淺析公路檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義及有效利用

文/臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心沂南縣中心 趙長海

中國的交通事業(yè)發(fā)展之快是我們每個(gè)人有目共睹的，現(xiàn)階段，我國的公路系統(tǒng)具有錯(cuò)綜復(fù)雜、轉(zhuǎn)換路線多樣便捷、里程數(shù)多、公路網(wǎng)絡(luò)周密等特點(diǎn)，幾乎讓所有的農(nóng)村、城鎮(zhèn)交通變得順暢。國家的經(jīng)濟(jì)繁榮發(fā)展和交通的快速發(fā)展，是一個(gè)相互作用的過程，便利的交通設(shè)施給經(jīng)濟(jì)帶來了巨大的發(fā)展機(jī)遇，特別是高速公路的快速發(fā)展。公路事業(yè)是一個(gè)看似簡單實(shí)則復(fù)雜的過程，涉及多個(gè)領(lǐng)域，是一項(xiàng)巨大的工程，其中公路檔案管理工作對(duì)于公路的發(fā)展有一定的促進(jìn)作用。隨著新時(shí)代的發(fā)展，對(duì)我國公路的檔案管理工作也提出了新的要求，如何加強(qiáng)公路的檔案管理工作是我們所要思考的。我國公路的發(fā)展快慢和檔案管理工作是息息相關(guān)的，在公路的建設(shè)中，工程的施工、建設(shè)，道路的擴(kuò)建和維修、養(yǎng)護(hù)等工作，都需要檔案相關(guān)數(shù)據(jù)支持，檔案管理工作為公路的快速發(fā)展提供了數(shù)據(jù)支持和保障，是保障高速公路安全運(yùn)行和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，加強(qiáng)公路檔案管理工作十分重要，相關(guān)部門管理人員要提高對(duì)公路檔案管理的認(rèn)識(shí)，不斷完善和健全檔案管理制度，一起為公路交通事業(yè)發(fā)展努力。

一、公路檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

（一）是公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)的基礎(chǔ)。我國對(duì)公路建設(shè)的質(zhì)量要嚴(yán)格把控，進(jìn)行相關(guān)路段的養(yǎng)護(hù)、擴(kuò)建、修建等工作時(shí)，都不是憑空產(chǎn)生出來的想法，必須有大量的數(shù)據(jù)支持，必要時(shí)搜索相關(guān)的數(shù)據(jù)，而公路檔案管理對(duì)這些工作的順利進(jìn)行提供了數(shù)據(jù)支持和保障，在很大程度上能提高相關(guān)人員的工作效率。高速公路在投入使用后必然會(huì)面臨很多問題，而要解決這些問題必須要查詢原始資料。高速公路建設(shè)和發(fā)展是巨大的工程，在這樣的過程中，會(huì)產(chǎn)生大量技術(shù)文件，其中包括圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工方案、管理措施、資金預(yù)算等數(shù)據(jù)和文件，這些文件是進(jìn)行公路養(yǎng)護(hù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源和依據(jù)，對(duì)公路的運(yùn)行和發(fā)展有促進(jìn)作用。由此可見，公路檔案管理能夠提高人們對(duì)公路項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)，有利于項(xiàng)目工作的開展和推進(jìn)，通過對(duì)其中一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)的分析和總結(jié)，能為公路項(xiàng)目的建設(shè)和發(fā)展提供有效的幫助。

（二）為公路不同階段的發(fā)展變化提供數(shù)據(jù)依據(jù)。公路事業(yè)的建設(shè)是一個(gè)看似簡單實(shí)則復(fù)雜的過程，它涉及多個(gè)領(lǐng)域，是一項(xiàng)巨大的工程，在公路的建設(shè)過程中，特別是路段的設(shè)計(jì)路線和路段的施工進(jìn)度工作都必須有大量的數(shù)據(jù)支持，同樣離不了公路的檔案管理，整個(gè)公路項(xiàng)目的許多過程都離不開公路檔案管理工作，比如審批手續(xù)、投資建設(shè)、施工管理、安全運(yùn)營、后期養(yǎng)護(hù)等過程，從該路段工程的籌建開始，工程可行性實(shí)施方案文件、審批手續(xù)文件、資金預(yù)算等文件都要進(jìn)行檔案信息的收集和整理，接著是專項(xiàng)評(píng)估、招標(biāo)文件、合同、設(shè)計(jì)圖紙等數(shù)據(jù)文件，這些過程都必須嚴(yán)格存檔，為后期該路段的發(fā)展變化提供一定的數(shù)據(jù)依據(jù)。檔案記錄了公路建設(shè)和發(fā)展的所有相關(guān)工作細(xì)節(jié)，對(duì)公路的建設(shè)發(fā)展有著重要的作用，因此我們必須不斷加強(qiáng)公路檔案管理工作。

二、加強(qiáng)公路檔案管理的對(duì)策分析

（一）制定完善的檔案管理制度。相關(guān)部門管理人員一定要提高對(duì)公路檔案管理的重視度，不斷完善和健全檔案管理制度，保證公路檔案管理工作的科學(xué)高效進(jìn)行，全面落實(shí)各項(xiàng)制度的實(shí)施。在制定完善的檔案管理制度的過程中，我們對(duì)檔案的各個(gè)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、管理層人員、甚至是兼職人員都必須明確各自的職責(zé)，從基層到高層都要抓好文件資料的管理工作，相互監(jiān)督，保證歸檔文件、數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)圖紙的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、規(guī)范性和全面有效性；保證每個(gè)施工過程和環(huán)節(jié)的完整性、真實(shí)可靠性等，為了保證資料的安全性，還要進(jìn)行檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，確保工程建設(shè)的安全順利進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)對(duì)公路檔案管理的鑒定工作。公路檔案管理的鑒定工作是制定完善的檔案管理制度的組成部分，工程檔案的鑒定是十分重要不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案的鑒定過程一定要本著實(shí)事求是的原則。在鑒定的過程中，一定要嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待每一個(gè)環(huán)節(jié)，甚至是涉及到的每一個(gè)數(shù)據(jù)。鑒定有相關(guān)的鑒定依據(jù)和理論支撐，嚴(yán)格依照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和程序，保證鑒定的科學(xué)性，盡量避免因鑒定工作的失誤或者不完善給企業(yè)造成損失和給后期的施工工作帶來不必要的麻煩，同時(shí)還要防止在鑒定過程中對(duì)工程資料造成缺失，盡量要小心謹(jǐn)慎。除此之外，我們在文件資料的鑒定過程中，還要不斷對(duì)文件資料進(jìn)行保存價(jià)值和保管期限的確定，對(duì)于已經(jīng)超出保管期限或者是沒有保存價(jià)值的，必要時(shí)需要進(jìn)行重新鑒定，確定沒有保管價(jià)值之后，可進(jìn)行銷毀或者找合適的方式處理掉。如果仍然具有保管價(jià)值的，則需重新鑒定它的保管期限，并重新進(jìn)行保管，來保證公路檔案的有效性和實(shí)效性。

（三）加強(qiáng)公路檔案檢索體系。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人們生活水平的提高，公路的建設(shè)也在不斷發(fā)展和完善，交通越來越發(fā)達(dá)，人們對(duì)交通的便利程度要求也隨之提高，公路檔案的傳統(tǒng)檢索工具在很多時(shí)候已經(jīng)不能滿足我們的實(shí)際需求，因此在做好公路工程檔案管理的同時(shí)，我們還要不斷完善和創(chuàng)新檢索工具，增大檢索工具對(duì)信息資源的存儲(chǔ)，豐富錄入檔案的內(nèi)容，包括各個(gè)施工過程的名稱、對(duì)應(yīng)的檔案號(hào)、相關(guān)的管理單位、施工圖紙、設(shè)計(jì)方案等內(nèi)容，不斷滿足用戶的需要，不斷提高對(duì)以后檔案查找的速度和保證信息的全面性，不斷完善工程檔案檢索體系，加強(qiáng)檔案管理的深度和廣度，提高檔案與用戶間的聯(lián)系，更好地為人民服務(wù)。

（四）加強(qiáng)公路檔案管理的信息化建設(shè)?，F(xiàn)在是信息時(shí)代，我們要不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)，這對(duì)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)是十分重要的。現(xiàn)階段，人們的生活已經(jīng)離不開電腦、手機(jī)等電子產(chǎn)品，因此我們在不斷加強(qiáng)電子產(chǎn)品的建設(shè)，不斷普及電子產(chǎn)品的運(yùn)用，將其運(yùn)用到各個(gè)行業(yè)和生活的各個(gè)方面，其中包括公路檔案管理，我們要不斷推進(jìn)公路管理的信息化進(jìn)程，這對(duì)于我國公路事業(yè)建設(shè)是十分重要的。在公路檔案管理中，我們將施工過程中的很多數(shù)據(jù)信息制作成電子表格，用電子文件的形式展現(xiàn)在施工過程中，這就形成了大量的電子信息，我們將這些信息通過歸檔管理，實(shí)現(xiàn)了文件數(shù)據(jù)的一體化和標(biāo)準(zhǔn)化，這樣就加快了檔案信息化的管理工作，讓我們能更好地利用數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)、應(yīng)用數(shù)據(jù)，更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)工程施工的動(dòng)態(tài)跟蹤和管理工作，提高了檔案管理的整體水平，進(jìn)而不斷加強(qiáng)我國道路建設(shè)。

三、結(jié)語

綜上所述，公路檔案管理工作的提高對(duì)公路建設(shè)事業(yè)的發(fā)展是十分重要的，不僅為各個(gè)路段的建設(shè)和養(yǎng)護(hù)提供數(shù)據(jù)支持，還能對(duì)相關(guān)管理工作起到一定的管理和監(jiān)督作用，在很大程度上提高了公路管理建設(shè)的工作效率，因此加強(qiáng)公路檔案管理工作是非常有必要的。我們要不斷完善和健全檔案管理制度，加強(qiáng)公路檔案管理工作，保證公路安全穩(wěn)定運(yùn)行。