事業(yè)單位文書檔案管理信息化探析

文/臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心郯城縣中心 趙秀云

事業(yè)單位通常是國家設(shè)置的具有公益性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，要接受政府的領(lǐng)導(dǎo)。最近幾年，事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步中不斷壯大，需要職工處理的工作不斷增多，各種文件也越來越多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文案已經(jīng)很難滿足單位系統(tǒng)管理及文書檔案保存需求，文書檔案管理信息化成為必然趨勢(shì)。信息化把檔案人員從繁瑣、冗雜的文書檔案收集與保管等工作中解救出來，提供更加高效、便捷、有保障的文書檔案管理方式，加強(qiáng)研究具有重要意義。

一、事業(yè)單位文書檔案管理信息化的重要性

文書檔案是指由日常工作中的通用文書轉(zhuǎn)化而成的檔案，涵蓋命令、指示、決定、通知、布告、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、簡報(bào)、信函、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄等，不僅總結(jié)過去的經(jīng)驗(yàn)，還是今后工作及單位發(fā)展的重要依據(jù)。文書檔案是事業(yè)單位至關(guān)重要的信息資源，加強(qiáng)其管理信息化對(duì)于單位的信息化建設(shè)及現(xiàn)代化發(fā)展而言意義重大。傳統(tǒng)以手工為主的文書檔案管理方式不但消耗大量人力，工作效率也較低，信息化則促進(jìn)文書檔案管理的深入改革，對(duì)于大量數(shù)據(jù)和信息只需進(jìn)行一次錄入操作，就能實(shí)現(xiàn)多次開發(fā)和利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)共享，顯著提高事業(yè)單位文書檔案管理效能。傳統(tǒng)檔案管理效率不高還表現(xiàn)為檔案信息的安全性得不到保障，隨著信息化建設(shè)進(jìn)程越來越快，文書檔案的收集與查找都更為快捷，可以通過備份和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)等手段保證檔案信息安全，在減少工作量的同時(shí)，提高檔案工作的精確性，確保單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和健康發(fā)展。

二、事業(yè)單位文書檔案管理信息化的建設(shè)舉措

經(jīng)過多年的努力，事業(yè)單位在文書檔案管理信息化方面取得顯著的成績，電子文件和檔案信息資源日益豐富，但其發(fā)展空間依舊較大，在推進(jìn)過程中難免遇到各種問題，主要包括信息化標(biāo)準(zhǔn)體系不全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善、信息安全保密不到位和檔案信息利用率較低等，只有迎難而上，才能妥善解決這一系列問題，持續(xù)加快文書檔案管理信息化發(fā)展步伐。

（一）完善信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。在實(shí)體檔案管理方法及模式的影響下，事業(yè)單位文書檔案管理信息化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)較為復(fù)雜，難以統(tǒng)一，導(dǎo)致文書檔案信息工作標(biāo)準(zhǔn)不一致，增大傳遞及傳輸檔案信息的難度。這就需要事業(yè)單位積極建立文書檔案收集、整理、歸檔和利用等工作的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，促使文書檔案管理信息化工作越來越規(guī)范。同時(shí)要基于專網(wǎng)系統(tǒng)構(gòu)建文書檔案信息化管理平臺(tái)，進(jìn)一步夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，加快信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）更新升級(jí)軟硬件設(shè)施。針對(duì)管理文書檔案的軟硬件設(shè)施配置應(yīng)做好準(zhǔn)備、規(guī)劃，確保軟硬件設(shè)施跟上文書檔案管理需要，順利推進(jìn)信息化。例如事業(yè)單位要在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支持下購進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)收集設(shè)備、計(jì)算機(jī)控制設(shè)備，并及時(shí)更新、升級(jí)，使其適應(yīng)信息化管理需要。并且在新科技持續(xù)取得突破的情況下，事業(yè)單位的檔案人員要不斷革新工作理念，不管是收集還是利用都要以最大的效率服務(wù)于其他工作，能夠依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)擴(kuò)展其模塊、功能，由處理文書、管理文件、管理檔案構(gòu)成三個(gè)既相互聯(lián)系又獨(dú)立的模塊組成。這三個(gè)模塊涵蓋整個(gè)事業(yè)單位文書檔案工作的流程，在收文發(fā)文處理中實(shí)現(xiàn)預(yù)歸檔，在整理著錄的文件及案卷時(shí)實(shí)現(xiàn)文件管理，在歸檔中編制電子文號(hào)、編制文書檔案存放號(hào)、鑒定及銷毀案卷、追加歸檔等管理工作，進(jìn)一步提高文書檔案管理信息化水平。此外，事業(yè)單位應(yīng)將檔案室建設(shè)工作納入整體規(guī)劃，因?yàn)槲臅鴻n案管理信息化離不開現(xiàn)代科技，單位要結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)打造數(shù)字檔案室，使其電子設(shè)備可以準(zhǔn)確、完整地存儲(chǔ)并輸出檔案數(shù)據(jù)信息，增強(qiáng)處理文書檔案的功能。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)文書檔案管理中的檔案信息系統(tǒng)、文書檔案的收集、整理、歸檔、編目、檢索等實(shí)行現(xiàn)代化建設(shè)，充實(shí)文書檔案信息資源，為單位的發(fā)展、群眾需求的滿足等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（三）做好檔案安全保密工作。事業(yè)單位的電子化文書檔案具備特殊性，一些檔案還具有公開性，另一些檔案則需要保密，要求軟件系統(tǒng)中對(duì)于特定文書檔案的查看應(yīng)設(shè)置權(quán)限，只允許相關(guān)人員查閱。對(duì)于單位的保密文件，為保證其安全性，應(yīng)注意加密處理，限定加密的期限和時(shí)間，過了保密期才能由相關(guān)人員解密查看。為確保文書檔案信息的安全性，檔案人員還要妥善保管移動(dòng)硬盤、光盤等檔案保存載體，并在數(shù)據(jù)備份方面使用兩種方式：一個(gè)是利用服務(wù)器存儲(chǔ)和本機(jī)備份，即在兩臺(tái)服務(wù)器上使用磁盤陣列技術(shù)，把所有檔案數(shù)據(jù)和數(shù)字化影像存儲(chǔ)起來，每天還要在PC機(jī)上備份，每半月針對(duì)單位所有PC機(jī)的數(shù)據(jù)庫實(shí)施數(shù)據(jù)同步操作，確保數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)信息的一致性；另一個(gè)是利用實(shí)物介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，把所有文書檔案數(shù)據(jù)和數(shù)字化影像刻錄成光盤，一式兩份存放在防磁柜里，同時(shí)在移動(dòng)硬盤中保存所有檔案信息、數(shù)字化影像。事業(yè)單位還應(yīng)設(shè)計(jì)研發(fā)一套檔案軟件，分類整理類型不同的文書檔案資料，同時(shí)設(shè)置好綜合檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限，方便規(guī)范使用文書檔案資源，創(chuàng)建文書檔案的利用及工作臺(tái)模塊，在檔案利用中對(duì)電子文書進(jìn)行瀏覽、打印、下載等，也可以在線申請(qǐng)或借閱電子文件等，管理好系統(tǒng)的收藏和消息，合理設(shè)定文件的上傳及下載等任務(wù)。如果使用重要的文件或保密性文件，就必須提出申請(qǐng)，在通過審批之后才能以確保檔案安全為前提，實(shí)現(xiàn)單位文書檔案信息的借閱。

（四）建立檔案信息共享機(jī)制。當(dāng)下，事業(yè)單位文書檔案的數(shù)量在不斷增多，檔案人員數(shù)量沒有相應(yīng)增加，兩者引發(fā)矛盾。為緩解該矛盾，應(yīng)積極探索文書檔案資源共享服務(wù)，提高文書檔案資源的利用率，最大限度發(fā)揮文書檔案的價(jià)值，保證其管理信息化的有序推進(jìn)。主要可從兩方面入手：一方面，事業(yè)單位檔案人員要積極探究文書檔案管理工作和云存儲(chǔ)技術(shù)的整合，在云存儲(chǔ)終端上傳能夠共享的文書檔案，方便各部門乃至各單位根據(jù)預(yù)先設(shè)定好的訪問權(quán)限借閱文書檔案。需要特別指出的是，文書檔案資源共享并非強(qiáng)調(diào)在共享終端上傳單位的所有的文書檔案資源，只需上傳具備業(yè)務(wù)協(xié)同性的、不涉密的檔案資源即可。這里的業(yè)務(wù)協(xié)同性指的是各部門、各單位在職能領(lǐng)域或業(yè)務(wù)領(lǐng)域有交叉，要一起履行某項(xiàng)職能或開展某項(xiàng)業(yè)務(wù)，可以通過共享文書檔案資源獲取更多有價(jià)值的信息，提高工作效率；另一方面，事業(yè)單位的上下級(jí)部門之間應(yīng)注重文書檔案信息資源共享建設(shè)，方便傳遞各類政策和文件，保證政策落地，縮短不必要的工作環(huán)節(jié)，開創(chuàng)事業(yè)單位文書檔案管理信息化的新局面。

三、結(jié)語

事業(yè)單位文書檔案是組成國家檔案的重要部分，有效補(bǔ)充國家檔案信息的完整性，其對(duì)單位信息形成全面的記載，作為檔案人員務(wù)必要與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)文書檔案管理信息化的重要作用，在完善信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的同時(shí)，及時(shí)完善軟硬件設(shè)施，做好檔案信息安全保密工作，促進(jìn)檔案信息共享，從而滿足單位的現(xiàn)代化發(fā)展需要，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展。