數(shù)字化時代醫(yī)院辦公檔案管理模式的構(gòu)建

文/山東省濰坊市昌樂中醫(yī)院 李文文 孔雅欣

醫(yī)院辦公檔案管理，能為醫(yī)院的各項工作開展提供必要的檔案信息支持，科學(xué)地利用檔案文件是辦公室開展各項職能的重要保證，也是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保障。作為醫(yī)院辦公智能管理的重要組成部分，對檔案進行科學(xué)管理最終的目的是實現(xiàn)檔案資源的高效利用，為醫(yī)院的發(fā)展空間建立有效的大數(shù)據(jù)模型。在數(shù)字化時代，對醫(yī)院辦公資源的管理提出了更加高的要求，也提出了更加具體的目標(biāo)，在制度和管理的意識上需要進行有效的優(yōu)化，以實現(xiàn)辦公檔案管理的高效利用。

一、醫(yī)院辦公檔案管理工作的重要性

在醫(yī)療制度改革不斷深化的背景下，醫(yī)院辦公室檔案管理逐漸成為醫(yī)院管理工作中的重要組成部分。醫(yī)院在發(fā)展的過程中，行政類和綜合類的文件材料越來越多，因此涉及的范圍也越來越廣。醫(yī)院的辦公室作為行政事務(wù)工作的樞紐，檔案管理工作的科學(xué)性和高效性，直接關(guān)系到醫(yī)院管理的現(xiàn)代化進程和現(xiàn)代化水平，也體現(xiàn)了檔案管理的整體水平。通過構(gòu)建檔案管理的數(shù)字化體系，不僅關(guān)系到檔案的質(zhì)量和效率，也關(guān)系到醫(yī)院的管理人員對醫(yī)院的發(fā)展進行科學(xué)決策。

二、醫(yī)院辦公檔案管理工作的現(xiàn)狀

數(shù)字化時代的醫(yī)院檔案管理工作要求醫(yī)院具有與之匹配的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，以保證檔案數(shù)字化過程中及時、全面地將檔案進行數(shù)字化，這也要求醫(yī)院的局域網(wǎng)絡(luò)或英特網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院的實際需求相匹配。但在實際的醫(yī)院檔案管理工作中，大多數(shù)醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院的檔案管理工作實際需求不匹配，具體體現(xiàn)在醫(yī)院的局域網(wǎng)絡(luò)無法對檔案進行有效利用以及管理、自動化和信息智能技術(shù)難以全面及時普及，相關(guān)人員對檔案的管理能力和自身的專業(yè)能力還需要加強。當(dāng)前，我國大多數(shù)醫(yī)院在辦公檔案管理方面正處于萌芽期，許多醫(yī)院的辦公檔案管理人員不具備專業(yè)素質(zhì)和較高的業(yè)務(wù)能力水平，也沒有經(jīng)歷過專業(yè)的醫(yī)院辦公檔案培訓(xùn)，在實際過程中，難以避免地出現(xiàn)了一些問題，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：一是大量的醫(yī)院辦公檔案長期積壓。由于醫(yī)院辦公檔案工作人員的專業(yè)水平限制，不能在工作中及時對醫(yī)院檔案進行整理和歸檔，一些檔案管理人員甚至在工作中遺失了部分檔案，這些問題導(dǎo)致了相關(guān)人員在查找和使用檔案時無法及時全面地查找，沒有體現(xiàn)出答案的真正作用，也沒有發(fā)揮出檔案的真正價值。二是醫(yī)院的辦公檔案管理工作模式和數(shù)字化時代要求不相適應(yīng)。較為明顯的體現(xiàn)有：一些醫(yī)院在檔案管理過程中，對醫(yī)院的檔案管理還停留在紙質(zhì)檔案管理中，也有一些醫(yī)院只是對醫(yī)院的辦公檔案進行了單純的計算機錄入，功能較為單一。這些問題的出現(xiàn)都導(dǎo)致了檔案記錄和保存上需要消耗大量的時間和精力，這在一定程度上降低了工作效率。此外，一些醫(yī)院對檔案信息的收集仍然處在人工初級階段，這樣的現(xiàn)狀使得檔案查閱過程中也需要耗費大量的人力和時間，在檔案保存過程中需要大量的空間，這些問題的出現(xiàn)都影響了醫(yī)院辦公檔案管理工作的效率，除此之外，醫(yī)院辦公檔案管理模式和管理技術(shù)也存在著一些問題。

（一）管理模式較為落后?，F(xiàn)階段，在醫(yī)院辦公檔案管理過程中，大多數(shù)醫(yī)院對檔案管理的模式主要是單純地使用計算機進行文件資料的錄入，而且功能相對單一，例如無法進行人工智能和應(yīng)用大數(shù)據(jù)篩選和收集。這樣的問題導(dǎo)致了在檔案錄入和檔案保存的過程中需要工作人員消耗大量的時間和精力操作。此外，在對辦公檔案文件的收集和查詢上，仍然主要以人工收集和查詢?yōu)橹?，這極大消耗了人力資源和物力資源，難以保證資料收集的準(zhǔn)確性和完整性導(dǎo)致醫(yī)院在查找答案的過程中難以及時、準(zhǔn)確地查找需要的資料，對醫(yī)院的工作效率造成了很大的阻礙。不僅如此，醫(yī)院檔案在管理過程中并不能對醫(yī)院產(chǎn)生直觀的效應(yīng)，這樣的現(xiàn)狀導(dǎo)致醫(yī)院管理人員對醫(yī)院辦公檔案管理沒有引起足夠重視，這種意識上的忽略也導(dǎo)致了檔案管理發(fā)展過程中存在較大的制約，也使得檔案管理過程中難以及時投入人力資源和物力資源以及財力解決檔案管理過程中發(fā)生的問題，從而導(dǎo)致了醫(yī)院辦公檔案管理過程中容易出現(xiàn)檔案遺失、檔案損壞的情況發(fā)生，這些情況都直接或間接的阻礙了醫(yī)院的發(fā)展。

（二）管理技術(shù)較為落后。1.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠。相對而言，醫(yī)院的檔案管理工作是一件較為枯燥乏味的事情，這不僅要求管理人員耐心和細心，還要求檔案管理人員擁有較強的靈活工作能力。但在實際工作過程中，由于檔案人員每天重復(fù)這些繁雜的工作，難免產(chǎn)生反感心理，使得檔案管理人員在工作過程中容易出現(xiàn)懈怠情緒，極大地阻礙了工作效率提升。而且，由于醫(yī)院沒有建立有效的檔案管理模式，容易使檔案管理人員在工作過程中出現(xiàn)偷工減料的情況，從而導(dǎo)致檔案文件資料缺失。2.醫(yī)院管理人員技術(shù)水平不高。大多數(shù)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理并不是醫(yī)院發(fā)展的主要內(nèi)容，因此在檔案管理過程中并沒有專業(yè)的技術(shù)人才參與，由于管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，在檔案管理過程中不能及時將相應(yīng)的文件進行及時歸檔整理，久而久之造成了大量的文件積壓，甚至出現(xiàn)了文件丟失、數(shù)據(jù)錄入錯誤等現(xiàn)象發(fā)生。經(jīng)過日積月累，這些現(xiàn)象不斷累加，使文件資料后期檢索帶來諸多不便，最終導(dǎo)致檔案管理工作混亂。此外，檔案管理過程中的安全性也是數(shù)字化背景下醫(yī)院辦公檔案管理過程中需要考慮的問題。大多數(shù)管理人員在管理過程中沒有安全意識，在工作中沒有嚴(yán)格按照流程操作，例如在工作中沒有按照要求對檔案進行備份，只是按照自己的想法進行操作，最終導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)差錯，甚至給醫(yī)院帶來損失。

三、數(shù)字化時代醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構(gòu)建

（一）更新觀念，正確認(rèn)知。在數(shù)字化時代構(gòu)建醫(yī)院辦公室檔案管理模式，要求相關(guān)人員，做到觀念上的更新。由于傳統(tǒng)觀念的影響，大多數(shù)醫(yī)院在制定發(fā)展策略的過程中，將醫(yī)院的臨床醫(yī)療作為主要發(fā)展方向，但是醫(yī)院沒有統(tǒng)籌業(yè)務(wù)發(fā)展和基礎(chǔ)建設(shè)，造成了醫(yī)院檔案處在被邊緣化的狀態(tài)，因為沒有正確的認(rèn)識，所以忽略了必要的投入和規(guī)劃，因此在構(gòu)建新模式的過程中要求領(lǐng)導(dǎo)層進行高度重視，從而加大投入。

（二）提高醫(yī)院辦公室檔案人員專業(yè)性。在醫(yī)院辦公檔案管理工作中，醫(yī)院辦公檔案管理人員的基本工作內(nèi)容是收集資料，對資料進行統(tǒng)一的歸類整理和歸檔。在此工作中能否科學(xué)合理地保存資料，保存檔案信息的完整性，不僅是工作人員工作能力的體現(xiàn)，更決定了檔案查閱和檔案的利用效率，這要求醫(yī)院在建立檔案管理模式時，加強對檔案管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)。

（三）打破傳統(tǒng)的檔案管理模式。打破傳統(tǒng)檔案管理模式，要求醫(yī)院在建立辦公檔案模式的過程中研究醫(yī)院的自身特點以及醫(yī)院的發(fā)展方向，將醫(yī)院的各部門整個工作環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的答案放入統(tǒng)一的檔案管理體系之中，在保存過程中應(yīng)當(dāng)分類保存，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的系統(tǒng)化建設(shè)。在建設(shè)過程中，及時更新軟件和硬件，并聘請相關(guān)人員針對具體環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，以此提高辦公室檔案管理工作的效率，通過這些方式，能夠從根本上改善紙質(zhì)檔案保存過程中出現(xiàn)的耗時較長，占據(jù)空間大，查找效率低下等缺點。

（四）科學(xué)合理對檔案進行分類。在數(shù)字化時代構(gòu)建有效的醫(yī)院辦公檔案管理模式，要求醫(yī)院管理從業(yè)人員在檔案管理工作中，要具有正確的認(rèn)識，認(rèn)識到文件檔案進行歸類整理的最終目的是檔案的高效利用，基于這樣的理念，在整理檔案的過程中要遵循高效實用的原則。區(qū)分不同的檔案內(nèi)容和不同的檔案保管年限，在保存時標(biāo)明關(guān)鍵的時間點和關(guān)鍵字，以便在查閱時能快速便捷查找。在這樣的基礎(chǔ)和原則上進行檔案數(shù)字化，在數(shù)字化之后建立有效的資源共享系統(tǒng)，使醫(yī)院的每一個部門都能在自己的設(shè)備終端上及時高效查找醫(yī)院檔案，通過這種方式提升醫(yī)院整體工作效率，簡化辦事流程，并為醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)提供參考。

（五）增強保管意識。醫(yī)院辦公檔案管理在數(shù)學(xué)化背景下也存在著設(shè)備運行安全和網(wǎng)絡(luò)運行安全的問題。因此在構(gòu)建數(shù)字化的模式中，應(yīng)當(dāng)考慮到防止病毒攻擊以及文件損壞或被盜，在此過程中做好備份等工作，是十分有必要的。在信息共享方面，應(yīng)當(dāng)建立起規(guī)范的使用制度，根據(jù)使用者的級別劃定使用權(quán)限，以保護核心數(shù)據(jù)的安全性。想要達到這樣的目的，就要求醫(yī)院在數(shù)字化檔案管理工作中加強法律意識，建立健全相關(guān)制度，從而實現(xiàn)檔案管理工作的長效機制。以此合理提高檔案資源的利用率，使檔案管理工作為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有利條件?？傮w來說，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)當(dāng)扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的認(rèn)知觀念，管理層應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理工作的重要性，在此基礎(chǔ)上加大技術(shù)和資金的投入，購買相應(yīng)的管理設(shè)備。另外，任用專業(yè)性較強、經(jīng)驗豐富的工作人員從事工作。以確保相關(guān)工作有效開展，提高工作效率。此外建設(shè)的過程中，要具有安全意識，使用科學(xué)的方法提高檔案的安全性，在使用的過程中，建立規(guī)范的使用體系，使醫(yī)院辦公檔案管理在醫(yī)院發(fā)展和決策過程中發(fā)揮重要作用。

四、結(jié)語

在數(shù)字化時代進行醫(yī)院辦公檔案管理，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展的需求，結(jié)合醫(yī)院的實際情況做出相應(yīng)的調(diào)整和改進。在醫(yī)院內(nèi)部建立數(shù)字化檔案和管理系統(tǒng)，明確醫(yī)院辦公檔案管理工作的步驟，建立健全管理機制；明確管理人員分工，使管理人員能夠?qū)︶t(yī)院辦公檔案進行高效及時的處理，這是時代發(fā)展的必然趨勢。