論事業(yè)單位人事檔案鑒別及保密工作在人事監(jiān)管中的重要性

文/衡陽市不動產(chǎn)登記中心 肖欽欽

人事檔案是組織人事等部門在工作中形成的，關(guān)于個人成長經(jīng)歷和個人情況的原始記錄，大多數(shù)檔案材料是各主管部門依法履行部門職能形成的記載和反映了個人的自然情況、成長經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、德、能、勤、績、廉等方面的情況。人事檔案業(yè)務(wù)鑒別在人事監(jiān)督管理工作中具有核心地位，鑒別效果的好壞直接影響到人事檔案的效果，對可否準(zhǔn)確執(zhí)行人事政策也有較大影響。目前，各地方政府正在努力貫徹執(zhí)行黨中央有關(guān)深化黨及國家部門變革的各種部署，為保障機(jī)構(gòu)變革中人事檔案與材料移交、接收等業(yè)務(wù)順利進(jìn)行，結(jié)合實(shí)際情況，現(xiàn)就做好事業(yè)機(jī)關(guān)人事檔案鑒別工作提出一些建議，僅供參考。

一、人事檔案鑒別的作用

（一）人事檔案資料的鑒別是事業(yè)單位選人用人的第一步關(guān)卡。近幾年，有關(guān)冒名頂替、調(diào)整時間與學(xué)歷造假等情況被處置的人員十分常見，常見報端。主要原因不僅有早幾年我國還沒有實(shí)施高等教學(xué)證書電子注冊體系等客觀問題，還有部分用人機(jī)構(gòu)在招錄員工時審查不仔細(xì)，導(dǎo)致不合格員工流入單位中，給團(tuán)隊(duì)組建及人事檔案留下隱患，這就需要單位用人時嚴(yán)格把好人事檔案資料鑒別審查關(guān)，保證引入人員檔案素材準(zhǔn)確有效。

（二）人事檔案資料鑒別屬于員工晉升提拔的關(guān)鍵依據(jù)。崗位職稱晉升與選拔應(yīng)用，重點(diǎn)是知人善任，核心內(nèi)容需要憑借人事檔案資料，所以，人事檔案屬于仔細(xì)考察了解與選拔任用干部及監(jiān)督管理人員的關(guān)鍵依據(jù)之一。因此，要將鑒別人事資料融入人事檔案管理之中，及時發(fā)現(xiàn)、填補(bǔ)、優(yōu)化、更新干部資料，為組織準(zhǔn)確選拔任用員工提供核心依據(jù)。經(jīng)過扎實(shí)仔細(xì)的鑒別，保證單位人事檔案內(nèi)容的全面性與準(zhǔn)確性，為準(zhǔn)確任用員工、維護(hù)職員合法權(quán)益提供穩(wěn)定依據(jù)。

（三）人事檔案資料的鑒別是提高檔案管理質(zhì)量及效率的重要環(huán)節(jié)。加強(qiáng)干部人事資料鑒別需要遵守“取之有據(jù)，舍之有理”的宗旨。唯有經(jīng)過鑒別，方可更好完善補(bǔ)充事業(yè)機(jī)關(guān)人事檔案內(nèi)容，及時把個人手上該歸檔而沒有歸檔的檔案資料歸入本人檔案，而且把一些無須歸檔的資料從檔案中清除出來，削減檔案分量，完善庫存質(zhì)量，進(jìn)而保障人事檔案的整體性與精煉性，加大利用率，保證本單位人事資料管理的順利運(yùn)行。

二、事業(yè)機(jī)關(guān)人事檔案鑒別的一些工作內(nèi)容

（一）準(zhǔn)確區(qū)別人事檔案與非人事檔案。個人檔案涉及人事檔案資料與非人事檔案資料兩個部分。開展人事檔案鑒別工作的第一步，即準(zhǔn)確區(qū)別人事檔案與非人事檔案。就入黨團(tuán)資料來說，要求融入人事資料范疇的內(nèi)容包括入黨團(tuán)的志愿書與申請書，以及轉(zhuǎn)正申請書、入黨團(tuán)時的家庭及社會關(guān)系。另外，個人政治歷史調(diào)研資料均是人事檔案范疇，而個人入黨團(tuán)時的組織和支部會議的探討記錄與審批通過書就是黨政檔案范疇內(nèi)。獎勵材料是人事檔案范疇，是授予先進(jìn)、楷模稱號的依據(jù)，另外也有通知、批復(fù)、審查表、事跡資料，而歸屬黨政檔案范疇的資料包括申請報告、審批素材。此外也有部分物品要由個人妥善管理，涉及獎狀、獎品、榮譽(yù)證。針對紀(jì)律檢查資料來說，歸屬人事檔案范疇的包括處分、決定、復(fù)核、平反決定、自檢，此外也有部分材料是案件材料范疇，涉及人事檔案范疇、調(diào)研旁證資料、檢舉揭發(fā)信息、請示報告，此外也有來往信函。

（二）鑒別資料內(nèi)容的真實(shí)性。準(zhǔn)確鑒定是否是本人的人事資料，在整理保存人事資料時，是將員工姓名作為關(guān)鍵特點(diǎn)。在整理與歸檔過程，要防止由于同名同姓而出現(xiàn)張冠李戴的現(xiàn)象，也不得因?yàn)橐蝗硕嗝鴮⒉牧戏稚⒈９?。針對同人多名，選用學(xué)名、筆名、化名以及同音不同字等現(xiàn)象，重點(diǎn)核實(shí)后續(xù)資料姓名欄上曾用名是不是有和早期原名一樣的名字，查清檔案中是否存在更換姓名的報告與審批資料，鑒別每份資料的年齡、籍貫、經(jīng)歷等狀況是否一樣。鑒別材料是不是已經(jīng)徹底完成整理，鑒別是否具備完善的手續(xù)。唯有那些已經(jīng)整理好的資料才可以正式融入人事檔案中。部分資料還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步辦理，還有的資料由于問題懸而未決，這類信息就不得歸入檔案。完整的手續(xù)涉及審核、批準(zhǔn)、簽署、蓋章、落款，把這些手續(xù)辦理齊全才可以正式把資料融入人事檔案中，只要是手續(xù)不齊全均必須補(bǔ)辦。要科學(xué)鑒別材料的精煉性，有的材料內(nèi)容一樣，有的材料就無法精準(zhǔn)說明問題，針對這些無價值和價值較低的材料應(yīng)進(jìn)一步剔除。判別材料是否齊全，唯有內(nèi)容完善的材料才可以真正起到作用，確保人事資料完整的重點(diǎn)即加強(qiáng)材料鑒別。

（三）鑒別人事檔案內(nèi)容是否存在重復(fù)信息。在組織人事檔案鑒別時，不管是正本或者副本，僅需留下一份就行。鑒別時經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有的人員寫過多張入黨申請書，在歸檔過程，僅需選擇內(nèi)容完善、字跡清晰的歸入本人檔案。

三、做好事業(yè)機(jī)關(guān)人事檔案鑒別任務(wù)的途徑

（一）事業(yè)機(jī)關(guān)人事檔案鑒別基本原則。人事資料的立卷單位屬于個人，可以全面體現(xiàn)一個人的現(xiàn)實(shí)及歷史狀況，通過運(yùn)用人員的業(yè)務(wù)活動組成，保管與應(yīng)用也較為便利。為了便于保管，員工應(yīng)當(dāng)將這些人事資料分門別類，進(jìn)而產(chǎn)生保管單位，加強(qiáng)條理化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。一般情況下，人事檔案包括以下幾種：履歷、自傳、鑒定、考評、政治歷史問題、參與黨團(tuán)機(jī)構(gòu)、獎勵與先進(jìn)事跡、處罰、取消處罰、甄別、復(fù)核、體現(xiàn)職務(wù)職稱薪資、其他資料。在甄別人事資料時，應(yīng)將人事資料的內(nèi)容與類型作為依據(jù)。組織鑒別工作堅(jiān)持的原則為“取之有據(jù)，舍之有理”，前者是指鑒別工作應(yīng)將中央相關(guān)規(guī)定視為依據(jù)，對于要?dú)w檔但是沒有歸檔的資料，要迅速補(bǔ)充入檔，而部分則是不要?dú)w檔，融入人事檔案，針對這些檔案應(yīng)完全刪除。后者是指決定刪除一些材料應(yīng)有充分的理由，特別是在要求銷毀部分內(nèi)容時，更應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎對待，整個操作過程不得武斷草率。

（二）遵循并貫徹落實(shí)各項(xiàng)政策規(guī)定。針對事業(yè)單位來說，鑒別人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性意義顯著，鑒別與歸檔是加強(qiáng)事業(yè)機(jī)關(guān)人事檔案管理活動的基礎(chǔ)與前提，將直接影響檔案管理的效果。在鑒別事業(yè)機(jī)關(guān)人事檔案內(nèi)容時，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定及原則審查采集到的檔案內(nèi)容，精準(zhǔn)判定材料的真假，而且高效判定材料的保管價值。在鑒別與歸檔人事資料時，應(yīng)遵守各項(xiàng)政策依據(jù)，這類政策依據(jù)包括《人事檔案業(yè)務(wù)條例》《人事檔案資料采集鑒別和歸檔的規(guī)定》以及《干部人事檔案資料的鑒別歸檔體系》，這些政策依據(jù)給人事檔案內(nèi)容鑒別、規(guī)定業(yè)務(wù)帶來思路與理論依據(jù)。針對專門從事人事資料管理的員工而言，要仔細(xì)學(xué)習(xí)各項(xiàng)規(guī)定，并且保證深刻體會，既要遵循各項(xiàng)規(guī)定，還要貫徹落實(shí)。在鑒別材料時，應(yīng)遵守歷史唯物主義與辯證唯物主義思想。仔細(xì)分析各種歷史背景下出現(xiàn)的資料，要保證具體、仔細(xì)與認(rèn)真。分析工作的開展要兼顧到材料的形成日期、重要內(nèi)容與可靠性，此外也要考慮到信息的用途，嚴(yán)肅謹(jǐn)慎對待資料的取舍。

（三）處理好不歸檔的資料。對于不歸檔的資料要處理好，在清除不歸檔資料時，應(yīng)采取科學(xué)的辦法。首先，資料的轉(zhuǎn)出。主要對于非本人資料與不應(yīng)歸為人事檔案的資料，這些資料不得任意丟棄，也不得任意銷毀。準(zhǔn)確的做法是將之轉(zhuǎn)入相應(yīng)單位得到妥善保存與處理。在轉(zhuǎn)出資料時，應(yīng)當(dāng)填寫轉(zhuǎn)遞資料通知單。其次，資料退回。重點(diǎn)是對于手續(xù)不夠齊全的資料，也有一些是其中的內(nèi)容還尚待核實(shí)，由此均要提出詳細(xì)的意見，在該基礎(chǔ)上將這些資料退回給相關(guān)單位，在各項(xiàng)手續(xù)均補(bǔ)辦完整以后才可以收回資料。再者，存留資料。在通過各種鑒別以后，材料是人事檔案范疇內(nèi)，并且又具有保留參考意義的，應(yīng)對這些材料進(jìn)行規(guī)范處理，然后再交給各部門合理保存，作為業(yè)務(wù)信息。最后，銷毀信息。重點(diǎn)是對于一些無保存價值的內(nèi)容，在銷毀這些信息時，要根據(jù)相關(guān)規(guī)定處理，在銷毀信息以前要仔細(xì)審核，也有加以登記的必要，在通過主管單位審批以后，才可以將這些信息正式銷毀。在仔細(xì)鑒別相關(guān)資料以后，才可以保障人事檔案資料達(dá)到內(nèi)容真實(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，高度符合頭尾清晰、手續(xù)完整的要求。

（四）制定并落實(shí)人事檔案保管體系及培訓(xùn)體系。事業(yè)機(jī)關(guān)要制定完善的人事檔案保管體系和培訓(xùn)體系，注重宣傳人事資料管理法律的規(guī)定及對參加檔案鑒別和檔案管理人員的保密教育。事業(yè)機(jī)關(guān)要制定完善的《干部人事資料管理方法》，對管理者的業(yè)務(wù)職責(zé)進(jìn)行確定，完善檔案管理業(yè)務(wù)流程，涉及借閱、轉(zhuǎn)移與接收。順利組織干部人事資料管理法規(guī)教育活動，讓每位人事干部必須遵守國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定，讓黨員干部的法治思想及意識得以提高。人事檔案信息禁止涂改，要保障每一位職工均主動講誠信、懂規(guī)矩。此外，各級員工均需要遵紀(jì)守法，以嚴(yán)肅的態(tài)度處理每個人的人事資料，要保障記錄的相關(guān)內(nèi)容是高度精準(zhǔn)的。努力組建人事檔案團(tuán)隊(duì)，嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案業(yè)務(wù)相關(guān)責(zé)任制。事業(yè)機(jī)關(guān)要選用作風(fēng)正派，充滿強(qiáng)烈責(zé)任感的中共黨員負(fù)責(zé)檔案管理業(yè)務(wù)。在管理人事資料時，加強(qiáng)黨性教育以及紀(jì)律約束。保障檔案從業(yè)者在對待各項(xiàng)業(yè)務(wù)時，可以遵守原則，在做好各項(xiàng)業(yè)務(wù)時，保證公道正派。在面臨一些突發(fā)情況時，可以積極肩負(fù)責(zé)任。順利組織各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，讓人事檔案管理從業(yè)者的業(yè)務(wù)能力及工作技能得到明顯提升。

四、結(jié)束語

總之，從事人事資料管理的人員需要認(rèn)識到人事檔案鑒別及保密工作的關(guān)鍵性。加強(qiáng)事業(yè)機(jī)關(guān)人事檔案鑒別要遵循適當(dāng)鑒別基本原則，而且還要遵循并嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)政策規(guī)定及保密工作，妥善處理好不歸檔資料，制定并落實(shí)人事檔案管理體系。經(jīng)過鑒別人事檔案信息，促使人事檔案內(nèi)容具有頭尾清晰的特點(diǎn)，也具備完整的手續(xù)，保障人事資料信息的完整性。