關(guān)于推進企業(yè)信息化檔案管理的探討

文/靈武市能源有限公司 席?；?/p>

在現(xiàn)代化社會中，實行企業(yè)信息化檔案管理已經(jīng)成為了企業(yè)的必由之路。它不僅可以提高資料的保存安全性，減少企業(yè)人力物力的投入，還可以增加員工的檔案查閱率，加快企業(yè)的發(fā)展進程。因此，本人對企業(yè)信息化檔案管理的優(yōu)勢進行整理，聯(lián)系企業(yè)實行信息化檔案管理現(xiàn)狀，提出了幾點建議。

一、企業(yè)信息化檔案管理的優(yōu)勢

（一）資料保存的安全性高。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中所形成的對國家、社會和企業(yè)本身有價值的資料。由此可見，在企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)檔案必不可少。企業(yè)檔案包含會議通知、總結(jié)、發(fā)言記錄等重要會議的材料，公司的報表和工作計劃，公司與有關(guān)單位相關(guān)往來的文書等多項內(nèi)容。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理只會保存相對重要的資料，同時檔案保存安全性低。

采用信息化檔案管理的方法，每次會議和活動結(jié)束就可以把內(nèi)容上傳到云端進行保存，只要有足夠的云端空間就可以保存足夠多的資料，不會出現(xiàn)檔案缺失的情況。同時員工可以有更自由的空間進行資料的整理和上交，上交記錄也會顯示具體操作人和操作時間，在一定程度上減少了員工偷竊資料的可能性，保證了企業(yè)資料的安全性。

（二）人力物力的投入少。企業(yè)檔案的整理是一個很大的任務(wù)，很多企業(yè)在年末的幾個月內(nèi)一直在進行企業(yè)資料的收集和整理工作，保證企業(yè)檔案的留存和相關(guān)部門的查驗，全公司都參與其中，人力物力的投入力度不言而喻。同時在平時檔案管理的工作中也需要對整理好的工作資料進行再確定、統(tǒng)計、整合以及員工借閱歸還等工作，檔案管理工作繁重，耗費了很多人力物力。

采用信息化檔案管理的方法，借助其信息化系統(tǒng)，自動對資料中的數(shù)據(jù)進行核查和整理，隨時上傳資料，并及時對資料進行再確定和統(tǒng)計整合工作，不僅提高了檔案整理效率、節(jié)約了時間，還減少了公司的一項支出，節(jié)省了資金。同時在員工進行查閱和歸還時還可以明確記錄借閱的內(nèi)容和時間，督促相應(yīng)員工準時歸還檔案，極大地減少了人力物力的投入。

（三）檔案查詢利用率高。企業(yè)檔案的作用是對相關(guān)資料進行記錄，供企業(yè)內(nèi)部人員進行查閱。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，檔案都是紙質(zhì)版而且內(nèi)容很多，員工想要找到所需的檔案內(nèi)容無異于大海撈針，而且因為所需整理內(nèi)容過多，一些被認為不重要的內(nèi)容并沒有得到整理，較小的細節(jié)問題并沒有得到整理和保存，因此很多員工甚至找不到其所需內(nèi)容的檔案。而且在經(jīng)濟發(fā)展快速的今天，信息的時效性愈發(fā)重要，但這樣的檔案整理工作基本都是一年一次，員工也不能夠查詢到實時的信息，檔案查詢利用率低。

采用信息化檔案管理時，不僅所有的信息都可以得到上傳以及自動化整理，而且其自動化整理都是實時進行的，保證了信息的實時有效性。同時員工可以在線上進行檔案查詢，不必自己在浩如煙海的檔案中查詢，方便快捷，準確高效。

（四）企業(yè)發(fā)展速度加快。企業(yè)檔案中不僅包含了企業(yè)的會議內(nèi)容，還包含了企業(yè)在生產(chǎn)中產(chǎn)生的問題和相應(yīng)數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)的有效保存有利于企業(yè)相關(guān)問題的解決和新的研發(fā)項目的產(chǎn)生。在傳統(tǒng)的檔案管理中，這些數(shù)據(jù)的整理不僅需要大量人力物力的投入，而且根據(jù)一年一整理的慣例，整理不能做到及時有效。而這些運用在數(shù)據(jù)整理上的人力物力也過多耗費了企業(yè)資源。同時由于傳統(tǒng)檔案管理的查閱困難，這些數(shù)據(jù)在整理后的使用率很低，部門之間的資料不能得到及時地共享，耽誤了工作進程，拖慢了企業(yè)的發(fā)展。

采用信息化檔案管理，將耗費在檔案管理上的人力物力放到新產(chǎn)品、新技術(shù)的研發(fā)和設(shè)計中，部門之間積極進行資源共享，加大檔案資料的查閱利用率，讓及時整理好的企業(yè)檔案在更大程度上發(fā)揮其作用，加快企業(yè)的發(fā)展速度。

二、企業(yè)信息化檔案管理的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)重視度不足。國家一直在進行企業(yè)信息化檔案管理的相關(guān)宣傳，并且出臺了《關(guān)于加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》等文件進行支持，還發(fā)布了《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對企業(yè)信息化檔案管理進行規(guī)范。企業(yè)信息化檔案管理是將檔案內(nèi)容電子化并進行自動化整理，需要構(gòu)建自動化的辦公系統(tǒng)和管理方式，以節(jié)約檔案整理中的人力物力。

但還是有一部分企業(yè)在實行信息化檔案管理的時候?qū)ζ洳粔蛑匾?，有些企業(yè)習慣了傳統(tǒng)的檔案管理制度，只是有一個信息化檔案管理的空殼，實際還是按照傳統(tǒng)的檔案管理制度進行，不采用信息化檔案管理；有些企業(yè)并沒有充分認識到信息化檔案管理的含義，只是將檔案管理的方式進行了改變，信息化檔案管理進行得不夠徹底。

（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)不足。企業(yè)在進行信息化檔案管理的技術(shù)前提是要進行信息化系統(tǒng)建設(shè)。在進行信息化系統(tǒng)建設(shè)時需要企業(yè)投入較多的資金，甚至需要引進多個信息技術(shù)人才，進行信息化系統(tǒng)的安裝、調(diào)試和開發(fā)，因此一些中小型企業(yè)迫于資金，認為這些資金應(yīng)該運用到公司發(fā)展的其他部分，還是傾向于使用傳統(tǒng)的信息化檔案管理方法和制度。

進行企業(yè)信息化檔案管理對于中小型企業(yè)而言好處是長遠的，雖然在剛開始進行信息化管理時耗費資金較多，但是卻減少了企業(yè)檔案管理部門的壓力，企業(yè)可以適當減少檔案管理部門人員，將節(jié)約出來的人力物力放在新產(chǎn)品的開發(fā)與應(yīng)用之中，在完善信息化系統(tǒng)建設(shè)的過程中帶動整個企業(yè)的現(xiàn)代化進程。這樣不僅減少了紙張等不可再生資源的浪費，還加快了企業(yè)的工作效率，促進企業(yè)發(fā)展。

（三）信息化檔案的利用率低。企業(yè)進行信息化檔案管理的目的是為了及時保存企業(yè)資料，并供員工及時準確進行資料數(shù)據(jù)查閱，幫助企業(yè)各部門進行資料共享，聯(lián)動共贏。但是有些企業(yè)在實行信息化檔案管理初期信息化檔案利用率很低，不僅沒有達到預想的利用率甚至比傳統(tǒng)的檔案管理制度下的檔案利用率還要低。

究其原因，企業(yè)沒有對企業(yè)信息化檔案管理進行足夠的宣傳或者宣傳不夠及時；員工在傳統(tǒng)的檔案管理下沒有借閱檔案的習慣，認識不到企業(yè)檔案的重要性，而有借閱習慣的員工因不熟悉信息化檔案的借閱使用方式而放棄甚至借閱失敗；部門中自行進行信息交流，沒有考慮部門之間的資料分享。信息化檔案的應(yīng)用率低，不利于員工進行工作總結(jié)和拓展，也不利于不同部門之間的合作共贏和企業(yè)新創(chuàng)意的產(chǎn)生，延誤了企業(yè)的發(fā)展。

三、推動企業(yè)信息化檔案管理的建議

（一）增強對信息化檔案管理的認識。在進行企業(yè)信息化檔案管理之前，企業(yè)領(lǐng)導要明確其內(nèi)涵，企業(yè)需要改變的不單單是檔案管理的方法，而是原有的檔案管理理念，甚至是企業(yè)管理理念。傳統(tǒng)的檔案管理是每個部門各自定時進行相應(yīng)部門的紙質(zhì)版材料的保存整理，并在年末各部門將一整年的工作內(nèi)容和數(shù)據(jù)等信息進行整理，最后上交到企業(yè)檔案管理部門進行保存。

而企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理制度要求員工實時將資料進行整理，整理為電子檔案后立即上傳到企業(yè)云端，一切資料的使用都由檔案管理部門全程控制，并且檔案向企業(yè)所有部門公開，各部門協(xié)同合作。同時相比于傳統(tǒng)檔案管理注重檔案的保存，信息化檔案管理更注重的是檔案上傳后的信息整合與應(yīng)用環(huán)節(jié)，進行檔案的再利用。

（二）加強企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)。建設(shè)企業(yè)信息化系統(tǒng)是實行企業(yè)信息化檔案管理的基礎(chǔ)，因此一定程度上說，加強企業(yè)信息化建設(shè)就是在推動企業(yè)信息化檔案管理。可以從三方面對企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)進行加強：首先，要加強企業(yè)信息化系統(tǒng)的安全性。企業(yè)檔案在部門間是公開的，但在員工流動大的地方一定要保證企業(yè)檔案的安全，只能在企業(yè)內(nèi)部公開。因此要明確檔案信息的安全性，進行相應(yīng)的安全評估和安全性提高工作。其次，要提高企業(yè)信息化系統(tǒng)的專業(yè)性。想要提高企業(yè)信息化檔案管理的科學性就要提高企業(yè)信息化系統(tǒng)的專業(yè)性，可以聘用信息化技術(shù)人才專門進行硬件的開發(fā)和系統(tǒng)的維護，保證企業(yè)信息化系統(tǒng)的正確運行。最后，要確保企業(yè)信息化系統(tǒng)的合法性。信息化系統(tǒng)建設(shè)需要大量運用互聯(lián)網(wǎng)，但是在互聯(lián)網(wǎng)的使用中不能忘記遵守相關(guān)的法律法規(guī)，保證企業(yè)信息化系統(tǒng)的合法性。謹慎使用硬件開發(fā)程序和軟件，一切活動保證在法律允許范圍內(nèi)進行。

（三）完善企業(yè)信息化檔案管理制度。在實行企業(yè)信息化檔案管理時，也不能忘記信息化檔案管理制度的完善。信息化檔案管理是企業(yè)全新的領(lǐng)域，也就需要搭配全新的制度。在電子檔案上傳前要明確規(guī)定電子檔案的格式，并且對上傳時間進行要求，員工上傳電子檔案需要嚴格履行企業(yè)相關(guān)規(guī)定。同時對每個員工的身份ID進行記錄，員工自己設(shè)置密碼，一人一賬號，方便后臺進行記錄。在電子檔案上傳后的自動整理工作中，如果出現(xiàn)問題會立刻反饋到資料整理員工的郵箱中，督促員工對資料進行再檢查和整理。

確定組長領(lǐng)導制度，由小組長對組員的資料整理結(jié)果進行再確定。領(lǐng)導賬號具有查看后臺數(shù)據(jù)的功能，領(lǐng)導需在數(shù)據(jù)自動消除前定期對后臺數(shù)據(jù)進行監(jiān)察，確保企業(yè)檔案的安全性。在運用企業(yè)信息化檔案管理的過程中需要不斷尋找適應(yīng)本企業(yè)的最好的信息化檔案管理制度，并不斷進行完善，提升企業(yè)信息化檔案管理水平。

（四）提升檔案工作人員素質(zhì)。實行企業(yè)信息化檔案管理不僅僅是對企業(yè)的信息化系統(tǒng)的考驗，更是對檔案工作人員和所有員工的考驗。它預示著企業(yè)初步進入信息化時代，員工需要提高自己的工作效率，還需要樹立正確的信息化檔案管理理念。尤其是檔案工作人員不僅要學會運用信息化檔案管理系統(tǒng)，還需要學習系統(tǒng)的初步維護等內(nèi)容。

因此，對于檔案工作人員，企業(yè)應(yīng)該先對其進行專業(yè)的信息化檔案管理的培訓，讓工作人員在培訓考核結(jié)束后上崗，在上崗后也要根據(jù)系統(tǒng)的改變及時對員工進行培訓和工作能力檢測；對于信息化技術(shù)人才，企業(yè)不僅要及時吸引相關(guān)人才，還需要在企業(yè)內(nèi)部進行選拔尋，找熟悉企業(yè)內(nèi)部情況的技術(shù)人才，兩者一起對系統(tǒng)進行更新和開發(fā)，保障員工的正常應(yīng)用；對于普通員工，企業(yè)內(nèi)部進行統(tǒng)一的宣傳和培訓，使其不僅了解信息化檔案管理的優(yōu)勢，還要掌握系統(tǒng)的使用方法。

四、結(jié)語

企業(yè)信息化檔案管理的優(yōu)勢多，企業(yè)實行前后需要進行的工作也不少。在實行企業(yè)信息化檔案管理前，企業(yè)要了解信息化檔案管理的含義和優(yōu)勢，重視信息化檔案管理；在實行過程中要及時進行系統(tǒng)的升級和開發(fā)，完善企業(yè)信息化檔案管理制度；在實行后要使員工學會系統(tǒng)應(yīng)用，積極進行檔案查詢，讓信息化檔案管理充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢，加快企業(yè)的發(fā)展速度。企業(yè)在實行過程中具體內(nèi)容還需要根據(jù)實際情況進行調(diào)整，不斷進行完善，尋求最適合本企業(yè)的管理方法。