社會保險業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題和對策

文/單縣人力資源和社會保障局 王霜

社會保險中業(yè)務(wù)檔案的管理有著十分重要的意義，業(yè)務(wù)檔案管理嚴格可以促進社會保險事業(yè)的公平及可持續(xù)發(fā)展。因此相關(guān)工作人員要注重優(yōu)化對業(yè)務(wù)檔案的管理措施。但在基層社會中，由于存在種種原因而導(dǎo)致社會保險業(yè)務(wù)檔案管理不夠完善，仍存在問題。因此本文主要就該內(nèi)容的現(xiàn)狀進行分析，從而提出相應(yīng)的優(yōu)化策略。

一、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理中存在的問題

（一）社會保險業(yè)務(wù)檔案管理缺乏規(guī)范性。由于部分基層社會保險業(yè)務(wù)檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致社會保險業(yè)務(wù)檔案管理缺乏規(guī)范性，主要表現(xiàn)在檔案的分類整理上，業(yè)務(wù)檔案分類不清，會給檔案的管理和調(diào)動造成麻煩，不利于檔案管理效率的提高。此外，檔案分類和裝訂工作不完善，還會導(dǎo)致檔案的遺失，不利于保護參保人的隱私安全。

（二）社會保險業(yè)務(wù)檔案管理缺乏科學(xué)性。導(dǎo)致社會保險業(yè)務(wù)檔案管理不完善的重要原因在于檔案管理缺乏科學(xué)性。現(xiàn)階段社會中各個領(lǐng)域都在積極嘗試新興技術(shù)的引進，以提高工作效率。盡管在社會保險行業(yè)也有相應(yīng)的實驗，但部分單位尚未認識到科學(xué)技術(shù)的重要意義，尤其在社會保險業(yè)務(wù)檔案管理中尚未實現(xiàn)電子化管理，人工管理無疑會增添管理的工作量，此外還不利于檔案的查詢和保護。

（三）社會保險業(yè)務(wù)檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。業(yè)務(wù)檔案管理人員作為社會保險業(yè)務(wù)的主要參與者，其工作能力在很大程度上影響著社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的質(zhì)量和水平。但現(xiàn)階段部分業(yè)務(wù)檔案管理人員由于缺乏專業(yè)素養(yǎng)，無法勝任這項工作，導(dǎo)致社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作效率難以提高。

（四）社會保險業(yè)務(wù)檔案管理中存在的誤區(qū)。除上述指出的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題外，在檔案管理工作的開展中還存在一些誤區(qū)。

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理在管理中存在“誤區(qū)”：造成社會保險業(yè)務(wù)檔案管理存在誤區(qū)的原因主要在于相關(guān)工作人員對于業(yè)務(wù)檔案管理工作不熟悉，不了解該行業(yè)的具體職責，因此不重視提高業(yè)務(wù)檔案管理的專業(yè)化程度。例如，部分單位工作人員認為檔案管理工作和辦公室中文書的檔案管理工作相似，因而未運用專業(yè)人員進行檔案的管理，而往往讓辦公室的文書和檔案人員兼任這一職位。但其實業(yè)務(wù)檔案管理工作與辦公室中的檔案整理工作不相同，需要有專業(yè)素養(yǎng)的工作人員來擔任這一職務(wù)，管理中存在的誤區(qū)導(dǎo)致社會保險業(yè)務(wù)檔案管理人才無法在相應(yīng)的崗位上付出努力，不利于檔案管理工作效率的提高。

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理在載體上存在誤區(qū)。除管理中存在的誤區(qū)外，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理在載體上也存在誤區(qū)。互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和廣泛運用，給社會保險行業(yè)提供了更為簡單高效的管理方式。相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案在歸檔、整理、查詢和儲存上更為簡便，也能最大化提高檔案管理工作的效率。但這很容易讓檔案管理人員陷入誤區(qū)，認為在信息化發(fā)展的背景下，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無用。但其實這是錯誤的觀點，在檔案管理工作中我們可以借助互聯(lián)網(wǎng)來提高工作效率，減少人工的工作量，但不代表可以完全舍棄紙質(zhì)檔案。因為電子檔案的管理也會存在不可避免的問題。例如，紙質(zhì)檔案具有法律效力，在參與司法公正時會獲得認可，而這種法律效力是電子檔案所不具備的，且電子檔案也會存在檔案丟失的問題。

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理在操作上存在誤區(qū)。主要表現(xiàn)在歸檔和排序方面。在對檔案進行歸檔時，部分工作人員不能充分認識到檔案管理的意義，而選擇將所有資料進行歸檔，但其實這樣做的意義不大，反而會阻礙工作效率的提高。部分檔案管理人員沒有認識到檔案歸檔的實際要求，即對于要歸檔的檔案，必須有較高的價值，針對資料的價值高低和使用意義來進行歸檔才能有效提高工作效率。此外在不同部門進行檔案管理工作時沒有做好提前溝通和交流，往往會導(dǎo)致檔案的重復(fù)，這種重復(fù)工作無疑也是一種浪費，不利于提高檔案管理工作的有效性。

二、社會保險檔案管理工作的重要性

（一）優(yōu)化社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的必要性。在思考如何對社會保險業(yè)務(wù)檔案管理進行優(yōu)化時要對其重要性進行研究，才能更好開展優(yōu)化工作。要認識到優(yōu)化社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的必要性。由于檔案管理工作的主要內(nèi)容在于將參保人的信息和實際情況進行歸檔和管理，這就決定了社會保險業(yè)務(wù)檔案和參保人的隱私安全有著緊密聯(lián)系，如果社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作得不到完善，就意味著無法很好保障參保人員的隱私安全，嚴重時還會使參保人的合法權(quán)益受到侵犯。而且個人信息一旦被泄露，也會給社會增添不穩(wěn)定因素，不利于維護社會的和諧。

（二）檔案管理是社會保險業(yè)務(wù)的監(jiān)督工具。保護參保人信息安全、維護社會的和諧與穩(wěn)定，是完善社會檔案業(yè)務(wù)管理工作的根本出發(fā)點。此外，完善檔案管理也有其重要意義。例如檔案管理可以作為社會保險業(yè)務(wù)的監(jiān)督工具。將業(yè)務(wù)檔案進行歸檔保存，可以給社會保險業(yè)務(wù)的監(jiān)督工作提供便利，有利于提高對社會保險業(yè)務(wù)的監(jiān)督效力。且紙質(zhì)檔案有著法律承認的效力，可以在進行司法公正時作為關(guān)鍵信息來保障參保人的合法權(quán)益，檔案管理的安全性和科學(xué)性也有效避免了因惡意篡改檔案信息而導(dǎo)致的矛盾糾紛。

（三）社會保險業(yè)務(wù)檔案是高價值文獻資料。各種類型檔案的保護意義，不僅在于其可以有效保障使用人員的信息安全，同時也可以為研究調(diào)查提供高價值的參考文獻。社會保險業(yè)務(wù)檔案記載著社會保險事業(yè)的發(fā)展歷程，對于研究社會保險發(fā)展，以及進行檔案管理優(yōu)化工作有著重要意義。因此提高社會保險檔案管理的質(zhì)量和水平有利于提高存檔檔案的質(zhì)量，為開展社會保險業(yè)務(wù)的研究工作保留高價值的參考文獻。同時，通過分析現(xiàn)階段的檔案，可以更好發(fā)現(xiàn)當下檔案管理工作中存在的不完善之處，從而進行及時修改和優(yōu)化，提高社會保險檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

（四）有利于保護公民隱私安全，維護社會安全與穩(wěn)定。社會保險檔案管理工作和參保人的信息隱私安全緊密結(jié)合在一起，因此提高社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的安全性和有效性就是在保護公民的合法權(quán)益不受侵害，同時也是在為維護社會的安全與穩(wěn)定做出貢獻?，F(xiàn)階段仍存在不少參保人信息泄露造成當事人財產(chǎn)損失的事例，同時還會給社會增添不穩(wěn)定因素。因此在社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作開展中，要注重將保護參保人信息安全作為首要任務(wù)，保障參保人的合法權(quán)益不受侵害，從而提高社會保險行業(yè)的社會形象，同時有利于維護社會的安全與穩(wěn)定。

三、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的優(yōu)化策略

以上就社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及其工作完善的重要意義做了簡要分析。下面將具體闡述如何進行社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的優(yōu)化。

（一）領(lǐng)導(dǎo)層提高對檔案管理工作的重視程度。首先，要促進社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的有效推進就要提高行業(yè)相關(guān)人員對其的重視程度，才能更好開展優(yōu)化工作。這需要基層社會保險行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層高度重視檔案管理工作的完善，只有這樣才能更好開展優(yōu)化工作，提高檔案管理的效率與安全性。高度重視檔案管理工作主要體現(xiàn)在聘用高素質(zhì)專業(yè)人才進行檔案管理，從而提高檔案管理的科學(xué)性。此外，還要注重積極運用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，通過技術(shù)改革提高檔案管理工作的效率。除領(lǐng)導(dǎo)層必須高度重視檔案管理工作，行業(yè)各階層也要明確自身責任，不斷強化自身責任意識，以提高檔案管理水平，進而以提高社會保險行業(yè)的社會形象為己任，進行工作的改進和優(yōu)化，不斷提高自身工作實力，探索業(yè)務(wù)檔案的整理、歸檔工作如何進一步完善和優(yōu)化。

（二）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員是提高社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作有效性的主要推動力，因此要不斷注重提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而實現(xiàn)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作有效性的提高。首先要注重相關(guān)工作人員的選拔工作，通過選拔一批高素質(zhì)的專業(yè)人才進入到檔案管理工作中來推動檔案管理工作質(zhì)量的提升。此外，要注重對檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，不斷提高其工作素養(yǎng)，同時培養(yǎng)其責任意識，強化其工作責任感，以保護參保人信息安全和合法權(quán)益為工作的出發(fā)點。為激勵檔案管理人員的工作熱情，社會保險單位可以制定適度的激勵政策，通過提拔、獎勵優(yōu)秀工作人員來形成行業(yè)內(nèi)的良性競爭風(fēng)氣，有利于提高檔案管理團隊的整體工作素養(yǎng)。

（三）提高信息化檔案管理水平?，F(xiàn)代信息技術(shù)的運用，有效提高了社會各個領(lǐng)域的工作效率。而信息技術(shù)運用于社會保險行業(yè)也有效提高了檔案管理的質(zhì)量和水平。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，電子化檔案管理有其不可比擬的優(yōu)勢，例如操作方便、查詢快速、安全性高、保存時間長等，可以降低管理人員的工作量，提高檔案管理工作的效率，同時減少人工操作，可以有效降低檔案管理中產(chǎn)生錯誤的可能性，提高檔案管理的質(zhì)量。在運用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案管理的過程中要注重避免陷入誤區(qū)，即認為電子檔案可以完全取代紙質(zhì)檔案的想法。要認識到紙質(zhì)檔案的重要意義，即其擁有唯一的法律認可效力，在確保信息效力的同時可以通過提高信息化檔案的管理水平來進行檔案管理工作的優(yōu)化和升級。

四、總結(jié)

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的完善與否，直接體現(xiàn)了社會保險行業(yè)的服務(wù)能力，因為其關(guān)系著參保人的隱私安全從而影響整個社會的和諧與穩(wěn)定。因此要高度重視社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的完善，要求社會保險部門全方位認識檔案管理工作的重要性，通過改進檔案管理工作，提高檔案管理的效率和安全性。