城市更新改造項目檔案管理存在的問題及對策

文/中國科學(xué)院檔案館 張旭；北京創(chuàng)業(yè)公社投資發(fā)展有限公司 劉長玲

隨著國家城市化進程不斷加快，城市開發(fā)逐漸飽和，可用于居住、生活、工作的土地資源日益稀缺。在此背景下，中國城市開始從增量時代進入存量時代。城市更新通過盤活存量土地資源、挖掘存量價值，實現(xiàn)自我迭代更新，逐步成為城市產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級的新動能?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境下對存量資產(chǎn)進行改造可以激發(fā)存量資產(chǎn)創(chuàng)新管理，實現(xiàn)各類資產(chǎn)證券化，提高存量資產(chǎn)運營效率。

城市更新改造項目產(chǎn)生的文件材料主要包括存量資產(chǎn)項目在計劃投資、實地調(diào)研、規(guī)劃定位、項目測算、工程設(shè)計改造、服務(wù)運營等階段形成的具有保存價值的文字、圖表、圖像、聲像、電子文件等。城市更新項目的興起對企業(yè)發(fā)展注入新活力，城市更新項目檔案作為記錄和留存建設(shè)和運營全過程的原始記錄，成為城市更新項目的有機組成部分。因此，加強城市更新改造項目的檔案管理顯得尤為重要。

一、城市更新改造項目檔案管理的重要性

（一）城市更新項目檔案為項目建設(shè)提供憑證價值。城市更新改造涉及規(guī)劃定位、金融投資、工程改造、運營管理等諸多的工序和環(huán)節(jié)，城市更新項目檔案記錄了項目從拓展、調(diào)研、規(guī)劃定位、測算、立項、設(shè)計、工程部改建和運營部運維管理的全過程，包括策劃定位、商業(yè)模式、資本運作、評估決策、工程改造、運營管理等。存量資產(chǎn)改造項目中遇到的問題可以通過查閱檔案的方式，查明原因，為解決法律糾紛、商業(yè)訴訟提供原始憑證。

（二）城市更新項目檔案為項目運營服務(wù)提供參考價值。完整、真實的城市更新項目檔案可以為后期相關(guān)項目運營管理提供依據(jù)，運營過程中財務(wù)測算、功能規(guī)劃等重要環(huán)節(jié)，可借鑒前期檔案材料中的預(yù)算報告、預(yù)置方案、項目評估等，針對性提供最優(yōu)化的解決方案，為未來項目運營提供有益參考，節(jié)約項目運營時間和成本。

（三）城市更新項目檔案為企業(yè)開拓城市更新項目提供經(jīng)驗積累。城市更新項目檔案記載了規(guī)劃定位、商業(yè)模式、資本運作、工程改造和服務(wù)運營的寶貴經(jīng)驗，包括產(chǎn)業(yè)定位、改造基金搭建、工程改造方案選取、運營服務(wù)方法、相關(guān)技術(shù)手段等。通過管理和保存城市更新項目檔案，將管理手段和技術(shù)方法運用于下一個項目中，從而改進項目管理水平。

二、城市更新改造項目檔案管理存在的問題

（一）未形成檔案管理的工作網(wǎng)絡(luò)與責(zé)任體系。城市更新改造項目目標(biāo)宏大，投資模式多樣、工程改造難度高、運營周期長，兼具投資、工程和運維三重屬性。往往需要多部門協(xié)調(diào)，涉及人員眾多，包括項目負(fù)責(zé)人、產(chǎn)業(yè)策劃人員、投資拓展人員、項目測算人員、工程部的建設(shè)人員、檔案專員、運營部人員等，因此城市更新改造項目檔案管理工作需要各部門人員明確職責(zé)，相互配合。而從實際情況來看，目前整個檔案管理流程缺乏審核和約束機制，人員職責(zé)并不明確。一是工程部人員在工程建設(shè)中隨意將文件材料進行收集，待工程結(jié)束后移交給工程部檔案專員，工程部檔案專員整理后自行管理本部門形成的檔案。二是運營部人員在系統(tǒng)中申請用印審批時會把合同交行政部門檔案管理人員審核并加蓋公章，并送外單位蓋章。由于缺乏對合同歸檔的約束機制，運營部人員通常忘記將完整的合同提交到系統(tǒng)中。三是行政部門檔案管理人員定期審核合同文件歸檔情況發(fā)現(xiàn)問題時，各工作對接時處于“無人回應(yīng)”的狀態(tài)。

（二）檔案管理缺乏規(guī)范性。目前企業(yè)對城市更新改造項目的投資拓展模式和項目運營合作模式已經(jīng)形成一個相對清晰的業(yè)務(wù)流程，但現(xiàn)有的城市更新項目檔案管理工作還沒有一個統(tǒng)一、細(xì)化的規(guī)范性流程。第一，城市更新改造項目工程檔案、運營檔案在各自部門管理，要求并不統(tǒng)一，沒有規(guī)范化的管理措施，也沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。第二，檔案的歸屬與流向并沒有具體的規(guī)定，導(dǎo)致城市更新改造項目檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用工作缺乏相應(yīng)的制度保障。

（三）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不強。檔案管理人員的專業(yè)性影響企業(yè)檔案工作質(zhì)量。檔案管理人員既要有堅定的政治立場，又要具備較強的專業(yè)知識和良好的專業(yè)素養(yǎng)。目前，部分企業(yè)檔案管理人員由行政人員兼任，行政專員在處理辦公室行政工作之外，同時負(fù)責(zé)印章管理、合同管理及相關(guān)文件材料歸檔工作。檔案管理人員由于沒有專業(yè)背景，也得不到專業(yè)化的培訓(xùn)，整體素質(zhì)不高；相應(yīng)地，各部門的檔案專員得不到專業(yè)化的工作指導(dǎo)。這些問題不利于城市更新項目檔案管理工作的開展，亟需在實踐中解決。

（四）檔案管理未與城市更新項目同步進行。目前，檔案收集管理工作大多是在城市更新項目建設(shè)后期，大多數(shù)管理運營過程的文件毫無次序地保存在各運營經(jīng)理的電腦中，導(dǎo)致很多運營過程性文件收集和查找困難。在企業(yè)實際工作中，檔案收集管理滯后于項目擴展和運營工作，特別在計劃投資、項目調(diào)研、項目定位與評估、項目決策等關(guān)鍵節(jié)點未實時開展檔案收集和檢查工作，檔案的完整性、規(guī)范性、系統(tǒng)性、有效性難以確保。

三、城市更新改造項目檔案管理的對策與建議

（一）建立自上而下，職責(zé)明確的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)城市更新改造項目建設(shè)的實際情況建立一套各層級人員分工明確的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，即從項目負(fù)責(zé)人——檔案歸口管理部門——行政部門檔案管理人員——項目部門（策劃部、投資拓展部、測算部、工程部、運營部）——項目部門檔案專員。其中，項目負(fù)責(zé)人對整個城市更新項目所形成檔案的完整性、真實性負(fù)責(zé)；行政部門檔案管理人員在項目建設(shè)和運營中對各部門人員的檔案收集和管理情況進行定期檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；各項目部門檔案專員按照分工完成本部門檔案的收集和整理工作，做到及時歸檔。

（二）規(guī)范流程，實現(xiàn)檔案資源的集中統(tǒng)一管理。加強城市更新改造項目檔案管理的關(guān)鍵之一是完善相關(guān)的規(guī)章制度和管理流程。將檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入企業(yè)項目管理流程，這是保證城市更新項目檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的前提。第一，建立切合實際、操作性強的城市更新改造項目檔案管理制度，從組織管理、職責(zé)分工、整理要求、物質(zhì)保障與獎懲措施等方面進行明確規(guī)定，細(xì)化文件材料的歸檔范圍，并對收集、分類、整理、立卷、歸檔工作等提出具體要求。第二，在投資擴展和委托運營的業(yè)務(wù)流程中納入檔案管理的具體工作內(nèi)容，包括從形成、分類、整理、歸檔等，并在項目完成后統(tǒng)一移交給行政部門檔案管理人員。第三，在合同或協(xié)議中進行管控，明確城市更新項目檔案材料的歸屬，并與合同尾款支付掛鉤。

（三）增強意識，加強企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。首先，增強依法依規(guī)的檔案管理意識，充分認(rèn)識到城市更新改造項目檔案的作用和價值。檔案歸檔和管理工作直接關(guān)系到企業(yè)后續(xù)城市更新項目的運營與擴展服務(wù)，應(yīng)當(dāng)變被動為主動，收集和管理城市更新項目檔案。其次，加強專業(yè)知識培訓(xùn)，既要掌握檔案專業(yè)技能，又要熟知城市更新項目檔案管理工作范圍，并在實際工作中細(xì)化城市更新項目的檔案整理方法。最后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強對各部門檔案專員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，將檔案工作與各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系起來，幫助各部門人員形成良好的歸檔意識，為后期檔案利用打好基礎(chǔ)。

（四）運用信息化手段，加強同步管理。目前，企業(yè)已經(jīng)建立園區(qū)智慧化管理平臺進行業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和審批事項。城市更新改造項目從策劃立項、組織實施到管理運維具有較長的周期性，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺有利于對項目檔案的全過程管理和有效利用。首先，運用計算機技術(shù)構(gòu)建企業(yè)檔案管理平臺，配置城市更新改造項目檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)與園區(qū)智慧化管理平臺的接口開發(fā)，使流轉(zhuǎn)后的文件進入數(shù)據(jù)庫中。其次，對項目檔案數(shù)據(jù)庫模塊進行功能性劃分，包括系統(tǒng)用戶登錄權(quán)限、檔案整編、建立目錄和關(guān)鍵詞檢索、文件預(yù)覽、借閱利用服務(wù)等。最后，在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，實現(xiàn)城市更新改造項目檔案數(shù)字化，注重各關(guān)鍵節(jié)點檔案的實時收集、及時歸檔。

四、結(jié)語

城市更新改造項目是一項綜合性、長期性的系統(tǒng)工程，面廣量大，未來更要進一步加強城市更新改造項目檔案管理工作，充分認(rèn)識到項目檔案的重要性。規(guī)范管理流程，并借助信息化、智慧化平臺，簡化檔案的收集和整理工作，從長遠來看更好地為項目拓展提供有力支撐，為運營人員提供便捷方便的信息服務(wù)。