醫(yī)院人事檔案的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及信息化探究

文/阜新市精神病防治院 李美佳

中國(guó)特色醫(yī)療衛(wèi)生制度的重要組成部分就是現(xiàn)代化醫(yī)院管理制度，而醫(yī)院的人事檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性醫(yī)院管理工作，是現(xiàn)代化醫(yī)院管理制度的支撐和重要保障。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，智慧醫(yī)院平臺(tái)的紛紛開展，給醫(yī)院的人事檔案管理帶來(lái)前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。只有不斷創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理模式，不斷提升醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量，才能使其更高效、更科學(xué)地服務(wù)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)。

一、醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的重要性和必要性

《干部檔案工作條例》明確規(guī)定了檔案管理部門干部的日常工作。其中，第三條明確規(guī)定：“人事檔案工作，不僅是國(guó)家檔案工作的重要組成部分，同時(shí)也是黨和國(guó)家干部工作的重要組成部分。人事檔案工作的最終目的和最后歸宿是服務(wù)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，精細(xì)而科學(xué)化的人事檔案管理是貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策，選舉賢能，知人善任的重要保障?！薄稐l例》體現(xiàn)出黨和國(guó)家下決心規(guī)范人事檔案管理，體現(xiàn)人事檔案管理的必要性和重要性。

（一）醫(yī)院人事檔案管理是人事制度改革和人力資源配置的有力支撐和強(qiáng)大動(dòng)力。醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院的人事部門、組織部門或其他勞資部門參照黨的干部政策在人事管理活動(dòng)中形成的真實(shí)記錄，其中記載醫(yī)院職工的個(gè)人基本信息以及醫(yī)院職工獲得的榮譽(yù)、工作表現(xiàn)、德學(xué)才藝等方面。醫(yī)院人事檔案是人事部門優(yōu)化人才配置、績(jī)效考核的參考憑據(jù)，對(duì)優(yōu)化改革、促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療水平、擴(kuò)大醫(yī)院的影響力等具有重要意義。

（二）醫(yī)院人事檔案管理是提高醫(yī)院信息化水平的重要保障。人事檔案信息化建設(shè)作為醫(yī)院信息化建設(shè)的重要組成部分，隨著信息技術(shù)的發(fā)展、無(wú)紙化辦公和知識(shí)管理的推進(jìn)，人事檔案如何利用現(xiàn)代化新型技術(shù)科學(xué)、規(guī)范、高效管理，對(duì)提高醫(yī)院的信息化水平具有重要意義。

二、信息化時(shí)代醫(yī)院人事檔案應(yīng)當(dāng)具備的主要特征

（一）醫(yī)院的人事檔案具備現(xiàn)實(shí)性、流動(dòng)性、保密性和專指性等特征?，F(xiàn)實(shí)性是指醫(yī)院人事檔案部門在干部擬聘、職稱評(píng)聘、評(píng)優(yōu)評(píng)先等活動(dòng)中需要經(jīng)常翻閱人事檔案，因此，人事檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性；流動(dòng)性是指一份人事檔案建立完成后，需要不斷地充實(shí)新的內(nèi)容，比如年度考核表、獲獎(jiǎng)證書等材料，醫(yī)院的職工經(jīng)常會(huì)有辭職調(diào)出、晉升和免職等情況，因此，人事檔案具有較強(qiáng)的流動(dòng)性。保密性是指人事檔案里面記載一個(gè)人家庭情況等個(gè)人隱私。因此，即使人事部門查閱也需要遵守保密制度。

（二）信息化時(shí)代，醫(yī)院人事檔案應(yīng)該具有存儲(chǔ)數(shù)字化、信息網(wǎng)絡(luò)化及人工智能化等特征。（1）數(shù)字化存儲(chǔ)。數(shù)字化存儲(chǔ)就是把紙質(zhì)的人事檔案錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，以數(shù)字化的形態(tài)為用戶提供服務(wù)，滿足醫(yī)院人事管理對(duì)人事檔案信息的需要。（2）智能化應(yīng)用。信息化背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展和檔案管理軟件的應(yīng)用，促使檔案工作者從繁重的手工操作模式中解放出來(lái)，工作的重點(diǎn)是開發(fā)人事檔案信息資源，從而使醫(yī)院人事檔案更加個(gè)性化和智能化。（3）信息網(wǎng)絡(luò)化。新型信息技術(shù)的崛起，促使醫(yī)院人事檔案的采集、整理、傳遞和利用等業(yè)務(wù)流程突破時(shí)間與空間的控制，突破信息壁壘，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化一站式檢索利用，最大限度地挖掘人事檔案價(jià)值。

三、目前我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）缺少相關(guān)制度和管控機(jī)制。目前，相關(guān)的人事檔案管理法未進(jìn)行定期完善和修正，一些法律法規(guī)難以符合當(dāng)前的人事檔案管理現(xiàn)狀，缺乏針對(duì)性、科學(xué)性和具體性，難以發(fā)揮指導(dǎo)和說(shuō)明的作用。比如缺乏較為完備的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的制度，很難從制度層面確保人事檔案的科學(xué)有效管理，運(yùn)用于人事檔案管理過(guò)程中的現(xiàn)代化手段、模式不完善，難以應(yīng)對(duì)實(shí)際工作中出現(xiàn)的突發(fā)狀況，難以確保網(wǎng)絡(luò)信息化模式發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。另外還有些單位沒(méi)有制定科學(xué)合理的人事檔案歸檔范圍，導(dǎo)致人事檔案不齊全、不完整等。

（二）醫(yī)院人事檔案信息化基礎(chǔ)薄弱。據(jù)調(diào)查，目前醫(yī)院的人事檔案管理主要存在信息化管理的意識(shí)不強(qiáng)、信息化管理的資源不足、信息化管理的利用受限制等幾個(gè)方面的問(wèn)題。醫(yī)院人事檔案的信息管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)人事檔案重視程度不夠，導(dǎo)致軟硬件條件不足，缺少光盤刻錄機(jī)等硬件設(shè)備，沒(méi)有人事檔案專門軟件，而且沒(méi)有實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，使人事檔案的利用率較低，很難實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共建共享。

（三）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。人事檔案信息涉及每一個(gè)人的個(gè)人信息，關(guān)乎每一個(gè)人的切身利益，一旦出現(xiàn)泄露，將會(huì)造成不可挽回的損失。電子檔案的安全是完全依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的，目前從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)看，其操作功能是比較薄弱的，存在安全隱患，容易受到病毒的侵犯，計(jì)算機(jī)病毒的侵犯過(guò)程具有廣泛性、長(zhǎng)期潛伏性和衍生性等特點(diǎn)。另外，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)需要在安全的物理環(huán)境中才能正常工作，其環(huán)境不但對(duì)計(jì)算機(jī)的溫濕度、潔凈度有要求，而且對(duì)其使用的電源、空調(diào)等也有明確的規(guī)定，否則，如果打破計(jì)算機(jī)系統(tǒng)原有的物理環(huán)境，計(jì)算機(jī)很可能無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至?xí)?dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整體癱瘓，無(wú)法工作。

（四）人事檔案管理者素質(zhì)有待提高。社會(huì)的進(jìn)步和信息化的不斷發(fā)展要求檔案管理者不斷地用新技能武裝自己，有些檔案員雖然能夠掌握檔案管理的基本技能，但是缺乏計(jì)算機(jī)技能，阻礙了人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。還有一些檔案員沒(méi)有掌握網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的具體知識(shí)，在工作中可能加大人事檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

四、構(gòu)建醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的科學(xué)策略

（一）夯實(shí)制度保障，建立監(jiān)督機(jī)制。首先，需要建立完善的檔案管理制度，制定適合醫(yī)院的人事檔案管理制度，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)遵照《干部人事檔案管理規(guī)范》等規(guī)章制度量身定制適合本單位的管理制度，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案部門的監(jiān)督作用，逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。同時(shí)成立醫(yī)院人事檔案督導(dǎo)小組，對(duì)檔案管理工作有效監(jiān)督，將醫(yī)院檔案管理與年終績(jī)效考核、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)掛鉤，不定期、不定時(shí)地監(jiān)督，并負(fù)責(zé)修訂完善有關(guān)制度，遇到突發(fā)事件時(shí)第一時(shí)間啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。其次，醫(yī)院人事檔案收集、整理、裝訂、入庫(kù)、儲(chǔ)存、保密等工作都需要制定相應(yīng)操作規(guī)范，以便有效提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平及保證檔案工作的正規(guī)、安全、高效進(jìn)行。

（二）加快數(shù)字化與信息化步伐。首先，構(gòu)建醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)數(shù)字化。將館藏人事紙質(zhì)檔案進(jìn)行文件級(jí)錄入，將個(gè)人獲獎(jiǎng)證書等圖片進(jìn)行全文掃描。利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等關(guān)鍵技術(shù)，將人事檔案進(jìn)行電子網(wǎng)絡(luò)傳輸，便于查詢和利用，為醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的提升以及發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。其次，依托智慧醫(yī)院的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)智能化和網(wǎng)絡(luò)化管理，將檔案管理信息系統(tǒng)與智慧醫(yī)院的管理平臺(tái)無(wú)縫對(duì)接，打通信息孤島，充分挖掘人事檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)人事檔案館藏資源的共建共享和醫(yī)院人事檔案管理一體化。

（三）強(qiáng)化信息管理，加強(qiáng)信息安全保障。為了確保人事檔案信息資源的安全存儲(chǔ)和管理，需要采取安全有效的保障手段。人事電子檔案的安全主要包括物理安全和內(nèi)容邏輯的安全。為了確保電子文件的信息安全，必須嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)體系。首先，在云計(jì)算等信息技術(shù)的環(huán)境中，保證電子檔案的可識(shí)別和可處理，電子檔案從原來(lái)的檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到新的醫(yī)院管理信息系統(tǒng)上，使新舊信息系統(tǒng)相互兼容，把好電子文件的接口入口關(guān)，切實(shí)保障電子文件的原始性、真實(shí)性和可靠性。其次，技術(shù)策略方面。第一，智慧醫(yī)院背景下，需要設(shè)置用戶的權(quán)限和用戶的等級(jí)，在進(jìn)行檔案信息資源訪問(wèn)時(shí)需要輸入正確的登錄信息方可進(jìn)入。比如，可以通過(guò)PMI（特權(quán)管理基礎(chǔ)設(shè)施）授予管理權(quán)，用戶在云端根據(jù)設(shè)置好的真實(shí)信息進(jìn)行檔案信息查詢和利用；如果是從事檔案數(shù)據(jù)維護(hù)的用戶，也有自己的相關(guān)權(quán)限，只有申請(qǐng)管理員同意后方可進(jìn)行后臺(tái)的數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)升級(jí)和數(shù)據(jù)備份。第二，可以建立數(shù)字簽名或者公鑰加密的PKI平臺(tái)，這樣能確保醫(yī)院的電子檔案信息資源傳輸中的安全性，使各個(gè)部門在云系統(tǒng)中加密和數(shù)字簽名完成工作，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境更加安全。另外要構(gòu)建較好的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)行環(huán)境，保證房間的恒溫、恒濕，具備防火、防潮、防靜電、防水、防盜等功能。

（四）以人為本，構(gòu)建醫(yī)院檔案人才隊(duì)伍。首先，由于人事檔案的專指性和保密性特點(diǎn)，需要配備專人專門管理，因此醫(yī)院應(yīng)當(dāng)打造政治立場(chǎng)堅(jiān)定、道德水平高的檔案管理者梯隊(duì)。其次，鼓勵(lì)檔案管理工作者不斷創(chuàng)新思維，不光要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)，還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，醫(yī)院管理者可以通過(guò)外派培訓(xùn)、組織專家來(lái)院舉辦講座等多樣化的形式調(diào)動(dòng)檔案員積極性，并將檔案工作業(yè)績(jī)與年底績(jī)效考核掛鉤。最后，醫(yī)院的檔案管理者要有大局意識(shí)，提高思想站位，樹立服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，醫(yī)院管理者主動(dòng)為用戶提供多元化、個(gè)性化的檔案信息資源。變“坐等上門”被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)模式，滿足用戶的多樣化檔案信息資源需求，樹立“以人為本、用戶至上”的服務(wù)觀念，不斷調(diào)整服務(wù)方式與策略，促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理是醫(yī)院必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，必須隨著醫(yī)院大環(huán)境的變化而不斷創(chuàng)新改革，盡可能地將網(wǎng)絡(luò)信息化與人事檔案管理做到完美融合，不斷提升人事檔案管理的信息化水平，確保信息的安全性和真實(shí)性，增強(qiáng)人事檔案管理的綜合水平。