采購合同執(zhí)行風(fēng)險控制

彭麗娟　劉維佳

[摘要] 采購工作從準備到談判、簽約、執(zhí)行等是一個環(huán)環(huán)相扣的系統(tǒng)過程，其中采購合同在整個流程中發(fā)揮著核心作用。在進行醫(yī)療設(shè)備的采購中，受非價格因素的影響，加大了采購醫(yī)療設(shè)備的風(fēng)險。風(fēng)險控制指的是圍繞著整個風(fēng)險進行管理的過程，依據(jù)相關(guān)的衡量標準實施對風(fēng)險的應(yīng)對、評價、估計、識別、規(guī)劃等方面的控制和監(jiān)控。通過風(fēng)險監(jiān)控可以給風(fēng)險處理、風(fēng)險評估、風(fēng)險識別、風(fēng)險規(guī)劃等其他的風(fēng)險管理活動提供有效信息，進行能有效的研究出管理風(fēng)險的備選方案，使風(fēng)險能夠被有效的控制。該文從風(fēng)險控制的角度出發(fā)，提出了管理、采購設(shè)備可追溯性等幾個方面控制具體辦法。

[關(guān)鍵詞] 采購合同;執(zhí)行;風(fēng)險;控制;問題研究;規(guī)劃

[中圖分類號] R197.322 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）07（b）-0104-03

Procurement Contract Execution Risk Control

PENG Li-juan， LIU Wei-jia

Purchasing Department， West China Second Hospital， Sichuan University， Chengdu， Sichuan Province， 610041 China

[Abstract] Procurement work from preparation to negotiation， signing， and execution is an interlocking systematic process， in which the procurement contract plays a central role in the entire process. In the procurement of medical equipment， non-price factors have increased the risk of purchasing medical equipment. Risk control refers to the process of managing the entire risk， and implementing the control and monitoring of risk response， evaluation， estimation， identification， and planning in accordance with relevant measurement standards. Through risk monitoring， effective information can be provided for other risk management activities such as risk treatment， risk assessment， risk identification， risk planning， etc.， and alternative solutions for managing risks can be effectively studied， so that risks can be effectively controlled. From the perspective of risk control， specific control measures have been proposed in several aspects， including management and traceability of purchased equipment.

[Key words] Procurement contract; Implementation; Risk; Control; Problem research; Planning

采購合同是一種經(jīng)濟合同，是指的是賣方（供方）同買方（需方）之間，協(xié)商后在沒有反對意見的前提下簽訂的法律文件。合同雙方都具有遵守和履行合同有關(guān)規(guī)定的責(zé)任，并且簽訂條件是在雙方共同語言的基礎(chǔ)技術(shù)上，合同雙方均受經(jīng)濟合同法的保護。遵守合同的相關(guān)條約是雙方履行合同的前提條件[1]。在簽訂合同時雙方都是以自身的目的為出發(fā)點。采購合同屬于經(jīng)濟合同的一種，合同雙方均受國家相關(guān)法律保護[2]。對合同風(fēng)險進行好的管理是一項非常重要的事，可以提升合同雙方的共同利益?，F(xiàn)今市場環(huán)境繁雜多變，合同由于受方方面面的影響可能會出現(xiàn)違約的風(fēng)險。如何防范和辨識合同風(fēng)險，并能夠控制合同風(fēng)險的發(fā)生，是一項重要課題[3]。采購合同屬于采購過程中的比較重要的一個環(huán)節(jié)，它在前期組織招（議）標、招標文件編制、技術(shù)參數(shù)核對、收集資料、同類產(chǎn)品對比、調(diào)研采購等具有重要的體現(xiàn)價值，同時也是后期采購付款及驗收等事項進行具體交易時就所出現(xiàn)的糾紛進行處理的重要依據(jù)。對采購合同的風(fēng)險控制及管理，能夠有效控制和預(yù)防采購合同所出現(xiàn)的法律風(fēng)險，為企業(yè)爭取最大的經(jīng)濟利益，降低對企業(yè)造成的經(jīng)濟損失[4]。

1? 采購合同概述

采購合同指的就是企業(yè)和供應(yīng)商之間在公平的談判和協(xié)商過程中，實現(xiàn)意見一致，并簽署供需關(guān)系的法律文件，雙方需要嚴格按照合同要求開展工作，履行合同中提出的要求和責(zé)任。在研究中發(fā)現(xiàn)，采購合同中的主要內(nèi)容如下。

企業(yè)和供應(yīng)商的名稱、法人代表和雙方信息，明確采購貨物的信息和規(guī)格，制定合理性的采購數(shù)量，并提出交貨時間，對于不合格產(chǎn)品的處理方式等等。在對采購合同進行簽署的過程中，雙方應(yīng)該嚴格貫徹和落實以下工作原則：①有效性原則。也就是合同雙方的當(dāng)事人都為企業(yè)法人，具備簽署合同的資格。②合法性原則。也就是合同中簽署的內(nèi)容和流程要嚴格按照國家法律要求和規(guī)范進行簽署。③平等原則。在合同簽署過程中，要保證雙方在公平協(xié)商后進行合同簽署，最終實現(xiàn)平等互利。

在對采購合同進行簽署之前，企業(yè)和供應(yīng)商之間也要提前進行必要的風(fēng)險管控研究。比如進行資格審查。在資格審查工作中，雙方當(dāng)事人要對以下內(nèi)容進行明確：主體資格審查和履約能力的研究。只有合同雙方的簽署者均具備主體資格才能保證合同法律效率的提升。通常情況下，企業(yè)法人才是簽署合同的主要當(dāng)事人，在法人自身不方便時可以委托其他代理人進行合同簽署，經(jīng)過授權(quán)的代理者所簽署的合同同樣具備法律作用。這一過程中需要注意的問題是，代理人簽署的合同，需要對代理人名稱和代理內(nèi)容、時間等及內(nèi)容進行明確。

此外，還要加強對企業(yè)資產(chǎn)信息能力的調(diào)查和履約能力的研究，通過對雙方的當(dāng)事人經(jīng)濟實力的分析和不良行為的研究，可以全面實現(xiàn)合同的順利開展，對于資信調(diào)查不過關(guān)或是履約能力不足的企業(yè)不予合同簽訂，這種方式也是合同簽署前期對執(zhí)行風(fēng)險進行控制的重要手段，因此在采購合同前期管理中當(dāng)事人雙方都需要對相關(guān)問題進行研究，避免后續(xù)風(fēng)險對合同履行產(chǎn)生的負面影響

2? 采購合同風(fēng)險控制方法研究

采購合同在執(zhí)行中，可能會出現(xiàn)合同驗收結(jié)果和采購合同內(nèi)容不一致的情況，如合同付款進度、合同履行進度等違約現(xiàn)象。如果這些情況出現(xiàn)在履行合同中，會使合同主體的權(quán)益受到很大的損失。為了杜絕這種風(fēng)險的出現(xiàn)，就需要從合同的驗收情況、合同履行情況、合同付款情況等進行嚴格的控制，對出現(xiàn)異常實施回饋并進行處理[5]。

通過對采購合同執(zhí)行結(jié)果實施監(jiān)控時，需對合同相關(guān)負責(zé)人就未完成的合同信息在一定時間期限內(nèi)進行提醒，其中包含合同當(dāng)前履行的進度，合同所規(guī)定驗收結(jié)果及合同最后的驗收日期[6]。在驗收合同時，要仔細核對驗收情況、付款條件等內(nèi)容與合同內(nèi)所規(guī)定的采購標準是否相同，如果合同到期，賣方未依照合同要求履約，就可以啟動對合同違約情況的處理流程。

3? 醫(yī)療設(shè)備合同的執(zhí)行和風(fēng)險控制

在采購執(zhí)行風(fēng)險控制環(huán)節(jié)中，上至招標采購部門下至采購合同驗收部門的相關(guān)負責(zé)人均會參與到采購執(zhí)行的整個環(huán)節(jié)中，從采購前市場調(diào)研論證，到招標文件編制，再到投標文件響應(yīng)，落到簽到合同，到最后的驗收付款合同結(jié)束。參與人員采購管理全過程實施監(jiān)控，使物資采購順利完成。

（1）為防止醫(yī)療設(shè)備購入不當(dāng)，應(yīng)嚴把論證關(guān)，其重點在于采購前的論證。設(shè)備采購工作的首要環(huán)節(jié)是做好科學(xué)合理的論證，嚴格把好設(shè)備論證關(guān)，相當(dāng)于掌握好了設(shè)備采購的“方向盤”。應(yīng)用科室論證時，必須與醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃和需求科室學(xué)科建設(shè)實際相結(jié)合，要遵循基本原則從購入設(shè)備的科學(xué)性、先進性、效益性、相宜性和服務(wù)性進行綜合考慮，對購進設(shè)備的基本配套條件、設(shè)備的后續(xù)保障、設(shè)備的價格、設(shè)備的性能特點及設(shè)備的綜合成本效益進行認真的分析論證。

（2）對物資采購工作納入項目管理，將合同風(fēng)險控制關(guān)口前移，在前期論證基礎(chǔ)上，編制招標文件要對履約服務(wù)要求進行明確，把中標人的投標文件響應(yīng)性結(jié)果納入合同內(nèi)容，包括以下幾點。

①供貨內(nèi)容，所需產(chǎn)品的數(shù)量、型號、名稱及種類，另外填報采購項目分項報價、配置清單、消耗件、選購件、零配件等清單，名稱必須與醫(yī)療器械注冊證一致。

②采購項目需求的技術(shù)參數(shù)及投標響應(yīng)標注清楚，后期按照需求響應(yīng)的情況進行驗收，驗收可以邀請第三方機構(gòu)進行監(jiān)督，防范虛假響應(yīng)。

③對于報價方式，進口醫(yī)療設(shè)備類不宜采用“離岸價”，應(yīng)采用“到岸價”。合同中應(yīng)明示保險費和運費的承擔(dān)方;在國內(nèi)力爭“到貨價”，以用戶單位為到貨點，不要按照“出廠價”簽署合同。

④明確付款方式。根據(jù)項目特點明確，應(yīng)盡量爭取分段付款的方式，可采取80%的貨款在設(shè)備安裝驗收合格給付，試用滿1個月付10%，最后的10%在保質(zhì)期結(jié)束后給付等方式，對中標人履約有促進約束作用。

⑤提出采購后期服務(wù)。如到貨安裝要求、維修維保條款等，并要求進行響應(yīng)說明;項目談判時應(yīng)盡量爭取商家對保修期的延長和本地化售后服務(wù)駐點，談判方案圍繞對采購人有利的條件，令其對修理時限和到達時限做出承諾，合同中應(yīng)強調(diào)因設(shè)備保修不及時或出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題而造成的醫(yī)療事故所產(chǎn)生的效益損失，由廠商承擔(dān)并負責(zé)損失的賠償。合同中要明示違約責(zé)任，促使中標人誠信履約。

⑥信息化軟件類產(chǎn)品，若為定制開發(fā)軟件，防范投標人過度承諾，中標后因研發(fā)能力不足導(dǎo)致研發(fā)計劃時間內(nèi)根本無法完成，所以付款與分段實施分段驗收結(jié)合，特別是關(guān)注軟件版本以及后期使用升級是否收費，都需要一一明確要求。

⑦此外用于設(shè)備及輔助醫(yī)療的配套服務(wù)，如水、電、氣等對接，對基建安裝條件有要求的宜標注清楚責(zé)、權(quán)、利，防止后期出現(xiàn)糾紛。

⑧其他寫入合同的如提供配套設(shè)備的電路圖、維修手冊和使用說明書，對維修人員和使用人員進行免費的培訓(xùn)。

（3）醫(yī)院在進行采購之前應(yīng)當(dāng)對供應(yīng)商資質(zhì)進行風(fēng)險評估。在合同簽訂要對供應(yīng)商的資格、資質(zhì)進行調(diào)查，清楚供應(yīng)商是否具有主體資格及履約能力。避免在簽訂合同之后，供應(yīng)商沒有代理導(dǎo)致簽訂合同無效。并對供應(yīng)商的提供的法律資質(zhì)文件進行審查，避免資質(zhì)出現(xiàn)偽造的的現(xiàn)象，可以通過商會等部門進行資質(zhì)的求證考察。在履約能力方面可以通過銀行資信、財務(wù)報告、業(yè)績等方面進行綜合評定，避免對醫(yī)院造成損失。

（4）醫(yī)院在采購醫(yī)療設(shè)備過程中，要把好購進設(shè)備的質(zhì)量關(guān)，尤其是一些大型醫(yī)療設(shè)備，其使用年限較長、品種牌號多、較強技術(shù)指標和高質(zhì)量要求等特點。因此必然要求醫(yī)院在采購設(shè)備中，嚴格把關(guān)、嚴格管理及嚴格制度，從而符合醫(yī)院的治療、檢測要求，使醫(yī)院所購入的設(shè)備的精良合理，提升設(shè)備的使用效率與效益，降低不必要的浪費和損失[7]。目前，該院已經(jīng)制定出完善的醫(yī)院設(shè)備管理制度，給醫(yī)療設(shè)備的采購提供了一系列行之有效的措施和辦法，嚴格為設(shè)備的驗收、采購、審核、論證及財務(wù)把好了關(guān)，效果明顯。

（5）醫(yī)療設(shè)備標識及合格證明的驗收，將標識與供應(yīng)商提供的設(shè)備檔案進行對比，確認各項信息相符，如醫(yī)療器械的產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)標準、生產(chǎn)企業(yè)許可證、地址、注冊證號、生產(chǎn)廠家、聯(lián)系電話等;進口的醫(yī)療器械應(yīng)不缺少中文標識，不僅要標明生產(chǎn)廠家、注冊證號、規(guī)格和名稱外，還要標明聯(lián)系方式及代理商名稱等;對于消毒滅菌所用的醫(yī)療器械，應(yīng)標注衛(wèi)生部消毒滅菌的許可證。依據(jù)《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》要求，國產(chǎn)醫(yī)療器械每個批號都配備有合格證明，合格證上應(yīng)標明檢驗人員的代號和批號等;進口醫(yī)療器械不應(yīng)該缺少質(zhì)量合格證;特殊性的醫(yī)療器械包括介入性和植入性的醫(yī)療器械，此類應(yīng)填寫使用日期、病歷號及患者姓名等信息[8]。上述設(shè)備如出現(xiàn)異?；蜃C件的缺少應(yīng)不予驗收和使用。

（6）合同簽訂后由專門的負責(zé)部門保管，保管人及時做好合同的入檔登記，建立合同檔案。在采購合同的執(zhí)行過程中，若涉及變更采購內(nèi)容，需按照管理制度流程，經(jīng)醫(yī)院相關(guān)部門討論和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)實施審批，方可變更。

綜上所述，伴隨著我國經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展和政府對市場經(jīng)濟制度的不斷完善，對企業(yè)采購合同的管理也越來越重要[9]，這對企業(yè)的核心競爭力以及公司的經(jīng)濟利潤起到非常重要的作用。假如企業(yè)具備完善的合同采購管理制度[10]，并能夠高效開展，就能給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟利益。由于各行各業(yè)的結(jié)構(gòu)不同、以及企業(yè)的諸多限制，我們國家的采購合同存在諸多的問題。該文主要探討我國醫(yī)療部門的相關(guān)采購合同并進行分析，發(fā)現(xiàn)風(fēng)險監(jiān)控只能控制問題的出現(xiàn)，無法徹底解決問題，是一種鑒別風(fēng)險和處理風(fēng)險結(jié)果的新方法。對于采購醫(yī)療設(shè)備合同實施嚴格的監(jiān)控，能夠使所采購的設(shè)備更符合使用的要求，所購設(shè)備質(zhì)量更好，從而提升設(shè)備的使用效率與效益，有效降低不必要的浪費和損失，在合同中強調(diào)的質(zhì)保期和維修期延長都為設(shè)備以后的使用和維修，減少了維修費用，極大降低了維修帶來的不便。

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[作者簡介] 彭麗娟（1974-），女，本科，主管護師，研究方向：醫(yī)院管理。

[通信作者] 劉維佳（1981-），女，碩士，高教研究實習(xí)員，研究方向：行政管理，E-mail：adachouchou@163.com。