加強基本建設檔案管理 切實提高服務企業(yè)能力

文/渤海造船廠集團有限公司 張蕾 王靖亭

隨著社會主義市場經(jīng)濟的進一步發(fā)展和國企改革的進一步深化，許多企業(yè)紛紛擴大生產(chǎn)能力，大規(guī)模的基本建設接踵而來，形成了大量的基本建設檔案。對于長期專注于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營檔案的管理者來說，如何科學管理這些基本建設檔案，無疑是極大的挑戰(zhàn)。

一、基本建設檔案管理的特點

基本建設檔案的管理具有特殊性，這是由企業(yè)和基本建設工程的特點所共同決定的。

（一）檔案整理工作時間緊、任務重。企業(yè)的基本建設項目在持續(xù)發(fā)展的大環(huán)境下展開，直接目的是擴大生產(chǎn)能力，早日建成投產(chǎn)，對企業(yè)擴大市場份額、實現(xiàn)利潤產(chǎn)生積極的作用，所以造成基本建設投資計劃時間緊、任務重。規(guī)劃建設部門為了趕工期，在項目建設和基本建設檔案管理上難以兼顧。在項目驗收時，檔案整理往往沒有達到驗收狀態(tài)，面對驗收的時間節(jié)點，檔案部門必須在項目驗收前集中突擊整理檔案，導致檔案工作時間緊、任務重。

（二）基本建設工程項目的特殊性和復雜性?；窘ㄔO工程項目帶有鮮明特點，主要表現(xiàn)為建筑工程、市政工程、水利工程、水運工程并存；建筑工程中廠房、辦公用房、生產(chǎn)生活輔助用房并存；市政工程中道路、管道、綠化并存；水利工程中防洪、排澇、防汛并存；水運工程中船塢、碼頭、港口、港池并存。建筑工程、市政工程及水利工程由于相關主管部門有完善的制度保障，同行業(yè)有較多的經(jīng)驗可供參考，歸檔的難度相對較低，但是水運這類具有鮮明船企特點的工程，在學術界和檔案業(yè)務方面的研究較少，相關的業(yè)務指導資料難以收集，一般只有一些條例性質(zhì)的規(guī)定，甚至國家標準、行業(yè)標準在某些方面仍然空白，加大了這類基本建設工程檔案管理的難度。

（三）檔案管理人員相關經(jīng)驗匱乏。企業(yè)檔案管理人員在基本建設檔案管理方面的經(jīng)驗匱乏，這是由船舶企業(yè)的特點造成的。船舶企業(yè)屬于重工制造業(yè)，擴大生產(chǎn)能力的投資極大，且為系統(tǒng)工程，所以在船企建設時期已經(jīng)進行了很完善的規(guī)劃。而日常生產(chǎn)經(jīng)營中的基建項目僅局限于技改，均為現(xiàn)有建筑物的小修小補，最完整的項目也多是廠房的擴建或者辦公樓的建設。實際經(jīng)歷過大規(guī)模、多種類基本建設的檔案人員少之又少，這就在人才方面制約了船企基本建設檔案的管理。

二、基本建設檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）基本建設檔案歸檔困難。目前，企業(yè)基本建設檔案歸檔相當困難，首要問題是歸檔不及時，《企業(yè)基本建設檔案歸檔規(guī)范》中明確規(guī)定：“基本建設工程竣驗收交付使用三個月后，要將工程建設的全部檔案材料按要求組卷后向檔案部門移交”?？墒?，每到工程項目檔案歸檔時，檔案管理部門根本看不到竣工資料，而工程管理部門為了完成任務，施工單位為了盡快完工結(jié)算，對檔案管理部門提出的要求承諾能做到，其目的是能順利通過竣工驗收辦完相關手續(xù)，事后很難按時兌現(xiàn)總是一拖再拖，使得檔案管理部門很被動，更有甚者，工程交工一年，竣工檔案還是遲遲交不上來，使得基本建設檔案歸檔工作未能按計劃完成，給日后其他相關工作帶來了極大的困難。

（二）基本建設檔案歸檔完整率、準確率達不到要求。企業(yè)工程管理部門及施工單位不嚴格執(zhí)行有關規(guī)定，工程進行中不注重日常積累，到工程驗收時，拿不出準確、系統(tǒng)的檔案。俗話說：“巧婦難為無米之炊”，對工程建設項目進行過程中形成文件材料收集不全、不準，特別是一些重要的文件材料，如隱蔽工程記錄、工程變更文件、地下動力管網(wǎng)、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報告、施工記錄等。會嚴重影響工程竣工檔案的完整率、準確率，到工程結(jié)束時，對缺少的文件材料靠記憶補寫或者找理由開脫，嚴重影響了基本建設檔案的完整率、準確率。

（三）基本建設檔案歸檔案卷質(zhì)量達不到標準。由于種種原因，收集上來的檔案存在文件材料排序不符合材料形成的內(nèi)在聯(lián)系，竣工圖未按圖紙目錄排序，甚至有缺圖現(xiàn)象，還有部分圖紙修改后未做修改標記，竣工圖章簽署不完善，管理性文件材料有缺原件現(xiàn)象，個別案卷有歸檔材料字跡不清晰情況等等。這些問題的存在，嚴重影響了基本建設歸檔質(zhì)量，給檔案管理部門收集歸檔工作帶來巨大不便，檔案管理人員要逐卷對這些案卷進行整改，對缺圖的案卷得三番五次下去催要，導致基本建設檔案收集歸檔工作極其被動。

三、做好基本建設檔案管理工作的認識

（一）尊重基本建設項目的特點，確定收集重點。企業(yè)基本建設工程項目門類復雜、多工程并舉的客觀現(xiàn)實要求企業(yè)檔案工作者不能有畏難情緒，必須迎難而上，尊重客觀現(xiàn)實，多學多問，多了解企業(yè)基本建設項目的特點。1.建筑工程方面，參照企業(yè)檔案分類大綱、工程初步設計與工程報建的相關內(nèi)容，對建筑工程的性質(zhì)和用途作出準確的判斷，進而作出正確的一級分類方案；在建筑工程中要重視廠房以鋼結(jié)構為主的特點，了解鋼結(jié)構工程的特點，了解在建設中鋼材質(zhì)量控制、焊接質(zhì)量控制、隱蔽工程控制以及整體質(zhì)量控制的措施，注重對相關文件材料的收集；注意由于企業(yè)用房地處海邊所必需的防雷、防臺風工程，做好該類施工單位資質(zhì)材料的收集。2.市政工程方面，要將綠化、道路建設與地坪處理工程相聯(lián)系，不能簡單地將地坪處理工程作為零星工程處理，要與其他綠化工程、道路建設工程相結(jié)合，聯(lián)合歸檔。

（二）結(jié)合基本建設項目的特點，切實建立“三同步”制度。企業(yè)基本建設項目相對復雜，多專業(yè)、多單位同時施工，使檔案資料的形成產(chǎn)生線多面廣、資料管理分散容易遺失、檔案質(zhì)量參差不齊等問題。為了有效管理基本建設工程檔案，必須建立“三同步”制度，即項目技術交底與檔案管理交底同步，工程中間驗收和檔案中間檢查同步，工程竣工驗收和檔案驗收同步。“三同步”制度在檔案管理過程的前、中、后期都實現(xiàn)無縫管理，對于保證檔案材料收集的完整性和案卷質(zhì)量提高具有無可替代的優(yōu)勢。1.在工程技術交底時，要求施工單位資料員必須參加，檔案管理人員向施工單位資料員詳細講解本單位檔案管理的規(guī)章制度及上級檔案管理部門的要求，實現(xiàn)檔案管理的控制前移；在工程中間驗收時，檔案管理人員要全面檢查驗收項目形成的材料質(zhì)量，對于材料不符合標準的，堅決不予以工程驗收，施工單位迫于工期的壓力，必然會保質(zhì)保量地完成工程項目檔案的整理，這就實現(xiàn)了過程控制；在項目竣工驗收時，檔案部門要組織相關部門對檔案的質(zhì)量進行全面檢查，包括對材料的完整性、簽署的規(guī)范性以及圖紙修改等情況進行全面系統(tǒng)地檢查，檔案驗收通過方可組織竣工驗收。2.檔案管理人員與施工單位的檔案員建立緊密聯(lián)系，定期到施工單位檢查指導材料的收集整理，因而減少了因轉(zhuǎn)述造成的誤解和歧義，極大提高了工作效率。在各個驗收節(jié)點，施工單位主動提交材料給規(guī)建部門人員審核，工程竣工驗收前先進行檔案驗收，在竣工驗收時檔案人員出席會議，詳細陳述檔案中存在的問題，限期整改，只有整改合格之后，施工單位才能拿到工程尾款，確保檔案的完整和安全。

（三）加強檔案業(yè)務學習，提高基本建設檔案服務能力。要充分利用網(wǎng)絡資源，學習基建工程的基本知識，采取自學的方式，深入解讀，認真鉆研；還要學習建筑工程、市政工程、水運工程等不同工程的特點；同時向公司規(guī)劃管理部門的同事和施工單位的工程師多請教，快速提升自己在基本建設工程方面的知識水平。1.積極參加基本建設和固定資產(chǎn)投資檔案管理法律、法規(guī)和政策方面的培訓，使檔案管理人員能夠迅速把握國家檔案管理部門對基本建設檔案的基本要求，在指導施工單位整理檔案材料歸檔工作中起到重要作用；積極參加業(yè)務指導類培訓，此類培訓側(cè)重于對具體問題、工作難點和易錯細節(jié)的指導，對于解決日常歸檔中的實際問題有直接的作用。積極參加系統(tǒng)、專業(yè)的培訓，能夠使檔案管理人員無論從政策上還是理論上都有系統(tǒng)的把握，使得在處理具體的檔案業(yè)務時具有全局眼光。2.在實踐中認真總結(jié)，不斷與國家的方針政策、基礎理論、業(yè)務指導等互相印證，不但能夠使檔案管理人員更加深入地理解政策和理論，還能提高檔案管理人員的實踐水平。在檔案管理過程中，認真研究建筑工程檔案編制中單位工程、分部工程的劃分，以及各分部工程所包含的文件種類；認真研究建筑工程資料編制的工作流程以及簽字蓋章手續(xù)，都有助于提高檔案管理人員的業(yè)務能力。

總之，大規(guī)模擴大生產(chǎn)能力建設對企業(yè)檔案管理人員提出了極大的挑戰(zhàn)，企業(yè)新建、改擴建工程與日俱增。為適應新形勢發(fā)展的需求，對企業(yè)基本建設工程檔案的現(xiàn)狀要有正確的認識，探明原因，采取有效措施，把企業(yè)基本建設檔案工作做深、做細、做好，使管理工作更進一步。