高職院校二級學院檔案管理現(xiàn)狀分析與對策研究

宋福震/青島港灣職業(yè)技術(shù)學院海事學院

二級學院檔案來源廣泛、內(nèi)容豐富、載體多樣，能夠客觀地反映二級學院運行的全過程，是評估、改革和決策的重要依據(jù)，對于二級學院的管理和建設(shè)起著非常重要的作用。目前二級學院管理模式仍處于發(fā)展建設(shè)階段，檔案管理機制不夠健全，普遍存在著檔案管理意識薄弱、制度不健全、兼職管理隊伍專業(yè)素質(zhì)不高、管理手段單一、設(shè)施簡陋、信息化水平較低等問題。本文從檔案管理的六個基本環(huán)節(jié)存在的問題進行分析，提出了三點改進措施。

一、高職院校二級學院檔案管理存在的現(xiàn)狀分析

（一）檔案收集缺少日常積累，真實性、可靠性不足

檔案管理工作屬于支持性、服務(wù)性工作，各級人員重視不足，二級學院內(nèi)部沒有形成全員檔案收集的意識。同時檔案收集工作“時間長、彈性大”，管理人員難以保持長期關(guān)注和重視。檔案收集工作多呈現(xiàn)“運動式”收集的狀態(tài)，僅在某些特定的時間或特殊目的情況下進行檔案收集，容易造成文件的缺失、遺漏，也很難客觀真實反應(yīng)各項工作的效果。

（二）檔案整理缺少統(tǒng)籌安排，完整性、融合性不足

二級學院檔案材料來源廣泛、渠道多、種類多，需要統(tǒng)籌兼顧?，F(xiàn)階段檔案整理工作多采取根據(jù)管理人員工作領(lǐng)域整理的松散型管理模式，注重依據(jù)檔案來源進行整理。這種單領(lǐng)域、單要素的整理方式割裂了檔案文件之間的有機聯(lián)系，使檔案的完整性遭到破壞，也導致了整理的檔案“個性化”過于突出，融合共享困難，為后續(xù)工作帶來難度和隱患。

（三）檔案鑒定缺少標準依據(jù)，甄別銷毀環(huán)節(jié)缺失

二級學院檔案管理沒有結(jié)合自身需求形成標準規(guī)范，檔案管理人員在對檔案進行鑒定時缺少標準和依據(jù)，檔案價值判定主觀性過強，兼職檔案管理人員鑒定能力有限。為避免甄別失誤，往往對收集整理的檔案文件全部保存，同時對檔案銷毀持謹慎態(tài)度，檔案鑒定環(huán)節(jié)缺失，檔案“只進不出”、“進多出少”現(xiàn)象明顯，管理工作量逐漸加大。

（四）檔案保管缺少單獨空間，遺失和泄密風險大

二級學院缺少獨立的、標準化的檔案存儲空間，檔案保管設(shè)施設(shè)備投入不足。檔案保管普遍依靠管理人員辦公室文件柜和個人電腦，檔案資料和常規(guī)文件混雜在一起，分散且難以區(qū)分，檔案資料取用不便，人員調(diào)動或場所變更時檔案材料丟失風險較大。同時這些場所日常師生流動性較大，人員往來頻繁極易導致諸如試卷之類保密文件泄密。

（五）檔案統(tǒng)計編研缺少足夠重視，效率低、效果差

目前，二級學院檔案的管理工作主要依靠兼職人員來進行，這一客觀事實導致檔案管理人員難以對統(tǒng)計編研工作給予充分重視， 統(tǒng)計編研只有在應(yīng)付檢查或匯報工作時才能有限的開展。另外該工作主要依靠管理人員手動處理，缺少科學高效的統(tǒng)計方法和工具，形成的數(shù)據(jù)和結(jié)果難以揭示檔案管理工作的真實現(xiàn)狀和客觀規(guī)律， 無法為檔案管理水平提升提供值得借鑒的依據(jù)。

（六）檔案被利用的水平不足，對利用者服務(wù)的能力差，價值難以凸顯

二級學院檔案管理“重藏輕用”的現(xiàn)象依舊比較突出，工作經(jīng)常停留在收集、整理、保存的表層，對檔案工作的最終目的——“用”缺乏足夠認識。檔案利用仍處在為重大項目或課題申報時作為支撐材料使用的階段，服務(wù)教科研和管理等工作水平較低，檔案管理工作價值難以顯現(xiàn)。同時由于服務(wù)能力未能得到利用者的足夠認可，也影響了檔有效案管理工作的開展。

二、高職院校二級學院提升檔案管理水平的措施研究

（一）培養(yǎng)全員檔案意識，建立檔案資源體系，完善檔案管理制度，保證檔案管理效能和剛性

二級學院檔案資料來源廣泛、內(nèi)容龐雜，檔案管理環(huán)節(jié)多、前后銜接緊密，單個環(huán)節(jié)工作的好壞對整體工作質(zhì)量影響較大。二級學院應(yīng)注重全員檔案意識培養(yǎng)，加強宣貫學習，確保全員參與。根據(jù)校院兩級檔案資料特點，結(jié)合客觀實際，建立職責明確、指向清晰、時限固定的檔案資源體系，構(gòu)建流程精準、便于操作的檔案管理制度。以檔案管理制度為保障，落實檔案管理主體責任，嚴格獎懲，保證各環(huán)節(jié)工作主動進行、有章可循，檔案管理工作才會運轉(zhuǎn)流暢，科學高效，各類檔案資料的真實性和完整性才能得以保證。

（二）抓好隊伍建設(shè)，建立培訓交流機制，提升管理人員檔案素質(zhì)，提高管理專業(yè)性

檔案管理工作能否有序、高效的進行，主要取決于檔案管理人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。二級學院應(yīng)根據(jù)人員配備情況建立一支檔案意識強，業(yè)務(wù)素質(zhì)高，人員相對穩(wěn)定的管理隊伍。探討以檔案管理為主崗位設(shè)定的可能性，抓好兼職管理人員選拔與培養(yǎng)工作。針對管理人員檔案意識薄弱、履職能力參差不齊的現(xiàn)狀，聘請校內(nèi)外專業(yè)檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓和指導，提升專業(yè)素質(zhì)和管理能力，確保管理人員能夠勝任；建立交流溝通機制，打通檔案管理人員業(yè)務(wù)交流渠道，集思廣益，破解管理過程中遇到的難題，提升管理效率。

（三）改善檔案管理條件，豐富檔案管理手段，提高檔案利用率，實現(xiàn)檔案管理成果共享

檔案管理最終要通過合理的存儲和有效的利用來實現(xiàn)其記錄歷史，服務(wù)全局的作用。二級學院應(yīng)結(jié)合自身實際改善檔案管理條件，開辟獨立的場所、空間，配備專用的存儲設(shè)備，實現(xiàn)檔案的集中管理，妥善保管和存放，避免文件查找困難、泄漏和遺失現(xiàn)象發(fā)生。加大投入力度，用科技手段替代人工管理方式，逐步實現(xiàn)檔案管理軟件化，存儲“云空間”化，提升管理效率和取用的便捷性。借助信息化技術(shù)挖掘檔案價值，提升檔案利用率，提高其服務(wù)師生，服務(wù)教科研和服務(wù)管理的作用，保證檔案管理成果人人受益。

三、結(jié)語

高職院校二級學院的建設(shè)仍然處于發(fā)展和完善階段，檔案管理工作作為二級學院整體發(fā)展工作的重要組成部分必須得到充分的重視和有效的解決。各級人員應(yīng)正視存在的問題和不足，不斷調(diào)整改、提升檔案管理水平和服務(wù)能力，用真實數(shù)據(jù)和客觀事實，助推校院兩級單位各項工作的高質(zhì)量發(fā)展。