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      高職院校二級學院檔案管理現(xiàn)狀分析與對策研究

      2020-11-18 23:01:47宋福震青島港灣職業(yè)技術(shù)學院海事學院
      長江叢刊 2020年34期
      關(guān)鍵詞:檔案資料管理人員學院

      宋福震/青島港灣職業(yè)技術(shù)學院海事學院

      二級學院檔案來源廣泛、內(nèi)容豐富、載體多樣,能夠客觀地反映二級學院運行的全過程,是評估、改革和決策的重要依據(jù),對于二級學院的管理和建設(shè)起著非常重要的作用。目前二級學院管理模式仍處于發(fā)展建設(shè)階段,檔案管理機制不夠健全,普遍存在著檔案管理意識薄弱、制度不健全、兼職管理隊伍專業(yè)素質(zhì)不高、管理手段單一、設(shè)施簡陋、信息化水平較低等問題。本文從檔案管理的六個基本環(huán)節(jié)存在的問題進行分析,提出了三點改進措施。

      一、高職院校二級學院檔案管理存在的現(xiàn)狀分析

      (一)檔案收集缺少日常積累,真實性、可靠性不足

      檔案管理工作屬于支持性、服務(wù)性工作,各級人員重視不足,二級學院內(nèi)部沒有形成全員檔案收集的意識。同時檔案收集工作“時間長、彈性大”,管理人員難以保持長期關(guān)注和重視。檔案收集工作多呈現(xiàn)“運動式”收集的狀態(tài),僅在某些特定的時間或特殊目的情況下進行檔案收集,容易造成文件的缺失、遺漏,也很難客觀真實反應(yīng)各項工作的效果。

      (二)檔案整理缺少統(tǒng)籌安排,完整性、融合性不足

      二級學院檔案材料來源廣泛、渠道多、種類多,需要統(tǒng)籌兼顧?,F(xiàn)階段檔案整理工作多采取根據(jù)管理人員工作領(lǐng)域整理的松散型管理模式,注重依據(jù)檔案來源進行整理。這種單領(lǐng)域、單要素的整理方式割裂了檔案文件之間的有機聯(lián)系,使檔案的完整性遭到破壞,也導致了整理的檔案“個性化”過于突出,融合共享困難,為后續(xù)工作帶來難度和隱患。

      (三)檔案鑒定缺少標準依據(jù),甄別銷毀環(huán)節(jié)缺失

      二級學院檔案管理沒有結(jié)合自身需求形成標準規(guī)范,檔案管理人員在對檔案進行鑒定時缺少標準和依據(jù),檔案價值判定主觀性過強,兼職檔案管理人員鑒定能力有限。為避免甄別失誤,往往對收集整理的檔案文件全部保存,同時對檔案銷毀持謹慎態(tài)度,檔案鑒定環(huán)節(jié)缺失,檔案“只進不出”、“進多出少”現(xiàn)象明顯,管理工作量逐漸加大。

      (四)檔案保管缺少單獨空間,遺失和泄密風險大

      二級學院缺少獨立的、標準化的檔案存儲空間,檔案保管設(shè)施設(shè)備投入不足。檔案保管普遍依靠管理人員辦公室文件柜和個人電腦,檔案資料和常規(guī)文件混雜在一起,分散且難以區(qū)分,檔案資料取用不便,人員調(diào)動或場所變更時檔案材料丟失風險較大。同時這些場所日常師生流動性較大,人員往來頻繁極易導致諸如試卷之類保密文件泄密。

      (五)檔案統(tǒng)計編研缺少足夠重視,效率低、效果差

      目前,二級學院檔案的管理工作主要依靠兼職人員來進行,這一客觀事實導致檔案管理人員難以對統(tǒng)計編研工作給予充分重視, 統(tǒng)計編研只有在應(yīng)付檢查或匯報工作時才能有限的開展。另外該工作主要依靠管理人員手動處理,缺少科學高效的統(tǒng)計方法和工具,形成的數(shù)據(jù)和結(jié)果難以揭示檔案管理工作的真實現(xiàn)狀和客觀規(guī)律, 無法為檔案管理水平提升提供值得借鑒的依據(jù)。

      (六)檔案被利用的水平不足,對利用者服務(wù)的能力差,價值難以凸顯

      二級學院檔案管理“重藏輕用”的現(xiàn)象依舊比較突出,工作經(jīng)常停留在收集、整理、保存的表層,對檔案工作的最終目的——“用”缺乏足夠認識。檔案利用仍處在為重大項目或課題申報時作為支撐材料使用的階段,服務(wù)教科研和管理等工作水平較低,檔案管理工作價值難以顯現(xiàn)。同時由于服務(wù)能力未能得到利用者的足夠認可,也影響了檔有效案管理工作的開展。

      二、高職院校二級學院提升檔案管理水平的措施研究

      (一)培養(yǎng)全員檔案意識,建立檔案資源體系,完善檔案管理制度,保證檔案管理效能和剛性

      二級學院檔案資料來源廣泛、內(nèi)容龐雜,檔案管理環(huán)節(jié)多、前后銜接緊密,單個環(huán)節(jié)工作的好壞對整體工作質(zhì)量影響較大。二級學院應(yīng)注重全員檔案意識培養(yǎng),加強宣貫學習,確保全員參與。根據(jù)校院兩級檔案資料特點,結(jié)合客觀實際,建立職責明確、指向清晰、時限固定的檔案資源體系,構(gòu)建流程精準、便于操作的檔案管理制度。以檔案管理制度為保障,落實檔案管理主體責任,嚴格獎懲,保證各環(huán)節(jié)工作主動進行、有章可循,檔案管理工作才會運轉(zhuǎn)流暢,科學高效,各類檔案資料的真實性和完整性才能得以保證。

      (二)抓好隊伍建設(shè),建立培訓交流機制,提升管理人員檔案素質(zhì),提高管理專業(yè)性

      檔案管理工作能否有序、高效的進行,主要取決于檔案管理人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。二級學院應(yīng)根據(jù)人員配備情況建立一支檔案意識強,業(yè)務(wù)素質(zhì)高,人員相對穩(wěn)定的管理隊伍。探討以檔案管理為主崗位設(shè)定的可能性,抓好兼職管理人員選拔與培養(yǎng)工作。針對管理人員檔案意識薄弱、履職能力參差不齊的現(xiàn)狀,聘請校內(nèi)外專業(yè)檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓和指導,提升專業(yè)素質(zhì)和管理能力,確保管理人員能夠勝任;建立交流溝通機制,打通檔案管理人員業(yè)務(wù)交流渠道,集思廣益,破解管理過程中遇到的難題,提升管理效率。

      (三)改善檔案管理條件,豐富檔案管理手段,提高檔案利用率,實現(xiàn)檔案管理成果共享

      檔案管理最終要通過合理的存儲和有效的利用來實現(xiàn)其記錄歷史,服務(wù)全局的作用。二級學院應(yīng)結(jié)合自身實際改善檔案管理條件,開辟獨立的場所、空間,配備專用的存儲設(shè)備,實現(xiàn)檔案的集中管理,妥善保管和存放,避免文件查找困難、泄漏和遺失現(xiàn)象發(fā)生。加大投入力度,用科技手段替代人工管理方式,逐步實現(xiàn)檔案管理軟件化,存儲“云空間”化,提升管理效率和取用的便捷性。借助信息化技術(shù)挖掘檔案價值,提升檔案利用率,提高其服務(wù)師生,服務(wù)教科研和服務(wù)管理的作用,保證檔案管理成果人人受益。

      三、結(jié)語

      高職院校二級學院的建設(shè)仍然處于發(fā)展和完善階段,檔案管理工作作為二級學院整體發(fā)展工作的重要組成部分必須得到充分的重視和有效的解決。各級人員應(yīng)正視存在的問題和不足,不斷調(diào)整改、提升檔案管理水平和服務(wù)能力,用真實數(shù)據(jù)和客觀事實,助推校院兩級單位各項工作的高質(zhì)量發(fā)展。

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