普通高中檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)思考

孫玉萍

摘要：普通高中檔案數(shù)字化管理能夠有效提升學(xué)校檔案管理成效，為此，文章立足于普通高中檔案的特點(diǎn)和基本內(nèi)容，就如何強(qiáng)化高中檔案數(shù)字化管理進(jìn)行策略分析。

關(guān)鍵詞：普通高中；檔案；數(shù)字化管理

中圖分類號：G632.0文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1992-7711（2020）06-0116

學(xué)校檔案是學(xué)校長期發(fā)展過程經(jīng)歷的一種真實(shí)性記錄，也是學(xué)校文化傳承和發(fā)展的重要財(cái)富。從普通高中以往的檔案管理實(shí)際情況來看，傳統(tǒng)檔案管理一般采取的是紙質(zhì)方式，檔案查閱不方便，且檔案在沒有備份的情況下很容易遭受破壞。伴隨計(jì)算機(jī)在各個(gè)普通高中的應(yīng)用，學(xué)校檔案管理也開始從文字管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)管理模式，有效提升了檔案管理效率。為此，文章結(jié)合普通高中檔案管理的基本內(nèi)容就如何借助計(jì)算機(jī)來提升普通高中檔案管理效率進(jìn)行策略分析。

一、普通高中檔案數(shù)字化管理的基本內(nèi)容分析

1.數(shù)字化采集

數(shù)字化采集是高中檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，在學(xué)校紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的管理模式下，普通高中檔案數(shù)字化采集包含兩個(gè)方面的內(nèi)容，一方面是電子文件的數(shù)字化采集，即將普通高校日常管理產(chǎn)生的信息以電子文件的形式保存下來，形成數(shù)字化檔案資料。另一方面的內(nèi)容是借助掃描技術(shù)、文字識別技術(shù)將普通高中管理中的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子文件。

2.數(shù)字化保管

普通高中檔案數(shù)字化保管是將已經(jīng)經(jīng)過數(shù)字化處理的數(shù)據(jù)檔案信息存儲到檔案數(shù)據(jù)庫中，并對這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份保護(hù)和維護(hù)處理，并借助先進(jìn)的技術(shù)形式打造普通高中檔案數(shù)字化內(nèi)在邏輯關(guān)系鏈。

3.數(shù)字化利用

普通高中檔案管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)對檔案的高效化利用，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)普通高中檔案數(shù)據(jù)信息的關(guān)聯(lián)化處理，并在計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用下實(shí)現(xiàn)對檔案的數(shù)字化顯示、讀取和復(fù)制。

二、普通高中檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略分析

1.檔案管理的前期準(zhǔn)備工作

普通高中檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)長期性、工作量龐大的工作，為了能夠確保這項(xiàng)工作順利開展，需要根據(jù)高中院校的發(fā)展實(shí)際情況來制定出檔案數(shù)字化管理的規(guī)劃，并打造專門的工作小組，為后續(xù)的檔案數(shù)字化管理做好前期的準(zhǔn)備工作。（1）做好動(dòng)員，凝聚工作意識，明確管理目標(biāo)。通過思想的宣傳來引領(lǐng)普通高校教職工立足教學(xué)，做好本職崗位工作所涉及檔案的管理。（2）制定檔案管理計(jì)劃。結(jié)合高中檔案種類和數(shù)量以及現(xiàn)有檔案管理軟硬件情況制定出短期、中期和長期的檔案管理計(jì)劃，確定檔案數(shù)字化管理范圍和管理順序。（3）為檔案數(shù)字化管理添置軟硬件設(shè)備。在檔案數(shù)字化管理的過程中除了需要配備檔案室之外，還需要配置常規(guī)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)和打印機(jī)等。

2.檔案管理的具體操作

（1）打造紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫

①打造目錄數(shù)據(jù)庫。根據(jù)普通高中檔案管理要求建立一級和二級目錄，根據(jù)二級目錄卷宗整理順序來打造與之對應(yīng)的案卷級目錄、文件級別目錄。②打造檔案目錄的著錄項(xiàng)。按照高校檔案打造規(guī)定確定與之對應(yīng)的著錄項(xiàng)、字段類型和字段長度等信息。同時(shí)，在著錄操作的過程中，普通高?？梢愿鶕?jù)實(shí)際應(yīng)用需要來有選擇地進(jìn)行著錄操作。比如對于經(jīng)常使用的學(xué)籍檔案，為了能夠?yàn)槌鰢?、升學(xué)學(xué)生提供及時(shí)的學(xué)籍檔案支持，學(xué)?？梢栽谥浿刑砑印案阶ⅰ边@一項(xiàng)目，在其中添加學(xué)生的身份證號碼、性別等信息，由此提升信息檢索的效率。

（2）紙質(zhì)檔案全文的數(shù)字化處理

①確定紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化掃描的范圍。按照文件的要求，普通高校的檔案管理分為永久、長期兩種形式。全文數(shù)字化掃描是一項(xiàng)技術(shù)性的工程，可以根據(jù)檔案信息的使用年限來對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。②確保檔案掃描質(zhì)量，完成數(shù)據(jù)掛接。完整的檔案掃描包含檔案數(shù)據(jù)處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收等。

（3）檔案后期保管服務(wù)管理的優(yōu)化

普通高中檔案是高中管理的重要信息資源，也是高校管理過程中一個(gè)重要財(cái)富。普通高中檔案數(shù)字化管理能夠在最大限度上增強(qiáng)原始檔案的保管安全系數(shù)，并有效提升檔案信息的綜合利用率。首先，在使用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的時(shí)候還需要做好檔案的防光、防電磁、防破損、防水處理。在檔案管理的時(shí)候除了需要設(shè)立獨(dú)立的保管場地，還需要運(yùn)用專門的磁場來存放檔案，并定期檢查檔案的使用，特別是對于電子檔案更是需要每間隔一段時(shí)間進(jìn)行檢查。其次，還需要熟練掌握電子檔案技術(shù)形式。普通高中檔案管理會牽扯到較多的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，比如多媒體技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等。為了能夠?qū)崿F(xiàn)對這些信息的電子化處理，需要檔案管理人員掌握嫻熟的管理技術(shù)，因此就需要檔案管理人員在日常強(qiáng)化對數(shù)字信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，通過定期培訓(xùn)來掌握更多的數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)知識。最后，在檔案管理的時(shí)候還需要為檔案管理提供充足的制度，在條件允許的情況下學(xué)校還需要打造專門的檔案信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)對信息檔案資源的共享。

三、結(jié)束語

綜上所述，高中檔案是教育、教學(xué)、科研等一系列活動(dòng)開展過程中所形成的具有保存價(jià)值的歷史信息，通過實(shí)現(xiàn)對這些檔案的數(shù)字化管理能夠進(jìn)一步提升學(xué)校檔案資源的應(yīng)用成效，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的優(yōu)化配置。為此，在新的歷史時(shí)期需要高校檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)和積極思考，從而不斷借助信息技術(shù)提升檔案管理成效。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王爽.教學(xué)檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)思考[J].科學(xué)中國人，2017（2Z）：81-81.

（作者單位：浙江省樂清中學(xué)325600）