數(shù)字化時(shí)代圖書館檔案管理信息化探析

作者簡介：丁奕（1990.03-），女，湖北孝感人，本科，助理館員，檔案管理。

摘 要： 隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來，數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展現(xiàn)已被被廣泛應(yīng)用于諸多領(lǐng)域中，已經(jīng)成為公眾日常生活中不可或缺的一部分。數(shù)字化時(shí)代的到來，減少了人力成本的投入，提高工作效率，可以實(shí)現(xiàn)信息的永久保存。圖書館檔案管理工作信息量大，并且較為復(fù)雜，傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，在長期保存中容易受到外界影響而破損丟失。因此圖書館可以采用計(jì)算機(jī)建立電子數(shù)據(jù)庫，用數(shù)字化的先進(jìn)技術(shù)推動圖書館檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級。

關(guān)鍵詞： 數(shù)字化時(shí)代;圖書館檔案;管理信息化

【中圖分類號】G25 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.35.277

引言：電子數(shù)據(jù)庫是時(shí)代進(jìn)步的產(chǎn)物，其適應(yīng)了快節(jié)奏，信息多元化的社會發(fā)展需要。其具有較高的私密性，高效性，便捷性充分迎合了時(shí)下信息冗雜的現(xiàn)狀。智能化技術(shù)的應(yīng)用幫助圖書館路人員提升工作效率，將復(fù)雜的信息進(jìn)行分類匯總，長期儲存，方便隨時(shí)查閱。因此要積極進(jìn)行圖書館檔案管理工作改革，建立先進(jìn)的電子數(shù)據(jù)庫，本文旨在對數(shù)字化時(shí)代圖書館檔案管理的信息化進(jìn)行探究分析。

1 進(jìn)行智能化，圖書管理工作

在經(jīng)濟(jì)技術(shù)不斷發(fā)展的社會大背景下數(shù)字化的信息處理技術(shù)以其高效性，私密性等優(yōu)勢成功取代其他技術(shù)，被廣泛的應(yīng)用于社會各領(lǐng)域之中，由此可見社會信息化發(fā)展是未來的大勢所趨。圖書館藏書在種類和數(shù)量上都具有繁雜性，為實(shí)現(xiàn)對其的妥善管理，管理人員要建立藏書信息檔案，方便查閱。傳統(tǒng)的檔案管理工作以手寫紙質(zhì)檔案為主，存在不易保存，查找的問題。因此為滿足圖書館的發(fā)展需要，應(yīng)積極采用先進(jìn)的電子信息技術(shù)，建立圖書館信息的電子數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行信息的智能化管理將有助于將檔案管理工作化繁為簡，提升工作效率，減少人力成本的投入。

例如針對圖書館檔案管理工作，信息量大且龐雜，電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)不完善，管理人員缺乏相關(guān)素質(zhì)的問題，管理部門建立電子信息檔案并開展管理人員培訓(xùn)工作，不斷提高其圖書檔案管理工作水平。首先，圖書館管理部門要引進(jìn)先進(jìn)的電子數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，組織工作人員將圖書的基本信息輸入到系統(tǒng)中，系統(tǒng)就可以自動依據(jù)事先設(shè)置好的分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行信息的分類匯總。電子數(shù)據(jù)庫可以同時(shí)運(yùn)行多種分類標(biāo)準(zhǔn)同時(shí)存在，如《安妮日記》既可以被歸為外文圖書，也可以被認(rèn)定為少兒書籍，方便管理人員和讀者進(jìn)行查閱。其次，對工作人員開展電子數(shù)據(jù)庫檔案管理工作培訓(xùn)，教授其如何正確使用電子數(shù)據(jù)庫軟件，提高圖書分類管理工作的準(zhǔn)確性與科學(xué)性，減少信息的經(jīng)手次數(shù)，延長保存期限。最后，管理人員還要定時(shí)進(jìn)行電子數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)更新和清理工作，防治系統(tǒng)老化而出現(xiàn)信息混亂，卡頓和被惡意攻擊的問題，保障數(shù)據(jù)庫管理工作的高效性與安全性。

2 紙質(zhì)檔案與電子檔案并重，各取所長

在信息化，現(xiàn)代化發(fā)展的今天，原有的圖書館信息檔案管理體制難以適應(yīng)新形勢與新要求。因此處于信息管理數(shù)字化，信息化的社會大背景，相關(guān)工作人員要積極進(jìn)行工作方式的改革，打破思想局限，優(yōu)化工作模式，切實(shí)改善工作達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)的問題。檔案管理數(shù)字化技術(shù)，已被廣泛應(yīng)用于信息管理領(lǐng)域中。但是這并不意味著紙質(zhì)化的檔案管理將退出歷史舞臺，雖然其需要耗費(fèi)較大的人力投入并且與電子檔案相比，不易長久保存，但在現(xiàn)階段其作為歷史發(fā)展的產(chǎn)物，對電子檔案中的不足有一定的補(bǔ)充作用。因此在圖書檔案管理工作中要兼顧二者，取其精華去其糟粕。

例如針對電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)尚處于起步階段，技術(shù)水平仍有待提升的問題，管理人員要兼用電子數(shù)據(jù)檔案與紙質(zhì)化檔案進(jìn)行信息的良好儲存。首先，采用電子數(shù)據(jù)庫并不意味著完全摒棄紙質(zhì)化檔案。目前電子數(shù)據(jù)庫在圖書管理中的應(yīng)用還存在著管理人員欠缺相關(guān)素質(zhì)，技術(shù)漏洞等問題，紙質(zhì)化檔案可以有效規(guī)避上述問題。因此，在建立電子數(shù)據(jù)檔案的同時(shí)，工作人員還要進(jìn)行備份管理，將重要信息錄入為紙質(zhì)檔案保存。除此之外，為了防治機(jī)密信息被黑客惡意盜取，應(yīng)采用紙質(zhì)化檔案進(jìn)行封存，妥善保存于圖書館的保險(xiǎn)箱中，與電子數(shù)據(jù)庫相比其被盜取的難度更大，機(jī)率更小。

3 信息化管理設(shè)施不健全，完善配套設(shè)備建設(shè)

我國的電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)尚處于初期階段，在技術(shù)和配套設(shè)施設(shè)備等方面仍有待完善。電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要具備相應(yīng)的高級計(jì)算系統(tǒng)，檔案掃描儀，交互器等。同時(shí)由于每一個(gè)圖書館都有各自獨(dú)立的電子數(shù)據(jù)庫檔案，導(dǎo)致信息管理相對封閉，沒有搭建統(tǒng)一的信息交流平臺，在遇到跨區(qū)域圖書查閱工作時(shí)，具有較大的難度，操作復(fù)雜。因此要推進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)和設(shè)備的建設(shè)，構(gòu)建全國圖書檔案管理網(wǎng)站，進(jìn)行高效，便捷的檔案信息互聯(lián)互通。

例如針對電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)初期，技術(shù)與設(shè)備仍有待完善的問題。管理部門要進(jìn)行技術(shù)的轉(zhuǎn)型升級，建立全國統(tǒng)一的圖書電子數(shù)據(jù)檔案管，方便信息和圖書的流轉(zhuǎn)。首先，要進(jìn)行技術(shù)的完善，在引進(jìn)先進(jìn)計(jì)算系統(tǒng)的同時(shí)，也要注重自主研發(fā)，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防御和數(shù)據(jù)處理能力。在每個(gè)圖書館內(nèi)都安裝計(jì)算機(jī)，檔案掃描儀，服務(wù)器，交互器等。并定期開展檢查，提高系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。接下來，要有國家有關(guān)部門牽頭建立全國統(tǒng)一的電子數(shù)據(jù)庫，將各地區(qū)的圖書館電子數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一起來，實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互通，方便查閱管理。

總結(jié)：在數(shù)字化，信息化逐步代替其他傳統(tǒng)生產(chǎn)方式的今天，只有靈活運(yùn)用與掌握電子信息技術(shù)，才能把握未來的發(fā)展方向。因此工作人員要通過提高相應(yīng)的素質(zhì)，完善技術(shù)設(shè)備和建立全國統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫的方式，對冗雜的信息進(jìn)行分類整理，提高工作效率。

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