推進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化措施

吳蓉

摘要：在企業(yè)生產(chǎn)與管理過(guò)程中，檔案管理是其重要組成部分，也是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的真實(shí)記錄，尤其是新時(shí)代發(fā)展背景下，檔案管理更是發(fā)揮著重要的作用?；诖?，該文主要從企業(yè)檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化為基點(diǎn)，進(jìn)一步對(duì)管理措施進(jìn)行分析，從而更好地推進(jìn)企業(yè)檔案工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案工作;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

1引言

在新時(shí)期發(fā)展背景下，企業(yè)檔案工作規(guī)劃化與標(biāo)準(zhǔn)化是發(fā)展的趨勢(shì)，因此，如何有效地進(jìn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著極其重要的作用。有效的檔案建設(shè)能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供更加高效的服務(wù)，是企業(yè)檔案管理的重要課題。

2搭建檔案管理平臺(tái)和模板，用硬標(biāo)準(zhǔn)來(lái)促進(jìn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，就需要“立規(guī)矩、定標(biāo)準(zhǔn)”，構(gòu)建有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，是促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的重要基礎(chǔ)與前提。

分門別類，科學(xué)劃歸。在企業(yè)檔案管理中，不論是對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，還是信息化檔案管理，要想實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的關(guān)鍵就是科學(xué)分類。對(duì)于企業(yè)而言，需要構(gòu)建各自的檔案管理單元，如規(guī)劃系統(tǒng)、招標(biāo)系統(tǒng)、工程技術(shù)管理系統(tǒng)、項(xiàng)目建設(shè)系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)等，每個(gè)單元又是相互獨(dú)立的體系，形成縱向到底、橫向到邊的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在繁雜的檔案網(wǎng)絡(luò)管理中，必須要做到科學(xué)劃分合理歸類，將企業(yè)所從事的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行分門別類，構(gòu)建檔案庫(kù)，這樣才能為之后的檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化提供有效的支撐。

規(guī)范操作，理順流程。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的趨勢(shì)就是建立標(biāo)準(zhǔn)化流程，并且嚴(yán)格規(guī)范流程，從建檔到歸檔，各個(gè)環(huán)節(jié)都需要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，例如需要對(duì)關(guān)鍵詞信息、目錄信息、檢索信息等進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，只有讓各環(huán)節(jié)都能實(shí)現(xiàn)快速地入檔、歸檔，才能促使檔案管理效率的提升。1.標(biāo)準(zhǔn)客觀，也就是制定的制度與考核標(biāo)準(zhǔn)要滿足客觀的要求。標(biāo)準(zhǔn)越客觀，受到的人為干擾的影響就越小，管理標(biāo)準(zhǔn)更加規(guī)范化，才能更加準(zhǔn)確、真實(shí)地反映出相關(guān)檔案管理人員的工作狀況，促使評(píng)價(jià)結(jié)果更加公平、公正、具有說(shuō)服力。2.標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)，也就是說(shuō)對(duì)于制定的標(biāo)準(zhǔn)，要進(jìn)行科學(xué)的責(zé)任劃分與職能劃分。只有將標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行更細(xì)致的劃分，職能才會(huì)更具體并落實(shí)到每個(gè)人，責(zé)任的歸屬也就更加明確，使得檔案管理更加的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。3.標(biāo)準(zhǔn)使用，不同的企業(yè)其特點(diǎn)都是不盡相同，企業(yè)在管理中，必然有著多個(gè)部門，且各部分所從事的活動(dòng)也不相同，因此，各部門的管理規(guī)章與考核標(biāo)準(zhǔn)也是有所不同，需要結(jié)合各部門的實(shí)際情況建立符合本部門的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。要廣泛采取部門工作人員的意見(jiàn)，建立一套能被員工所接受的管理標(biāo)準(zhǔn)與體系，從而調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

無(wú)縫對(duì)接，上下聯(lián)動(dòng)。對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)而言，其都不是單獨(dú)存在的，而是處于產(chǎn)業(yè)鏈的環(huán)節(jié)中，都會(huì)有上級(jí)主管部門、監(jiān)管部門、甲方單位，也有下級(jí)組成部門。當(dāng)各單位的標(biāo)準(zhǔn)不一致時(shí)，很容易導(dǎo)致銜接混亂，甚至有時(shí)候會(huì)由于標(biāo)準(zhǔn)不一致，導(dǎo)致銜接失誤，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案管理事故。故此，在企業(yè)檔案管理中，一定要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理，從而實(shí)現(xiàn)上下級(jí)檔案管理平臺(tái)的有效銜接。在企業(yè)中，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成上下聯(lián)動(dòng)機(jī)制，促使企業(yè)檔案信息與上下游各部門之間無(wú)縫銜接，讓檔案管理系統(tǒng)承接企業(yè)參與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的所有環(huán)節(jié)，從而讓企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理由線性轉(zhuǎn)變到立體化。

3加強(qiáng)人文檔案管理制度體系建設(shè)，以軟環(huán)境來(lái)推進(jìn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

建立健全工作考核機(jī)制。為了能夠?qū)⒏鳂?biāo)準(zhǔn)規(guī)范與制度有效的落實(shí)，必須要建立完善的檔案考核機(jī)制，同時(shí)建立的考核體系應(yīng)與標(biāo)準(zhǔn)相配套。對(duì)于企業(yè)而言，其一般分為分管領(lǐng)導(dǎo)主導(dǎo)、績(jī)效考核考評(píng)組負(fù)責(zé)、人力資源等部門配合、檔案管理人員配合的檢查體系，在進(jìn)行檔案管理督查工作時(shí)，要檢查問(wèn)題導(dǎo)向，以改善問(wèn)題為主要的工作目標(biāo)，此以來(lái)促使企業(yè)完善檔案管理工作，促使檔案的規(guī)范化管理，有利于加強(qiáng)對(duì)企業(yè)績(jī)效考核的管理，便于讓檔案工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化。

加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的人文關(guān)懷。對(duì)于企業(yè)的檔案管理人員而言，其工作較為繁瑣勞累、工作壓力與強(qiáng)度較大，同時(shí)需要加強(qiáng)保密工作，因此，檔案管理人員承擔(dān)著精神與工作的雙重壓力。所以，必須要加強(qiáng)檔案工作人員的后勤服務(wù)工作，提高其薪酬待遇與福利，落實(shí)國(guó)家休假政策，讓工作人員切實(shí)地感受到企業(yè)的人文關(guān)懷，有利于提升其工作的積極性，提高工作質(zhì)量，從而推動(dòng)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化。

落實(shí)企業(yè)檔案工作人員的培訓(xùn)工作。建立與完善企業(yè)的檔案管理培訓(xùn)體系，是促使檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范化培訓(xùn)的有效措施，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)多樣化，主要包括現(xiàn)代檔案管理理念的認(rèn)識(shí)、管理的新方法與新工具、檔案管理的規(guī)范化標(biāo)注化與數(shù)字化等，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，能夠提升其職業(yè)素質(zhì)，促使檔案管理人員摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，在日常的檔案管理中自覺(jué)落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。此外，還可以加強(qiáng)各企業(yè)之間、各部門之間的交流，促使檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)與管理理念得到進(jìn)一步提升，從而促使檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)積極鼓勵(lì)檔案管理人員到一些先進(jìn)的企業(yè)進(jìn)行交流與參觀學(xué)習(xí)，開(kāi)闊自身的知識(shí)面、管理理念，從而將更優(yōu)秀的管理理念與管理模式應(yīng)用到本企業(yè)的發(fā)展中，提升企業(yè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

4應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式，借信息化來(lái)促進(jìn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

充實(shí)資源，全面覆蓋基礎(chǔ)檔案資料。對(duì)于企業(yè)而言，其所經(jīng)營(yíng)的生產(chǎn)活動(dòng)，都是一個(gè)完善的系統(tǒng)項(xiàng)目，期間包含了大量的信息與數(shù)據(jù)，而檔案管理工作就是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的所有環(huán)節(jié)都要進(jìn)行詳細(xì)地記錄，然后歸檔并保存。而對(duì)于信息化檔案建設(shè)，其實(shí)就是將這個(gè)系統(tǒng)項(xiàng)目的各種信息和所有環(huán)節(jié)，包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、采購(gòu)信息等信息，全面地錄入電子信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理。為了能夠有效地發(fā)揮出檔案信息化管理的作用，要在信息數(shù)據(jù)錄入時(shí)，要對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的梳理，確保信息準(zhǔn)確可靠、無(wú)遺漏，全面覆蓋，保障所有的信息數(shù)據(jù)都能準(zhǔn)確入檔。

為了能夠規(guī)范企業(yè)的檔案管理工作，必須要建立一套行之有效的標(biāo)準(zhǔn)，不斷優(yōu)化軟環(huán)境，從而促使企業(yè)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，為企業(yè)的日常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)提供強(qiáng)有力的保障。

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