會議紀(jì)要的寫作特點及方法分析
——基于撰寫長江水產(chǎn)研究所常務(wù)會和黨委會會議紀(jì)要的實踐

文/中國水產(chǎn)科學(xué)研究院長江水產(chǎn)研究所 劉恒順 曹淼

會議紀(jì)要指的是會議結(jié)束后結(jié)合會議的內(nèi)容和宗旨，對會議進行分析與總結(jié)。會議紀(jì)要體現(xiàn)的是單位領(lǐng)導(dǎo)集體決策的結(jié)果，要表明領(lǐng)導(dǎo)的集體意志，要引導(dǎo)或規(guī)范單位員工的行為方式。會議紀(jì)要的語言要非常精準(zhǔn)與簡潔，采用敘述的方式，對會議內(nèi)容進行歸納與提煉，從而展示出會議精神，不能讓讀者產(chǎn)生歧義，對各方面進行有效的協(xié)調(diào)。在會議紀(jì)要寫作中，要掌握寫作方法，明確寫作特點，才能寫出優(yōu)質(zhì)的會議紀(jì)要。

一、會議紀(jì)要的內(nèi)涵及寫作特點

（一）會議紀(jì)要的內(nèi)涵。會議紀(jì)要主要是由會議秘書以會議記錄為基礎(chǔ)，結(jié)合收集到的與會議議題相關(guān)的文字、圖片、音像等材料，加上通過對整個會議的聆聽和觀察獲取的信息進行會議的綜合整理與系統(tǒng)歸納，形成一種正式的文件。會議紀(jì)要主要是對會議的概括，結(jié)合會議的決議對會議進行總結(jié)。會議紀(jì)要在寫作環(huán)節(jié)中，通常采用概括性的敘述方式，結(jié)合會議議題的順序，形成邏輯嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈恼?。會議紀(jì)要在寫作環(huán)節(jié)中，應(yīng)該將會議記錄作為原始的參考材料。

（二）會議紀(jì)要的寫作特點。1.真實性。會議紀(jì)要應(yīng)該具有真實性，對會議的情況進行如實的反映，嚴(yán)格按照會議內(nèi)容進行寫作，不能脫離會議內(nèi)容，也不能帶有強烈的主觀性色彩。真實性是會議紀(jì)要的基本特征。會議紀(jì)要與會議報道存在明顯的差異，會議紀(jì)要僅僅是結(jié)合會議本身進行記錄和總結(jié)，而不是分析會議的影響。2.概括性。會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上對會議記錄進行提煉與總結(jié)，從而進行全面的敘述。會議紀(jì)要是一類重要的文件，要求語言精煉與準(zhǔn)確，敘述層次清晰，明確會議的目的，突出會議的重點。3.效力性。會議紀(jì)要是先要得到所有出席會議人員以親筆簽名的方式認(rèn)可，再由會議主持人簽發(fā)。然后，印發(fā)紙質(zhì)會議紀(jì)要或者發(fā)送對應(yīng)紀(jì)要的PDF版給相關(guān)部門。會議紀(jì)要一旦正式簽發(fā)后，就具有了強制性，要求紀(jì)要所覆蓋的本單位人員按照會議紀(jì)要內(nèi)容執(zhí)行各項操作。因此會議紀(jì)要要具備嚴(yán)謹(jǐn)性，與各類公文一樣具有強大的文件效力。4.層級性。由于會議紀(jì)要是一個出席會議者都必須簽名認(rèn)可的文件形式，有廣泛的認(rèn)同感，在一個單位內(nèi)部，不同范圍和層級廣泛采用會議紀(jì)要的形式來管理不同層級的工作。比如，辦公室、人事處、科技處、基建條件處等職能部門可以根據(jù)工作需要形成本部門的會議紀(jì)要。會議紀(jì)要結(jié)合單位不同部門，進行各類紀(jì)要的匯總，從而形成行政辦公會議紀(jì)要、專題會議紀(jì)要等一個個細(xì)節(jié)化的紀(jì)要。按照組織原則，長江水產(chǎn)研究所的黨委會會議紀(jì)要和常務(wù)會會議紀(jì)要分別是長江水產(chǎn)研究所最高級別的黨務(wù)會議紀(jì)要和行政會議紀(jì)要。

二、會議紀(jì)要的寫作方法

（一）注重內(nèi)容的紀(jì)實性。紀(jì)實性主要指的是會議紀(jì)要的內(nèi)容要與會議內(nèi)容處于一致，要客觀、全面地對會議內(nèi)容進行反映，表達會議的真實意思。紀(jì)實性是會議紀(jì)要寫作的基本要素。1.客觀全面。在會議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中，應(yīng)該以會議記錄為基礎(chǔ)，將會議記錄作為原材料，結(jié)合收集到的與會議議題相關(guān)的文字、圖片、音像等材料，加上通過對整個會議的聆聽和觀察獲取的信息進行會議的綜合整理與系統(tǒng)歸納，對會議的組織情況和相關(guān)內(nèi)容詳細(xì)地進行分析。在會議記錄的基礎(chǔ)上形成完善的書面資料，在會議記錄材料的基礎(chǔ)上對會議的中心和指導(dǎo)思想進行分析，通過語言的加工與整理，從而提煉出會議的主題思想。會議記錄的質(zhì)量好壞對會議紀(jì)要的寫作產(chǎn)生很大的影響，因此在會議紀(jì)要寫作之前應(yīng)該完善會議記錄，會議記錄要本著全面性原則，將所有的會議內(nèi)容記錄下來，對會議上發(fā)言的主要內(nèi)容和意見進行記錄，不能有任何的遺漏。在會議記錄寫作環(huán)節(jié)中應(yīng)該采用靈活多變的方式，將發(fā)言內(nèi)容靈活地轉(zhuǎn)化成文字形式。會議紀(jì)要在寫作環(huán)節(jié)中應(yīng)該對會議記錄的內(nèi)容進行整合，確保會議記錄的內(nèi)容保持完整性。2.實事求是。在會議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中，應(yīng)該本著實事求是的原則，針對會議上存在的內(nèi)容客觀地進行整合，找出不同發(fā)言人針對同一議題所表達的不同觀點、不同態(tài)度之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，還要找出同一發(fā)言人針對同一議題在討論過程中的不同時段觀點和態(tài)度的演變等內(nèi)部關(guān)聯(lián)，在會議紀(jì)要寫作中呈現(xiàn)出邏輯性、規(guī)律性。在會議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中，要對會議的內(nèi)容進行如實的反映，對會議精神充分地把握，通過高度提煉的方式，使會議內(nèi)容以最直接的方式展示出來。會議記錄上發(fā)言人的語言比較口語化、個性化并且語言比較隨意，這是會議記錄的本來面目，也是會議記錄應(yīng)有的客觀存在。會議紀(jì)要里幾乎沒有發(fā)言人的獨立語言，取而代之的是會議認(rèn)為、會議決定、會議強調(diào)、會議指出、會議要求等體現(xiàn)集體意志的會議語言。會議紀(jì)要必須對會議記錄的內(nèi)容進行升華，將口語化的語言轉(zhuǎn)化成通俗易懂的書面語言，提升會議紀(jì)要的語言質(zhì)量，強調(diào)會議紀(jì)要語言的凝煉與規(guī)范。在轉(zhuǎn)化的環(huán)節(jié)中要本著實事求是的原則，會議紀(jì)要寫作人員要將感性認(rèn)識升華到理性認(rèn)識，在這個環(huán)節(jié)中要明確會議內(nèi)容、理解會議的真實思想，從而對會議的真實性進行反映，確保會議紀(jì)要的內(nèi)容真實。會議紀(jì)要寫作人員應(yīng)該忠于會議發(fā)言人的原意，認(rèn)真聆聽發(fā)言人原話，對發(fā)言人的語言風(fēng)格進行準(zhǔn)確的把控。在議題的掌握環(huán)節(jié)中，應(yīng)該分析論點，從而摸清會議紀(jì)要的本質(zhì)。會議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中絕不能融入寫作者的主觀思想，也不能斷章取義，在會議精神提煉和總結(jié)環(huán)節(jié)中，要確保本身明確會議的主題，不能刪減會議內(nèi)容或者變更會議的各類事項，從而在會議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中，保證忠實地表達會議的內(nèi)容。

（二）把握語言的概括性。1.層層推進，分層概括。在會議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中應(yīng)該結(jié)合會議內(nèi)容，對發(fā)言者的說話要點進行整合，按照從繁到簡的方式，將會議紀(jì)要的精髓提煉出來，讓無序變?yōu)橛行?，使冗長變得精簡、明晰。展示會議的內(nèi)容與精神，集中地反映發(fā)言者所要表達的內(nèi)容。通過層層推進法來對會議紀(jì)要采用“三步走”的方式。第一步，要形成會議紀(jì)要的輪廓，在會議紀(jì)要寫作之前，寫作人員應(yīng)該對會議紀(jì)要的通篇內(nèi)容進行考慮，通過統(tǒng)籌分析的方式確定會議紀(jì)要的主題，對會議紀(jì)要的提綱進行撰寫。第二，在會議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中，應(yīng)該對發(fā)言者的順序和實質(zhì)內(nèi)容進行把控，從而對發(fā)言者發(fā)言的內(nèi)容進行分門別類，按照內(nèi)容的差異，在會議紀(jì)要中進行集中的體現(xiàn)，將發(fā)言內(nèi)容相似的發(fā)言者的觀點匯總在一起，并且填充到寫作的框架中。第三步，采用去粗取精的方式，對會議紀(jì)要的內(nèi)容進行簡化，在文字描述上進行加工與提煉。通過深入的文字推敲，使會議紀(jì)要的脈絡(luò)更加順暢，采用明快而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z言邏輯，確保會議紀(jì)要的語言更加清晰。2.深入概括，字字到位。會議紀(jì)要應(yīng)該圍繞會議召開的內(nèi)容，對會議內(nèi)容進行高度的總結(jié)，從而要求會議紀(jì)要寫作者具有深厚的語言功底。首先，會議紀(jì)要的語言要非常簡煉，準(zhǔn)確地描述會議的內(nèi)容和相關(guān)事項，對會議內(nèi)容進行高度概括，有效地防止會議紀(jì)要過于冗長和矯飾。第二，會議紀(jì)要的選詞要精煉和準(zhǔn)確，在選詞環(huán)節(jié)中，要確保將會議內(nèi)容表達得非常清晰，整個會議紀(jì)要非常通暢。第三，在句式的安排上要非常有序，采用陳述句和祈使句結(jié)合的方式，這樣才能使會議紀(jì)要的內(nèi)容更加簡潔，便于閱讀。

（三）完善表達的要點性。1.突出會議成果。會議紀(jì)要應(yīng)該將會議討論的成果進行歸納與總結(jié)，從而將會議中的要點概括出來。會議紀(jì)要寫作人員應(yīng)該善于發(fā)現(xiàn)會議要點，在會議開始之前主持人會宣布會議的宗旨和目標(biāo)，在會議進行環(huán)節(jié)中，寫作人員應(yīng)該對會中的新思想和新思路進行匯總，結(jié)合發(fā)言人發(fā)表的重要觀點，進行觀點的提煉。在會議將要結(jié)束時，會議紀(jì)要寫作人員要對領(lǐng)導(dǎo)的總結(jié)性發(fā)言進行匯總，結(jié)合會中提出的問題給予明確的答復(fù)，這些都是會議內(nèi)容的精髓。因此，在會議成果介紹環(huán)節(jié)中，會議紀(jì)要寫作人員應(yīng)該融入上述的內(nèi)容。會議紀(jì)要的書寫環(huán)節(jié)中應(yīng)該把握要點，其應(yīng)該具有高度的概括性，把握實質(zhì)性內(nèi)容，不能偏離會議中心，要全面表達會議的內(nèi)容，指出明確的目標(biāo)與任務(wù)。2.充分把握會議紀(jì)要的寫作句式。在會議紀(jì)要寫作環(huán)節(jié)中，應(yīng)該采用公文的句式進行表達，要采用“要字句”才能使讀者明確會議紀(jì)要的內(nèi)容，使讀者按照會議紀(jì)要的內(nèi)容進行各項操作。因此，在會議紀(jì)要書寫環(huán)節(jié)中，應(yīng)該采用“要字句”，從而使讀者明確會議紀(jì)要的主要要求。這樣的表達方式非常有針對性，使讀者在閱讀會議紀(jì)要時明確會議紀(jì)要的目的，并且充分發(fā)揮會議紀(jì)要的號召性，使會議紀(jì)要的法定效力得到充分發(fā)揮，提升紀(jì)要內(nèi)容的可操作性。

三、結(jié)語

在會議紀(jì)要的寫作環(huán)節(jié)中，要把握實質(zhì)性內(nèi)容，確保內(nèi)容真實與詳盡。在對會議記錄進行回顧性閱讀，做到全面熟悉，整體把握的基礎(chǔ)上，提煉出會議記錄中的精髓，并且將口頭語言轉(zhuǎn)化成通俗易懂的書面語，提升語言的規(guī)范性，提升會議紀(jì)要的效力。