固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)改進(jìn)構(gòu)想分析

李芳 袁悅

[摘 要]隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)開始廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，管理系統(tǒng)在技術(shù)上逐步成熟。企業(yè)要想生存發(fā)展，必須高效率地組織企業(yè)活動，加強(qiáng)企業(yè)管理，即加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各種資源的有效管理，尤其是固定資產(chǎn)管理，建立與自身特點(diǎn)相適應(yīng)的管理系統(tǒng)?；诖?，本文以A公司為研究對象，在A公司現(xiàn)有固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)使用體驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合A公司固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀及管理中存在的問題與難點(diǎn)進(jìn)行研究與分析，提出對現(xiàn)有固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)改進(jìn)的構(gòu)想，旨在為相關(guān)研究提供參考。

[關(guān)鍵詞]國有企業(yè);固定資產(chǎn)管理;信息化;系統(tǒng)改進(jìn)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.18.032

[中圖分類號]F232;TP315[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）18-00-02

0? ? ?引 言

A公司是一家大型勘察設(shè)計(jì)科研單位，擁有60余年的建院歷史，是國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會管理的某中央企業(yè)集團(tuán)的成員企業(yè)。隨著A公司業(yè)務(wù)的擴(kuò)大，固定資產(chǎn)規(guī)模和數(shù)量增加，信息化、精細(xì)化管理理念不斷深入，A公司引入了一套固定資產(chǎn)管理軟件——用友NC資產(chǎn)管理系統(tǒng)，并利用該系統(tǒng)對固定資產(chǎn)進(jìn)行管理。該系統(tǒng)的使用，對優(yōu)化A公司的固定資產(chǎn)管理運(yùn)行機(jī)制，促進(jìn)固定資產(chǎn)管理與財務(wù)管理有機(jī)結(jié)合，提高固定資產(chǎn)管理效率起到了良好的作用，但是用友NC資產(chǎn)管理系統(tǒng)畢竟是一個通用化的財務(wù)資產(chǎn)管理平臺，需要根據(jù)公司管理的具體情況進(jìn)行調(diào)整與改進(jìn)。

1? ? ?A公司固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)狀與需求分析

1.1? ?A公司固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)狀

自用友NC資產(chǎn)管理系統(tǒng)在A公司上線應(yīng)用開始，經(jīng)過多次的合作開發(fā)，在原有系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行了一系列修改調(diào)整。截至目前，A公司的用友NC資產(chǎn)管理系統(tǒng)已經(jīng)具備了從“預(yù)算—年度購置計(jì)劃—申請與審批—采購訂單—到貨驗(yàn)收—設(shè)備資產(chǎn)卡片—資產(chǎn)變動與調(diào)撥—資產(chǎn)報廢與處置—資產(chǎn)盤點(diǎn)—資產(chǎn)臺賬”的全鏈條模塊與功能（功能模塊構(gòu)成如圖1所示），較好地實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)設(shè)備的閉環(huán)管理。此外，為了提升盤點(diǎn)模塊的工作效率與后續(xù)管理的便捷性，還開發(fā)了條形碼與二維碼管理系統(tǒng)，在到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)即進(jìn)行嵌入應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)對固定資產(chǎn)設(shè)備的全生命周期監(jiān)控與管理。

1.2? ?A公司固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)改進(jìn)需求

A公司在引入用友NC資產(chǎn)管理系統(tǒng)并進(jìn)行了一系列開發(fā)后，從源頭開始，對固定資產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行全生命周期管理，有效避免了各環(huán)節(jié)分散管理帶來的多種問題，在一定程度上加強(qiáng)了A公司固定資產(chǎn)管理的規(guī)范化核算和精細(xì)化管理。但就目前而言，還只是加強(qiáng)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫形成，綜合性的數(shù)據(jù)分析與輔助決策支持功能比較薄弱，信息對決策、管理和服務(wù)的支撐作用未得到充分體現(xiàn)，距離優(yōu)秀的綜合管理輔助決策系統(tǒng)仍存在較大差距。具體而言，主要體現(xiàn)在缺乏靈活、操作方便、可擴(kuò)展、功能強(qiáng)大的報表子系統(tǒng)。目前，用友NC資產(chǎn)管理系統(tǒng)相關(guān)模塊的功能非常簡陋，提供的數(shù)據(jù)過于龐雜，基本上沒有加工處理，不夠直觀精簡，每當(dāng)管理決策需要時，都要臨時從系統(tǒng)中導(dǎo)出海量數(shù)據(jù)，借助其他工具進(jìn)行加工整理與統(tǒng)計(jì)分析，不僅速度慢，也容易產(chǎn)生錯誤。此外，現(xiàn)有的用友NC資產(chǎn)管理系統(tǒng)難以解決A公司存量固定資產(chǎn)管理難題，難以提供業(yè)務(wù)支持，沒有充分發(fā)揮出技術(shù)手段對提升管理效能的作用。

2? ? ?A公司固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的改進(jìn)構(gòu)想

在對A公司固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)用情況與需求進(jìn)行分析后，可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的用友NC資產(chǎn)管理系統(tǒng)難以完全滿足A公司管理的多種需求，本節(jié)將對A公司現(xiàn)有用友NC資產(chǎn)管理系統(tǒng)的改進(jìn)構(gòu)想進(jìn)行詳細(xì)闡述。

2.1? ?增加報表管理模塊，輔助決策

從圖1可以看出，系統(tǒng)內(nèi)存在資產(chǎn)使用臺賬模塊，卻缺乏報表管理模塊，雖然通過對臺賬的加工處理，最終可以形成報表，但是同類型的管理報表，每次都要手動進(jìn)行加工整理，缺乏效率。本文的構(gòu)想是通過對各類管理目的與需求進(jìn)行調(diào)查與分析，明確需要查詢的信息、數(shù)據(jù)項(xiàng)、過濾條件、統(tǒng)計(jì)口徑和邏輯關(guān)系以及是否需要固定的報表表樣等，整理出完備的需求清單，并據(jù)此進(jìn)行設(shè)計(jì)、開發(fā)、測試。通過對數(shù)據(jù)的分析挖掘以及數(shù)據(jù)存取檢索技術(shù)等運(yùn)用，構(gòu)建一個數(shù)據(jù)可視化的輔助決策系統(tǒng)，不僅能夠?qū)θ粘３Ｓ脠蟊磉M(jìn)行定制展示和實(shí)時更新，還能提供自定義報表查詢，滿足不同用戶的管理需求，幫助不同類型的管理人員清晰直觀地了解各類數(shù)據(jù)的概況和趨勢變化，促進(jìn)固定資產(chǎn)管理信息對相關(guān)決策、管理和服務(wù)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)支撐。

2.2? ?完善后臺管理系統(tǒng)，增強(qiáng)資產(chǎn)購置管理模塊的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能

目前，A公司的系統(tǒng)雖然實(shí)現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)鏈條流程完整，但在實(shí)際使用中，查詢功能分散煩瑣，所有數(shù)據(jù)都只保留在原來的單項(xiàng)審批流程中，層級多，需要人為點(diǎn)進(jìn)每一條流程內(nèi)查看詳細(xì)數(shù)據(jù)，并進(jìn)行手工統(tǒng)計(jì)匯總。本文的構(gòu)想是通過完善后臺管理系統(tǒng)，讓系統(tǒng)對審批流程中的設(shè)備自動歸并同類項(xiàng)，并同時保留多級條目及特殊標(biāo)注字段（如品牌規(guī)格型號等），使幾級條目之間既有關(guān)聯(lián)又可分開，這樣在采購時，既能節(jié)省時間，還能提高相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在此基礎(chǔ)上，還可以對申請審批—采購訂單—到貨驗(yàn)收每個環(huán)節(jié)進(jìn)行分類標(biāo)注與統(tǒng)計(jì)，以便一目了然地掌握各環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，做到不漏項(xiàng)、不重復(fù)。

2.3? ?完善資產(chǎn)處置模塊，實(shí)現(xiàn)全過程電子化智能管理

目前，A公司的資產(chǎn)處置流程主要采用紙質(zhì)申請審批與系統(tǒng)銷賬相結(jié)合的方式，很多工作存在重復(fù)、前期申請審批與后期系統(tǒng)銷賬脫節(jié)等問題。通過完善資產(chǎn)處置模塊，能夠?qū)崿F(xiàn)“申請—審批—處置—銷賬”的全過程電子化智能管理。通過在系統(tǒng)內(nèi)增設(shè)資產(chǎn)處置的申請審批流程，并連接設(shè)備卡片數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)在申請環(huán)節(jié)就可以直接從固定資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)庫進(jìn)行勾選，在審批環(huán)節(jié)可以繼續(xù)選擇保留或刪除申請中的部分項(xiàng)目，直至流程結(jié)束，最終保存審批同意處置的固定資產(chǎn)設(shè)備，待處置后再啟動系統(tǒng)銷賬流程完成銷賬，這樣一來，通過創(chuàng)新工作銜接機(jī)制，不僅可以規(guī)范資產(chǎn)處置操作，還能提高資產(chǎn)處置效率。

2.4? ?增設(shè)模擬庫，重點(diǎn)解決存量固定資產(chǎn)賬實(shí)不符問題

在A公司固定資產(chǎn)管理過程中，存量固定資產(chǎn)管理是最大的難題。由于歷史悠久，機(jī)構(gòu)改革頻繁，加上早期管理粗放等原因，A公司存量固定資產(chǎn)中存在部分資產(chǎn)賬實(shí)不符問題，雖然相關(guān)部門一直在努力解決這個問題，但效果都不理想，主要原因在于：一方面，存量固定資產(chǎn)卡片與實(shí)物眾多;另一方面，一些遺留問題無法追溯考證。增設(shè)模擬庫的主要目的是在不影響固定資產(chǎn)卡片真實(shí)數(shù)據(jù)庫的情況下，不斷縮小范圍，化繁為簡。模擬庫內(nèi)的卡片數(shù)據(jù)與真實(shí)數(shù)據(jù)庫一致，設(shè)有接口，可以通過嚴(yán)格的審批流程對真實(shí)數(shù)據(jù)庫產(chǎn)生或大或小的影響，但在流程完成前，模擬庫內(nèi)的卡片數(shù)據(jù)無論怎么調(diào)整，都不會對真實(shí)數(shù)據(jù)庫產(chǎn)生任何影響。這樣就可以在模擬庫內(nèi)，實(shí)時根據(jù)清查盤點(diǎn)情況，對存量設(shè)備卡片進(jìn)行分區(qū)分類管理。例如，賬實(shí)一致的設(shè)備卡片，分為一區(qū)，疑似賬在實(shí)物不存在的分為一區(qū)，疑似實(shí)物在無賬的分為一區(qū)，在后續(xù)清查盤點(diǎn)中，如果發(fā)現(xiàn)有類似疑似情況，再通過設(shè)備的多項(xiàng)屬性進(jìn)行匹配，認(rèn)定屬于匹配一致的卡片，再調(diào)回到賬實(shí)一致的分區(qū)，如此循環(huán)往復(fù)，待公司所有部門所有設(shè)備都清查盤點(diǎn)完后，仍然待在兩個疑似分區(qū)內(nèi)的設(shè)備，就可以啟動相關(guān)程序，盤虧的做盤虧處理，盤盈的作盤盈處理，這樣能在一定程度上減少工作量，也能提高準(zhǔn)確性，降低難度。

3? ? ?結(jié) 語

本文所構(gòu)想的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，是結(jié)合A公司的管理現(xiàn)狀與需求，在現(xiàn)有用友NC資產(chǎn)管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行的改進(jìn)，目的是完善A公司固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能與業(yè)務(wù)流程，彌補(bǔ)A公司固定資產(chǎn)管理在清查、盤點(diǎn)、報廢處置和統(tǒng)計(jì)分析等方面存在的不足，提高A公司固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對公司成本管理、財務(wù)分析和相關(guān)決策支持的效率，幫助公司開展各項(xiàng)生產(chǎn)工作。但本文是從管理角度提出的一種構(gòu)想，能否推行以及如何從技術(shù)上實(shí)現(xiàn)，還有待與相關(guān)管理人員以及系統(tǒng)開發(fā)人員進(jìn)行深入的討論和溝通。

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