軍工單位辦公室安全保密管理的思考

文/航天動力技術研究院 呂品 牛佳依

軍工單位主要承擔國家武器裝備科研生產(chǎn)任務，是國家安全和國防建設的基礎，安全保密管理工作歷來是軍工單位保發(fā)展、保生存的一項重要工作。隨著改革開放的不斷深入，軍民融合的蓬勃發(fā)展，軍工單位以前所未有的廣度和深度參與到國家戰(zhàn)略性高技術產(chǎn)業(yè)的研發(fā)與升級改造，涉及的國家秘密事項多、密級高，同時也是境外各種敵對勢力竊密的重要目標。如何保護軍工單位的國家秘密安全，有效防范泄密事件，成為軍工單位安全保密管理的重中之重。特別是近年來各國綜合國力角逐不斷加劇，貿(mào)易戰(zhàn)紛爭不斷激化，圍繞信息資源的控制和爭奪日益激烈。而且隨著信息化技術高速發(fā)展，信息傳遞的方式升級換代，信息的處理與傳播也越來越快，竊密與反竊密的斗爭也更加尖銳，軍工單位的安全保密工作面臨的形勢比以往任何時候都更加嚴峻復雜，這對軍工單位的保密管理工作提出了更大的挑戰(zhàn)和更高的要求。軍工單位辦公室作為軍工單位的指揮中樞，作為安全保密管理防范的重點，辦公室的安全保密管理工作必須提高政治站位，圍繞中心工作，突出難點，找準隱患，以點帶面，從而促進單位整體安全保密管理水平的提升。

一、辦公室業(yè)務管理過程中的安全保密隱患

軍工單位辦公室作為綜合管理部門，主要是協(xié)助單位黨政領導處理日常工作、對外溝通接待、對內(nèi)協(xié)調(diào)服務，是一個單位承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系左右的樞紐，具有緊密聯(lián)系領導、業(yè)務范圍廣、綜合性強、業(yè)務辦理急、接觸人員多、知悉事項早等特點。軍工單位辦公室的每項業(yè)務基本都涉及國家秘密或單位內(nèi)部信息，工作人員經(jīng)常能夠知悉和掌握大量的國家秘密或單位敏感事項，在處理辦公室業(yè)務工作的過程中面臨的安全保密風險隱患也更加復雜。如何做好辦公室的安全保密管理一直以來都是軍工單位保密管理的重點和難點。辦公室工作人員在工作中更要時刻保持高度警惕，樹立安全保密風險意識，強化安全保密管理措施，才能最大限度降低辦公室的泄密風險。

（一）秘書服務。軍工單位辦公室秘書崗位工作性質(zhì)特殊，主要服務于單位領導，完成領導交辦的各項工作事務，負責安排協(xié)調(diào)領導布置的工作及出行行程、陪同接待、主辦會議、陪同領導參加重要會議等。在綜合業(yè)務的處理和領導行程的安排過程中，可以提前知悉重要工作的部署過程、決策方案及領導對于相關工作的想法、領導出行計劃等敏感信息，這些信息往往涉及重要國家秘密和單位工作秘密。秘書服務人員的工作性質(zhì)決定了其掌握的敏感信息一經(jīng)泄露將會給國家及單位利益造成嚴重的危害。

（二）機要管理。機要管理是軍工單位辦公室的特色業(yè)務，主要負責單位機要文書收發(fā)、公文的流轉(zhuǎn)、密碼設備、機要視頻會議管理等工作。軍工單位機要文書的收發(fā)數(shù)量大、類型多、涉及的國家秘密范圍廣、密級程度高、文件傳閱和借閱頻繁。軍工單位對于機要管理要求專人專崗、建立機要文件登記制度，機要文件的所有流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)需要簽字備查。但是機要文件的管理通常自成體系，普遍采用紙質(zhì)登記的方式進行流轉(zhuǎn)管理。由于缺少信息化管理手段，機要文件在收發(fā)、借閱、銷毀等流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)缺乏有效可行的監(jiān)控和審計手段，難以定期對機要文件進行核對清點，容易形成機要文件賬物不符、信息知悉范圍擴大的風險。

同時機要視頻會議的管理也容易出現(xiàn)以下隱患：一是會議主辦部門未根據(jù)會議內(nèi)容將參會人員限定在最小范圍，擴大了會議內(nèi)容的知悉范圍。二是未嚴格執(zhí)行會議的安全保密管理要求，未將手機等通信設備存放在會議室外，沒有開啟無線通信干擾設備等。三是會議文件管控不嚴，會議結(jié)束后未及時回收會議資料，導致參會人員將會議文件帶離。這些隱患都可能會引發(fā)機要視頻會議管理的安全保密風險。

（三）重要涉密辦公場所管理。領導辦公室和涉密會議室作為領導接待、商議事務、方案決策等日常辦公的場所，經(jīng)常會接待重要人員、討論重要事項、部署各項工作、使用和處理大量涉密文件等，在使用辦公室和會議室的過程中往往匯集了單位的各種重要信息，因而領導辦公室和涉密會議室也是單位的重要涉密辦公場所。如果這些場所被植入竊聽、竊照等技術設備，通過聲、光、電磁等技術途徑竊密；或是對服務領導辦公室和會議室的工勤人員審查不嚴、管理疏忽，導致工勤人員在服務過程中獲取到國家秘密，都將會對單位維護國家秘密的安全造成嚴重的影響。

（四）領導個人信息管理。個人信息主要包括個人的基本信息、出行信息、聯(lián)系信息等，一般來說不屬于國家秘密信息，但是軍工單位領導不僅有行政職務，而且大多還承擔著型號項目的總師等技術職務，有些領導甚至是國家級或是省部級的技術專家，涉密程度高。當領導的個人信息與從事工作的身份信息相結(jié)合，就有可能分析出相關內(nèi)部信息、商業(yè)秘密、甚至國家秘密。而在領導公車出行的過程中，往往容易忽視車輛本身的安全及駕駛員的安全可靠。因此在領導個人信息管理上，既要謹防領導個人基本信息的泄露，也要做好出行信息的管理，這樣才能有效防止通過分析領導個人信息而獲悉相關國家秘密及工作秘密等敏感信息。

二、安全保密管理建議措施

（一）秘書服務方面。一是秘書工作人員應盡量從單位內(nèi)部進行選拔，進入秘書工作崗位要嚴格履行資格審查，秘書服務人員作為涉密人員，上交個人因公或因私的證照，應該定期進行資格審查的復審，必要時還可以適當擴大資格審查的內(nèi)容以及縮短復審的間隔時間，按要求做好年度工作，定期匯報個人重大事項發(fā)生變化的情況，及時掌握秘書工作人員的動態(tài)信息。二是秘書服務人員要加強黨建學習，通過對黨的理論學習，強化自身使命擔當，確保政治素質(zhì)過硬，從思想上武裝自己，做到對黨和國防軍工事業(yè)的絕對忠誠。三是要讓秘書工作人員認清當前復雜嚴峻的安全保密形勢，雖然經(jīng)常服務于單位領導，更應該以身作則，加強安全保密培訓學習，提升自身的風險隱患防范能力。四是要抓好重點人員的安全保密培訓教育工作，不斷強化秘書工作人員的安全保密意識，不把保密管理當作攔路虎，不排斥保密工作，真正將安全保密管理融入業(yè)務工作中，自覺嚴格遵守保密紀律，切實做到不該說的不說，不該問的不問，不該討論的不討論。五是要加強對秘書服務工作人員的安全保密考核，將安全保密考核納入個人年度考核和評優(yōu)評先，實行安全保密一票否決制。適當拓寬秘書服務人員的發(fā)展通道，將安全保密考核結(jié)果與個人前途相關聯(lián)，提高其執(zhí)行安全保密規(guī)定的主觀能動性。

（二）機要管理方面。對于機要文件的管理方面，一是嚴格落實機要管理和涉密載體管理的規(guī)章制度，明確機要管理的流程要求，對于機要文件的流轉(zhuǎn)做到有章可循，有據(jù)可查，根據(jù)工作需要，嚴控知悉范圍，僅由單位領導批準的人員閱覽。二是要定期查漏，檢查文件流轉(zhuǎn)是否履行了登記手續(xù)，借閱、傳閱文件是否按時歸還。三是具備條件的單位，可以利用信息化技術手段，應用載體管理系統(tǒng)對機要文件進行管理，對收到的機要文件粘貼唯一標識二維碼，并將機要文件錄入載體管理系統(tǒng)，確定責任人、載體類別、載體密級、載體名稱等載體屬性信息。通過載體管理系統(tǒng)完成機要文件流轉(zhuǎn)審批、登記接受等流程，在流轉(zhuǎn)過程中以二維碼進行追蹤管理，從而對機要文件進行有效的全生命周期管理。

對于機要視頻會議的管理方面，一是機要視頻會議的召開需要領導批準同意，在會議籌備階段嚴格按照會議內(nèi)容確定參會人員，未經(jīng)批準不得隨意擴大參會人員的范圍，并在會議現(xiàn)場做好參會人員的身份審核。二是嚴格落實會議的安全保密要求，嚴禁使用無線擴音等設備，未經(jīng)批準不進行錄音錄像，啟用移動通信干擾設備并由專人在會場提醒、監(jiān)督參會人員進入會場存放手機。三是重要機要視頻會議要確定安全保密責任人和載體管理專職人員，做好涉密會議的載體發(fā)放、簽字和回收銷毀工作，制定重要涉密會議安全保密預案。具備條件的單位可采用電子會議系統(tǒng)，通過識別參會人員身份證、通行證等技術手段確保參會人員身份，不使用紙質(zhì)涉密載體，降低會議泄密風險。

（三）重要涉密辦公場所管理。一是領導本身要具備相應的安全保密風險防范意識，長時間離開辦公室應將涉密體、內(nèi)部文件等敏感文件放入保密柜中，鎖好柜門，嚴禁直接將這些資料放在普通抽屜和玻璃柜中，并關好門窗，防止無關人員趁機進入領導辦公室。二是要加強涉密會議室管理，會議室鑰匙由辦公室負責保管，隨用隨借，誰辦誰領用。會議結(jié)束后，會議承辦部門要及時回收會議資料，嚴禁隨意將會議資料丟棄在會議室中。三是要加強工勤人員的管理，對于工勤人員要做上崗前的安全保密培訓教育，并進行背景審查，嚴禁工勤人員單獨持有領導辦公室和會議室的鑰匙，工勤人員打掃領導辦公室和涉密會議室時應有辦公室的工作人員陪同。四是安全保密機構可以根據(jù)單位實際配備相應技術檢查工具，提升技術檢測能力，定期對重要涉密場所進行反竊聽、反竊照等安全技術檢查，保障重要涉密場所的環(huán)境安全。

（四）領導個人信息管理方面。一是要把好信息管控關，辦公室一般留有領導人員的相關個人信息，因公需要使用這些信息必須經(jīng)過領導本人批準，明確用途，不得隨意擴大使用范圍，使用身份證復印件應加蓋“再次復印無效”的印章；制作單位通訊錄時，應隱去型號職務等敏感信息；提醒單位員工留存領導電話號碼盡量不要備注領導的詳細信息，防止手機通訊錄被竊取后造成個人信息的泄露。領導參加重要涉密活動的宣傳報道，不應涉及活動背景，事先明確宣傳口徑和宣傳內(nèi)容，做好行程信息控制，以防無關人員獲取活動信息。二是要把好提醒關。領導因公出差過程中，秘書人員應提醒領導注意出行過程中的安全保密風險，不與出行人員在公共場合談論涉及國家秘密的工作事項，如攜帶有涉密載體，在出差過程中應始終確保涉密載體的安全。三是把握教育關。針對領導身邊的工作人員，如秘書、司機等，定期進行安全保密教育，加強對秘書、司機的背景審查，簽訂安全保密承諾書。

三、結(jié)束語

隨著軍工企業(yè)的深化改革，軍民融合的不斷發(fā)展，國際形勢復雜變化，軍工單位辦公室的安全保密工作將面臨更大的挑戰(zhàn)。辦公室的安全保密管理工作應該立足于風險防范，緊緊圍繞軍工單位的中心工作，驅(qū)動創(chuàng)新，提升工作人員的安全保密意識和防范能力，加快推進辦公室工作人員從“要我保密”向“我要保密”轉(zhuǎn)變，將安全保密風險防控措施融入辦公室的日常業(yè)務中，及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務工作中的薄弱環(huán)節(jié)，消除安全保密隱患。充分發(fā)揮辦公室的樞紐作用，不斷完善單位的安全保密管理體系建設。