新時期做好辦公室行政事務(wù)管理的有效策略

朱平

【摘? 要】在新時期社會背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，推動了各個部門的工作向智能化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，從而有效提升了工作人員的工作效率。辦公室部門在單位中占有重要位置，其處于各個部門之間的樞紐位置，負(fù)責(zé)將上級部門的指令和工作任務(wù)傳達(dá)給各個部門，并且負(fù)責(zé)將各部門的運(yùn)作情況和員工對工作的觀點(diǎn)看法傳遞給有關(guān)管理人員，同時要協(xié)調(diào)各個部門之間的分工與合作，從而促進(jìn)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為此，有關(guān)工作人員應(yīng)提高辦公室行政事務(wù)管理工作的質(zhì)量，提高辦公室行政事務(wù)管理職能的服務(wù)性，從而提高單位對新時期社會發(fā)展的適應(yīng)能力。

【關(guān)鍵詞】新時期;辦公室行政;事務(wù)管理;有效策略

引言

辦公室行政事務(wù)管理崗位的工作內(nèi)容涉及的范圍比較廣，不僅包括單位各個指令的上傳下達(dá)，還包括各個部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，以及企業(yè)形象的宣傳，就有一定的綜合性，因此，辦公室行政事務(wù)管理工作質(zhì)量對單位的發(fā)展有著直接的影響。為幫助單位管理人員制定合理的發(fā)展制度，工作人員應(yīng)不斷提高辦公室行政事務(wù)管理效率，提高辦公室的服務(wù)型?；诖?，文章闡述了辦公室行政事務(wù)管理工作的概述，分析了辦公室行政事務(wù)管理的工作現(xiàn)狀，并總結(jié)出一些提高辦公室行政事務(wù)管理工作效率的有效策略。

1.辦公室行政事務(wù)管理工作的概述

1.1辦公室行政事務(wù)管理工作的特點(diǎn)

辦公室行政事務(wù)管理工作的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在其服務(wù)性和復(fù)雜性上。一方面，就其服務(wù)性來說，辦公室行政事務(wù)管理人員要與各個部門的人員進(jìn)行交流和溝通，尤其是要要做好領(lǐng)導(dǎo)層的服務(wù)管理活動，為其他各職能部門做好后勤保障，協(xié)助其他部門更好的運(yùn)轉(zhuǎn)，因此辦公室行政具有較強(qiáng)的服務(wù)性。單位各個部門之間的協(xié)調(diào)與交流都離不開辦公室行政事務(wù)管理，充分發(fā)揮好行政事務(wù)管理的作用與職能，不僅可以使辦公室的工作人員更好的解決員工之間存在的問題，還可以提高單位的運(yùn)行效率，促進(jìn)單位的和諧健康發(fā)展。

另一方面，在其復(fù)雜性方面來說，辦公室行政事務(wù)管理工作涉及的內(nèi)容比較多，相對來說比較復(fù)雜。首先，辦公室行政管理工作涉及到的部門較多，辦公室工作人員需要對單位所有的部門進(jìn)行管理，做好所有部門的內(nèi)勤保障工作。另外，辦公室工作人員，需要對所有的工作人員進(jìn)行管理，如果處理不好員工之間的問題，則單位工作人員的整體工作效率就會降低。因此，在行政事務(wù)管理中，辦公室工作人員面對復(fù)雜多樣的工作內(nèi)容，需要協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，做好一些準(zhǔn)備工作，并制定一些突發(fā)事件的應(yīng)對方案，從而促進(jìn)辦公室行政事物管理工作順利開展。

1.2辦公室行政事務(wù)管理工作的職能

辦公室行政事務(wù)管理是服務(wù)性較強(qiáng)的工作，辦公室行政事務(wù)管理部門是單位交流信息的重要場所。由于辦公室工作人員經(jīng)常接觸各級各部門的人員，對單位實(shí)際運(yùn)行情況較為熟悉，所以辦公室部門在一定程度上可以減輕單位領(lǐng)導(dǎo)工作壓力，分擔(dān)單位領(lǐng)導(dǎo)的工作量。除此之外，辦公室行政事務(wù)管理部門是各部門溝通的重要橋梁，在各個職能部門中占有重要的位置，因此，辦公室行政事務(wù)管理部門有很強(qiáng)的協(xié)調(diào)參謀職能，一方面辦公室工作人員要基于基層情況對單位領(lǐng)導(dǎo)的決策工作提出建議，另一方面有關(guān)人員要協(xié)調(diào)工作人員間、各部門之間的工作，從而提高員工的工作效率和工作水平。

2.辦公室行政事務(wù)管理的工作現(xiàn)狀

首先，辦公室作為服務(wù)性和協(xié)調(diào)性非常強(qiáng)的工作部門，在辦公室行政事務(wù)管理工作中，存在主動和被動的矛盾。因此，辦公室的工作人員要在實(shí)際工作中重視單位的協(xié)調(diào)發(fā)展，在考慮到人民群眾利益的基礎(chǔ)上，主動發(fā)現(xiàn)問題，并及時采取合理的方式解決問題，從而確保各個部門的工作可以順利的開展。其次，在辦公室行政事務(wù)管理工作中，存在一些濫用職權(quán)的現(xiàn)象，因此，相關(guān)工作人員應(yīng)明確自身的崗位職責(zé)和工作任務(wù)，在自身的權(quán)利范圍內(nèi)，處理好本職工作。除此之外，單位的一些辦公室工作人員的工作能力有待提升。對于辦公室行政事務(wù)管理的工作人員來說，其服務(wù)意識和工作能力極為重要，辦公室工作人員需要具有足夠的服務(wù)意識和協(xié)調(diào)溝通的能力，才能起到部門樞紐的作用。

3.提高辦公室行政事務(wù)管理工作效率的有效策略

3.1提高辦公室行政事務(wù)管理信息化水平

辦公室行政事務(wù)管理工作大部分都是重復(fù)性、基礎(chǔ)性的工作，雖然工作內(nèi)容非常簡單，但是卻占用了大量的人力資源。因此，單位可以適當(dāng)?shù)囊M(jìn)現(xiàn)代化辦公技術(shù)，充分利用信息技術(shù)，減輕工作人員的工作量，提升工作人員的工作效率和工作質(zhì)量。另外，在信息化網(wǎng)絡(luò)時代，有關(guān)工作人員應(yīng)根據(jù)單位的實(shí)際情況，合理的優(yōu)化管理程序，并簡化工作流程。例如，單位可以利用互聯(lián)網(wǎng)資源的共享性，建立相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)管理平臺，并給予有關(guān)人員登錄權(quán)限，方便其獲取相關(guān)的信息，從而提高辦公室人員的工作效率。

3.2提升辦公室工作人員服務(wù)意識水平

在新時期社會背景下，辦公室工作人員首先應(yīng)認(rèn)識到自身工作的重要性，充分考慮到領(lǐng)導(dǎo)、單位、部門和基層的意見，再結(jié)合社會發(fā)展需求，制定合理的工作計(jì)劃和工作任務(wù)。另外，辦公室工作人員用應(yīng)保持積極的工作態(tài)度，如果在工作中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時解決，然后多總結(jié)平時的工作經(jīng)驗(yàn)，從而提高工作水平和工作效率。

3.3優(yōu)化辦公室行政事務(wù)管理工作體系

單位有關(guān)工作人員應(yīng)該根據(jù)實(shí)際單位發(fā)展的實(shí)際需求，不斷優(yōu)化辦公室行政事務(wù)管理工作體系，對辦公室工作人員職責(zé)權(quán)利進(jìn)行明確的界定，并加強(qiáng)對辦公室工作人員的監(jiān)督檢查力度，規(guī)范辦公室工作人員的行為。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視工作人員的培訓(xùn)教育，定期開展相關(guān)的培訓(xùn)活動，不斷改革工作模式，提高工作人員的工作效率和工作能力。除此之外，單位有關(guān)人員應(yīng)建立健全獎懲制度，對表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予口頭或物質(zhì)獎勵，讓其起到榜樣帶頭作用，從而充分激發(fā)工作人員的積極性;對存在懶惰思想的人員予以適當(dāng)?shù)膽土P，對大家起到警示作用，從而規(guī)范大家的行為，促進(jìn)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.4加強(qiáng)辦公室行政事務(wù)管理人員的綜合素養(yǎng)

在新時期，為保證辦公室行政事務(wù)管理能夠滿足各個組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展要求，單位就需要對辦公室行政管理人員展開有效培訓(xùn)，不斷改革工作模式，提高工作人員的工作效率和工作能力。在組織辦公室行政管理人員開展相應(yīng)的培訓(xùn)活動時，培訓(xùn)人員應(yīng)遵循有關(guān)組織機(jī)構(gòu)在新時期的發(fā)展要求，同時強(qiáng)化行政管理人員理論知識掌握力度和綜合實(shí)踐技能，從而使得相關(guān)人員能夠適應(yīng)辦公室全自動行政管理模式。在對相關(guān)人員實(shí)施專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)時，培訓(xùn)人員還應(yīng)培養(yǎng)相關(guān)人員自身責(zé)任意識和愛崗敬業(yè)意識，從而幫助辦公室工作人員更好地履行辦公室行政管理各項(xiàng)職能。對于應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)的單位來說，培訓(xùn)人員還應(yīng)保證相關(guān)人員對信息化管理系統(tǒng)的操作模式有所掌握，確保相關(guān)人員可以靈活應(yīng)用信息化系統(tǒng)開展辦公室行政事務(wù)管理工作。

4.結(jié)束語

在新時期，信息技術(shù)的發(fā)展改變了辦公室行政事務(wù)管理的工作方式，為提高辦公室工作人員的工作質(zhì)量，單位應(yīng)提高辦公室行政事務(wù)管理信息化水平，提升辦公室工作人員服務(wù)意識水平，優(yōu)化辦公室行政事務(wù)管理工作體系，并加強(qiáng)辦公室行政事務(wù)管理人員的綜合素養(yǎng)，從而促進(jìn)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

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