芻議數(shù)字化校園背景下檔案管理策略

文/廣東省粵東技師學院 詹曉敏

隨著電子計算機信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化社會發(fā)展已經(jīng)對我們的生活造成了多方面的影響，且各類信息數(shù)字化程度的不斷提升所帶來的大數(shù)據(jù)分析影響，正在逐漸成為社會發(fā)展及生活方式變革的一類主導趨勢。對于校園管理而言，數(shù)字化檔案管理模式的建立，已經(jīng)成為當前各高職院校面對校園管理工作的主要解決機制，但如何在數(shù)字化檔案管理模式下通過對各類數(shù)字信息的有效錄入、管理及應(yīng)用，則成為了當下高職院校數(shù)字化檔案管理工作中的重要問題，故需通過對現(xiàn)階段數(shù)字化校園檔案管理應(yīng)用情況中存在的各類問題進行有效分析，方可實現(xiàn)對各類信息的有效管理。

一、數(shù)字化校園檔案管理應(yīng)用優(yōu)勢

校園檔案管理是指在校園管理工作中通過對各類教學、科研、行政管理等等工作檔案信息的有效記錄，所形成的涵蓋高職院校歷史文化發(fā)展的縮影寫照，具有較高社科及文化發(fā)展研究價值，而數(shù)字化校園檔案管理，則是在上述檔案管理工作基礎(chǔ)上積極引入數(shù)字化管理系統(tǒng)，將各類檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息進行管理的工作模式，對于校園各類檔案管理內(nèi)容的有效收錄、利用及轉(zhuǎn)化具有顯著應(yīng)用優(yōu)勢，且在檔案信息管理方面，可直接通過數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，并在檔案信息高度共享基礎(chǔ)上提升檔案信息一體化利用程度。對于未來校園檔案管理工作模式發(fā)展具有顯著的導向性作用。

二、數(shù)字化校園檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏數(shù)字化信息管理優(yōu)勢性認知。數(shù)字化信息管理是現(xiàn)階段管理中應(yīng)用較為廣泛的一類管理模式，通過對各類管理信息的數(shù)字化錄入，對于實現(xiàn)可移動辦公、快速化信息調(diào)度、信息管理等具有顯著應(yīng)用價值，但數(shù)字化信息管理在各類高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用，則處于初步應(yīng)用階段，雖然在各類高職院校中大范圍應(yīng)用，但對于數(shù)字化信息管理優(yōu)勢性則尚未形成清晰認知，使得數(shù)字化檔案信息管理工作在多數(shù)高職院校中仍存在較多發(fā)展阻礙。且在實際數(shù)字化檔案管理推進過程中，需要購置大量數(shù)字化信息管理設(shè)備，所需資金數(shù)額較大，對于高職院校管理成本提出了較高要求，但大部分高職院校在管理方面預(yù)算有限，無法滿足較高的資金投入需求，可在數(shù)字化信息管理優(yōu)勢性認知水平較低雙重作用下，限制數(shù)字化檔案管理推行進程。

（二）缺乏數(shù)字化檔案管理人才儲備。在校園數(shù)字化檔案管理工作中，除了需購置相應(yīng)數(shù)字化管理設(shè)備外，還需積極引入大量信息技術(shù)人才儲備，以確保各項數(shù)字化檔案管理工作的有效開展，但在數(shù)字化檔案管理工作中，不僅要求工作人員具備較高電子計算機應(yīng)用技術(shù)水平，還需其在實際管理工作中具備較高檔案業(yè)務(wù)操作技能，這就為校園數(shù)字化檔案管理工作的開展造成了局限。而在當前高職院校管理類教學工作開展中，對于數(shù)字化管理信息技術(shù)仍存在教學盲點，這就導致大多數(shù)專業(yè)對口人員雖然具備了較好的檔案管理業(yè)務(wù)技能，但仍缺乏相應(yīng)數(shù)字化管理信息技術(shù)水平，使其難以在校園數(shù)字化檔案管理中勝任其工作，難以實現(xiàn)對數(shù)字化校園管理工作的有效開展，影響此類檔案管理模式的應(yīng)用價值。

（三）數(shù)字化檔案管理制度發(fā)展不完善。當前，通過對各類高職院校數(shù)字化校園檔案管理發(fā)展進程的了解，大量研究信息表明，多數(shù)高職院校中對于數(shù)字化檔案管理工作的開展仍處于較為傳統(tǒng)的管理制度模式中，忽略了對于數(shù)字化檔案管理工作所提出的新要求，影響數(shù)字化檔案管理效果的發(fā)揮。少數(shù)高職院校無法從自身實際出發(fā)，對已形成基本數(shù)字化校園檔案管理工作制度的高職院校管理模式進行照搬，進一步阻礙其數(shù)字化檔案管理進程發(fā)展。且在傳統(tǒng)校園檔案管理模式中，管理措施較為陳舊，面對各類大數(shù)據(jù)管理信息，難以實現(xiàn)有效管理，可增加檔案管理信息滯后，影響各類管理數(shù)據(jù)信息的有效應(yīng)用。

（四）數(shù)字化校園檔案管理安全問題。由于在數(shù)字化校園檔案管理中，對于各類檔案信息的錄入、管理及應(yīng)用均需通過計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)，但受到網(wǎng)絡(luò)信息管理安全性問題影響，檔案數(shù)字化管理工作中仍存在較大安全隱患，影響信息管理有效性及安全性，并可在管理信息泄露情況下，對高職院校發(fā)展造成不良影響。而針對數(shù)字化校園檔案管理安全問題，建立高安全性數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)、平臺及加強數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)安全維護工作的力度，則是主要解決措施，但缺乏相應(yīng)專業(yè)技術(shù)人員儲備，使得各類高職院校針對這一數(shù)字化校園檔案管理系統(tǒng)安全性解決方法難以實現(xiàn)，使得數(shù)字化檔案管理應(yīng)用性再次降低。

三、數(shù)字化校園檔案管理發(fā)展應(yīng)用現(xiàn)狀的改善對策

（一）積極開展數(shù)字化信息管理優(yōu)勢宣傳工作。缺乏對數(shù)字化信息管理優(yōu)勢的有效認知是造成數(shù)字化校園檔案管理工作難以有效開展的主要原因，故需針對此類現(xiàn)象，及時采取措施，以提升工作人員對校園檔案管理工作中數(shù)字化管理模式的應(yīng)用優(yōu)勢性的有效認知。對此，首先，應(yīng)在數(shù)字化校園檔案管理工作準備階段，通過對其他高職院校相關(guān)應(yīng)用結(jié)果及未來發(fā)展形式的有效分析，實現(xiàn)對數(shù)字化校園檔案管理工作開展優(yōu)勢的有效認知。其次，需在數(shù)字化校園檔案管理工作開展前期，積極組織校園檔案管理工作人員開展各類宣傳教育工作，可選取國內(nèi)外優(yōu)秀數(shù)字化校園檔案管理工作應(yīng)用實例，使工作人員通過宣傳對數(shù)字化校園檔案管理工作優(yōu)勢獲得基本認知。最后，需在數(shù)字化校園檔案管理工作實際開展中，通過對傳統(tǒng)管理模式下管理工作效率、效果及數(shù)字化檔案管理模式應(yīng)用效果、效率的有效比對，進一步加強對數(shù)字化校園檔案管理優(yōu)勢的認知，促進此類管理工作模式的推廣、應(yīng)用，為高職院校積極迎接全社會數(shù)字化發(fā)展進程奠定堅實基礎(chǔ)。

（二）加強數(shù)字化校園檔案管理資金儲備。各類數(shù)字化信息管理設(shè)備作為數(shù)字化校園檔案管理工作開展的基礎(chǔ)，需要各類高職院校通過對自身成本預(yù)算及發(fā)展實際，增加相應(yīng)檔案數(shù)字化管理應(yīng)用資金儲備，通過對資金儲備的上浮，購置符合自身成本預(yù)算的數(shù)字化信息管理設(shè)備，在積極控制校園管理成本的基礎(chǔ)上，為數(shù)字化校園檔案的開展奠定基礎(chǔ)。

（三）積極引進數(shù)字化檔案管理人才。在完成數(shù)字化校園檔案管理認知水平教育及相關(guān)物資準備工作后，為實現(xiàn)數(shù)字化校園檔案管理的有效建設(shè)，還需在此基礎(chǔ)上積極引進各類數(shù)字化檔案管理人才，在對國內(nèi)高職院校數(shù)字化檔案管理教育發(fā)展基礎(chǔ)上，與相關(guān)高職院校達成合作關(guān)系，積極引進該專業(yè)對口人才，并在此基礎(chǔ)上對自身數(shù)字化檔案管理教育內(nèi)容及制度進行有效發(fā)展，不斷增加人才儲備數(shù)量及質(zhì)量。除此之外，還需積極開展相應(yīng)崗前教育內(nèi)容，對于已經(jīng)具備優(yōu)秀檔案管理技能，但缺乏相關(guān)數(shù)字化檔案信息管理應(yīng)用技術(shù)的人才，則可在其實際上崗前，積極開展數(shù)字化管理系統(tǒng)操作技術(shù)培訓，使其通過培訓掌握相應(yīng)數(shù)字化檔案管理技術(shù)，確保各項數(shù)字化檔案管理工作開展后的有效實施，提升管理工作效率，增加管理應(yīng)用基礎(chǔ)。

（四）制定適宜數(shù)字化檔案管理制度模式。數(shù)字化檔案管理制度模式的制定需在考慮相關(guān)因素后制定相應(yīng)管理措施及機制，對此則需在數(shù)字化檔案管理制度制定前，對制度模式所具有的管理工作引導性、管理效率提升有效認知，并在此基礎(chǔ)上制定相關(guān)制度。故在數(shù)字化檔案管理制定方面，需從以下方面著手進行制定：首先，需在工作制度制定中，調(diào)整檔案管理工作考核制度，需根據(jù)數(shù)字化檔案管理工作內(nèi)容設(shè)置，制定相應(yīng)考核策略，并將工作實操技能納入考核范圍，定期對各工作人員崗位工作開展情況進行考核。其次，需在制度建設(shè)中根據(jù)數(shù)字化檔案管理工作內(nèi)容特點，制定相應(yīng)工作管理制度，并根據(jù)各科室工作負責部分及工作開展特點，制定針對性管理制度內(nèi)容，使的各項管理工作在實際開展中獲得相關(guān)制度支持及限制，確保各項數(shù)字化檔案管理工作有序開展。

（五）強化數(shù)字化校園檔案管理安全建設(shè)。在數(shù)字化校園檔案管理安全建設(shè)方面，需在完成信息技術(shù)技能型人才引入后，積極根據(jù)校園檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)建設(shè)情況，建設(shè)相應(yīng)安全防護措施。此項工作的開展，需在明確各維度數(shù)字化校園檔案管理系統(tǒng)中存在的問題，進行相關(guān)安全防護系統(tǒng)構(gòu)建，并在實際數(shù)字化檔案管理工作開展中，積極根據(jù)各階段數(shù)字化管理工作進展，對安全防護系統(tǒng)進行維護，以確保各類校園檔案管理信息安全性，避免信息泄露對高職院校發(fā)展造成負面影響。

四、結(jié)語

全社會數(shù)字化發(fā)展進程中，數(shù)字化校園檔案管理系統(tǒng)作為高職院校管理工作的未來必然發(fā)展趨勢，對于校園管理工作開展效率具有積極影響，但受到各方面客觀因素限制，要求各高職院校需在此發(fā)展趨勢中，積極針對數(shù)字化檔案管理模式優(yōu)勢性、人才及資金儲備、制度建設(shè)及安全性維護等方面開展各項準備工作，確保數(shù)字化校園檔案管理工作的有效開展，為高職院校的未來發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。