“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下如何做好醫(yī)院檔案管理工作

趙云

摘 要：當(dāng)前，信息技術(shù)不斷發(fā)展和完善，我們的生活也全面進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”的新時(shí)代?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代不僅改變了我們的生活方式，也改變了我們的工作方式。如何更好的發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的作用，也成了工作中必須要考慮的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。本文從“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)、檔案管理工作中存在的問(wèn)題和解決措施等方面來(lái)探究如何做好“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的醫(yī)院檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;醫(yī)院;檔案管理

檔案詳細(xì)記錄了一個(gè)單位各方面工作的開(kāi)展情況，是單位發(fā)展歷史的直接見(jiàn)證。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)同樣如此，檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)也是一項(xiàng)重要的工作，從檔案中能充分反映醫(yī)院的發(fā)展歷史、醫(yī)療水平的提升，在醫(yī)院的日常管理工作中起著舉足輕重的作用。

隨著信息化的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”逐漸走入我們的工作和生活之中，越來(lái)越多的工作由手動(dòng)操作轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)操作，其中病歷檔案不再采用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理，載體由紙張轉(zhuǎn)為計(jì)算機(jī)，從而形成電子病歷。近年來(lái)，電子病歷檔案逐步走入了社會(huì)大眾的視野，這種病歷管理方式也越來(lái)越多的被各個(gè)醫(yī)院采用，這也正是“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來(lái)的影響。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)

各項(xiàng)工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代都會(huì)在帶來(lái)便利的同時(shí)遇到更多的挑戰(zhàn)，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”也同樣如此。檔案作為記錄過(guò)去和現(xiàn)在的醫(yī)院發(fā)展?fàn)顩r的載體，也面臨著脫離傳統(tǒng)檔案管理模式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思維，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理和數(shù)據(jù)共享的挑戰(zhàn)，同樣也面臨著檔案信息安全保護(hù)的挑戰(zhàn)。

在新的時(shí)期，各個(gè)醫(yī)院都要緊緊抓住互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的趨勢(shì)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”的推動(dòng)力，結(jié)合自身單位實(shí)際，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，使檔案管理工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代得到更快更好的發(fā)展。各醫(yī)院也要緊緊抓住機(jī)遇，使醫(yī)院檔案管理工作加快實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化發(fā)展。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的影響

當(dāng)前，很多的單位包括醫(yī)院依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，在檔案的收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都是采用老一套，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅工作量格外大，而且還會(huì)影響檔案工作的效率和質(zhì)量。

傳統(tǒng)模式的弊端，最明顯的就是體現(xiàn)在檔案的查閱利用工作中，比如，傳統(tǒng)的檔案利用工作，首先需要根據(jù)要查找的檔案內(nèi)容去手工翻閱檢索工作，查找到檔案存在的位置，然后專人去檔案室查找檔案，期間需要做好登記，最后是對(duì)涉及到復(fù)制、摘抄的內(nèi)容，需要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行復(fù)印或者摘抄，期間各個(gè)環(huán)節(jié)都需要大量的時(shí)間，遇到查閱量較大，或者所知信息不詳?shù)臅r(shí)候，需要查閱檢索的次數(shù)則更多，相應(yīng)的花費(fèi)的時(shí)間也會(huì)更多。在這種類似的檔案查閱利用中，有時(shí)由于提供信息有限，查閱難度相當(dāng)大，而且在查閱利用中耗費(fèi)的不僅僅是檔案管理工作人員的時(shí)間，還涉及紙質(zhì)檔案的安全問(wèn)題，每翻閱一次檔案，就會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成一次損傷，尤其是復(fù)印檔案，往往為了復(fù)印內(nèi)容更加清晰，而又減少拆卷的麻煩，都會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行狠壓，這便又嚴(yán)重威脅了檔案的安全，極易發(fā)生檔案破損的情況。

因此，加大對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”理念在檔案管理工作中的應(yīng)用，將會(huì)有效避免傳統(tǒng)檔案管理模式中得各種弊端，不僅能加大檔案的安全保護(hù)力度，還能有效提高檔案的利用效率，這將會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生重要的影響，徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”時(shí)代，檔案管理人員可以通過(guò)信息化手段對(duì)醫(yī)院工作中形成的檔案材料及時(shí)進(jìn)行收集和整理，不僅不會(huì)出現(xiàn)丟失損壞現(xiàn)象，而且還能極大提高工作效率。此外，在檔案利用服務(wù)工作中優(yōu)勢(shì)會(huì)更加明顯，檔案管理人員可以利用信息化手段進(jìn)行檢索，能提高檢索效率，減少工作量，提高準(zhǔn)確率，有效解決查檔人員面臨的問(wèn)題。

隨著社會(huì)信息化的快速發(fā)展，醫(yī)院的信息化也逐步成為現(xiàn)代醫(yī)院的主要管理趨勢(shì)，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式則必然成為各大醫(yī)院的主要管理方式，成為主要的發(fā)展趨勢(shì)，更大程度的惠及各大醫(yī)院的發(fā)展。

三、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

當(dāng)前，信息化管理模式越來(lái)越被人們認(rèn)可，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的模式也逐步滲透到包括醫(yī)院在內(nèi)的各個(gè)工作領(lǐng)域，但是相較于各級(jí)國(guó)家綜合檔案館、專門(mén)檔案館和高校的檔案館來(lái)說(shuō)，醫(yī)院的檔案管理工作仍然相對(duì)比較落后，發(fā)展的速度還是比較慢，這不僅僅是制度的問(wèn)題，更多的人為因素，尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理” 模式的認(rèn)識(shí)問(wèn)題、資金投入問(wèn)題、檔案管理人員的意識(shí)問(wèn)題。具體來(lái)說(shuō)，主要是以下幾個(gè)方面：

1.對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式不夠重視

醫(yī)院一般以提高醫(yī)療技術(shù)為重點(diǎn)任務(wù)，注重對(duì)醫(yī)療設(shè)施設(shè)備的更新，對(duì)醫(yī)療條件的改善，以期達(dá)到提高醫(yī)療水平的目的。因而，大多數(shù)的醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)不夠重視，一方面是醫(yī)院的管理層對(duì)檔案管理工作不重視，在日常的醫(yī)院管理工作中，偏向于醫(yī)院的專業(yè)性管理，但是對(duì)于檔案工作關(guān)注較少，投入的精力過(guò)少，沒(méi)有把醫(yī)院的檔案管理工作擺在重要的位置，基本上是“說(shuō)起來(lái)重要，忙起來(lái)不要”的尷尬位置，僅僅靠著檔案室的同志來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，過(guò)問(wèn)少、關(guān)注少;另一方面是醫(yī)院的員工對(duì)檔案管理工作不重視，尤其是不在檔案管理崗位上的醫(yī)護(hù)人員，普遍存在檔案意識(shí)較差的問(wèn)題，在平時(shí)工作中對(duì)檔案管理工作不聞不問(wèn)，根本沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)于平時(shí)工作中形成的檔案丟三落四，在統(tǒng)一收集歸檔時(shí)很難保質(zhì)保量提供本科室的檔案材料。對(duì)檔案管理工作都不夠重視，那么醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式則更加不重視，都片面的認(rèn)為檔案管理工作只要做好收集、管理和使用即可，認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)足夠，更有甚者都不知道檔案的信息化管理，這種的思想認(rèn)識(shí)和覺(jué)悟，必然給“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的推廣帶來(lái)層層阻力，必然導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作存在手段落后、管理模式老化、利用服務(wù)效率低等問(wèn)題。在當(dāng)前的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，這種管理理念更是跟不上發(fā)展節(jié)奏，不僅不利于檔案的有效保存和科學(xué)利用，更不利于醫(yī)院的長(zhǎng)期科學(xué)發(fā)展。

2.檔案管理制度不夠健全

有健全的制度才能起到規(guī)范的作用，嚴(yán)格執(zhí)行制度才能使制度發(fā)揮作用，任何一項(xiàng)工作都需要制度的約束。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，在醫(yī)療和醫(yī)院的行政管理方面肯定都有完善的規(guī)章制度，并切實(shí)發(fā)揮著作用，維持醫(yī)院的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。但是由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案工作的不重視，導(dǎo)致檔案工作在醫(yī)院的整體工作中地位較低，管理較松散，致使大多數(shù)的醫(yī)院在檔案管理制度方面都是直接套用檔案行政管理部門(mén)的規(guī)章制度，缺乏創(chuàng)新，沒(méi)能結(jié)合醫(yī)院自身的實(shí)際情況制定適宜的檔案管理制度，而且現(xiàn)有的制度不夠完善，沒(méi)能適時(shí)進(jìn)行完善，尤其是檔案信息化方面的制度更是少之又少，一些偏遠(yuǎn)或者落后的醫(yī)院根本就沒(méi)有。但是，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式下，建立健全完善的檔案管理制度更加重要，因?yàn)樾畔⒒臋n案資源在帶來(lái)巨大便利的同時(shí)，也潛藏著較大的安全隱患，信息化的檔案資源是基于檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)的，這便給黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒帶來(lái)了可乘之機(jī)，容易遭到攻擊和泄露。因此，只有制定切實(shí)可行、符合實(shí)際的檔案管理制度，并且嚴(yán)格落實(shí)，才能真正做好檔案管理工作，確保檔案安全，防止失泄密事件發(fā)生。

3.檔案經(jīng)費(fèi)投入不足

由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，直接就影響醫(yī)院在檔案管理工作方面的資金投入，典型的就是在檔案庫(kù)房的配置方面，一些本身?xiàng)l件就稍微差點(diǎn)的醫(yī)院壓根沒(méi)有專業(yè)的檔案室，檔案存儲(chǔ)的房間也缺乏必要的檔案防護(hù)措施，溫濕度、防火、防潮等都達(dá)不到規(guī)范要求，離檔案“十防”的要求有著非常大的差距，更別提在檔案的信息化建設(shè)方面，投入非常少，更有的醫(yī)院目前仍是零投入。但是在當(dāng)前流行的“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下，檔案的管理工作依靠的就是先進(jìn)的管理模式、先進(jìn)的技術(shù)和先進(jìn)的信息化設(shè)備，缺少資金的投入首先就會(huì)影響檔案的數(shù)字化掃描加工工作，沒(méi)有數(shù)字化的檔案信息資源也就沒(méi)有檔案的信息化;沒(méi)有資金的投入，也不會(huì)有先進(jìn)的信息化設(shè)備，缺少必要的信息化設(shè)備，則無(wú)法進(jìn)行檔案資源的信息化管理;沒(méi)有資金的投入，也不會(huì)有完善的檔案防護(hù)軟件，缺少檔案的安全防護(hù)，則容易出現(xiàn)檔案的失泄密或損壞問(wèn)題。由此可見(jiàn)，缺少了資金的投入，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式將難以推行，檔案的信息化管理工作將無(wú)法實(shí)現(xiàn)，檔案的科學(xué)化管理工作則無(wú)從談起。

4.缺乏高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員中專職檔案管理人員相對(duì)較少，且基本上都不是科班出身，大多數(shù)為兼職檔案管理人員，其中還有從醫(yī)療崗位上退下來(lái)的，這些兼職檔案管理人員本身就是由于年齡或者身體原因才調(diào)整到檔案管理崗位。除了現(xiàn)有的專職檔案管理人員由于長(zhǎng)期從事檔案管理工作，積累了大量的工作經(jīng)驗(yàn)之外，其他的兼職檔案管理人員基本上都沒(méi)受過(guò)正規(guī)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案知識(shí)了解較少，業(yè)務(wù)水平相對(duì)較差，大多數(shù)是依靠在工作中不斷摸索，檔案實(shí)際操作能力都相對(duì)較差，更別提檔案的信息化管理了。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，檔案信息化人才更是重要資源，缺少檔案信息化專業(yè)人才的參與，檔案的信息化管理工作也就無(wú)法開(kāi)展。因?yàn)榕c傳統(tǒng)的管理模式相比，檔案信息化對(duì)技術(shù)的要求更加嚴(yán)格，而且“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式靠的就是信息化技術(shù)，但是當(dāng)前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理人員絕大多數(shù)都不能滿足檔案信息化管理的需要，醫(yī)院本身在人才管理方面也過(guò)多地注重醫(yī)護(hù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，對(duì)檔案管理方面的人才引進(jìn)相對(duì)較少，檔案信息化人才的匱乏就直接影響到檔案的信息化建設(shè)，進(jìn)而影響檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理。

四、醫(yī)院應(yīng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作的措施

1.提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變思想，加快推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的應(yīng)用

思想重視了，才能有所行動(dòng)。作為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)，要重新定義檔案工作的重要性，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，努力轉(zhuǎn)變自身的檔案管理思路，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，將檔案的管理工作擺在重要的位置，為“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的有效推行奠定良好的基礎(chǔ)。首先，要在重視醫(yī)療條件改善和醫(yī)療技術(shù)水平提高的同時(shí)，提高對(duì)檔案工作的重視，要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，尤其是電子病歷檔案，電子病歷檔案詳細(xì)記錄了病患接受檢查到治療康復(fù)的全過(guò)程，不僅對(duì)醫(yī)療科研能起到重要作用，而且在產(chǎn)生醫(yī)患糾紛的時(shí)候更能作為佐證材料來(lái)提供有力支撐，從而避免醫(yī)患矛盾的激化，保護(hù)好醫(yī)院和患者雙方的合法權(quán)益。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要積極轉(zhuǎn)變思想，加快“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的推廣和應(yīng)用，為建設(shè)信息化奠定基礎(chǔ)，使醫(yī)院的檔案管理工作盡快適應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐，為醫(yī)院的檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.建立健全科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度

檔案管理制度建設(shè)工作，不僅是對(duì)檔案工作的基本要求，也是“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下做好檔案管理工作的迫切現(xiàn)實(shí)需要。醫(yī)院要積極探索建立嚴(yán)格、規(guī)范、符合實(shí)際的檔案管理制度，要為檔案工作的順利開(kāi)展提供制度保障。各大醫(yī)院要從檔案的收集、整理、借閱等各個(gè)方面對(duì)制度加以完善，尤其要嚴(yán)格制定檔案安全保護(hù)方面的制度。制度的生命力在于執(zhí)行，各大醫(yī)院在健全檔案管理制度的同時(shí)，要加大制度的落實(shí)力度，將各項(xiàng)規(guī)章制度貫穿到檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，堅(jiān)決防止因?yàn)樾畔⒒耐七M(jìn)而出現(xiàn)檔案信息資源的安全問(wèn)題，要切實(shí)加強(qiáng)信息化檔案資源的保護(hù)，防止出現(xiàn)失泄密和損壞事件發(fā)生。

3.加大資金投入，提供好基礎(chǔ)保障

資金是“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式得以推廣的前提，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的資金投入。一是要為紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工提供充足的資金，加快現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，為檔案的信息化管理奠定基礎(chǔ);二是要購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的服務(wù)器、掃描儀等檔案管理設(shè)施設(shè)備，有條件的醫(yī)院還要配備檔案室機(jī)房，按照機(jī)房配備的要求購(gòu)置設(shè)施設(shè)備，為信息化檔案資源提供安全的環(huán)境條件;三是要投入資金用于開(kāi)發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)信息化檔案資源進(jìn)行有效管理，同時(shí)，對(duì)今后形成的電子檔案及時(shí)進(jìn)行歸檔整理，并方便今后的檔案編輯研究和調(diào)閱查檔利用，為醫(yī)院自身和患者提供更加便捷的服務(wù);四是要投入資金購(gòu)買(mǎi)防火墻等安全防護(hù)軟件，保護(hù)信息化檔案資源的安全，堅(jiān)決防止失泄密事件的發(fā)生。

4.打造高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍

檔案管理工作本身就需要很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)要求，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式更是對(duì)檔案管理人員提出了新要求，不僅要懂得檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，還要懂得檔案信息化知識(shí)。因此，醫(yī)院要加快打造一支高素質(zhì)的、復(fù)合型的檔案人才隊(duì)伍，一方面要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的教育培訓(xùn)，通過(guò)積極組織現(xiàn)有檔案管理人員外出參加檔案專業(yè)培訓(xùn)，或者邀請(qǐng)專家到醫(yī)院進(jìn)行授課等方式，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，尤其是檔案信息化技術(shù)的培訓(xùn);另一方面要積極引進(jìn)復(fù)合型檔案人才，使檔案管理工作緊緊跟上“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的步伐。此外，對(duì)于檔案復(fù)合型人才要給予政策和待遇方面的優(yōu)惠，確保人才能引進(jìn)來(lái)、留得住，為醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)的人才保障。

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”給醫(yī)院的檔案管理工作帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)，但同時(shí)也帶來(lái)了更大的機(jī)遇，對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，要緊緊抓住機(jī)遇，努力克服工作中的難題，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步伐，加快“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的推廣應(yīng)用，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院的持續(xù)、健康、快速發(fā)展。

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（作者單位：山東菏澤市立醫(yī)院）