醫(yī)院電子檔案安全管理中5W理論的實(shí)踐研究

文/云浮市人民醫(yī)院 林雨雨

檔案管理是醫(yī)院管理十分重要的管理內(nèi)容，其中檔案管理水平的高低會(huì)對(duì)醫(yī)院的服務(wù)水平造成直接影響。在傳統(tǒng)的檔案管理中，醫(yī)院主要應(yīng)用紙質(zhì)管理手段，將諸多的紙質(zhì)檔案放置于專門的儲(chǔ)備室內(nèi)，不僅占用空間較大，且在進(jìn)行檔案的查閱時(shí)較為困難。在我國(guó)現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，醫(yī)院管理人員也意識(shí)到了檔案管理工作的重要性，逐漸將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理。而在電子檔案管理中，不僅能摒棄傳統(tǒng)管理模式中的較多弊端，還能夠簡(jiǎn)化檔案管理流程，對(duì)于開展檔案的實(shí)際查閱工作有積極意義。但對(duì)于我國(guó)醫(yī)院來說，電子檔案管理是新產(chǎn)生的一種管理工具，沒有形成體系化的管理方案，基于這種背景，需要在醫(yī)院開展電子檔案安全管理時(shí)應(yīng)用5W理念,這樣才能使電子檔案更為安全。

一、醫(yī)院電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）信息調(diào)用與儲(chǔ)存。醫(yī)院內(nèi)部信息系統(tǒng)在設(shè)置初期，其主要功能是保存并提供患者的病程資料，由不同科室進(jìn)行統(tǒng)一醫(yī)學(xué)影像編號(hào)。在患者資料獲取完成后，患者的信息會(huì)與資料庫(kù)內(nèi)患者病史進(jìn)行自動(dòng)整合，形成未完成的工作信息列表。醫(yī)務(wù)人員在應(yīng)用時(shí)可以將醫(yī)院信息系統(tǒng)和醫(yī)院影像存儲(chǔ)與傳輸系統(tǒng)融合，通過直接調(diào)取患者資料的方式進(jìn)行病例資料收集和診斷，完成醫(yī)院存儲(chǔ)與傳輸系統(tǒng)和醫(yī)院信息系統(tǒng)的全面合并，保證在醫(yī)院內(nèi)形成患者資料和病歷資料實(shí)時(shí)共享。

（二）患者信息綜合查詢系統(tǒng)。在進(jìn)行信息查詢時(shí)，通過將信息系統(tǒng)和醫(yī)院資料存儲(chǔ)與傳輸系統(tǒng)相結(jié)合，能夠調(diào)取醫(yī)院數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)所有的患者信息，而在檢索患者信息時(shí)無需一個(gè)個(gè)進(jìn)行翻閱，可以采用相應(yīng)的關(guān)鍵詞或標(biāo)簽進(jìn)行搜尋，大大提高了檢索效率。其中關(guān)鍵詞可包括患者的姓名、年齡、編號(hào)以及性別等，同時(shí)這項(xiàng)系統(tǒng)還能夠顯示出醫(yī)務(wù)人員或科室不同時(shí)間段的工作量以及經(jīng)濟(jì)效益，保證醫(yī)務(wù)人員在工作過程中能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)管醫(yī)院各科室內(nèi)的工作狀況，明確患者的個(gè)體信息，使醫(yī)院醫(yī)療工作順利開展。

（三）存檔系統(tǒng)。在進(jìn)行信息的存檔與移動(dòng)時(shí)，可以將系統(tǒng)內(nèi)涉及的不同信息利用光盤或U盤等方式進(jìn)行永久儲(chǔ)存，這樣不僅能夠使原始數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫(kù)中得到網(wǎng)絡(luò)化的保存，還能夠使數(shù)據(jù)保存于移動(dòng)終端中，這樣能夠使所有資料進(jìn)行有效的網(wǎng)絡(luò)備份，同時(shí)光盤或U盤等移動(dòng)終端體積極小，一個(gè)光盤或U盤內(nèi)的容量可以儲(chǔ)存大量的圖像資料和患者信息，這樣能夠大大提高信息的儲(chǔ)存效率和調(diào)用效率。建議在醫(yī)院每個(gè)科室內(nèi)留取至少三個(gè)移動(dòng)終端的信息。值得注意的是，由于移動(dòng)終端不能連接網(wǎng)絡(luò)，所以在保存完成后，每隔一個(gè)月或者每一季度需要對(duì)終端內(nèi)的資料進(jìn)行一次更新，這樣能夠保證信息的時(shí)效性，但具體更新時(shí)間可根據(jù)醫(yī)院的具體運(yùn)行狀況進(jìn)行合理調(diào)整，但至少每年需要進(jìn)行一次更新。

二、電子檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生的效益

（一）經(jīng)濟(jì)效益。在應(yīng)用過程中選擇醫(yī)院影像存儲(chǔ)與傳輸系統(tǒng)，能夠大大減少醫(yī)院對(duì)信息儲(chǔ)存所需求的空間，能夠節(jié)約儲(chǔ)存耗材的相關(guān)建設(shè)成本，同時(shí)有助于提高醫(yī)務(wù)人員的各項(xiàng)工作效率，避免醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行信息調(diào)取時(shí)出現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間的無序勞動(dòng)，降低了醫(yī)務(wù)人員的工作強(qiáng)度，使科室內(nèi)的經(jīng)濟(jì)效益得到提高。這項(xiàng)管理系統(tǒng)效果良好，能夠建立完善的專家網(wǎng)絡(luò)會(huì)診功能，不僅有助于專家快速診斷患者的病情，還能夠改善醫(yī)院會(huì)診的效率，有助于醫(yī)院建立良好的形象。

（二）管理效益。在醫(yī)院應(yīng)用影像存儲(chǔ)與傳輸系統(tǒng)進(jìn)行管理時(shí)，能夠?qū)剖疫M(jìn)行有效的信息化管理，大大縮短患者等待報(bào)告的時(shí)間。而患者在檢查完成后的各項(xiàng)基本資料和圖像信息能夠在醫(yī)院內(nèi)部長(zhǎng)時(shí)間保存，使醫(yī)療診斷工作獲得足夠的大數(shù)據(jù)，這樣能夠有效提高病情分析的效率，為醫(yī)務(wù)人員開展后續(xù)的診療工作提供病例基礎(chǔ)。這項(xiàng)系統(tǒng)有助于患者醫(yī)療費(fèi)用的管理，改善醫(yī)患關(guān)系，能夠使費(fèi)用計(jì)算更為透明化和公開化，保證患者與醫(yī)務(wù)人員的良好溝通。

（三）診斷研究。在進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)，這項(xiàng)系統(tǒng)能夠合理應(yīng)用索引圖的多種變現(xiàn)形式，進(jìn)行更為直接的圖像對(duì)比參考，醫(yī)務(wù)人員可以快速調(diào)取患者的不同影像學(xué)、病史、用藥史資料，能夠十分便捷地對(duì)患者病情進(jìn)行診斷。不同的影像學(xué)圖片均能夠選擇電子和數(shù)字形式進(jìn)行保存，在調(diào)取時(shí)十分便捷，通過醫(yī)院影像存儲(chǔ)與傳輸系統(tǒng)能夠獲得無失真的高清晰醫(yī)學(xué)影像資料，以便于醫(yī)師的診斷和開展其他醫(yī)療研究。

三、5W理論在電子檔案管理中的應(yīng)用

（一）Who。電子檔案的應(yīng)用首先需要明確檔案管理者和檔案使用者。電子檔案管理相較于傳統(tǒng)的檔案管理來說，這種管理模式主要建立在現(xiàn)代化的信息技術(shù)上，因此電子檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備熟練的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)中資料的操作能力，工作人員需要明確，在進(jìn)行數(shù)據(jù)分析時(shí)，如何做好電子檔案的管理；而在發(fā)生計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的故障時(shí)，管理人員能夠短時(shí)間內(nèi)做好故障的排除工作。這不僅需要相關(guān)工作人員具備足夠的專業(yè)技能，還需要能夠處理不同類型的計(jì)算機(jī)故障。除此之外，干部人事檔案以及相關(guān)的經(jīng)濟(jì)檔案具有較高的機(jī)密性，而這類檔案在調(diào)取時(shí)僅提供給內(nèi)部人員應(yīng)用，所以管理人員還需要具備完善的職業(yè)道德品質(zhì)，不可將資料進(jìn)行共享，做好安全性的控制，盡可能對(duì)其中的資料進(jìn)行有效管理，這樣才能使檔案管理工作形成更為完善的排他性模式。電子檔案管理是一種較為新型的檔案管理模式，而很多人對(duì)于這種管理模式并不認(rèn)可，所以想進(jìn)一步推廣這種方式的應(yīng)用，醫(yī)院內(nèi)部管理人員就需要對(duì)電子檔案進(jìn)行推廣，意識(shí)到其重要性，這樣才能保證電子檔案的合理應(yīng)用。

（二）What。要想使電子檔案在醫(yī)院管理工作過程中對(duì)各項(xiàng)檔案進(jìn)行有效管理，就需要了解醫(yī)院電子檔案管理的具體設(shè)置對(duì)象。電子檔案的管理與傳統(tǒng)檔案管理雖然方法不同，但總體目標(biāo)一致，所以管理對(duì)象也應(yīng)當(dāng)是完全一致的，電子檔案管理中的主要內(nèi)容是做好患者病歷資料以及醫(yī)務(wù)人員的基本資料管理和相關(guān)的經(jīng)濟(jì)檔案管理。所以電子檔案管理的工作就是將原本零散且復(fù)雜的資料通過信息技術(shù)進(jìn)行整合，保證資源能夠規(guī)范化和統(tǒng)一化利用。除此之外，醫(yī)院屬于一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，醫(yī)院的相關(guān)檔案應(yīng)避免遭到外界的竊取，所以醫(yī)院電子檔案管理對(duì)象應(yīng)當(dāng)明確，其主要目的是為了防止危害性質(zhì)較大的事件發(fā)生，保證電子檔案管理的對(duì)象安全、穩(wěn)定。

（三）When。電子檔案管理在應(yīng)用過程中的時(shí)間應(yīng)當(dāng)包括材料收集、更新以及維護(hù)等多個(gè)時(shí)間，由于醫(yī)院在日常工作中需要對(duì)許多患者提供醫(yī)療服務(wù)，而患者的病情記錄也是醫(yī)務(wù)人員工作過程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其中涉及的記錄時(shí)間存在較大的數(shù)據(jù)量。所以對(duì)于材料收集來說，醫(yī)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)基于醫(yī)院內(nèi)人事狀況和患者狀況對(duì)檔案進(jìn)行更新，而數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的終端檔案需要每個(gè)月進(jìn)行一次更新，其余的分散數(shù)據(jù)則需每日進(jìn)行更新。醫(yī)院內(nèi)部需要做好日常的電子檔案維護(hù)，做好防火墻的設(shè)置，避免出現(xiàn)黑客入侵或硬盤受損導(dǎo)致資料丟失的情況，維護(hù)活動(dòng)可以不那么頻繁，每季度進(jìn)行一次較為合理，這樣能夠使電子檔案管理工作安全且高效運(yùn)行。

（四）Where。電子檔案管理相較于傳統(tǒng)的檔案管理來說，地點(diǎn)更為靈活，無需占用特定地點(diǎn)進(jìn)行信息的儲(chǔ)存，僅僅采用終端設(shè)備或一臺(tái)計(jì)算機(jī)即可完成管理工作，尤其是在現(xiàn)代手機(jī)終端等設(shè)備的不斷發(fā)展背景下，應(yīng)用手機(jī)APP能夠在一定程度上對(duì)電子信息進(jìn)行有效調(diào)用，這是現(xiàn)代信息化建設(shè)背景下的一個(gè)重要優(yōu)勢(shì)。

（五）Why。由于電子檔案在應(yīng)用過程中的各項(xiàng)影響因素較多，所以電子檔案的實(shí)際應(yīng)用需要排除其中存在的各種外部影響因素，使檔案能夠方便快捷且合理安全得到調(diào)用。電子檔案管理應(yīng)當(dāng)依托于現(xiàn)代化高新科技，使用電子檔案也是檔案管理的必然趨勢(shì)。