高職院校辦公室短板與對(duì)策研究

文/遵義醫(yī)藥高等專(zhuān)科學(xué)校 衛(wèi)長(zhǎng)林

在高職院校的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)中，不能把辦公室的地位和作用與其他管理服務(wù)部門(mén)、教學(xué)單位同等而論。在所有的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)中，辦公室處于樞紐位置，其工作性質(zhì)是綜合性的，服務(wù)是全面性的。辦公室的運(yùn)轉(zhuǎn)對(duì)學(xué)校的正常運(yùn)行和治理都有著非常重要的作用。對(duì)高職院校辦公室存在的短板進(jìn)行分析，探討克服短板的策略，提高辦公室工作水平，對(duì)增強(qiáng)高職院校的治理能力，提升治理水平，服務(wù)學(xué)校發(fā)展改革都具有非常重要的作用。

一、目前高職院校辦公室存在的短板分析

（一）人手不足。大多數(shù)高職院校是近年來(lái)中職、中專(zhuān)升格組建的。加之近些年各級(jí)政府都非常重視高等職業(yè)教育，在硬件上給予了大量投入，高職院校教學(xué)設(shè)施、實(shí)訓(xùn)條件、校園環(huán)境等有了很大改善，招生規(guī)模不斷加大，但教職工隊(duì)伍的增加沒(méi)有跟上學(xué)生增加的比例，導(dǎo)致教職工總體不足。學(xué)校以教學(xué)為中心，在招考教職工時(shí)首先考慮到教學(xué)一線需要，一般很難直接招錄人員到辦公室工作。辦公室在缺人時(shí)，學(xué)校一般采取專(zhuān)業(yè)教師兼職的辦法處理，但實(shí)際上，這部分教師的精力主要還是在教學(xué)上，辦公室人手不足的問(wèn)題沒(méi)有從根本上解決。

（二）業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。辦公室辦文、辦會(huì)、辦事本身要求很高，由于人手不足，很多工作都是應(yīng)付式、交差式完成，工作質(zhì)量上不去，根本談不上發(fā)揮參謀助手的作用。很多教師在兼職辦公室工作時(shí)，又把辦公室工作當(dāng)成“副業(yè)”，沒(méi)有認(rèn)真學(xué)習(xí)鉆研辦公室應(yīng)知應(yīng)會(huì)知識(shí)，長(zhǎng)期下來(lái)，工作能力自然提升不起來(lái)。比如，很多辦公室人員對(duì)公文的文種、公文的流程處理都不清楚，經(jīng)常出現(xiàn)請(qǐng)示報(bào)告一起用或混用的情況；又如，在撰寫(xiě)公文時(shí)，用學(xué)術(shù)語(yǔ)體來(lái)表達(dá)，完全不符合公文要求。辦公室崗位要求的能力達(dá)不到，工作開(kāi)展起來(lái)非常吃力，導(dǎo)致很多專(zhuān)業(yè)教師不愿到辦公室工作，更加重了辦公室人手不足的惡性循環(huán)。

（三）服務(wù)水平跟不上。近年來(lái)，中央對(duì)高校黨的建設(shè)非常重視，同時(shí)對(duì)高校的意識(shí)形態(tài)工作、國(guó)家安全人民防線等工作提出了很多而且很高的要求。這些工作，要求學(xué)校黨委都要承擔(dān)起主體責(zé)任。作為參謀職能的辦公室，必須協(xié)助提出工作方案和貫徹落實(shí)的建議，學(xué)校黨委決定后還要牽頭做好這方面的工作。從這些年的工作看，高職院校的黨建工作工作是有缺失的，工作基礎(chǔ)差，懂黨建工作的干部很少，跟不上全面加強(qiáng)從嚴(yán)治黨的需要；對(duì)高校意識(shí)形態(tài)安全面臨的沖擊認(rèn)識(shí)不足，處置能力跟不上，等等。還有辦公室人員在工作中缺乏預(yù)見(jiàn)性，沒(méi)有根據(jù)學(xué)校工作規(guī)律做好服務(wù)，工作中“見(jiàn)子打子”的多，超前思考的少；就問(wèn)題而解決問(wèn)題的多，從制度上解決問(wèn)題的少。比如，校長(zhǎng)辦公會(huì)上，經(jīng)常出現(xiàn)議題議而不決的情況，問(wèn)題根源在于會(huì)前醞釀、征求意見(jiàn)不充分。辦公室在這種情況下，要有觀堂下之陰而知日月之行的敏銳性，舉一反三，找出根源，從源頭上解決會(huì)前充分醞釀的問(wèn)題，不成熟的議題一定不能上會(huì)，不能把決策會(huì)開(kāi)成討論會(huì)。

（四）協(xié)調(diào)溝通不到位。一方面，是辦公室內(nèi)部的溝通問(wèn)題。高職院校辦公室內(nèi)部一般都設(shè)置了文秘、行政、檔案管理等科室，有的還掛靠著發(fā)展中心、采購(gòu)辦等。從運(yùn)行看，內(nèi)部科室之間溝通不到位，都只管自己的“一畝三分地”，協(xié)作配合不很好，工作合力沒(méi)有形成。某個(gè)工作崗位的人員離開(kāi)后，工作就難以運(yùn)轉(zhuǎn)了。辦公室內(nèi)部輪崗不夠，工作人員掌握的本領(lǐng)單一，這也是不能協(xié)作補(bǔ)位的一個(gè)重要原因。另一方面，是辦公室與平級(jí)管理服務(wù)部門(mén)、教學(xué)單位之間的溝通問(wèn)題。學(xué)校有一個(gè)特殊現(xiàn)象，就是部門(mén)與部門(mén)、部門(mén)與教學(xué)單位之間認(rèn)為都是平等的，在工作中不愿主動(dòng)找對(duì)方協(xié)商溝通，一遇到問(wèn)題就向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，這種思維和工作方式很不利于工作推進(jìn)。辦公室在這種情況下要主動(dòng)出面，成為部門(mén)之間、教學(xué)單位之間的橋梁，把與事項(xiàng)有關(guān)的部門(mén)組織起來(lái)共同探討問(wèn)題，確實(shí)需要學(xué)校層面作決策的，經(jīng)協(xié)商一致后提出方案再報(bào)請(qǐng)學(xué)校研究。所以，辦公室要發(fā)揮樞紐作用，不能僅僅滿(mǎn)足于當(dāng)“復(fù)印機(jī)”“傳聲筒”。

二、解決高職院校辦公室短板的對(duì)策探討

（一）要重視辦公室工作。辦公室在學(xué)校的管理服務(wù)部門(mén)、教學(xué)單位中作用是非常大的，不能等同于其他部門(mén)和教學(xué)單位。如果辦公室運(yùn)轉(zhuǎn)不好，整個(gè)學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)正常是不太可能的。學(xué)校黨委、行政要認(rèn)清辦公室的地位和作用，重視辦公室建設(shè)。

（二）要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。第一是要選好辦公室主任。辦公室的特殊地位和作用，決定了擔(dān)辦公室主任的人選很關(guān)鍵?？傮w要求是，辦公室主任要有大局全局觀念，具備較強(qiáng)的管理能力，善于表達(dá)和擅長(zhǎng)溝通協(xié)調(diào)，還要有較強(qiáng)的文字功底等。第二是選好干部職工。一方面，在公開(kāi)招錄時(shí)，有針對(duì)性的招錄行政管理、語(yǔ)言文字、文學(xué)類(lèi)等專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生進(jìn)入辦公室，給辦公室增加專(zhuān)業(yè)化、年輕化人才，為辦公室注入新力量，增添新活力；另一方面，可以報(bào)政府人事部門(mén)批準(zhǔn)后，在一定范圍公開(kāi)遴選，選取曾經(jīng)有辦公室工作經(jīng)歷的人員，確保招來(lái)的人員是熟手，到了就可以用。部分高職院校近年來(lái)采取了這種方式，一些在黨和政府機(jī)關(guān)工作過(guò)的人員進(jìn)入了高職院校辦公室工作，效果很明顯。這部分人員的溝通協(xié)調(diào)能力、工作視野、文稿寫(xiě)作的優(yōu)勢(shì)得到了充分展現(xiàn)，教職工也是認(rèn)可的。第三是加強(qiáng)辦公室人員培訓(xùn)。辦公室要服務(wù)學(xué)校全面工作，除了培訓(xùn)辦公室必備的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能外，還要安排辦公室人員參加教學(xué)、思政、黨務(wù)、職業(yè)教育發(fā)展政策等方面的培訓(xùn)，讓辦公室人員熟悉了解學(xué)校全面工作，才能跟得上服務(wù)步伐。第四是抓好校內(nèi)辦公室系統(tǒng)人員的建設(shè)。高職院校辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大后，有的服務(wù)部門(mén)和教學(xué)單位教職工人數(shù)增加，有的教學(xué)單位學(xué)生人數(shù)達(dá)三四千人，教職工達(dá)四五十人。這種情況下，就要有辦公室的角色發(fā)揮作用。學(xué)校辦公室要主動(dòng)作為，牽頭抓好管理服務(wù)部門(mén)、教學(xué)單位的辦公室隊(duì)伍建設(shè)，可以通過(guò)上掛跟訓(xùn)、專(zhuān)題辦班培訓(xùn)、下基層現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式進(jìn)行培訓(xùn)，把整個(gè)學(xué)校辦公室系統(tǒng)人員的水平提升起來(lái)。

（三）辦公室自身要加強(qiáng)建設(shè)。如果前面兩個(gè)方面的問(wèn)題解決了，那接下來(lái)就是辦公室身自需要解決的問(wèn)題。辦公室自身建設(shè)，第一是把職責(zé)搞清楚，知道辦公室應(yīng)該做什么，這是開(kāi)展好工作的前提，不能出現(xiàn)工作缺位。第二是要明白標(biāo)準(zhǔn)是什么，工作要達(dá)到什么水平才符合要求。比如辦理文件，必須執(zhí)行公文的相關(guān)規(guī)定，不能憑想當(dāng)然、自作主張。第三是要履行好職責(zé)和達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的辦法是什么，這就是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，悟透工作要求，提高工作本領(lǐng)和業(yè)務(wù)能力。第四是建立工作制度，比如在文件管理、公務(wù)接待、車(chē)輛管理等方面都要用制度來(lái)規(guī)范，通過(guò)制度管理提高辦公室工作效能。如果解決了有人、有能力、有制度的問(wèn)題，那辦公室的運(yùn)轉(zhuǎn)就基本正常了。第五是要善于協(xié)調(diào)溝通。通過(guò)定期工作例會(huì)、個(gè)人報(bào)告工作、工作輪崗等方式加強(qiáng)內(nèi)部溝通，既增進(jìn)工作交流了解全面工作，又能相互學(xué)習(xí)提高，變“單打獨(dú)斗”為“協(xié)同作戰(zhàn)”。還要加大與其他部門(mén)、教學(xué)單位之間的溝通，爭(zhēng)取工作支持。要帶動(dòng)部門(mén)與部門(mén)、部門(mén)與教學(xué)單位之間的主動(dòng)溝通，形成共識(shí)，共同推進(jìn)工作。

三、結(jié)語(yǔ)

在推進(jìn)職業(yè)教育改革發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，各高職院校特別是主要領(lǐng)導(dǎo)要重新審視辦公室工作，重視辦公室建設(shè)，從隊(duì)伍建設(shè)入手，強(qiáng)化培訓(xùn)教育，為辦公室發(fā)展?fàn)I造良好的外部環(huán)境。高職院校辦公室特別是辦公室主任要進(jìn)入角色，站好位置，發(fā)揮帶頭人作用，在學(xué)校提供優(yōu)良的外部發(fā)展環(huán)境下，要借機(jī)加強(qiáng)內(nèi)部建設(shè)，樹(shù)好形象，錘煉過(guò)硬隊(duì)伍，提升自身發(fā)展水平，在學(xué)校管理部門(mén)、教學(xué)單位中走前列、作表率。通過(guò)內(nèi)外努力，解決工作短板，提高辦公室工作整體水平，助力學(xué)校發(fā)展。