大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面臨的問題和對策

文/廣西壯族自治區(qū)柳州市第二職業(yè)技術(shù)學(xué)校 廖霞

一、大數(shù)據(jù)時代的含義

大數(shù)據(jù)概念的提出最早要追溯到2012年美國政府發(fā)布的《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議》這一文件中。當(dāng)時這篇文章主要是美國為了宣布斥資兩億美元啟動“大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展計劃”，旨在增強美國政府的收集、萃取、分析、利用數(shù)據(jù)等方面的能力，從而大幅度地提高美國政府的預(yù)見力和控制力。同年11月，我國政府在廣州率先開啟了“大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略工作方案”，同時也意味著我國大數(shù)據(jù)時代的正式開啟。就目前而言，學(xué)術(shù)界之間對于大數(shù)據(jù)時代的定義和劃分都具有一定的爭議性，并不能形成統(tǒng)一的概念或者理論。但其中最具有代表性的還是3V定義，3V定義是從大數(shù)據(jù)的基本特征出發(fā)，即各行各業(yè)要同時滿足三個最為基本的特征：規(guī)模性、高速性和多樣性。

綜上所述，大數(shù)據(jù)是由龐大的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)量激增而產(chǎn)生的新的數(shù)據(jù)管理方式，它不僅是當(dāng)前社會需要的產(chǎn)物，同時也是未來社會發(fā)展的趨勢代表。在對于數(shù)據(jù)的采集、整理和分析中，大數(shù)據(jù)有著不可估量的價值和作用，相較于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理而言，大數(shù)據(jù)的信息管理還能夠大幅度地促進各行各業(yè)的轉(zhuǎn)型與發(fā)展。

二、檔案管理大數(shù)據(jù)化的必要性

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)據(jù)信息快速增長的時代已經(jīng)到來。大數(shù)據(jù)不僅僅是時代變革的標(biāo)志，同時也是新階段的開始。就目前而言，大數(shù)據(jù)作為各行各業(yè)發(fā)展的重心和焦點，與傳統(tǒng)的處理方式和運作機制都大不相同。這些新的技術(shù)手段不僅為整個社會的發(fā)展帶來了巨大的沖擊，同時也使檔案資源的管理和整理難度急劇增加。傳統(tǒng)的檔案檢索、利用和服務(wù)功能已經(jīng)不能滿足社會和用戶的需求，改革管理體制和方式，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的首要任務(wù)和必要途徑。因此，面對新時期的轉(zhuǎn)型挑戰(zhàn)，檔案管理部門和管理者對于當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)有問題和管理途徑都要有一定的創(chuàng)新。一方面要打破傳統(tǒng)的管理方式，擺脫傳統(tǒng)思維的制約；另一方面要緊跟當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，充分利用社會資源和力量，建立新型檔案管理方式，從而達到創(chuàng)新檔案服務(wù)的要求和目的。大數(shù)據(jù)時代檔案管理的創(chuàng)新已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理創(chuàng)新的必然趨勢和必要任務(wù)。截至目前，我國在基于大數(shù)據(jù)時代對檔案管理方式的革新已經(jīng)有了很大的進步，但在未來的發(fā)展中，大數(shù)據(jù)管理仍然是時代發(fā)展的主流趨勢。因此，背靠時代背景，發(fā)展檔案管理新模式勢在必行。

（一）大數(shù)據(jù)時代檔案管理方式由紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。其具體表現(xiàn)為檔案管理的理論變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理理論向電子信息檔案管理方向轉(zhuǎn)變，成為檔案管理新的基本操作方式。

（二）信息數(shù)據(jù)服務(wù)的廣泛性。紙質(zhì)的檔案信息局限性較大，在對個人資料的審查和核實中，都具有較強的單一性，遠不能滿足當(dāng)前社會發(fā)展的需要，因此，更新檔案管理模式，采用更為社會化、多元化、網(wǎng)絡(luò)化、先進性發(fā)展的新型服務(wù)手段不僅能夠使檔案管理的存儲、整合、分析等內(nèi)容都在數(shù)字環(huán)境中進行，同時還能夠通過建立檔案云平臺，為企業(yè)提供更有價值的信息。

（三）在管理人員的選擇方面。由于大多數(shù)內(nèi)容都需要信息技術(shù)來完成，在提高可管理人員專業(yè)素質(zhì)的同時，也為檔案的準(zhǔn)確率提供了一定的保證。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理信息的種類和數(shù)量增加。就目前大數(shù)據(jù)發(fā)展情況來看，檔案管理工作的最大挑戰(zhàn)首先就是信息數(shù)量不斷增長。這也是大數(shù)據(jù)時代被稱為信息爆炸時代的主要原因之一。目前，我國檔案管理工作已經(jīng)在逐步走向電子化和信息化?？偟膩砜?，檔案管理工作的開展已經(jīng)在穩(wěn)步發(fā)展，但就實際而言，海量資源的存儲和記錄以及分類、歸檔等各項程序之間沒有較為完美的銜接方式。一方面，大量的信息涌入使得檔案管理工作對于信息的處理和分類不能夠有一個較為明確的標(biāo)準(zhǔn)，在大量的信息中并不能及時獲取到真正有用、有價值的信息資源；另一方面，相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，當(dāng)下的檔案管理模式結(jié)構(gòu)復(fù)雜且混亂，這也是尋求新的管理方式所面臨的主要問題之一。

首先是就信息的數(shù)量而言，在上文中我們已經(jīng)提到了關(guān)于信息激增的問題。隨著無紙化辦公的逐漸推行，電子文件傳輸方式逐漸盛行起來，但目前對于電子文件的識別和歸檔并不成熟，過量的數(shù)據(jù)信息給檔案管理的存儲能力帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

其次是信息種類的繁多。就目前而言，大數(shù)據(jù)內(nèi)部的信息傳遞和信息分類是極為復(fù)雜的。這些信息的交互為檔案管理的分類和歸檔帶來了一定的困難，因此，檔案管理在更新和優(yōu)化過程中，必須要借助現(xiàn)代技術(shù)手段，擴大檔案管理的存儲平臺和資料分析能力，為打開檔案管理的新局面奠定基礎(chǔ)。

最后是信息來源的多樣化，也就是信息來源的復(fù)雜與混亂。大數(shù)據(jù)時代在帶來了便利的信息傳遞的同時，也體現(xiàn)出了數(shù)據(jù)的弊端。由于當(dāng)前檔案多由不同的地方進行管理和登記，再進行檔案信息的傳遞，這使得檔案收集工作的困難程度不斷增加。

（二）檔案安全問題。安全問題不僅是檔案管理工作中需要高度重視的問題，同時也是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的重要問題。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，信息化的檔案管理在帶來一定便利的同時，也帶來了較大的安全隱患。數(shù)據(jù)資源是按照一定的數(shù)字格式和電子信息進行存儲的，在數(shù)據(jù)分析中心，都是以密鑰的形式來進行加密處理。但這樣的加密方式并不能真正保證數(shù)據(jù)信息的安全。目前來說，網(wǎng)絡(luò)平臺的安全隱患主要分為兩種：一是現(xiàn)有數(shù)據(jù)分析平臺能力不足，由于同時在線或是數(shù)據(jù)本身攜帶有病毒就會導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理平臺的崩塌，從而產(chǎn)生數(shù)據(jù)不能使用或是數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險。二是我們眾所周知的黑客攻擊。非法竊取用戶的檔案信息，不僅使重要的數(shù)據(jù)資源丟失，同時還會使整個檔案信息安全風(fēng)險增加。過于依賴于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，同時也會產(chǎn)生被信息技術(shù)反噬的風(fēng)險。

（三）檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的缺乏。在我國目前的檔案管理體制中，對相關(guān)人員的選拔仍然采用傳統(tǒng)的應(yīng)試考試方式，導(dǎo)致當(dāng)前信息管理工作人員對于新型的信息管理工作不適應(yīng)，對于相關(guān)的技術(shù)操作不成熟，從而使檔案管理工作的質(zhì)量和效率都不能得到有效的提高。就目前而言，我國對于專業(yè)的檔案管理人才的選拔和培訓(xùn)并不樂觀。一方面是由于當(dāng)前檔案管理人員普遍年紀(jì)偏大、專業(yè)不對口，缺乏高學(xué)歷的專業(yè)人才，對于現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用更是嚴(yán)重落后。另一方面是由于相關(guān)人才的培訓(xùn)力度不夠，導(dǎo)致專業(yè)人才對于技能的熟悉程度和檔案管理的流程并不了解，對于信息的操作技能有所欠缺。

四、大數(shù)據(jù)時代檔案管理新策略

（一）實現(xiàn)檔案管理的集中化。當(dāng)前各個地區(qū)都有自己的檔案管理系統(tǒng)和檔案館，同時各個地區(qū)之間的檔案管理并不流通和交融，導(dǎo)致資源比較分散和獨立，無法實現(xiàn)資源的共享和交流。因此，在面對當(dāng)前多元化的信息需求，必須要建立各個地區(qū)之間檔案信息的共享和交流平臺。一方面將各個地區(qū)的檔案進行“大檔案”模式的管理，能夠有效減少對冗雜信息的處理和過濾時間，提高檔案管理效率。另一方面，通過互聯(lián)網(wǎng)資源的有效整合，可以讓更多的公眾參與到檔案整理當(dāng)中來，從而保證檔案管理工作能夠緊跟時代的步伐。

（二）提高檔案管理安全性能。數(shù)據(jù)信息的安全管理是整個檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此，如何提高檔案管理的安保能力是當(dāng)前檔案管理工作首要解決的問題。

首先就黑客攻擊方面而言，建立和完善有效的安全系統(tǒng)是防止黑客攻擊的第一步。在網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管中，保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全高效運轉(zhuǎn)。一方面，建立合理有效的監(jiān)督機制，不僅能夠提高網(wǎng)絡(luò)信息安全防護的能力，同時還能有效進行風(fēng)險檢測和監(jiān)控，有效防止黑客入侵。另一方面，培養(yǎng)相關(guān)的技術(shù)人才，在為檔案信息提供安全系統(tǒng)保障的同時，還能夠為檔案管理的專業(yè)型人才的培養(yǎng)奠定基礎(chǔ)。

其次是加大對平臺的研發(fā)力度和存儲能力的擴大，以此來保證平臺的平穩(wěn)運行和不斷發(fā)展，減少平臺崩潰的可能和數(shù)據(jù)信息的丟失，從而達到數(shù)據(jù)保護的目的。

最后是相關(guān)檔案管理工作人員要具備充分的安全防范意識。除了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息維護和保密工作外，還應(yīng)該建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)管理制度和從業(yè)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)，對于出現(xiàn)的違反相關(guān)規(guī)定的行為嚴(yán)懲不貸。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展不僅僅體現(xiàn)在工作內(nèi)容和方式的轉(zhuǎn)變上，對相關(guān)從業(yè)人員的工作能力、技能都有了新的要求。因此，這就要求我們管理人員首先要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，提高對檔案管理數(shù)據(jù)化的認識，實現(xiàn)檔案管理服務(wù)大眾的基本訴求。其次，在檔案管理人員的技能提升方面，可以建立相應(yīng)的技能考試制度，對已從業(yè)人員進行定期培訓(xùn)，以此來解決我國當(dāng)前檔案管理人才缺失的困境，為我國檔案管理的發(fā)展保駕護航。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的到來既是機遇也是挑戰(zhàn)。如何抓住機遇，如何應(yīng)對挑戰(zhàn)是檔案管理工作開展中首要回答的問題。本文詳細地闡述了當(dāng)前在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并提出了相關(guān)的解決策略，以期能夠更好地幫助我國檔案管理工作的開展。大數(shù)據(jù)時代作為當(dāng)前社會發(fā)展的必然趨勢，擁有廣闊的發(fā)展前景，各行各業(yè)都能夠在大數(shù)據(jù)時代獲得巨大的突破和發(fā)展。