網(wǎng)絡環(huán)境下圖書館檔案管理工作策略

文/山東商業(yè)職業(yè)技術學院 崔虹

伴隨著信息技術發(fā)展的日新月異，圖書館檔案管理工作向著信息化、智能化、可持續(xù)發(fā)展方向大幅邁進。在信息技術的推動下，圖書館檔案管理工作實現(xiàn)了組織形式等層面的深度變革，有效提高了檔案管理工作的效率與質量，節(jié)省了人力物力等運營成本。一方面，在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案信息的安全面臨著一定的威脅；另一方面，圖書館檔案管理工作存在不足，為圖書館檔案管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員要辯證看待網(wǎng)絡技術的重要作用，實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理工作準確、高效、智能、安全、可持續(xù)發(fā)展的目標。

一、網(wǎng)絡環(huán)境為圖書館檔案管理工作帶來的優(yōu)勢

（一）檔案管理工作向信息化方向實現(xiàn)轉變。在網(wǎng)絡環(huán)境下，圖書館檔案管理工作實現(xiàn)了信息化發(fā)展，這一方面體現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，另一方面體現(xiàn)在檔案存儲的方式轉變?yōu)樵诰W(wǎng)絡信息平臺存儲。檔案存儲信息平臺的優(yōu)勢在于能夠存儲更多數(shù)量與不同種類的檔案數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)的類型得以從文檔為主拓展為音頻、視頻、文檔等多元化的類型。這不僅有效減輕檔案收集、歸檔、存儲層面的工作難度，同時也有效節(jié)約了檔案管理在存儲層面的成本，同時也為檔案的進一步利用建立了良好的基礎。

（二）檔案管理工作得到創(chuàng)新。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，裝訂、分類、編碼、裝箱、存儲等多項管理工作由管理人員負責，檔案查詢時間取決于工作人員服務的時間。但在網(wǎng)絡環(huán)境下，伴隨著辦公軟件、人工智能等多項信息技術的融入，大量的簡單操作如編碼、收集等被機器所取代，人力資源成本得到有效的降低，檔案管理團隊向精細化管理、信息化管理、綜合性人才方向發(fā)展，這有的促進了檔案管理行業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新，意義十分深遠。另外，伴隨著自助查詢機、查詢網(wǎng)站等技術的推廣運用，檔案查詢服務打破了時間、空間層面的限制，甚至能夠滿足用戶的個性化需求，有效地提高了用戶對檔案管理服務的滿意度。

（三）檔案管理的質量與利用效率得到提高。較之于傳統(tǒng)的檔案管理形式，網(wǎng)絡管理有效減少了檔案損壞、丟失等層面的問題，提高了檔案的完好度與準確度，提高了檔案管理的質量。同時檔案轉遞、審批、查詢等工作全部都在信息平臺處理，管理的流程得到有效的簡化，檔案管理的效率因此得到有效提高。此外網(wǎng)絡環(huán)境下開展檔案管理工作也與辦公無紙化、環(huán)?；瓤沙掷m(xù)發(fā)展的要求十分符合，從多個角度降低了檔案管理的成本。

二、網(wǎng)絡環(huán)境下圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）信息化建設存在不足。在當前網(wǎng)絡環(huán)境下，圖書館檔案管理工作存在信息化建設不足的現(xiàn)象。一方面，體現(xiàn)在部分圖書館開展檔案管理工作時，僅僅將網(wǎng)絡化、信息化檔案管理工作停留在資料信息的數(shù)據(jù)化保存和檔案收集這兩個方面，信息化工具的使用存在局限性，信息存儲平臺相關功能也不夠完善；另一方面，體現(xiàn)在部分檔案管理團隊在檔案管理服務信息化程度層面存在不足，對外檔案查詢、數(shù)據(jù)庫共享等層面還存在局限性。

（二）檔案管理團隊管理水平有待加強。在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案管理團隊的信息技術水平至關重要。但部分圖書館缺乏專業(yè)的網(wǎng)絡管理人才，檔案管理人員的信息技術水平也存在不足。另外，部分圖書館以及相關管理單位缺乏對檔案管理人員的培訓，導致檔案管理人員信息技術水平無法得到有效進步，創(chuàng)新能力愈發(fā)不足，無法滿足網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理能力目標的要求。

（三）檔案安全面臨挑戰(zhàn)。部分圖書館保存著大量的科研數(shù)據(jù)、歷史文獻等極其重要的信息，一旦丟失損失不可估量，因此在網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息的安全至關重要。但實際上，部分圖書館缺乏網(wǎng)絡安全防范的意識，缺乏網(wǎng)絡安全防范體系，對網(wǎng)絡設備缺乏定期檢查與更新，缺少重要檔案備份、病毒隔離等多項有效防護措施，圖書館檔案管理面臨著較大威脅。

三、網(wǎng)絡環(huán)境下開展圖書館檔案管理工作的方案

（一）提高檔案管理意識。在網(wǎng)絡環(huán)境下，為高效實現(xiàn)圖書館檔案管理工作，檔案管理人員要升級管理思想，用科學的思想引導實踐工作。為此管理人員要正確認識網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理工作的內容，要正確認識到網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理工作已不單純是檔案信息的數(shù)據(jù)化保存以及收集，要依托網(wǎng)絡技術提供檔案管理、檔案管理領域信息化建設、檔案管理服務信息化建設等全方位的檔案管理以及服務意識，為提高檔案管理的質量與效率提供理論上的保障。此外，在網(wǎng)絡環(huán)境下管理團隊也要與時俱進提供更為先進的檔案管理服務形式，以此提高檔案管理的質量以及利用效率。一方面，管理人員在線上要加強圖書館網(wǎng)站等相關服務設施的建設，以此提高檔案下載、瀏覽以及查詢的效率；在線下要加強宣傳，提高相關服務的宣傳力度，并推動移動查詢軟件建設，深度打破檔案服務的時間空間限制，提高檔案服務的質量，實現(xiàn)檔案管理服務的信息化建設；另一方面，管理團隊要加強信息化技術的投入力度，如投入進出庫手持移動終端、大型辦公軟件等信息化管理軟件，并定期維護與更新，使之滿足不斷發(fā)展的檔案管理信息化技術要求。

（二）優(yōu)化檔案管理團隊建設。在網(wǎng)絡環(huán)境下為高效實現(xiàn)圖書館檔案管理工作，管理團隊可通過優(yōu)化檔案管理團隊建設保障圖書館檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定開展。為此可從以下幾個方面入手：第一，健全管理體系。為健全圖書館檔案管理體系，管理團隊要深入解讀網(wǎng)絡環(huán)境下圖書館檔案管理的要求，根據(jù)相關經驗以及本單位實際情況，建立一套涵蓋檔案收錄存放、整理收集、安全保密、檔案等級分類、檔案管理責任制度、人員管理等多個層面內容的檔案管理體系。并根據(jù)管理體系明確檔案管理各個環(huán)節(jié)的職責范圍，使圖書館檔案管理工作有法可依、有章可循，以此實現(xiàn)檔案管理工作的有序、高效開展，為檔案管理的質量與效率提供制度保障。此外，管理團隊要加強對檔案的接收、傳遞等各個流程的監(jiān)督力度，確保各個流程的規(guī)范、有序，以此保障檔案管理的質量與效率。第二，提高檔案管理團隊信息化水平。在網(wǎng)絡環(huán)境下，圖書館檔案管理工作需要的是集圖書館技能與信息化技術為一體的復合型人才。因此管理團隊要加強內部信息化技術以及檔案管理技術的培訓力度，提高員工的信息化技術水平以及檔案管理的水平，以此保障網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理工作的持續(xù)開展。員工自身也要樹立終身學習的意識，不斷閱讀相關書籍，用常換常新的管理思想促進圖書檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。第三，提高團隊網(wǎng)絡安全防范意識。管理團隊要建立涵蓋系統(tǒng)安全技術、數(shù)據(jù)安全維護、網(wǎng)絡安全防范等多維度的網(wǎng)絡安全防護體系，以此保障電子檔案的安全。同時管理人員要定期維護系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，對重要的數(shù)據(jù)要采取加密、備份、病毒預防隔離等手段。此外，管理人員要建立完備的應急預案，提高應急能力和備份技術，以此保障網(wǎng)絡環(huán)境下圖書館檔案管理工作的安全性與穩(wěn)定性。

四、結語

綜上所述，網(wǎng)絡環(huán)境下圖書館檔案管理工作機遇與挑戰(zhàn)并存，因此要實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下的高效管理，管理人員要認識到自身不足，深度解讀網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理工作的全新要求，發(fā)揮網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢，正視網(wǎng)絡技術帶來的挑戰(zhàn)，以此實現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。