提高辦公室檔案管理工作效率的方法探討

文/樂(lè)山市勞動(dòng)能力鑒定服務(wù)中心 童文凌

辦公室檔案管理工作內(nèi)容以收集、整理和保存文件資料為主，通過(guò)記錄檔案反映事物的發(fā)展，體現(xiàn)檔案的查詢(xún)和借鑒等價(jià)值。對(duì)于辦公室來(lái)說(shuō)，檔案管理是其工作的重要組成部分，直接關(guān)系到其他工作的開(kāi)展，但是檔案管理工作并未很好地適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，呈現(xiàn)出效率低下的現(xiàn)狀，急需想辦法改進(jìn)和強(qiáng)化。

一、辦公室檔案管理工作效率不高的原因

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不全。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的基本載體，配齊軟硬件設(shè)施是提高辦公室檔案管理工作效率的基本方法。但是目前部分單位辦公室的檔案設(shè)施并不齊備，設(shè)施設(shè)備故障經(jīng)常引發(fā)損失，降低檔案管理工作效率。

（二）管理方式落后。管理方式不夠先進(jìn)是導(dǎo)致辦公室檔案管理工作效率偏低的根本原因，這主要表現(xiàn)為日常工作局限于保存資料，管理工作流程也流于形式，除了保存文件資料，沒(méi)能及時(shí)利用先進(jìn)技術(shù)上傳信息，缺少對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的收集和整理。

（三）人員素質(zhì)不高。辦公室人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不夠，管理意識(shí)相對(duì)薄弱，缺少專(zhuān)業(yè)的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，導(dǎo)致辦公室的部分檔案處于堆放狀態(tài)，無(wú)法很好地滿(mǎn)足新時(shí)代的檔案管理信息化建設(shè)需要，直接造成檔案工作效率低下。

（四）開(kāi)發(fā)利用不足。各單位的檔案記錄著其發(fā)展歷程，檔案可以說(shuō)是工作的縮影，但辦公室人員缺少檔案開(kāi)發(fā)利用意識(shí)，導(dǎo)致檔案資源被閑置，查閱檔案如同海底撈針，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，嚴(yán)重限制檔案資料價(jià)值的發(fā)揮。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的方法策略

（一）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。在軟硬件建設(shè)方面，應(yīng)針對(duì)辦公室檔案的安全配備門(mén)禁、防盜存儲(chǔ)柜、防磁防火柜、溫度計(jì)、濕度計(jì)、監(jiān)控系統(tǒng)和空調(diào)等設(shè)施、設(shè)備，特別是要配齊滅火器材，包括滅火毯、防毒面罩等，辦公室人員在遇到緊急情況時(shí)能夠保護(hù)自身安全，及時(shí)搶救珍貴的檔案材料。監(jiān)控設(shè)備則能在非工作時(shí)間起到安全保護(hù)作用，并且檔案安全防御設(shè)施應(yīng)持續(xù)更新和升級(jí)，及時(shí)在檔案安全管理工作中使用新設(shè)備。與此同時(shí)，配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、相機(jī)、錄音設(shè)備以及文字、圖片、音頻、視頻等信息的錄入、輸出、運(yùn)轉(zhuǎn)等基礎(chǔ)設(shè)施，平時(shí)要專(zhuān)門(mén)安排人員定期檢查這些設(shè)施和設(shè)備的使用狀況、可能存在的故障，做好對(duì)應(yīng)的記錄，容易發(fā)生故障的一些部件要儲(chǔ)備應(yīng)急件。辦公室檔案信息的存儲(chǔ)設(shè)備、安全管理設(shè)施都與介質(zhì)息息相關(guān)，應(yīng)合理選擇存儲(chǔ)介質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理?，F(xiàn)階段辦公室檔案信息化多以照片、掃描件、音頻和視頻等資料為主，除了系統(tǒng)存儲(chǔ)還應(yīng)引進(jìn)CD、DVD等設(shè)備，因?yàn)楣獗P(pán)方便攜帶，存取速度也較快，有易保存、成本低廉等優(yōu)勢(shì)，只是和硬盤(pán)相比存儲(chǔ)速率、存儲(chǔ)量、穩(wěn)定性等有不足。那么在實(shí)際工作中就要按照存儲(chǔ)檔案信息的要求科學(xué)選擇存儲(chǔ)設(shè)備，尤其是存儲(chǔ)珍貴的檔案信息時(shí)要使用專(zhuān)業(yè)的、有較強(qiáng)穩(wěn)定性的存儲(chǔ)設(shè)備，或者將其轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)材料實(shí)行安全存儲(chǔ)；對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的檔案資源，應(yīng)選用質(zhì)量過(guò)硬的硬件設(shè)備、有較強(qiáng)穩(wěn)定性的存儲(chǔ)設(shè)備；對(duì)于保管周期較短、存儲(chǔ)速度要求不嚴(yán)的檔案可以使用價(jià)格低廉的可擦除光盤(pán)或一次性光盤(pán)，體現(xiàn)檔案管理的有效性。

（二）更新檔案管理工作方式。辦公室人員在收集檔案時(shí)應(yīng)重視全流程控制及無(wú)縫銜接。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)主要源于各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，立檔部門(mén)不同，其業(yè)務(wù)檔案也不同，辦公室在接收這些檔案資料時(shí)要強(qiáng)化前端控制，在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中滲透檔案管理工作，促使系統(tǒng)實(shí)時(shí)對(duì)接，確保各系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)向檔案系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，保證檔案管理的規(guī)范和高效。值得一提的是，辦公室人員不能簡(jiǎn)單地收集電子檔案，要投入更多時(shí)間和精力去監(jiān)控各業(yè)務(wù)部門(mén)電子檔案的生成，確保電子檔案的安全性、可讀性。在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，辦公室人員還要利用存儲(chǔ)技術(shù)提升檔案管理的科學(xué)化水平。如云計(jì)算技術(shù)誕生于大數(shù)據(jù)時(shí)代，云計(jì)算能針對(duì)計(jì)算資源和存儲(chǔ)資源實(shí)施按需分配、動(dòng)態(tài)擴(kuò)展，支持存儲(chǔ)并處理龐大的數(shù)據(jù)，使得辦公室獲得提升檔案管理系統(tǒng)擴(kuò)展性的機(jī)遇，應(yīng)在檔案管理中使用云計(jì)算技術(shù)，動(dòng)態(tài)增減存儲(chǔ)資源、計(jì)算資源，滿(mǎn)足檔案數(shù)據(jù)量的高速增長(zhǎng)和服務(wù)器高速擴(kuò)容的要求，大大降低系統(tǒng)的投資與維護(hù)成本。隨著各單位積極打造業(yè)務(wù)協(xié)同平臺(tái)，除了獨(dú)立數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)集中建立檔案?jìng)浞葜行?，確保檔案長(zhǎng)期可靠、安全。

（三）加強(qiáng)檔案工作人員培訓(xùn)。在新時(shí)代，單位辦公室檔案管理的要求和環(huán)境呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，因而辦公室人員的專(zhuān)業(yè)能力與素質(zhì)也應(yīng)不斷提升，和辦公室檔案管理工作的要求、環(huán)境實(shí)現(xiàn)良好對(duì)接。因此，各單位既要引導(dǎo)辦公室人員加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)和終身學(xué)習(xí)，還要積極開(kāi)展培訓(xùn)工作，提升辦公室檔案工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)。首先，辦公室要引導(dǎo)檔案人員認(rèn)識(shí)檔案管理工作的新要求、新環(huán)境，不僅要關(guān)注檔案管理發(fā)展前沿，還要將新的辦公室檔案管理工作理念和技術(shù)、方法等融入培訓(xùn)活動(dòng)。其次，辦公室要完善人員培訓(xùn)制度，保證人員培訓(xùn)目標(biāo)、規(guī)劃、流程等都是明確的，預(yù)防出現(xiàn)隨意性、盲目性。再次，為進(jìn)一步調(diào)動(dòng)辦公室人員的檔案管理工作熱情，辦公室有必要基于完善的考評(píng)機(jī)制建立檔案工作激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)辦公室人員嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作制度，自覺(jué)約束自身行為，激發(fā)檔案管理工作的動(dòng)力，進(jìn)而為提高辦公室檔案管理工作效率提供可靠保障。

（四）加大檔案開(kāi)發(fā)利用力度。辦公室的傳統(tǒng)檔案管理工作方法難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，必須積極改革，利用網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的便利發(fā)揮信息技術(shù)的作用，從而基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)發(fā)硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)，針對(duì)檔案信息資源加強(qiáng)開(kāi)發(fā)，把死檔案變成活檔案，發(fā)揮單位現(xiàn)有檔案信息資源的價(jià)值，提高辦公室檔案利用率。除了為單位的運(yùn)作、其他部門(mén)開(kāi)展工作提供服務(wù)外，辦公室人員還應(yīng)認(rèn)識(shí)到公共管理方法的價(jià)值，滿(mǎn)足大眾對(duì)檔案資源的合理需求。辦公室人員要改變傳統(tǒng)的事務(wù)性檔案工作理念，重建符合大眾檔案利用的管理制度。如單位辦公室人員要針對(duì)檔案加大梳理和開(kāi)發(fā)力度，除了不能公開(kāi)涉密檔案外，可以專(zhuān)門(mén)成立檔案開(kāi)發(fā)小組，采取科學(xué)方法和手段鑒定檔案資源，通過(guò)多樣化的宣傳和公開(kāi)方式引導(dǎo)大眾使用價(jià)值較大的、適合公開(kāi)的檔案資源，或者組織大眾參觀、鑒賞等，為其提供多樣化的檔案資源利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息資源的共享，發(fā)揮檔案擁有的價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公室檔案管理工作和單位其他工作有一定的聯(lián)系，辦公室有效開(kāi)展檔案管理工作是單位有序開(kāi)展各項(xiàng)工作、實(shí)現(xiàn)正常運(yùn)作的重要保障，對(duì)應(yīng)人員應(yīng)充分發(fā)揮檔案管理設(shè)施的作用，在更新檔案管理工作方式的同時(shí)，提高人員素質(zhì)，注重對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，從而體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值，促使單位各部門(mén)密切配合，切實(shí)提高檔案管理工作效率，更好地服務(wù)于單位的運(yùn)作和發(fā)展。