信息化時(shí)代高校檔案管理存在的危機(jī)及對(duì)策探討

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在高校檔案管理中促進(jìn)檔案管理的信息化是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。高效的檔案管理中集中體現(xiàn)了學(xué)生的思想道德、文化生活、學(xué)歷學(xué)業(yè)等方面的綜合素養(yǎng)以及高校的科研課題等等，在這些檔案信息管理的過程中，運(yùn)用信息化的管理方式能夠提高檔案信息的運(yùn)用效率，全面反映高校發(fā)展情況。但從實(shí)際情況來看，在運(yùn)用信息化手段進(jìn)行高校檔案管理過程中還存在著一些問題，需要進(jìn)行深入的研究并且提出有效的對(duì)策，才能夠促進(jìn)高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，進(jìn)一步提高檔案管理的實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;高校檔案管理;危機(jī);對(duì)策

引言：

信息化時(shí)代背景下，高效的檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在檔案管理工作中如何運(yùn)用信息化提高檔案信息的利用效率，提高檔案管理工作的實(shí)效性，是高校檔案管理工作中需要研究的問題。因此，在探討信息化時(shí)代背景下高校檔案管理新模式的過程中，首先要明確檔案管理信息化存在的危機(jī)。

1、信息化時(shí)代高校檔案管理存在的危機(jī)

（1）???? 信息化意識(shí)淡薄

大多數(shù)高校在教育教學(xué)過程中，認(rèn)為高校的主要任務(wù)是教學(xué)與科研，因此對(duì)檔案管理工作重視程度不高程度不高，對(duì)于運(yùn)用信息化手段進(jìn)行檔案管理的工作認(rèn)識(shí)不足，這樣的問題導(dǎo)致檔案管理工作中未能利用信息化手段進(jìn)行管理，管理層和檔案管理人員的意識(shí)較為淡薄，影響了高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（2）???? 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足

利用信息化手段進(jìn)行檔案管理，需要相應(yīng)的軟硬件系統(tǒng)，這需要高校投入相應(yīng)的資金進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。但從實(shí)際情況來看，由于對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)局限，以及對(duì)檔案管理信息化發(fā)展的重視程度不足，大多數(shù)高校在進(jìn)行檔案管理信息化的過程中，缺乏相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施支持，導(dǎo)致檔案管理工作的信息化成為空中樓閣。

（3）???? 安全隱患

信息化管理基于互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，而互聯(lián)網(wǎng)信息安全是信息化發(fā)展的永恒主題，在高校的檔案管理工作中，需要注重檔案的保密工作和信息安全工作，才能更好的進(jìn)行檔案管理。但是但從實(shí)際情況來看，針對(duì)檔案管理的信息安全還存在著許多問題，如未能對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，未能構(gòu)建安全防范系統(tǒng)，這些問題都影響了高效答案管理信息化工作的實(shí)效性，也存在著較大的安全風(fēng)險(xiǎn)。

（4）???? 缺乏專業(yè)的人才支持

運(yùn)用信息化手段進(jìn)行高校檔案管理，需要具有專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的人才做支持，但從實(shí)際情況來看，大多數(shù)高校的檔案管理工作有其他部門人員兼任，缺乏相應(yīng)的管理理念和管理技術(shù)，導(dǎo)致信息化管理效率不高。

2、信息化時(shí)代高校檔案管理工作存在危機(jī)的對(duì)策

（1）???? 提高信息化意識(shí)

首先高校應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識(shí)到促進(jìn)檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展潮流，只有樹立正確的認(rèn)識(shí)才能產(chǎn)生正確的行動(dòng)。因此，高校應(yīng)當(dāng)自上而下重視檔案管理工作，其次，加強(qiáng)信息化建設(shè)。這要求檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，充分發(fā)揮檔案管理的工作職能，針對(duì)檔案管理的信息化發(fā)展制定有效的策略，以及相應(yīng)的規(guī)章制度，為檔案管理的信息化發(fā)展提供明確的路徑。

（2）???? 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程中要求高校加大資金投入，為此，高校在進(jìn)行檔案管理信息化的過程中，應(yīng)當(dāng)成立專項(xiàng)資金用于軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。并且確保專項(xiàng)資金用到實(shí)處，一方面，要將專項(xiàng)資金用于硬件設(shè)施的購進(jìn)，結(jié)合高校檔案管理的實(shí)際情況，以及信息化管理的要求，構(gòu)建相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，通過這樣的方式做好檔案管理信息化的基礎(chǔ)，才能運(yùn)用信息化的方式進(jìn)行管理。另一方面，還要聘請(qǐng)專業(yè)的人才，結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況構(gòu)建專業(yè)的管理系統(tǒng)，這樣才能進(jìn)行高效的管理。與此同時(shí)，還要定期對(duì)硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)能夠維持檔案管理信息化的需要。

（3）???? 注重檔案信息的安全性

在進(jìn)行檔案管理信息化的過程中，為了更好的保證檔案信息的安全性，在進(jìn)行信息化檔案管理的過程中，首先要搭建有效的安全系統(tǒng)，通過設(shè)置防火墻以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，確保管理系統(tǒng)的安全性，有效避免各類惡意攻擊造成的信息泄露。另一方面，針對(duì)高校的機(jī)密檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行電子備份，再對(duì)檔案信息進(jìn)行物理隔離，避免互聯(lián)網(wǎng)病毒惡意攻擊造成的信息損壞或信息泄露，對(duì)高校檔案管理工作造成不必要的損失。在進(jìn)行檔案信息共享的過程中，要做好身份確認(rèn)工作，運(yùn)用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)安全技術(shù)，通過身份認(rèn)證，確保訪問信息共享系統(tǒng)人員身份的明確，有效確保檔案信息的安全性。同時(shí)，在檔案借閱的過程中，要做好全過程管理，避免借閱檔案丟失的情況出現(xiàn)，才能有效確保檔案信息的安全性。

（4）???? 組建專業(yè)的人才隊(duì)伍

人才作為應(yīng)用信息化手段管理的主體，必須具備相應(yīng)的技術(shù)和相應(yīng)的管理理念才能更好的進(jìn)行檔案管理工作。因此，高校應(yīng)當(dāng)組建專業(yè)的人才隊(duì)伍，首先，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)信息化管理理念和相應(yīng)的技術(shù)，在培訓(xùn)過程中建立有效的培訓(xùn)制度，確保其積極參與到培訓(xùn)工作中，確保培訓(xùn)工作的實(shí)效性。另一方面，優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)吸納高素質(zhì)的人才參與到檔案管理工作中，才能確保信息化的檔案管理工作落到實(shí)處。

結(jié)語：

綜上所述，信息化時(shí)代背景下，運(yùn)用信息化的手段進(jìn)行高校檔案管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)?？v觀高校在檔案管理工作中運(yùn)用信息化手段時(shí)還存在著一系列問題，因此，在進(jìn)行信息化檔案管理工作中，要結(jié)合高校檔案管理的實(shí)際情況制定有效的危機(jī)應(yīng)對(duì)措施，才能夠有效促進(jìn)檔案管理的實(shí)效性。為此，高校要提高信息化意識(shí)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，同時(shí)還要注重檔案信息的安全性和保密性，組建高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，才能有效進(jìn)行高校檔案的信息化管理，使高效的檔案管理發(fā)揮出更多的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：

石百千（1980-）女，湖南懷化人，懷化學(xué)院初等教育部，本科碩士，副研究員，主要研究方向：高校管理及檔案管理。