具，一切還要依靠人來完成，這就需要懂得運用高新技術的專業(yè)人才參與到數(shù)字檔案館的建設中，加強檔案部門工作人員與信息技術部門人員的合作，才能在清楚館藏資源、了解檔案館現(xiàn)實的基礎上對檔案館開展合理的數(shù)字化建設。只有技術人員的參與，雖然能夠推動數(shù)字檔案館的建設，但是不能充分考慮到檔案館的實際情況；而檔案專業(yè)人員很有可能自身的網(wǎng)絡應用技術和計算機操作水平不夠靈活，雖然了解檔案工作，清楚檔案館情況，面對復雜的技術卻無從下手，這就需要檔案部門人員努力提升自身水準，加強對網(wǎng)絡和計算計技術的學習和掌握，樹立終身學習的信念，同時要堅持走出去，加強與其他部門的合作，攜起手來共建數(shù)字檔案館。

數(shù)字檔案館的建設不僅要有技術和人員的支持，更為重要的是操作的規(guī)范化和標準化，檔案管理一定要堅持標準化管理，只有做到了統(tǒng)一的要求，才能便于對檔案信息資源進行開發(fā)利用，在檔案信息資源數(shù)字化的過程中必須始終遵循著錄標準，規(guī)定檔案管理流程制度，讓檔案數(shù)字化處理和數(shù)據(jù)庫管理有章可循、有法可依，做到統(tǒng)一化、標準化、規(guī)范化、制度化，只有檔案信息資源處理過程規(guī)范化，才能方便檔案信息資源的開發(fā)利用。制定相關的規(guī)定和制度是建設數(shù)字檔案館的重要舉措之一，只有制度完善，才能保證檔案數(shù)字化工作順利開展，才能建設高水平、高質量的數(shù)字檔案館。

數(shù)字檔案館建設并非一朝一夕可以完成的，檔案館的管理者和決策者必須認識到這個任務的艱巨性和長期性，做好思想準備，制定詳細的規(guī)劃，把數(shù)字檔案館的建設納入檔案館的工作考核之中。管理者們必須結合自身的實際情況，充分考慮到數(shù)字檔案館建設中的優(yōu)勢和劣勢，重點和難點，注重信息技術和網(wǎng)絡手段的運用，加強檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，并與各業(yè)務部門加強合作，推動數(shù)字檔案館建設。要完善數(shù)字檔案館建設的制度和規(guī)范，有計劃、有目標地建設，避免盲目重復建設，浪費不必要的人力、物力和財力，加快完成數(shù)字檔案館建設。

四、結語

建設數(shù)字檔案館是推動檔案事業(yè)不斷發(fā)展的重要舉措之一，也是提高檔案信息資源共享效率、擴大檔案信息資源傳播范圍的主要手段之一。在信息技術和網(wǎng)絡技術迅猛發(fā)展的時代，檔案工作者要有加快推進數(shù)字檔案館建設的緊迫性，以便使大量的檔案信息資源在更大更廣的范圍內得到利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會價值。