行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題及對(duì)策研究

文/廣東省肇慶市疾病預(yù)防控制中心 歐小貝

會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的工作過(guò)程當(dāng)中進(jìn)行接收、記錄、保存的有價(jià)值的、能夠反映出該單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)的，表現(xiàn)為文字、圖片、表格等形式的資料。這些資料包括原始的紙質(zhì)來(lái)往訂單、賬目以及各項(xiàng)發(fā)票，也包括會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的所有經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)往來(lái)中的電子信息化檔案記錄。主要的資料包括但不限于：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、分時(shí)間段財(cái)務(wù)報(bào)表以及其他所有與經(jīng)濟(jì)往來(lái)相關(guān)的原始資料憑證。這些資料對(duì)于會(huì)計(jì)工作來(lái)說(shuō)是工作的一個(gè)重要部分，對(duì)于行政事業(yè)單位整體來(lái)說(shuō)，則是詳細(xì)的單位檔案中的經(jīng)濟(jì)記錄檔案，在進(jìn)行事業(yè)單位的監(jiān)管、評(píng)價(jià)、責(zé)任追究等事務(wù)當(dāng)中具有極其重要的參考價(jià)值。

一、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題

（一）思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題。對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作，行政事業(yè)單位的管理者通常比較重視，但是更加重視的則是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)直接與單位活動(dòng)或是決策相密切關(guān)聯(lián)的記錄、管理、決策等方面的職能，而對(duì)于不直接反映在其他事項(xiàng)上的會(huì)計(jì)檔案管理工作重視程度不夠。會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要意義在于能夠?qū)σ延薪?jīng)濟(jì)活動(dòng)的資料進(jìn)行較為有效的整理，并且促使單位憑借優(yōu)秀的檔案管理工作提升辦事效率。各行政事業(yè)單位對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的最基本因素是人，即進(jìn)行檔案管理的工作人員。在行政事業(yè)單位當(dāng)中，由于本身各部門(mén)體系較為龐大，同時(shí)又存在對(duì)于該項(xiàng)工作不夠重視的單位，在這樣的單位中進(jìn)行檔案管理的人員大多數(shù)是非專(zhuān)業(yè)性人員。這些工作人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)化的技能和知識(shí)，對(duì)于檔案管理只憑借經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行常規(guī)工作，然而他們整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到真正的檔案管理要求，查閱起來(lái)十分困難。另外，有些單位甚至沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理人員，單位中各部門(mén)的不同會(huì)計(jì)檔案資料都由各部門(mén)直接自行保管。在以往的相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定當(dāng)中，明確了會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部需要有專(zhuān)人進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的保管。然而最新修訂的辦法指出，會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)可以對(duì)于當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行3年之內(nèi)的臨時(shí)保管。除以上問(wèn)題之外，部分行政事業(yè)單位本身的會(huì)計(jì)檔案管理制度缺失或完善也是導(dǎo)致整體會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的一大重要原因。

（二）工作規(guī)范性問(wèn)題。在會(huì)計(jì)檔案的形成和保管過(guò)程當(dāng)中，部分單位和工作人員所利用的保管方式十分混亂，毫無(wú)邏輯可言，完全不滿(mǎn)足專(zhuān)業(yè)化的檔案管理需求，最終導(dǎo)致在檔案的調(diào)用和查看方面造成困難。而與此同時(shí)，檔案的查閱又由于需要各項(xiàng)手續(xù)和硬性規(guī)定，需要走較為麻煩的限制路線(xiàn)，使得已有的會(huì)計(jì)檔案無(wú)法被很好地開(kāi)發(fā)利用。另外檔案的銷(xiāo)毀工作也存在著難以解決的“硬骨頭”，主要在于定義銷(xiāo)毀困難和無(wú)人敢于銷(xiāo)毀等方面。

（三）電子化的會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題。大多數(shù)單位的檔案管理更加重視與紙質(zhì)的資料歸類(lèi)保存。對(duì)于會(huì)計(jì)這項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬目以及財(cái)務(wù)報(bào)表等是事業(yè)單位較為重視的會(huì)計(jì)資料。然而對(duì)于電子化和信息化的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案存儲(chǔ)卻沒(méi)有較多的認(rèn)識(shí)和打算。在信息化和數(shù)字化技術(shù)日漸成熟的今天，會(huì)計(jì)工作更多地向電子化方向發(fā)展。部分資料雖然能夠以備份的形式較好地保存下來(lái)。然而還是可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失，信息在不同的設(shè)備無(wú)法進(jìn)行讀取的后果。新修改的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的移交和保存等都有了明確的規(guī)定。這說(shuō)明已經(jīng)有較多數(shù)量的單位采取了電子化和信息化的會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)，然而卻少有能夠提出或是建設(shè)出一項(xiàng)解決電子化信息信任和信息安全問(wèn)題的平臺(tái)，說(shuō)明我國(guó)的電子化財(cái)務(wù)信息管理還有較長(zhǎng)的路要走。

二、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)的可行對(duì)策

（一）提升人員素質(zhì)，提升對(duì)檔案管理的關(guān)注。首先，對(duì)于行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層來(lái)說(shuō)，強(qiáng)化對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)是較為重要的方面。只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于該工作有足夠的重視，才能夠切實(shí)將工作列入建設(shè)日程上，從而促使會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化。其次，會(huì)計(jì)檔案管理工作人員需要得到全面的、專(zhuān)業(yè)的檔案管理技能和知識(shí)培訓(xùn)。促使其在之后的工作上能夠具有更加專(zhuān)業(yè)的工作水平。使檔案管理工作更加符合標(biāo)準(zhǔn)，更加方便快捷地對(duì)單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理。最后，會(huì)計(jì)管理制度建設(shè)與完善是進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化的一項(xiàng)重要保障。各行政事業(yè)單位需要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立和完善一套能夠應(yīng)用于單位整體、能夠覆蓋各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度。并且在制度中明確相關(guān)人員的工作職責(zé)和工作權(quán)利，以制度層面的規(guī)定來(lái)保證檔案管理人員對(duì)該項(xiàng)事業(yè)的積極性。同時(shí)以制度規(guī)定相關(guān)保密程序，從較高的程度上保護(hù)好相關(guān)人員的隱私安全。

（二）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理。會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范主要分為三個(gè)部分，分別是會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生、保管與查閱。

在各單位進(jìn)行日常的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)當(dāng)中，將會(huì)產(chǎn)生不同的原始會(huì)計(jì)憑證，需要對(duì)這些憑證進(jìn)行及時(shí)的整理、保存和簽章工作。在這一工作階段，首先需要較強(qiáng)的及時(shí)性。如果沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行原始憑證的整理，在一段時(shí)間過(guò)后將出現(xiàn)各種憑證相互交叉，工作難度和復(fù)雜程度直線(xiàn)上升。在日常的建檔工作當(dāng)中，可以在核對(duì)完檔案內(nèi)部?jī)?nèi)容之后，在檔案袋上標(biāo)注缺失內(nèi)容或是分類(lèi)信息，以便于存放和查找。在會(huì)計(jì)檔案的保存工作當(dāng)中，需要將對(duì)應(yīng)檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)交由規(guī)定的檔案管理地方。例如部分會(huì)計(jì)資料在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)有臨時(shí)保存地方，而在周期外需要?jiǎng)t及時(shí)移交給所在單位的檔案保管室。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的查閱來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)檔案不同于其他的檔案類(lèi)型，它詳細(xì)記錄了所在單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一舉一動(dòng)，因此具有比較重要的隱私性。在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案調(diào)查以及查閱的過(guò)程當(dāng)中，首先需要完善資料調(diào)查的審批制度，保證資料的取用、歸還都有清晰記錄，以促進(jìn)查閱者責(zé)任感的提高。

（三）電子檔案管理。對(duì)于以電子化形式出現(xiàn)的相關(guān)會(huì)計(jì)資料和檔案，應(yīng)做好如下環(huán)節(jié)：首先，需要做好備份，特殊格式的檔案材料在備份同時(shí)需要做好相關(guān)讀取軟件的備份。其次，電子化和信息化的會(huì)計(jì)檔案資料需要被完整和準(zhǔn)確接收與讀取，這是符合國(guó)家會(huì)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)的憑證、賬簿、報(bào)表等資料的前提。最后，一個(gè)安全有防護(hù)功能的管理信息系統(tǒng)是電子檔案管理所必需的，這樣的系統(tǒng)能夠?qū)?huì)計(jì)信息檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，并且滿(mǎn)足電子化的調(diào)用和共享功能，該系統(tǒng)需滿(mǎn)足外界干擾或入侵的強(qiáng)大防護(hù)作用。

（四）工作監(jiān)督。會(huì)計(jì)檔案對(duì)于行政事業(yè)單位有重要意義，不能隨意披露和曝光，為保障信息安全，需要強(qiáng)化監(jiān)督工作。監(jiān)督工作可以借助審計(jì)部門(mén)或是財(cái)政部門(mén)的業(yè)務(wù)檢查工作來(lái)進(jìn)行，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理工作作為審計(jì)檢查或是財(cái)政監(jiān)察的一大重要環(huán)節(jié)，充分保障信息安全，調(diào)動(dòng)人員積極性。只有單位內(nèi)部對(duì)于檔案管理規(guī)范性有所重視，會(huì)計(jì)檔案管理水平才能夠有所提升。

三、總結(jié)

在行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)中，存在較多的共性問(wèn)題，主要有思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題、工作規(guī)范性問(wèn)題以及電子檔案的管理問(wèn)題，本文就這幾項(xiàng)主要問(wèn)題給出了提升人員素質(zhì)、規(guī)范管理流程、建設(shè)電子檔案管理工作、加強(qiáng)工作監(jiān)督等有針對(duì)性的解決措施。