融媒體視域下的檔案管理模型建構(gòu)

李素芳

摘 要：在融媒體視域下，許多傳統(tǒng)的檔案管理方式受到影響、改變或消失，在媒體融合的大背景下，檔案管理面臨著巨大的機遇和挑戰(zhàn)。本文從媒介融合的角度分析總結(jié)了檔案管理模式的發(fā)展趨勢，對檔案管理模型的構(gòu)建方向提出了幾點建議，以期能夠給相關(guān)機構(gòu)或者類似研究起到一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：融媒體;檔案管理;模型;構(gòu)建

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-3866（2020）22-0-02

檔案管理是所有直接管理檔案、檔案信息和提供服務(wù)的商業(yè)交易的總稱，是檔案工作中最基本的組成部分之一。近年來，自動化進(jìn)程逐步推進(jìn)，一些傳統(tǒng)的檔案管理方法發(fā)生了變化，但整個過程并沒有太大變化。比如，在管理健康信息檔案時，需要側(cè)重于被管理人員的病例病史的收集和整理，在中小企業(yè)的檔案管理過程中，管理內(nèi)容就相對較少，管理相對輕松。

檔案管理模型顯然不是靜態(tài)的，而是在不同的環(huán)境中有不同的構(gòu)造方法。本文旨在探討融媒體背景下檔案管理模式的一般特征。

一、融媒體的起源和特點

狹義上的融媒體，是指充分利用媒體，將廣播、電視、報紙等有協(xié)議、有互補性的不同媒體充分融入勞動市場中。融媒體是當(dāng)今媒體發(fā)展的必然結(jié)果，并在一定程度上尋求市場突破，也與信息社會高度融合的程度密切相關(guān)。

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展、信息爆炸的時代，網(wǎng)絡(luò)媒體高度發(fā)達(dá)，而傳統(tǒng)媒體卻在衰落，通過不同媒體類型的組合，傳統(tǒng)媒體可以從原有利益中獲益，獲得清晰的信息。因此，融媒體的發(fā)展符合市場的規(guī)律。廣義上的融媒體，不僅是媒介整合的產(chǎn)物，也是傳播信息的一種手段。融媒體是一種信息處理的概念，融入了現(xiàn)代信息社會，提供高水平的集成和最大化的發(fā)展。傳統(tǒng)紙媒大多通過互聯(lián)網(wǎng)平臺的整合，轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)和線下的相互促進(jìn)。它不僅完成了自身的轉(zhuǎn)型，而且促進(jìn)了整個互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的優(yōu)化和發(fā)展。從媒介融合的角度來看，無論是檔案管理還是傳統(tǒng)媒體的改革，新技術(shù)與傳統(tǒng)資源的有機結(jié)合是創(chuàng)新與突破的關(guān)鍵。

融媒體的任務(wù)不僅僅是促進(jìn)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的技術(shù)發(fā)展，同時也為傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提供了更廣泛的思路和方法，從技術(shù)上講，融媒體是“云技術(shù)”的代名詞，在互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展迅速。它不僅能在短時間內(nèi)收集到大量的信息，而且極大地擴展了傳統(tǒng)的信息存儲空間，節(jié)省了人力、物力和空間。從概念上講，融媒體代表了互聯(lián)網(wǎng)時代最先進(jìn)的發(fā)展理念，鼓勵傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提升自身能力，實現(xiàn)線上與線下的共同發(fā)展。從這個角度來看，媒體整合概念在經(jīng)濟和社會變革中的應(yīng)用至關(guān)重要。

二、融媒體視域下檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理內(nèi)容較傳統(tǒng)更加多樣化

完整性是檔案管理的首要目標(biāo)。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，員工在線下的收集和整理內(nèi)容復(fù)雜，人力物力及其時間有限，很難保證內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，在傳統(tǒng)情況下，這或許能滿足個人檔案的需要。但現(xiàn)階段人才、檔案和信息流動性的不斷提高，使其難以滿足現(xiàn)代社會檔案的需求。從融媒體的角度來看，傳統(tǒng)的檔案收集和分類方法不再是唯一的選擇。員工可以充分利用手中的多媒體工具收集文件內(nèi)容，評估過程更有效。

近年來得到中國支持的國家身份信息網(wǎng)就是一個收集全國基層組織公民指紋和肖像的大型檔案館的一個例子，在檢查身份時，可以提取身份證或身份證號，通過查詢可以快速高效地訪問個人檔案。傳統(tǒng)的檔案管理方法很難收集到如此大量的人員信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案的收集整理可以更加完整、準(zhǔn)確、高效。安全合理的程序甚至可以破壞特定檔案管理中的原始文件單元，并將其轉(zhuǎn)換為具有更大容量和更完整內(nèi)容的在線存檔。這不僅僅是文檔管理方面的突破，這也是進(jìn)一步信息自動化的有力證據(jù)。

（二）檔案管理方式較傳統(tǒng)更加高效

中國人口基數(shù)大，經(jīng)濟體量多，不同行業(yè)、不同單位的檔案管理是一個龐大的系統(tǒng)。為了保證系統(tǒng)的正常運行，有必要尋找一種更合理的管理方法。以高校畢業(yè)生為例，每年有近千萬的大學(xué)畢業(yè)生畢業(yè)，學(xué)籍檔案發(fā)送的工作量是巨大的，然而大多數(shù)高校仍然使用手動方式傳輸文件。學(xué)籍的分配是高校畢業(yè)的重點和難點。

隨著畢業(yè)生人數(shù)的逐漸增加，這份工作難度的增大已成為一種不可回避的趨勢。另外，目前的遠(yuǎn)程醫(yī)療系統(tǒng)可以通過全國病人網(wǎng)絡(luò)及時處理，醫(yī)保報銷可以及時進(jìn)行，體現(xiàn)了媒體一體化的理念，最新的醫(yī)療技術(shù)是自我優(yōu)化的補充。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)也可以借鑒全國異地醫(yī)療經(jīng)驗，目前，全國學(xué)生檔案的網(wǎng)絡(luò)版是聯(lián)網(wǎng)的，但實施信息化管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前社會的需要，檔案管理機構(gòu)還需要充分思考。學(xué)生檔案發(fā)放、學(xué)籍管理智能化，方便了學(xué)生的就業(yè)和流通。從融合媒體的角度看，將傳統(tǒng)技術(shù)與新興技術(shù)相結(jié)合，可以有效地實現(xiàn)檔案管理方法的相互發(fā)展。

（三）檔案利用過程較傳統(tǒng)更加有效

檔案管理的最終價值在于檔案的使用。檔案在社會經(jīng)濟發(fā)展過程中發(fā)揮著不可替代的基礎(chǔ)性作用。傳統(tǒng)的檔案使用方法存在文件量大、查詢速度慢、數(shù)據(jù)使用效率低等缺點。這是對大量檔案資源的巨大浪費，也是對社會資源的利用缺位。例如，當(dāng)大學(xué)畢業(yè)生靈活工作時，大多數(shù)檔案由當(dāng)?shù)毓ぷ魅藛T和社會服務(wù)機構(gòu)保管，在畢業(yè)以后的使用過程中，由于信息不對稱，檔案的利用往往受到延遲。比如，人事檔案的管理是當(dāng)?shù)厣绫２块T的總負(fù)責(zé)，在機構(gòu)調(diào)整過程中，具體責(zé)任主體和辦事處所在地可能會改變流動性，如果間隔的時間過長，畢業(yè)生們很難及時接收到相關(guān)信息，所以對于他們的檔案使用有些延遲，甚至影響到畢業(yè)生就業(yè)。

從融媒體的角度看，電子檔案通過傳統(tǒng)檔案與互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合，可以部分取代實體檔案的功能。如果對實物檔案的要求難以滿足，則予以更換，在某種程度上有利于畢業(yè)生檔案的使用。

三、融媒體視域下檔案管理模型的發(fā)展方向

（一）檔案管理充分結(jié)合信息技術(shù)

信息時代的檔案管理應(yīng)充分體現(xiàn)時代特征。電子時代和互聯(lián)網(wǎng)時代的到來為信息的存儲和傳播創(chuàng)造了更大的空間，為大容量的信息存儲提供了契機。

文檔管理本身就需要大量的存儲空間和完整的通信平臺。在這樣的客觀條件下，檔案管理可以進(jìn)一步融入網(wǎng)絡(luò)時代。事實上，信息管理可以為文檔管理節(jié)省更多的人力物力，使文檔管理部門和管理者有更多的精力專注于拓展文檔管理。資源管理、檔案管理、現(xiàn)代存儲手段和網(wǎng)絡(luò)安全通信的完美結(jié)合，使檔案館在記錄過程中獲得更多的信息，在評價過程中更加有效。一種更方便的存儲方式和科學(xué)的價值識別方法，不僅實現(xiàn)了渠道的擴展，而且使檔案管理過程更加高效。

因此，我們需要更加重視檔案管理的自動化，充分拓展檔案管理的范圍，充分整合現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和智能存儲管理技術(shù)。實現(xiàn)專題檔案管理資源整合優(yōu)化和信息技術(shù)推廣。檔案管理機構(gòu)的職能在社會發(fā)展過程中起著至關(guān)重要的作用。

（二）線上線下結(jié)合管理

線上線下結(jié)合可以提高文件管理的效率。事實上，檔案管理的目的是服務(wù)，相對集中的原始檔案管理方式已難以適應(yīng)當(dāng)今高效社會的發(fā)展。因此，對網(wǎng)上和網(wǎng)下結(jié)合的管理是非常重要的。

如果以人才檔案為例，人才檔案可以實行網(wǎng)上和網(wǎng)下相互結(jié)合管理，有效簡化了人才到外地工作的手續(xù)，節(jié)省了時間和金錢，在一定程度上節(jié)約了社會資源。然而現(xiàn)階段很多檔案管理領(lǐng)都有著不同的地域限制，異地管理的很多事情都很難管理，這阻礙了人才的流動和社會的進(jìn)步。因此，在未來建立一個對在線和線下鏈接進(jìn)行管理的檔案管理模式時，我們需要更加重視和利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來處理原來在網(wǎng)上完成的事情，使檔案工作變得更加靈活和高效，提升檔案管理工作的效率。另外，在線和線下有機結(jié)合管理為檔案管理提供了更大的靈活性，在線信息更新更快更高效，傳統(tǒng)的檔案更新需要耗費巨大的人力物力財力。因此，在線和線下有機結(jié)合管理也有助于及時更新檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息，提高文件管理、存儲和使用的準(zhǔn)確性。

（三）更加注重信息整合集中

通過整合和集中，信息可以發(fā)揮更大的作用。在人事檔案方面，全集成的人事檔案在使用時具有很高的參考價值和使用價值，使用單位可以更全面、更詳細(xì)地了解人才，更適合企業(yè)在聘請人才時的特點，做到人盡其才。在企業(yè)檔案中，檔案的完整性可以為相關(guān)部門對企業(yè)進(jìn)行監(jiān)督和控告提供很大的便利，系統(tǒng)集成的檔案也可以對企業(yè)的生產(chǎn)起到震懾作用，促進(jìn)企業(yè)能夠在生產(chǎn)經(jīng)營過程中遵紀(jì)守法。

當(dāng)前，國際經(jīng)濟正處在大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢在于能夠及時有效地整合最準(zhǔn)確、最全面的信息，并將這些信息提供給用戶。這樣，無論是政治決策還是貿(mào)易方法的制定，都可以更有針對性，一旦實施，就能以更低的成本做更多的工作。檔案管理是社會經(jīng)濟管理的基本內(nèi)容，如果更加重視信息整合，將極大地促進(jìn)人才管理、經(jīng)濟運行和社會秩序的穩(wěn)定?，F(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)上先進(jìn)的信息技術(shù)也為迅速將信息整合到文件管理過程中提供了可能，電子信息數(shù)據(jù)的計算使信息的整合、分類、集中迅速實現(xiàn)，這與傳統(tǒng)檔案管理有很大不同，更有效地創(chuàng)造了各方共贏的局面。

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