文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

文/深圳市泰豐地產(chǎn)有限公司 李玉

一、文書工作與文書檔案管理現(xiàn)狀

文書工作與文書檔案作為企業(yè)的重要組成，所涉及的內(nèi)容比較復(fù)雜，歷史時(shí)間長，所涉及的領(lǐng)域也十分廣泛，生產(chǎn)層次和信息量非常大。我國企業(yè)領(lǐng)域逐步發(fā)展中收集獲得的歷史材料和紙質(zhì)文獻(xiàn)包括開采圖紙、現(xiàn)場(chǎng)錄制聲像等，這些資料涉及涵蓋了企業(yè)生產(chǎn)、營業(yè)活動(dòng)中的一些原始記錄和憑證，原始數(shù)據(jù)都是最真實(shí)的數(shù)據(jù)，因此有效合理地整理并保存檔案顯得非常重要。然而如此重要的一個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)容，不少企業(yè)卻未能重視，普遍存在的是任職檔案管理的人員年齡偏大，不能完全勝任這一崗位，且學(xué)歷偏低，所掌握的知識(shí)結(jié)構(gòu)非常單一，在崗人員數(shù)量稀缺，也沒有足夠的經(jīng)驗(yàn)，最重要的是沒有自主學(xué)習(xí)的能力，這些問題嚴(yán)重限制了文書工作與企業(yè)檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。單從文書工作與文書檔案企業(yè)來看，企業(yè)對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)調(diào)撥過少，企業(yè)高層對(duì)這一領(lǐng)域的重視程度不高，檔案的利用率也不高，歸納不及時(shí)，整理不合規(guī)，分類不合理，管理不專業(yè)，人員不固定，如此多的問題都需要得到企業(yè)的高度重視。

二、存在的問題及其剖析

（一）檔案制度不健全，管控不到位。檔案整理工作，應(yīng)該是一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化、科學(xué)性極強(qiáng)的工作，管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地整理檔案，對(duì)于企業(yè)來說更需要一套系統(tǒng)化、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、可操作性?qiáng)的規(guī)章制度去歸納整理，如果檔案整理不及時(shí)，借閱程序不規(guī)范，不依照相關(guān)手續(xù)辦理，則會(huì)導(dǎo)致資料遺失，嚴(yán)重違反檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度。經(jīng)過筆者初步統(tǒng)計(jì)，絕大多數(shù)企業(yè)是將文書工作與企業(yè)檔案管理工作分配給了行政管理崗位去執(zhí)行和監(jiān)督，人員上的配置并不齊全，也沒有一個(gè)相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，這不利于該工作的有效展開和收集整理。另外，企業(yè)的不重視和制度的不完善也是阻礙文書工作與企業(yè)檔案管理工作進(jìn)程的一個(gè)重要因素。

（二）收集不及時(shí)，管理不規(guī)范。據(jù)研究觀察，文個(gè)別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)高層普遍都只重視生產(chǎn)，只注重盈利，對(duì)檔案管理工作認(rèn)知很淺，意識(shí)不高。如此不重視也會(huì)造成企業(yè)在發(fā)展過程中不斷產(chǎn)出的新檔案資料受到阻礙，原始檔案有損壞，新的檔案資料補(bǔ)充不及時(shí)，導(dǎo)致問題越來越嚴(yán)重。文書工作與企業(yè)檔案管理工作銜接上存在問題，這兩個(gè)工作部分有區(qū)別也有必然聯(lián)系，可是在如今的不少企業(yè)中，它們之間并沒有緊密的聯(lián)系，使得兩者之間的工作配合方面沒有緊密銜接，存在諸多問題。

（三）缺乏專業(yè)的管理人才。要想提高文書工作與企業(yè)檔案管理這一領(lǐng)域的工作效率，企業(yè)不能忽視專業(yè)的管理人才。

（四）把控不嚴(yán)。文書工作與文書檔案企業(yè)的相關(guān)管理部門、檢驗(yàn)部門對(duì)于檔案內(nèi)容把控不嚴(yán)，在文書工作與文書檔案企業(yè)的檔案管理庫中，存在一些檔案內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)以及和事實(shí)不相符的問題，造成了檔案存儲(chǔ)的嚴(yán)重?fù)p失。

三、相關(guān)對(duì)策

（一）健全制度，規(guī)范檔案整理標(biāo)準(zhǔn)。為了規(guī)范管理，文書工作與文書檔案企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際情況，建立一套相對(duì)可實(shí)施的、標(biāo)準(zhǔn)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒖茖W(xué)的規(guī)章辦法，采用約束獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制對(duì)檔案整理和借閱人員進(jìn)行管理和限制，監(jiān)督他們合理規(guī)范地整理檔案以及借閱。健全的管理制度可以有效地幫助管理人員提高自身的工作效率和素質(zhì)，還能輔助新檔案資料存檔工作的延續(xù)性開展，對(duì)檔案管理人員和相關(guān)管理部門以及借閱人都是一種很好的約束管理。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理素質(zhì)。為了改變目前的現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)提高相關(guān)管理人員的職業(yè)素質(zhì)和修養(yǎng)，培訓(xùn)一些專業(yè)的管理知識(shí)和技能，比如學(xué)習(xí)參觀、視頻講座等，針對(duì)不同的管理人員因人制宜地選擇合理的科學(xué)化的管理方法，才能充分地挖掘他們的管理潛力。相關(guān)管理人員職業(yè)素質(zhì)得到提高才能更加有效地整理歸納資料檔案，才能確保文書工作與文書檔案、企業(yè)檔案資源的新增和儲(chǔ)藏。

（三）改善服務(wù)理念，提高服務(wù)水平。要不斷提高服務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量和水平，重新幫助他們認(rèn)識(shí)如何有效地管理歸納，改善他們的服務(wù)理念，把被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，讓相關(guān)人員主動(dòng)了解文書工作與文書檔案企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營情況，了解企業(yè)需求，利用科學(xué)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)手段進(jìn)行整理記錄，使工作更加高效便捷。服務(wù)水平的提高代表著企業(yè)工作形象的提升。

（四）推進(jìn)信息化建設(shè)、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。作為21世紀(jì)的現(xiàn)代人，應(yīng)當(dāng)合理有效地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)科技，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的資源共享，引進(jìn)高水平先進(jìn)人才，提供更優(yōu)質(zhì)更便捷的服務(wù)，既能保障借閱人得到資料參考，又能確保資料檔案的有效管控。

四、文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是一個(gè)工作管理理念，能有效地幫助企業(yè)做好文書工作與文書檔案管理工作。

（一）文書檔案管理模塊。1.檔案登記。電子化處理登記信息和錄入，對(duì)所收集的內(nèi)容進(jìn)行整理和歸納分析，根據(jù)整理的信息內(nèi)容進(jìn)行檔案生成，為每個(gè)數(shù)據(jù)建立相應(yīng)的檔案，為其他的檔案統(tǒng)計(jì)和信息提供便利。2.檔案掃描錄入。將紙質(zhì)內(nèi)容的檔案信息進(jìn)行信息掃描錄入，為網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的檔案信息提供有效收集渠道，便于將紙質(zhì)文檔內(nèi)容存儲(chǔ)進(jìn)科技設(shè)備，有效精準(zhǔn)，存儲(chǔ)時(shí)間長且便利。3.文件著錄。指對(duì)最初收集整理的文件數(shù)據(jù)資料進(jìn)行錄入，編輯成相應(yīng)的目錄和方案報(bào)告，便于以后的查閱和匯報(bào)。4.案卷著錄。將所有收集的數(shù)據(jù)報(bào)告進(jìn)行歸納，創(chuàng)建新的案卷著錄，將相似的、同類別的內(nèi)容進(jìn)行整理，總結(jié)出一系列報(bào)告，從而實(shí)現(xiàn)文檔的分類與統(tǒng)一管理。5.文件歸檔。將所創(chuàng)建的一系列文件目錄進(jìn)行歸納整理取檔，這一工作具有科學(xué)性和可行性，真正實(shí)現(xiàn)了文件歸檔。6.檔案變更。將歸納的數(shù)據(jù)、文件、報(bào)告進(jìn)行查閱分析，糾正錯(cuò)誤之處，根據(jù)真實(shí)的語言進(jìn)行操作和重新整理分析，從而更加滿足企業(yè)的需求。7.年鑒銷毀?，F(xiàn)代科技的進(jìn)步，促使企業(yè)倡導(dǎo)使用科學(xué)的、精準(zhǔn)的電子化存儲(chǔ)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔內(nèi)容進(jìn)行定期處理和銷毀，根據(jù)不同檔案的年份和年檢，系統(tǒng)自動(dòng)歸納整理，定期檢測(cè)清理。對(duì)于暫時(shí)不用的文檔文件，進(jìn)行編輯以備不時(shí)之需。

（二）文書檔案借閱與歸還。文書檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對(duì)文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。1.網(wǎng)上查詢。為了方便管理人員的整理和收集，也為了便于隨時(shí)借閱和查詢。借閱以后歸還和損壞的后續(xù)問題處理等，系統(tǒng)可以設(shè)置文件的關(guān)鍵詞條和類別屬性來顯示文件狀態(tài)是處于借閱中還是有存貨或者有損壞等情況以及借閱人和損壞人的相關(guān)信息，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。2.網(wǎng)上預(yù)訂。這樣的程序應(yīng)用方便借閱人員隨時(shí)隨地了解文件的借閱情況和借閱人信息，從而及時(shí)借閱和查詢。3.檔案借閱與歸還?？梢酝ㄟ^系統(tǒng)查詢到文件的借閱情況，相關(guān)文書工作人員也可以根據(jù)這一系統(tǒng)顯示及時(shí)調(diào)整文件的存量或是借用期限等后臺(tái)操作，從而便于借閱人的查閱和借閱以及相關(guān)文書管理人員的后期維護(hù)和管理。

綜上所述，該文書管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)主要包括以下幾種：未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還。通過實(shí)際情況將這幾種借閱狀態(tài)不斷地變換以提示借閱人進(jìn)行相關(guān)操作。

五、總結(jié)

文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念主要是注重人們的真實(shí)需求，主要目的是優(yōu)化文書管理和文書檔案管理的相關(guān)工作流程，從而提高工作效率。設(shè)計(jì)檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等基本功能，是為了滿足相關(guān)文書工作人員的工作需求，提升工作質(zhì)量和效率。