檔案數(shù)字化安全管理體系的構建

文/福建省檔案館 林月娥

一、檔案數(shù)字化安全控制的原則

紙質檔案數(shù)字化是一項涵蓋檔案實體與信息安全的檔案信息化建設工程。數(shù)字化外包服務效率高、成本低，是檔案部門加快檔案資源數(shù)字化的主要形式，我館館藏民國檔案數(shù)字化也是采用外包模式，但外包服務存在員工素質良莠不齊、安全意識淡薄、培訓管理不到位等安全隱患。因此，做好檔案數(shù)字化外包服務的安全管控，是保障檔案信息及實體安全的關鍵所在。

我館嚴格按照國家的要求，嚴格貫徹“安全第一，預防為主”的原則，對數(shù)字化服務機構、場所、加工設備等進行科學有效的安全管理。一是成立了以分管領導為組長的數(shù)字化工作協(xié)調(diào)小組，明晰了各相關業(yè)務處室作為檔案數(shù)字化工作責任部門，以及確定了相應責任人和職責分工，協(xié)調(diào)解決數(shù)字化過程中的安全與質量問題，有力保障了數(shù)字化工作安全有效開展。二是根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包加工對象必須是館藏開放檔案。三是強化規(guī)范管理，通過委托第三方服務形式，引進監(jiān)理機制，解決館藏檔案數(shù)字化實施過程中的安全監(jiān)管及質量控制問題。四是建章立制，嚴格按照國家、省里有關檔案數(shù)字化加工的規(guī)定，結合我館館藏民國檔案數(shù)字化工作實際，提出檔案數(shù)字化外包有關人員、設備、實體等安全管理要求，建立檔案實體周轉、數(shù)字化過程管控、數(shù)字化成果驗收與移交、存儲載體介質管理、檔案實體保護等規(guī)章制度，使安全管理工作有章可循，并在數(shù)字化加工項目實施過程中不斷完善制度，強化制度保障，確保檔案實體和數(shù)據(jù)安全。

二、檔案數(shù)字化安全控制措施

（一）數(shù)字化外包服務機構的安全管控。參與數(shù)字化外包服務的機構（包括加工單位和監(jiān)理單位）除了按照政府采購有關規(guī)定要求外，其經(jīng)營業(yè)務范圍必須包括檔案數(shù)字化工作或數(shù)據(jù)處理類項目，未曾發(fā)生過安全事故；服務機構員工團隊必須提供本人身份證明，以及公安部門提供的無犯罪記錄證明，如實填寫《人員政審考核表》；服務機構必須與其員工團隊簽訂符合國家勞動法律法規(guī)要求的勞動合同以及保密協(xié)議，對員工進行必要的安全保密教育和上崗培訓；服務機構必須建立安全崗位責任制，配備專人負責安全保密工作。數(shù)字化外包項目一經(jīng)啟動，應及時配套建立項目管理檔案體系，保證實施項目的全過程真實完整。

（二）數(shù)字化工作場所以及人員的安全管控。檔案數(shù)字化場所必須符合檔案庫房“八項”要求；應配置相應的視頻監(jiān)控設備，確保檔案暫存處、數(shù)字化工作工位、數(shù)據(jù)輸入輸出端口及門窗等無監(jiān)控死角；要按相關規(guī)定，定期檢查回放監(jiān)控視頻數(shù)據(jù)，在刪除監(jiān)控視頻數(shù)據(jù)前，做好視頻回放檢查記錄,加工局域網(wǎng)絡，配備全覆蓋無死角視頻監(jiān)控系統(tǒng)及防火、防盜等設備，監(jiān)控視頻數(shù)據(jù)保存至項目完工后一年。在加工現(xiàn)場，要設置專門安全員崗位，配備專職保安加強現(xiàn)場安全管理。在檔案臨時庫房，要設置專職庫房管理員，數(shù)字化服務器設置密碼并安排專人操作；要配備安全可靠的檔案裝具，用于檔案的臨時保管與存放。同時，要加強人員管理，與服務機構及其員工團隊簽訂安全保密協(xié)議，及時備案員工身份證、個人簡歷及相關證件的復印件；堅持定期對加工人員進行安全保密安全教育，做到人員進出場所進行登記管理，嚴禁加工人員在非工作時間進出場所；加工人員進場不得攜帶各類電子設備、各類移動存儲介質以及水杯、食物等生活物品；嚴禁擅自將數(shù)字化工作場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。加工場所外，要設置專門儲物柜，用于服務機構員工存放私人物品。檔案館、數(shù)字化服務機構應指派專人對數(shù)字化工作場所開展實時巡查和不定期的抽查，確保數(shù)字化各項規(guī)章制度真正貫徹落實到位。

（三）數(shù)字化設備和數(shù)據(jù)載體的安全管控。館藏數(shù)字化項目招標時，就要明確規(guī)定：數(shù)字化加工方只提供人員和技術，檔案數(shù)字化工作過程中使用的所用設備包括服務器、計算機、掃描儀、可移動存儲設備、安全管理軟件、刻錄機、辦公家具等全部由檔案館提供。數(shù)字化設備進場，要安排專人跟蹤記錄。要按照保密局規(guī)定，對用于數(shù)字化的電子設備進行加密處理。檔案館可在數(shù)字化局域網(wǎng)內(nèi)安裝具有系統(tǒng)登錄權限管理、現(xiàn)場設備管理、數(shù)據(jù)輸入輸出端口管理、系統(tǒng)日志管理等功能的數(shù)字化加工安全保護系統(tǒng)（簡稱DPSS），從技術手段入手，建立統(tǒng)一、可控、可跟蹤和易管理的安全防護系統(tǒng)，從根本上解決現(xiàn)有檔案數(shù)字化加工過程中的檔案信息安全問題。安全保護系統(tǒng)可以準確記錄系統(tǒng)內(nèi)上線用戶的各項行為、數(shù)字化成果信息流轉等情況，使檔案數(shù)字化工作網(wǎng)絡與其他網(wǎng)絡物理隔離，如現(xiàn)場計算機、掃描儀等設備，封閉信息輸出裝置或端口（USB接口、光驅接口等），并定期進行檢查。除操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，數(shù)字化工作計算機不允許安裝任何其他軟件。現(xiàn)場禁止使用任何無線設備。嚴禁將數(shù)字化設備、存儲介質與其他工作交叉使用，嚴禁非數(shù)字化專用的設備、存儲介質進入工作場所。數(shù)字化過程中使用的移動存儲介質、刻錄設備，由檔案館指定專人保管，并建立使用臺賬。數(shù)字化成果拷貝、刻錄等，專人專管。服務機構因工作需要進行數(shù)據(jù)遷移、臨時備份等工作，須辦理手續(xù)并在檔案館管理人員在場時方可實施，實施完畢后立即封閉接口；完成拷貝、刻錄的數(shù)據(jù)介質（包括已損壞的數(shù)據(jù)介質），應及時交接，由檔案館專人專管，并形成交接臺賬。這樣，就能夠從數(shù)字化工作設備、網(wǎng)絡環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的管理上，切斷失密、泄密途徑，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

（四）各工作環(huán)節(jié)的安全管理。一是定期組織數(shù)字化三方（檔案館、加工方、監(jiān)理方）召開聯(lián)席會議，及時解決數(shù)字化加工過程中遇到的問題，把好數(shù)字化加工安全關和質量關。二是要充分發(fā)揮數(shù)字化項目監(jiān)理的作用，做到檔案交接、數(shù)據(jù)移交、服務器數(shù)據(jù)刪除等重要事項均有書面交接記錄，在臨時庫房管理、數(shù)據(jù)遷移備份、服務器操作、破損檔案修復等關鍵節(jié)點，安排專人專崗負責，并做好相關臺賬記錄備案；案卷調(diào)卷、案卷清點檢查以頁為單位，加工各環(huán)節(jié)交接設立工作流程單，及時建立工作日志等臺賬并及時整理、匯總，做好數(shù)字化流程中檔案實體流轉表單及質檢驗收臺賬的收集匯總，確保每卷檔案及圖像數(shù)據(jù)的“回溯”可查。三是重點環(huán)節(jié)，著重監(jiān)控。狠抓數(shù)字化加工重點環(huán)節(jié)，設置專人管理崗位,檔案實體流轉安排專人監(jiān)管，調(diào)取、消毒、歸還以及加工各環(huán)節(jié)間流轉均由專人負責，并做好登賬記錄；破損案卷裱糊專人送去和取回，做好登記臺賬；嚴格按照案卷清點具體到頁為單位的原則，抓牢每頁檔案在加工環(huán)節(jié)的流轉管理；加工各環(huán)節(jié)設立檔案數(shù)字化流程工作單，跟蹤記錄每個環(huán)節(jié)具體操作人員，責任到人，有力地監(jiān)控每一頁檔案的動態(tài)；數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫安排專人管理，設置口令，定期備份，保障檔案數(shù)據(jù)安全。四是要加大安全檢查力度。嚴格落實監(jiān)管機制，定期督查數(shù)字化服務機構的保密、安全措施落實情況，避免檔案實體受損、丟失，禁止服務機構擅自復制、留存、使用檔案信息的行為。

三、深化數(shù)字化工作安全控制的幾點建議

（一）提高安全防范意識。參與數(shù)字化工作的部門和人員，要進一步認識開展檔案數(shù)字化工作的目標和任務，明確開展這項工作的重要意義，才能為深化做好包括檔案數(shù)字化安全控制在內(nèi)的各項事宜打下堅實的思想基礎。

（二）定期開展風險評估。檔案數(shù)字化項目每個階段任務完成后，檔案館要組織專業(yè)人員按照有關規(guī)定，對移交的數(shù)字化工作介質（如存儲介質、移動介質、備份介質等）和服務機構在檔案數(shù)字化外包加工各工作流程及各環(huán)節(jié)中的安全隱患，分析評估風險危害性與損失，提出有針對性地應對風險的安全防范對策及管理要求。

（三）設計安全管控模型應對數(shù)字化外包加工中可能存在的安全問題。要認真分析項目的可行性方案、項目管理、技術規(guī)范、設備安全、流程管理、信息存儲等各方面情況；研究設計從檔案前處理、實體掃描、圖像優(yōu)化、數(shù)據(jù)交換、存儲備份等數(shù)字化全過程的安全環(huán)境模型，制定檔案數(shù)字化的操作指南及管理辦法，提出可供參考、可推進實施的數(shù)字化外包整體解決方案，明確檔案部門在數(shù)字化外包各工作環(huán)節(jié)中應掌握的安全要求，從而為各級各類檔案館（室）以及檔案數(shù)字化服務機構開展的安全管理和風險控制起到重要的指導作用。