信息化背景下高校人事檔案管理創(chuàng)新研究

文/湖北民族大學(xué)檔案館 康琴

高校人事管理工作過(guò)程中，人事檔案管理占據(jù)非常重要的位置，具體包括高校師生、工作人員等的人事檔案存放與管理。據(jù)調(diào)查研究，一些高校在人事檔案管理方面重視不夠，方法陳舊，管理模式滯后，嚴(yán)重影響檔案管理的效果和水平，不利于人事工作的開(kāi)展。為解決這一問(wèn)題，構(gòu)建信息化的高校人事檔案管理體系勢(shì)在必行。

一、高校人事檔案信息化管理的必要性

根據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)資料以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，高校人事檔案信息化管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

其一，新時(shí)期，要求人事檔案能夠更加全面反映人員情況，為其就業(yè)、崗位調(diào)動(dòng)、升遷等提供依據(jù)。所以，高校人事檔案管理必須借助信息化技術(shù)進(jìn)行相關(guān)信息的搜集、整理、識(shí)別等，滿足現(xiàn)實(shí)需求。而傳統(tǒng)模式下，存在信息獲取途徑較少，工作量大，處理能力不足，識(shí)別較差的情況，信息化技術(shù)的使用可以有效解決上述問(wèn)題。其二，原有的人工操作模式，效率低下，且風(fēng)險(xiǎn)較高，尤其是高校人事檔案管理，數(shù)量巨大，增加了管理難度。使用信息化管理技術(shù)和模式之后，能夠減少工作量，降低復(fù)雜性和風(fēng)險(xiǎn)，提高效率。例如，一些管理軟件的使用，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理智能化，減少人工操作。其三，檔案管理工作應(yīng)服務(wù)于實(shí)際，實(shí)施信息化管理能夠快速進(jìn)行檔案的調(diào)用，且避免紙質(zhì)版檔案損毀帶來(lái)的個(gè)人信息丟失問(wèn)題，從而為檔案保管提供支持。例如，在高校教師和工作人員崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，可以直接查閱電子版檔案，無(wú)須辦理紙質(zhì)版檔案的調(diào)閱手續(xù)，且方便快捷?？傮w而言，信息化背景下高校人事檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能滿足現(xiàn)實(shí)需求。

二、信息化背景下高校人事檔案管理的創(chuàng)新建議

（一）思想意識(shí)創(chuàng)新，強(qiáng)化服務(wù)性。信息化背景下，高校人事檔案必須進(jìn)行思想意識(shí)創(chuàng)新，強(qiáng)化服務(wù)性。其一，高校人事檔案，并不僅僅是保存和安全管理，而是需要體現(xiàn)其現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值，通過(guò)主動(dòng)服務(wù)改變被動(dòng)服務(wù)模式，由單一的“保管”轉(zhuǎn)化為具體的“服務(wù)”，從而使高校檔案能夠發(fā)揮更大的作用。例如，對(duì)于檔案的制作模式、內(nèi)容、版本等方面進(jìn)行創(chuàng)新，能夠展示相關(guān)人員基本信息的同時(shí)，體現(xiàn)其優(yōu)缺點(diǎn)等要素，便于相關(guān)部門對(duì)于人才甄別和調(diào)用。例如，某人獲得相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，應(yīng)附有相應(yīng)的證書復(fù)印件和具體信息。其二，定期對(duì)于高校人事檔案進(jìn)行梳理，做好普查工作，縮短普查頻率，使檔案能夠與現(xiàn)狀之間有效結(jié)合在一起。從檔案管理學(xué)的角度分析，檔案屬于一個(gè)人基本情況、經(jīng)歷、背景及其社會(huì)關(guān)系等多方面的概括，只有保證其與現(xiàn)狀相符，才能夠體現(xiàn)檔案的價(jià)值。因此，必須加強(qiáng)相關(guān)方面資料搜集、鑒別、歸檔、整理等等，并做好保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞、保密等工作。其三，信息化背景下高校人事檔案管理，應(yīng)注重信息真實(shí)性識(shí)別，保障信息安全，尤其是一些電子檔案，需加強(qiáng)管理投入。因此，應(yīng)在信息錄入、系統(tǒng)登錄等方面保證其隱私和安全，這一方面有賴于信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和日常維護(hù)。

（二）技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)信息化。信息化時(shí)代，應(yīng)注重信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的有效使用，提升檔案管理水平。有關(guān)方面建議如下：其一，使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。通過(guò)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行紙質(zhì)版檔案管理，每一份檔案的存放位置、名稱、調(diào)用情況、轉(zhuǎn)遞時(shí)間、接收部門、相關(guān)責(zé)任人等必須詳細(xì)記錄，并在檔案外部設(shè)置識(shí)別碼，通過(guò)掃碼，便可以顯示檔案管理的基本信息。從而提升檔案管理的效率和質(zhì)量，并加強(qiáng)監(jiān)控力。其二，使用信息化技術(shù)，建立檔案管理信息化平臺(tái)。對(duì)于整體的檔案情況進(jìn)行分類管理，可以按照類別、年份、性質(zhì)等進(jìn)行劃分，便于調(diào)閱。與此同時(shí)，還要對(duì)檔案管理中的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，制作問(wèn)題分析曲線、管理需求分析曲線、管理風(fēng)險(xiǎn)分析曲線等，以供管理人員進(jìn)行工作整改。例如，某一年份，高校人事檔案破損率較多，分析原因?yàn)楸９軛l件不符合要求，現(xiàn)場(chǎng)檢查之后，發(fā)現(xiàn)較為潮濕，可以使用溫濕度檢測(cè)儀，及時(shí)進(jìn)行檢測(cè)，及時(shí)進(jìn)行問(wèn)題排查和處理。其三，建立人才信息資源庫(kù)。這一工作開(kāi)展，可以依托EHR系統(tǒng)以及相關(guān)技術(shù)進(jìn)行開(kāi)展。對(duì)于高校教師和工作人員檔案，則可通過(guò)EHR進(jìn)行人員評(píng)價(jià)，還可以進(jìn)行人才儲(chǔ)備，作為崗位調(diào)動(dòng)和培養(yǎng)的依據(jù)。對(duì)于大學(xué)生而言，可以為其就業(yè)提供幫助，向一些企業(yè)進(jìn)行推薦，但必須注重保密性，不可隨意泄露信息。

（三）管理方式創(chuàng)新，體現(xiàn)針對(duì)性。高校人事檔案管理應(yīng)注重方式創(chuàng)新，體現(xiàn)個(gè)性化，并為實(shí)際工作開(kāi)展提供有力支持。首先，信息化背景下的檔案管理應(yīng)使用責(zé)任制模式，對(duì)于相關(guān)工作人員應(yīng)進(jìn)行明確的工作內(nèi)容設(shè)計(jì)和崗位職責(zé)設(shè)計(jì)，如果發(fā)生相關(guān)的問(wèn)題，例如檔案丟失、檔案損壞等，應(yīng)查明原因，進(jìn)行針對(duì)性獎(jiǎng)懲，從而增強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)。尤其是在信息化背景下，信息安全問(wèn)題備受關(guān)注，作為檔案管理人員必須增強(qiáng)安全意識(shí)，具有較高的職業(yè)素養(yǎng)。其次，信息化背景下的檔案管理應(yīng)建立針對(duì)性的監(jiān)督機(jī)制。監(jiān)督體現(xiàn)在三方面：一是檔案管理工作監(jiān)督，檔案管理的每一環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，管理部門的相關(guān)成員、廣大師生皆可以對(duì)此進(jìn)行監(jiān)督，從而實(shí)現(xiàn)全員參與。二是檔案管理部門必須加強(qiáng)監(jiān)督，對(duì)于檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行識(shí)別，對(duì)于相關(guān)人員的材料進(jìn)行核查，對(duì)于相關(guān)評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行復(fù)審，保證檔案能夠客觀、真實(shí)。三是在高校人事檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)建立績(jī)效考核模式，對(duì)于具體工作人員開(kāi)展檔案管理考核。考核的內(nèi)容可以從德、能、勤、績(jī)、廉等方面確定，例如，工作態(tài)度、工作積極性、工作投入、問(wèn)題發(fā)生率、創(chuàng)新能力、信息化技術(shù)操作水平等等，做到優(yōu)勝劣汰，從而使檔案管理人員提高檔案管理的意識(shí)，強(qiáng)化效果。

（四）注重問(wèn)題解決，體現(xiàn)個(gè)性化。當(dāng)前，大學(xué)生就業(yè)壓力不斷增加，檔案管理應(yīng)考慮這一問(wèn)題，助力于這一問(wèn)題的解決，提供有效支持。因此，相關(guān)方面建議如下：其一，高校必須加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理工作的投入，進(jìn)行檔案優(yōu)化設(shè)計(jì)，這是信息化時(shí)代提出的新要求。應(yīng)更加全面地進(jìn)行大學(xué)生相關(guān)信息的搜集，與企業(yè)招聘需求聯(lián)系在一起，能夠展示學(xué)生的優(yōu)勢(shì)，為其面試和后續(xù)工作提供支持。例如，將一些大學(xué)生的性格特征、日常表現(xiàn)、特長(zhǎng)、興趣愛(ài)好、好人好事等等詳細(xì)介紹，可以為企業(yè)在用人和崗位安排方面提供參考，做到人盡其才。其二，高校不同專業(yè)的學(xué)生在就業(yè)方面面臨的方向不同，且不同專業(yè)具有的就業(yè)空間和優(yōu)勢(shì)也存在差異性。因此，高校有關(guān)方面的檔案管理，必須體現(xiàn)差異化，盡量滿足行業(yè)需求，體現(xiàn)行業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)，從而為大學(xué)生提供就業(yè)幫助。例如，一些注重實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的行業(yè)，應(yīng)在檔案中注重實(shí)踐經(jīng)歷的細(xì)化。因此，檔案管理應(yīng)基于事實(shí)的基礎(chǔ)之上，由相關(guān)工作人員指導(dǎo)學(xué)生完成填寫，從而發(fā)揮優(yōu)勢(shì)；除此以外，檔案管理必須按照國(guó)家相關(guān)要求開(kāi)展具體工作，避免檔案失效、遺失的情況發(fā)生，管理工作開(kāi)展過(guò)程中，高校與相關(guān)接收部門之間必須加強(qiáng)聯(lián)系，在工作單位變動(dòng)、檔案郵寄等方面進(jìn)行過(guò)程跟蹤，有效對(duì)接，按照流程操作，而作為廣大師生、工作人員、大學(xué)生等，需要了解檔案的重要性和相關(guān)要求，合理進(jìn)行相應(yīng)問(wèn)題處理。因此，建議高校在有關(guān)方面做好宣傳工作。

（五）隊(duì)伍建設(shè)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)高素質(zhì)。檔案管理工作開(kāi)展，需要組建專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，提高執(zhí)行力和實(shí)際效果。在信息化背景下，應(yīng)注重隊(duì)伍建設(shè)創(chuàng)新，使具體工作人員能夠適應(yīng)信息化形式，了解信息化相關(guān)知識(shí)，并從信息化角度進(jìn)行工作推進(jìn)。首先，高校對(duì)于現(xiàn)有的人事檔案管理人員，必須進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，聘請(qǐng)相關(guān)方面的專業(yè)人士，講解信息化與檔案管理的要求、檔案信息化管理的方法、信息化管理的模式等等，通過(guò)實(shí)際案例，使工作人員提升意識(shí)，并增強(qiáng)專業(yè)化水平。從而為信息化背景下的檔案管理提供服務(wù)。其次，高校檔案管理應(yīng)有效使用相應(yīng)的信息化技術(shù)和軟件并建立相應(yīng)的平臺(tái)。因此，必須對(duì)工作人員進(jìn)行實(shí)操能力培訓(xùn)，使其能夠正確使用信息化工具，減少操作誤差。一是進(jìn)行實(shí)際演練，可以由一些職業(yè)院校對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，還可以使用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)模式，將相關(guān)的操作視頻發(fā)送到學(xué)校網(wǎng)站，由其進(jìn)行學(xué)習(xí)。二是高校必須加強(qiáng)檔案管理人員的德育工作，使其具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，能夠積極投入檔案管理之中，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)的信息化知識(shí)和技術(shù)，堅(jiān)守原則。高?？梢远ㄆ谶M(jìn)行檔案管理人員綜合素質(zhì)和表現(xiàn)的評(píng)價(jià)，根據(jù)每個(gè)人不同情況進(jìn)行教育，還要在檔案管理部門樹立標(biāo)桿，起到表率作用。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化背景下高校人事檔案管理必須做到與時(shí)俱進(jìn)，并且有效使用信息化技術(shù)，多角度進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才可滿足發(fā)展所需。在具體工作開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)改變?cè)械墓ぷ魉悸?，注重服?wù)，建立檔案管理的信息化服務(wù)平臺(tái)，實(shí)施分類管理，提高效率。與此同時(shí)，還要解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，突顯管理個(gè)性，促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)，且提高管理人員素質(zhì)，為檔案管理工作開(kāi)展提供保障，從而實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化和優(yōu)質(zhì)化。