新形勢下辦公室電子檔案管理問題及應(yīng)對策略

文/膠州市公共資源交易中心 李真

檔案是非常重要的一項信息資源，在單位辦公室業(yè)務(wù)管理中起著非常關(guān)鍵的作用。檔案管理不僅能夠反映出一個單位機(jī)構(gòu)的發(fā)展、技術(shù)、經(jīng)營、資源和相關(guān)歷史，也可以作為維護(hù)其合法利益和合法權(quán)益的有效證據(jù)使用。伴隨著信息技術(shù)現(xiàn)代化和現(xiàn)代辦公方式的不斷變化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能再滿足當(dāng)前新形勢的需求，電子檔案成為新時期檔案管理的新趨勢。

一、電子檔案概述

（一）特征。在經(jīng)濟(jì)持續(xù)向前發(fā)展的社會，信息技術(shù)在不斷傳播發(fā)展，在各種技術(shù)的引領(lǐng)下，檔案管理已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理演變?yōu)殡娮有畔⒒瘷n案，且電子檔案已逐漸占據(jù)主流。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的管理更加方便，對于管理人員而言，這不僅可以幫助提高自身管理水平，也給管理人員帶來較大挑戰(zhàn)。電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理不同之處在于，電子檔案是完全數(shù)字化的存在，文字被完全數(shù)字化，生成過程是以數(shù)字形態(tài)存在的，同時，電子檔案的信息也是完全獨(dú)立存在的，可以自由變換，且在傳輸至任一個存儲盤時，不發(fā)生任何變化。

（二）我國電子檔案的發(fā)展現(xiàn)狀。在我國經(jīng)濟(jì)水平和科學(xué)技術(shù)水平均不斷發(fā)展提高的情況下，電子檔案已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，使我國的檔案事業(yè)更加快速地向前發(fā)展。電子檔案具有眾多優(yōu)勢，不僅能夠節(jié)省人力物力，從節(jié)約管理成本的角度看，能夠提高檔案管理的工作效率，同時也能改善人們的生產(chǎn)和生活方式，但是因為檔案管理相關(guān)部門和相關(guān)人員不重視，使得相關(guān)檔案管理人員在工作時持有消極的工作態(tài)度，嚴(yán)重影響工作質(zhì)量，使得我國的檔案管理水平一直無法達(dá)到世界領(lǐng)先水平。

二、當(dāng)前辦公室管理電子檔案存在的問題

（一）相關(guān)檔案管理人員對電子檔案的認(rèn)識不足。辦公室檔案管理部門大多認(rèn)為電子檔案只是傳統(tǒng)檔案的存儲和使用方式的轉(zhuǎn)變，但其實際上是辦公室檔案管理理念的轉(zhuǎn)變。若辦公室檔案管理人員只將電子檔案的收集和保存作為電子檔案工作的重點，而未根據(jù)電子檔案創(chuàng)建一個綜合性的電子檔案系統(tǒng)，則無法將電子檔案的作用發(fā)揮到位。在實際的辦公室檔案管理工作中，若僅在辦公自動化系統(tǒng)中使用電子檔案的部分功能，即僅使用電子檔案的無紙化辦公和自動儲存等功能，僅僅改變工作流程和節(jié)約辦公成本，則無法為電子檔案建立一個綜合性系統(tǒng)性的工程。

（二）檔案信息安全存在風(fēng)險性。在現(xiàn)代發(fā)展經(jīng)營中，經(jīng)營管理活動逐漸復(fù)雜，需要根據(jù)復(fù)雜的經(jīng)營管理需求不斷調(diào)整，更注重細(xì)節(jié)和過程管理，這也就需要非常大量的基礎(chǔ)性和過程性的資料，且會在工作中反復(fù)使用，保存價值也比較高。但這些基礎(chǔ)性檔案資料因為數(shù)量龐大，且會占據(jù)檔案庫大量資源位置，調(diào)閱可能會不便。辦公室檔案管理人員只收集一些結(jié)果性資料或是非常重要的基礎(chǔ)性、過程性資料，一些相對不重要性的資料則由各部門或具體經(jīng)辦人自行保管以備應(yīng)用。但單位各部門資料保管人員，并不是人人都具備專業(yè)的管理能力和管理方式，且在現(xiàn)代發(fā)展浪潮中，人員的流動性非常大，若一直由其保存下去，則會產(chǎn)生一定的流失風(fēng)險，繼而會對單位機(jī)構(gòu)的經(jīng)營發(fā)展造成許多不良影響。在如今信息化深入發(fā)展的前提下，電子檔案信息安全和傳統(tǒng)實體的方案都面臨著很大風(fēng)險，信息安全問題更加突出。

（三）電子檔案管理技術(shù)較落后。辦公室的檔案儲存工作最主要的就是要確保檔案的真實和完整，但如今的電子檔案管理工作中，這兩個主要的要素正面臨著極大的威脅。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案更容易被修改，這也直接導(dǎo)致電子檔案的真實性和完整性無法保證。與此同時，電子檔案在管理過程中，因為不重視或是其他管理技術(shù)的更新，使得檔案后期的維護(hù)和儲存工作無法順利實施，繼而會對整個辦公室電子檔案管理工作造成較大影響。

（四）檔案很難長期保存。在計算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的情況下，電子檔案的儲存管理工作必須要緊跟時代潮流，但若想在實際工作中完全做到有很大難度。再加上電子檔案的龐大數(shù)據(jù)和繁瑣的程序，使得辦公室的電子檔案儲存技術(shù)直接落后于同期的儲存標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致辦公室檔案的長期儲存工作難度不斷增加。而且，電子檔案的保存本身就是大問題，因為電子檔案會受到數(shù)字環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的雙重束縛，再加上電子設(shè)備技術(shù)、存儲載體和軟件服務(wù)系統(tǒng)等問題，使得電子檔案的存儲成為電子檔案管理中的關(guān)鍵點。電子檔案的存儲載體非常脆弱，且其對放置存儲載體的環(huán)境要求也非常嚴(yán)格，包括室內(nèi)空氣的干濕度、天氣冷暖、黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒、電壓等都會損壞存儲載體，且損壞后無法復(fù)原。而相比于紙質(zhì)載體，存儲載體非常脆弱，很容易在更換或轉(zhuǎn)載載體時引起信息的損壞或丟失，且使用壽命也相對較低。

（五）缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。很多單位辦公室在日常的電子檔案管理工作中，并未制定電子檔案管理相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致在實際工作時，很容易因為檔案管理不標(biāo)準(zhǔn)引起檔案破壞或損失問題，因此導(dǎo)致電子檔案后續(xù)維護(hù)和遷入遷出等變得非常困難。

三、在新形勢下改善辦公室電子檔案管理的應(yīng)對策略

（一）增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)水平。對于辦公室內(nèi)部的電子檔案相關(guān)管理人員，應(yīng)定期對其進(jìn)行系統(tǒng)、完善的電子檔案管理技術(shù)培訓(xùn)工作，不斷提高電子檔案管理人員的專業(yè)能力和技術(shù)水平。同時，要從招聘這一環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，考核不合格的人員不予錄用。在培訓(xùn)時，要邀請專家對這些管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，系統(tǒng)性、綜合性地提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。再者，要安排組織經(jīng)驗交流會議，讓所有電子檔案管理人員暢所欲言，分享自己的看法和意見，從中獲益，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。最終，要對檔案管理人員進(jìn)行定期考核，以提高管理人員的個人管理能力和水平，構(gòu)建積極向上的工作環(huán)境，同時保證辦公室檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平有著較大提升，以應(yīng)對電子檔案管理工作。

（二）建立并完善電子檔案管理規(guī)章制度。想更有效地管理電子檔案，就必須建立比較規(guī)范的存儲、歸檔和整理的整套制度并進(jìn)行完善，使整個辦公室的電子檔案管理工作非常順暢地進(jìn)行。為此，可積極借鑒并引進(jìn)國際上先進(jìn)的電子檔案管理經(jīng)驗，并結(jié)合目前辦公室的實際工作狀況制定初步的工作計劃和工作流程，比如存儲信息的注意事項及每個流程間的銜接等。之后要有針對性地細(xì)致規(guī)劃設(shè)計日常的檔案管理工作中存在的重點難點，如整理電子檔案并創(chuàng)建分類管理制度，讓檔案管理人員嚴(yán)格規(guī)范整理，并結(jié)合現(xiàn)狀制定適當(dāng)?shù)莫剳蜋C(jī)制，賞罰分明，以提升檔案管理人員的工作效率，繼而從細(xì)節(jié)到整體不斷提高電子檔案管理水平。

（三）提高電子檔案管理水平。電子檔案的管理工作不僅要體現(xiàn)管理技術(shù)的更新，也要體現(xiàn)電子檔案管理技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)和可銜接性。在技術(shù)更新方面，辦公室的電子檔案管理部門要隨時學(xué)習(xí)市場上流行的、先進(jìn)的電子檔案管理技術(shù)，以持續(xù)提高檔案管理人員的技術(shù)水平。比如在管理時應(yīng)用自動分析技術(shù)，而數(shù)字化技術(shù)會使得電子檔案管理更加詳細(xì)，應(yīng)用3D激光掃描技術(shù)則能夠讓檔案管理進(jìn)一步數(shù)字化。而在標(biāo)準(zhǔn)性方面，電子檔案管理部門需要創(chuàng)建統(tǒng)一、規(guī)范的檔案儲存標(biāo)準(zhǔn)，以期進(jìn)行日常的檔案存儲工作，也利于后續(xù)維修或更換電子檔案。