信息化背景下企業(yè)檔案利用服務實踐研究

文/中國電信股份有限公司紹興分公司 屠志萍

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，通信行業(yè)作為經(jīng)濟生活的重要保障行業(yè)，獲得了極大的發(fā)展機遇。檔案管理工作作為通信企業(yè)管理活動的關鍵組成，對企業(yè)的經(jīng)營管理起著積極作用。而傳統(tǒng)的管理理念已經(jīng)不能適應企業(yè)發(fā)展的需求，管理部門要合理利用信息技術，提升檔案利用服務效率，對企業(yè)發(fā)展形成高效的推動作用。

一、通信企業(yè)檔案工作發(fā)展的重要性

檔案管理工作作為企業(yè)管理活動的重要組成，為管理決策的制定執(zhí)行和經(jīng)營管理高效運行提供有效支持。隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模和業(yè)務范圍的不斷擴大，檔案工作已經(jīng)得到管理層的普遍重視，制定了完善的管理機制，以充分發(fā)揮其重要作用。對通信企業(yè)來說，通過對相關技術研發(fā)、通信工程、通信設備和企業(yè)管理運行等方面的信息進行全面細致的收集，編織成完善的檔案資料，可以為經(jīng)營管理活動的高效運行提供有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。對于技術檔案的管理，能夠為技術研發(fā)工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持，為技術人員提供便捷的查詢服務。而對通信工程來說，工程檔案資料能夠為項目設計和施工環(huán)節(jié)提供有效的參考，為后期管理維護工作提供相應的依據(jù)。同時通過對管理運行信息的分析和整理，對企業(yè)的管理決策提供依據(jù)，保證決策的制定能夠符合企業(yè)發(fā)展要求。

二、通信企業(yè)檔案利用服務的特征

首先，對經(jīng)營管理過程全面覆蓋。檔案管理工作需要對企業(yè)運行信息進行全面收集，對各個管理環(huán)節(jié)進行高效滲透，保障檔案資料的全面性，要對資料信息進行深入分析，提取價值信息，進行完善的保存，為管理活動提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。通信企業(yè)檔案資料包含企業(yè)經(jīng)營管理活動的各個方面，能夠?qū)芾磉\行過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行詳細收集和處理分析。但是在實際的利用過程中，使用者的需求存在個體間的差異，這就要求檔案服務工作充分結合相應的需求進行針對性的服務措施，要對信息資料進行全面的分析處理，提取關鍵信息，形成完備的資料數(shù)據(jù)庫，設定科學的檢索程序，能夠及時滿足使用者需求，提升服務水平。其次，檔案管理的及時性。需要對各個運行環(huán)節(jié)進行信息資料的準確及時收集，提供高效的服務，讓使用者能夠得到準確的信息，保證相關工作的高效推進。對于通信企業(yè)來說，通信技術的革新速度不斷提升，需要加強研發(fā)與生產(chǎn)管理活動的融合，將研發(fā)成果及時推廣。這就要求檔案服務工作提升時效性，能夠?qū)ο嚓P研發(fā)成果、工程資料和技術文件進行及時收集整理，形成對管理運行的有效支持，同時要完善服務體系，充分考慮到通信企業(yè)的實際管理運行情況，進行服務形式的科學優(yōu)化，使服務工作能夠為使用者提供便利。最后，利用服務的綜合性。要對使用者的需求進行詳細分析，通過對檔案資料的深入分析，能夠滿足使用者的不同需求。

三、信息化背景下企業(yè)檔案利用服務的走向

信息技術在檔案工作中的廣泛應用，為檔案資料的利用服務工作提供了高效的技術支持，通過對資料信息的深入分析，對現(xiàn)有的利用服務形式進行科學完善，提升利用效率，為使用者提供更加優(yōu)質(zhì)快捷的服務，為企業(yè)經(jīng)營管理決策提供有效的數(shù)據(jù)支持。這就要求檔案部門合理利用信息技術，對管理工作進行優(yōu)化，建立信息化管理流程，取代傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主要形式的管理模式，實現(xiàn)資料信息載體的科學轉(zhuǎn)變，利用電子存儲形式，提升管理效率，保證資料存儲的安全。形成在線管理流程，使用者能夠通過網(wǎng)絡渠道完成檔案的查詢、調(diào)閱等操作，并結合企業(yè)管理規(guī)定，為使用者制定相應權限，在權限內(nèi)提供相應的服務，并對檔案使用過程進行實時監(jiān)控，防止違規(guī)使用行為出現(xiàn)。同時，檔案開發(fā)力度的提升，能夠?qū)Y料進行科學的處理分析，進而提取關鍵信息點，對檔案形成更加全面準確的描述，使用者可以通過檢索系統(tǒng)，對檔案數(shù)據(jù)庫進行及時訪問，結合檢索要求，提供更加準確全面的服務。同時通過對資料信息的深入分析，能夠按照實際需求，為使用者提供定制服務，提升服務效果。在管理過程中要充分結合企業(yè)管理運行實際，提供精準的檢索方案，能夠?qū)n案資料進行準確定位，提升服務效率。

四、企業(yè)檔案利用服務研究探索

（一）提升對檔案利用服務的重視。在實際管理工作中，檔案管理部門過于重視檔案的存儲工作，不能對檔案資料進行合理的開發(fā)利用，管理形式相對落后，只能進行相應的查詢調(diào)閱服務，同時相關服務工作的開展缺乏有效的支持，不能為使用者提供便捷的服務。這就要求企業(yè)管理部門加強對檔案資料利用服務的重視，制定相應的制度對管理過程進行有效規(guī)范，充分整合檔案管理資源，對利用服務工作提供有效的支持。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理形式，充分結合企業(yè)發(fā)展形勢，對管理工作進行科學的指導，合理利用先進技術，加大對檔案資料的開發(fā)力度，實現(xiàn)管理水平的提升。同時要制定完善的檔案服務機制，為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務，為各個管理部門提供有效的管理決策依據(jù)，提升企業(yè)整體的經(jīng)營管理效率。

（二）完善管理機制。檔案管理部門要充分結合檔案利用服務工作的實際需求，建立完善的管理機制，為利用服務工作提供有效的制度保障。對相關工作流程進行科學的規(guī)范，根據(jù)實際工作需求，制定合理的工作標準，使利用服務工作能夠得到切實落實。同時要制定完善的監(jiān)管機制，對管理過程進行有效的監(jiān)管，保證管理制度能夠得到高效執(zhí)行，推動利用服務工作能夠取得良好的效果。要制定完善的考評機制，特別對檔案服務工作的開展效果進行全面的考核，形成有效的反饋，對服務工作進行針對性的優(yōu)化和調(diào)整，提升服務水平。管理機制的制定要充分結合通信企業(yè)的實際需求，要加強與各個職能部門和項目施工部門的協(xié)調(diào)，通過制定完善的協(xié)作機制，實現(xiàn)對企業(yè)生產(chǎn)運行數(shù)據(jù)信息的全面收集，提升各個管理環(huán)節(jié)對檔案工作的重視，推動整體檔案管理水平的提升。同時要結合部門管理實際，進行資料收集整理標準的科學制定，形成統(tǒng)一的檔案編制形式，并進行數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)變，能夠借助信息技術，按照規(guī)定的標準和流程，推動各個管理環(huán)節(jié)高效開展，有效提升管理效率。同時要提升服務意識，結合實際需求對管理機制進行科學優(yōu)化，制定完善的線上檔案操作流程，使用者能夠根據(jù)自身工作需求，通過網(wǎng)絡途徑對檔案資料進行檢索、調(diào)用等服務，提升服務效率。

（三）加強檔案開發(fā)。當前的檔案管理工作中，檔案資料得不到有效的開發(fā)利用，只是進行簡單的整理、編制和存儲工作，不能為企業(yè)管理運行提供相應的支持。而隨著社會經(jīng)濟形勢的波動，企業(yè)面臨著嚴峻的市場競爭壓力，提升檔案管理水平，已經(jīng)成為提升競爭力的關鍵環(huán)節(jié)，能夠為經(jīng)營管理活動提供可靠的依據(jù)和參考。這就要求管理部門轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，加強對檔案資料的開發(fā)，充分挖掘其中的價值信息，并進行科學的編制。要制定完善的資料信息收集標準，實現(xiàn)對企業(yè)管理活動的全面覆蓋，并對資料信息的形式進行統(tǒng)一規(guī)范，提升資料收集效率，保證資料的全面真實。特別是對通信企業(yè)來說，檔案資料能夠?qū)ζ髽I(yè)的經(jīng)營活動和科研工作提供有效的支持，加大對檔案資料的開發(fā)，要積極利用信息技術手段，如大數(shù)據(jù)技術，對大量資料信息進行細致的處理分析，準確提取價值信息，形成全面的數(shù)據(jù)信息庫，充分滿足各個職能部門和員工對檔案的使用需求，提升檔案的利用率。

（四）創(chuàng)新服務形式。檔案管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案服務意識，創(chuàng)新服務模式，實現(xiàn)服務效果的提升。要對企業(yè)經(jīng)營管理活動進行深入研究，充分提取相關職能部門的意見建議，對服務模式進行科學的優(yōu)化和改進，能夠滿足經(jīng)營管理活動的需求。同時要利用信息技術優(yōu)勢，對檔案服務體系進行科學完善，建立信息化檔案管理平臺，結合企業(yè)實際需求，完善檢索機制，滿足企業(yè)發(fā)展需求。同時要借助網(wǎng)絡渠道，實現(xiàn)管理平臺的在線訪問，通過對使用者設定相應的權限，實現(xiàn)網(wǎng)絡服務過程的安全高效運行。隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模和業(yè)務范圍的不斷擴大，管理運行中的數(shù)據(jù)資料不斷增多，加大了檔案管理壓力，要科學利用大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術，對信息化管理平臺進行科學升級，減少硬件投入，提升運行效率。

（五）加強檔案管理隊伍建設。當前檔案管理工作人員的配置不夠科學，存在缺乏專業(yè)素養(yǎng)和信息技術的現(xiàn)象，不能對信息化管理流程進行科學的管理和操作，使得服務水平無法得到有效提升。這就要求檔案管理部門加強對工作人員的培訓教育，深入企業(yè)生產(chǎn)管理一線，提升對企業(yè)實際運行環(huán)節(jié)的了解，提升管理水平。對于通信企業(yè)來說，企業(yè)管理活動具有較強的技術性和專業(yè)性，而大多數(shù)檔案管理人員對技術文件等專業(yè)性較高的檔案資料，不能進行科學的整理分析，不能及時發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題。這就要求管理人員加強對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的認識，利用自身檔案管理專業(yè)知識，形成對通信檔案的科學管理。同時要積極吸引優(yōu)秀人才加入檔案管理隊伍，結合企業(yè)實際情況，提升管理人員的福利待遇，為其提供廣闊的才華施展空間，并結合激勵政策的制定，提升崗位吸引力。

五、結語

信息技術在檔案利用服務工作中的科學應用，能夠有效提升檔案利用率和服務水平，為企業(yè)的發(fā)展提供高效的支持。管理部門要結合企業(yè)實際，提升服務意識，合理利用信息技術，對管理工作進行科學完善，推動企業(yè)健康發(fā)展。