淺析高速公路項目文件材料歸檔管理

文/福州市規(guī)劃勘測設(shè)計研究總院 柯思嘉

隨著高速公路的不斷發(fā)展，內(nèi)業(yè)管理制度已逐漸標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在這一發(fā)展趨勢下，施工單位由原先傳統(tǒng)觀念“外業(yè)第一”逐漸轉(zhuǎn)向“內(nèi)外業(yè)并重”。而工程建設(shè)施工過程中必將產(chǎn)生大量有利用和參考意義的歷史文件材料，如施工、監(jiān)理、業(yè)主關(guān)于質(zhì)量、安全、進度、費用等相關(guān)往來性文件、各項施工工序的報驗文件、第三方檢測報告及竣工圖等，這些文件對于日后工程的管理、維護具有重要意義，倘若沒有對相關(guān)文件及時進行歸檔，那么在通車后日常養(yǎng)護管理過程中，相關(guān)單位及部門將無法及時、有效地查詢到相關(guān)信息，對后續(xù)的管理工作增加難度。由此可見，對高速公路工程文件材料及時妥善收集整理歸檔成了日常施工及檔案管理必不可少的一項任務(wù)。

一、文件材料形成及收集整理的注意事項

高速公路工程周期包含項目提出、調(diào)研、立項、審批、設(shè)計、施工、竣工驗收等環(huán)節(jié)，并形成相應(yīng)紙質(zhì)報告。因此，完善的文件歸檔系統(tǒng)成了文件歸檔的重中之重。只有利用科學(xué)有效的檔案管理系統(tǒng)、管理方式，將這些陸續(xù)產(chǎn)生的文件材料及時、有效地收集、整理、歸檔，才能確保為今后工程項目運行提供真實有效的資料支持。

高速公路在建設(shè)期各階段，產(chǎn)生文件多種多樣。為確保檔案資料有效、統(tǒng)一、齊全，需要對文件材料進行相關(guān)要求。一般而言，工程項目文件材料形成需注意：1.歸檔的文件材料需為原件（特殊情況如：原材料出產(chǎn)合格證為復(fù)印件，那么需在合格證上加蓋經(jīng)銷商的章并注明原件保存地方）。2.所歸檔的文件材料必須客觀真實地反映現(xiàn)場的實際情況，如施工原始記錄、測量記錄及相關(guān)強度報告等應(yīng)做到真實有效、填寫規(guī)范。3.形成文件時需注意文件材料的可重復(fù)利用性，打印所用的紙質(zhì)宜采用70g/m2以上白色A4紙，文件材料書寫應(yīng)做到字跡清晰，不存在涂改等污漬，同時應(yīng)保證各項流程簽字蓋章的手續(xù)完備，上報的往來文件報告中若存在圖片等影像資料應(yīng)確保照片清晰可辨。4.填寫時需注意應(yīng)用黑色簽字筆進行填寫，不得采用鉛筆、紅筆等進行填寫。5.在編制竣工圖時，需注意竣工說明是否完善，是否能體現(xiàn)建成后項目的實際情況，是否能體現(xiàn)材料、工藝及變更的具體情況，并且所加蓋的竣工圖章必須為紅章。

對于所形成文件材料，在收集檢查及整理時應(yīng)注意：1.文件材料的齊全性，如所報驗的質(zhì)檢資料附件是否齊全，是否已附上相應(yīng)的施工原始記錄、測量記錄以及強度報告等。2.填寫內(nèi)容的完善性，如簽章是否齊全、書寫內(nèi)容是否規(guī)范、檢測頻率是否按照相關(guān)要求進行、日期是否符合邏輯性等。3.文件材料歸檔的及時性，如是否及時向第三方檢測機構(gòu)索要檢測報告。4.文件材料組卷的合理性，如各項文件材料分類是否科學(xué)合理、是否按照文件材料自然形成過程，保持其內(nèi)在有機聯(lián)系，進行系統(tǒng)化整理組卷。

二、高速公路工程項目檔案管理存在的問題

目前，我國高速公路項目檔案相關(guān)管理規(guī)范的制定和實施有顯著進步，但在實際管理過程中仍存在許多問題，具體如下：

（一）項目文件管理職責(zé)分工不明確。內(nèi)業(yè)資料人員在配備上常出現(xiàn)管理人員為現(xiàn)場施工人員，對于內(nèi)業(yè)的管理工作并不熟悉。建立的檔案管理體系不完善、不科學(xué)，無法有效進行日常文件材料的歸檔管理工作。同時職責(zé)分工不明確，責(zé)任未落實到個人，成為當(dāng)前各參建單位最為突出的問題，使得管理人員在文件材料歸檔管理工作上存在低效、重返率高等問題，各類文件收集可能存在漏項、重復(fù)收集等情況。

（二）歸檔文件材料質(zhì)量不符合規(guī)范要求。在高速公路文件檔案管理體系中，各階段材料在歸檔時，其質(zhì)量都有詳細(xì)的規(guī)范要求，但在實際形成管理過程中，所歸檔文件材料質(zhì)量出現(xiàn)了各種各樣問題。其中較為突出的有：1.表格不統(tǒng)一，各標(biāo)段采用不同的表格體系。2.填寫方式多樣化，相同檢測項，填寫模式未統(tǒng)一。3.簽章手續(xù)不完整、不真實，存在漏簽、代簽現(xiàn)象。4.未用黑色簽字筆書寫，使字跡模糊。5.文件存在復(fù)印件現(xiàn)象，施工原始資料未手寫。6.文件材料的內(nèi)容不真實，如質(zhì)檢資料上的日期與施工日志不對應(yīng)等。

（三）歸檔材料收集不全。高速公路工程項目各階段涉及方方面面的文件材料，其特點為內(nèi)容、形式不同，文件載體多樣，收集整理者常出現(xiàn)部分文件由于受忽視而導(dǎo)致收集歸檔不齊全，給后期管理利用造成很大麻煩。首先是建設(shè)項目前期文件缺失較多，如土地征用協(xié)議、招投標(biāo)文件、初步設(shè)計審批文件、批準(zhǔn)概算書、預(yù)算書等。到了建設(shè)項目施工期文件，文件的形成就更多，這也是竣工材料主要組成部分，而其中如單位、分部、分項工程開工報告、技術(shù)交底、中間交工證書、專項施工方案、首件施工總結(jié)、設(shè)計變更文件、竣工圖以及第三方檢測報告等最常出現(xiàn)文件收集不齊全的現(xiàn)象。對于綜合管理性文件如業(yè)主、監(jiān)理、施工單位的往來性文件，在收集時不齊全，常表現(xiàn)為幾方單位文件不閉合、紅頭文件缺少附件等問題。

三、做好文件材料歸檔管理的建議

（一）檔案管理體系、職責(zé)劃分清晰。新時期檔案管理工作迎來了新發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)以提高檔案管理科學(xué)水平為本，積極探索有效的工作效率。一個科學(xué)的檔案管理體系是做好項目文件材料歸檔管理的必要前提，明確檔案管理小組結(jié)構(gòu)、人員組成、責(zé)任劃分，確保任務(wù)到人、責(zé)任到人。建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)配備一名有經(jīng)驗的總工程師或技術(shù)負(fù)責(zé)人分管此項工作的進行，負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)日常檔案歸檔工作。此外還應(yīng)配備相應(yīng)專（兼）職檔案人員，并確保人員穩(wěn)定在崗。檔案小組成員應(yīng)承擔(dān)各自責(zé)任，提高文件材料收集、整理、歸檔的工作效率。項目部其他各部門應(yīng)配合檔案整理工作進展，對于日常收發(fā)文應(yīng)及時形成臺賬，并按文件形成的自然邏輯關(guān)系，定期移交給本項目部專門檔案管理人員，確保滿足文件資料與現(xiàn)場施工進度同步收集、同步整理、同步歸檔的“三同步”要求。

（二）文件材料的編制和收集。高速公路文件材料應(yīng)按規(guī)范進行編制，確保形成的文件符合工程實際情況以及文件材料的相關(guān)填寫、歸檔要求。其中工程報驗及抽檢資料為高速公路工程檔案主體內(nèi)容，編制文件時施工、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)本項目現(xiàn)場實際情況和行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及合同約定的要求進行編制。形成的文件應(yīng)確保填寫規(guī)范、內(nèi)容具體、字跡清楚、載體耐久，圖紙圖樣清晰，圖表整潔，各項簽字蓋章手續(xù)完備、不存在代簽名、復(fù)印件等現(xiàn)象。做到歸檔的文件材料真實可靠，數(shù)據(jù)有據(jù)可查。對于質(zhì)檢資料收集時應(yīng)注意查閱相應(yīng)的單位、分部、分項工程劃分，根據(jù)現(xiàn)場的施工情況，及時收集各項工序的報驗材料。對于綜合文件應(yīng)及時形成相應(yīng)臺賬，收集時應(yīng)按臺賬進行整理，做到不漏項、不重復(fù)。

四、結(jié)束語

高速公路工程檔案管理工作對工程項目意義非凡，通過科學(xué)的收集、整理、歸檔，確保歸檔材料對項目建成后工程管理、維護、改建和擴建具有保存、查考利用價值，為后續(xù)管理工作提供必要的材料支持。因此，重視項目形成文件材料的質(zhì)量，科學(xué)、及時對文件材料進行歸檔，才能為高速公路工程項目管理控制提供最有利的文件支持，促進工程有序發(fā)展。