船企行政辦公平臺開發(fā)與應(yīng)用

莊建國，顧 堅

（滬東中華造船（集團）有限公司，上海 200129）

0 引言

信息化技術(shù)的不斷發(fā)展加快了造船企業(yè)管理模式由傳統(tǒng)向創(chuàng)新轉(zhuǎn)變的速度。一方面，依托信息技術(shù)能有效縮短造船企業(yè)搜集、處理和利用信息所需時間，提高利用相關(guān)信息完成決策制定工作的速度和效率，提高造船企業(yè)適應(yīng)市場變化的能力；另一方面，合理應(yīng)用信息化能幫助造船企業(yè)實現(xiàn)高效化、實時化行政辦公的目標(biāo)。

在企業(yè)行政管理工作中融入信息化的理念和技術(shù)雖然會導(dǎo)致管理理念與管理模式之間產(chǎn)生沖突，但能從側(cè)面反映出傳統(tǒng)管理體系存在的安全隱患。造船企業(yè)在行政管理方面不僅要將構(gòu)建信息化系統(tǒng)和合理應(yīng)用高科技技術(shù)作為目標(biāo)，而且應(yīng)將工作重心放在完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和掌握信息化軟件系統(tǒng)具體的應(yīng)用方式等方面。實踐結(jié)果表明，無論是在運行速度上，還是在處理效率上，應(yīng)用信息化軟件和設(shè)備都比人工處理方式更優(yōu)，這為提高工作效率奠定了良好的基礎(chǔ)。大力推廣信息化既能提高辦公效率，又能提高企業(yè)行政管理的有效性，行政管理部門在特定時間內(nèi)處理事務(wù)的能力也會隨之增強。

本文主要以滬東中華造船（集團）有限公司（以下簡稱“滬東中華”）為例，闡述造船企業(yè)采用的傳統(tǒng)行政辦公模式存在的問題，在此基礎(chǔ)上提出一種基于業(yè)務(wù)流程信息化的船企行政辦公平臺，通過實際應(yīng)用，驗證該平臺在提升辦公效率和降低行政辦公成本等方面的有效性。

1 船企傳統(tǒng)行政辦公模式存在的問題

滬東中華的行政辦公事項主要有公文處理、公章管理、公車管理、會議管理、接待管理和督辦管理等，與大多數(shù)造船企業(yè)一樣，其行政辦公事項在2017年之前還未實現(xiàn)信息化，公文流轉(zhuǎn)、公車借用和公章審批等事項都通過紙質(zhì)文件完成，流轉(zhuǎn)辦公效率低下，辦公成本高昂，協(xié)同能力欠缺?？傮w來說，傳統(tǒng)的行政辦公模式主要存在以下問題：

1) 流轉(zhuǎn)辦公效率低下。公文流轉(zhuǎn)等事項對效率有一定的要求，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)過程中，常常出現(xiàn)多個文件積壓在一起，因領(lǐng)導(dǎo)出差、傳閱人請假或其他原因致使流轉(zhuǎn)超出時限，在文件發(fā)起部門通過電話詢問時才能發(fā)現(xiàn)的現(xiàn)象。分析原因，既有領(lǐng)導(dǎo)因工作繁忙而不能及時查閱和部門工作未辦結(jié)而暫不歸還等客觀因素，又有因催還對象是領(lǐng)導(dǎo)而不敢催還等主觀原因。其他事項的流轉(zhuǎn)與公文流轉(zhuǎn)類似，往往審批周期漫長、效率低下。

2) 辦公成本高昂。以往紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)過程中因有多個部門需辦理或留存，一份文件往往要復(fù)印多份。另外，在處理公文流程中，公文發(fā)起部門需派專人傳送紙質(zhì)文件，與該公文相關(guān)的其他各部門安排專人簽收，辦結(jié)完畢之后傳送給歸口部門。僅僅是為完成公文傳遞這1項工作，公司就設(shè)置了40余名專（兼）職公文管理員。

3) 協(xié)同能力欠缺。在傳統(tǒng)的行政辦公模式下，紙質(zhì)公文在同一時間、同一地點只能供1人閱讀，存在信息獨占的問題，各節(jié)點上的辦理人無法在同一時間、同一地點或不同時間、不同地點共同查閱和使用公文信息。公文管理人員無法對整個公文流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行掌控，無法對停留時間過長的節(jié)點進(jìn)行適時催辦。

2 船企行政辦公流程的優(yōu)化

2016年3月24日，滬東中華發(fā)布《關(guān)于推進(jìn)“四化”工作的通知》，對“四化”的含義進(jìn)行了闡述，即管理制度系統(tǒng)化、執(zhí)行過程標(biāo)準(zhǔn)化、考核評價數(shù)字化和業(yè)務(wù)流程信息化，同時強調(diào)，公司推進(jìn)“四化”工作的目標(biāo)是“通過業(yè)務(wù)流程信息化手段，促進(jìn)公司企業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)化運作，最終形成長效管理機制”。初始階段，滬東中華從制度、問題導(dǎo)向、辦公流程和信息化等4個方面推進(jìn)“四化”工作，但效果不顯著。

2017年起，滬東中華以“促進(jìn)兩化深度融合”為指導(dǎo)思想，依托業(yè)務(wù)流程信息化，努力構(gòu)建信息化行政辦公平臺，全面推行“四化”建設(shè)，實現(xiàn)行政辦公事項審批標(biāo)準(zhǔn)化，推進(jìn)造船企業(yè)行政辦公最終實現(xiàn)管理提升和發(fā)展提質(zhì)的目標(biāo)。

在推進(jìn)“四化”過程中，制度化是基礎(chǔ)，流程化是手段，信息化是保障，標(biāo)準(zhǔn)化是目標(biāo)。制度化是從制度層面梳理各部門的職能和分工，查漏補缺，對行政辦公過程中存在的問題進(jìn)行解決；流程化是對所有行政辦公業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析，對所有人員的角色進(jìn)行匹配，明確操作流程和人員組織網(wǎng)絡(luò)；信息化是依托表單構(gòu)建信息化驅(qū)動行政管理框架，搭建數(shù)據(jù)、人員和信息互動平臺。通過制度化、流程化和信息化模式的構(gòu)建，最終實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

2.1 查漏補缺，明確職責(zé)分工，推進(jìn)行政管理制度化

制度化能解決人治管理的多變性和隨意性問題，有助于造船企業(yè)實現(xiàn)各項業(yè)務(wù)的流程化。為更好地推進(jìn)流程化、信息化和標(biāo)準(zhǔn)化，首先從制度層面進(jìn)行梳理和固化，尤其是對行政辦公過程中存在的弊端進(jìn)行改進(jìn)，并在制度上進(jìn)一步明確各部門的職能和分工。

2017年以來，滬東中華先后對公司的《公文處理規(guī)定》《印章管理辦法》《公務(wù)用車管理辦法》《公務(wù)車輛集中管理辦法（試行）》《接待管理規(guī)定》《會議管理制度》《總經(jīng)理辦公會實施細(xì)則》和《督辦工作實施辦法》等制度進(jìn)行了修訂，從制度層面強基固本。

2.2 流程分析，開展角色匹配，推進(jìn)行政管理業(yè)務(wù)流程化

通過修訂制度進(jìn)一步明確各部門的職能和分工之后，對所有辦公業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析，對所有角色進(jìn)行匹配，全力實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程化。

公文處理、公章管理、公車管理、會議管理、接待管理和督辦管理等行政辦公事項因業(yè)務(wù)審批不同，流程化各有不同。例如在公文收文管理中，主要節(jié)點有公司領(lǐng)導(dǎo)組（單人）、公司領(lǐng)導(dǎo)組（多人）、承辦部門長、公司辦經(jīng)辦組和公司辦負(fù)責(zé)人組等；接待管理中涉及展示館參觀、會議室申請、外來人員入公司審核和液化天然氣（Liquefied Natural Gas, LNG）船參觀等多個項目，節(jié)點較多，有申請人、申請部門負(fù)責(zé)人和陪同人等14個環(huán)節(jié)。其他公車管理、會議管理和督辦管理等行政辦公事項流程分析與此類似，不再一一列舉。

以公文收文管理為例，角色匹配見表1。

表1 公文收文管理角色匹配

3 基于業(yè)務(wù)流程信息化的船企行政辦公平臺開發(fā)

在行政辦公事項的制度化和流程化工作完成之后，將信息化作為保障，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化行政辦公平臺。

3.1 固化表單，實施線上流轉(zhuǎn)，推進(jìn)行政辦公事項信息化

在對所有辦公業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析，對角色進(jìn)行匹配之后，用信息化帶動行政辦公管理，搭建數(shù)據(jù)、人員和信息互動平臺。

根據(jù)流程化分析結(jié)果，通過邏輯關(guān)系對角色進(jìn)行配置。各主要節(jié)點之間使用“串發(fā)”功能，前一節(jié)點滿足條件之后可自動觸發(fā)下一節(jié)點；每個節(jié)點上都使用“并發(fā)”功能，可根據(jù)不同的判斷條件設(shè)置空節(jié)點或并行節(jié)點。節(jié)點的權(quán)限包括審批、閱讀、協(xié)同、審核和知會等，可根據(jù)不同的需要進(jìn)行設(shè)定。

所有節(jié)點配置完成之后會形成類似于紙質(zhì)申請文件的表格類審批表，每個環(huán)節(jié)的審批意見都會在審批欄中顯示。每個流程都設(shè)置單人審批或競爭審批，明確辦理期限，開通督辦權(quán)限，對重要流程進(jìn)行實時監(jiān)控和提醒。通過設(shè)置代理人，方便快捷地將待辦工作授權(quán)給相關(guān)代理人；通過設(shè)置撤銷流程和取回等功能，解決誤操作、誤審批等問題；通過設(shè)置加簽、減簽、知會和閱讀等功能，解決多人協(xié)同和增加、減少傳閱審批人的問題。

3.2 落實措施，強化標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，實現(xiàn)行政辦公管理標(biāo)準(zhǔn)化

通過實現(xiàn)制度化、流程化和信息化，最終實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。在基于業(yè)務(wù)流程信息化的造船企業(yè)行政辦公平臺中，主要有收文、發(fā)文、用印申請、業(yè)務(wù)聯(lián)系、簽報、重大議題審核、接待審批和公車管理等20余個審批流程。行政辦公平臺以致信軟件為依托，以個人辦公和單位辦公為區(qū)分，分別構(gòu)建個人空間和單位空間2個界面，其中：

1) 個人空間為行政辦公主界面，主界面中有協(xié)同工作、表單應(yīng)用、公文管理、會議管理、公車管理和代理事項等分界面，每個分界面下都有不同類型的表單。這些表單根據(jù)待辦、已辦和跟蹤等個人處理時限，按條塊顯示在個人空間的協(xié)同工作中，方便個人快速閱讀當(dāng)前需完成的工作。

2) 在單位空間中，管理員可對全公司的行政辦公流程進(jìn)行督辦和查詢，并構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺。

4 船企行政辦公平臺實際應(yīng)用情況

該行政辦公平臺于2017年開始上線應(yīng)用，截至2019年11月，滬東中華各行政類業(yè)務(wù)通過該平臺發(fā)起的申請表單已達(dá)到120837條，僅2019年10月就有4634條發(fā)起量。從表單流程月度申請數(shù)量的角度分析，自2017年部署實施以來，總體上呈現(xiàn)不斷上升的趨勢，流程觀念已在各級人員中得到逐步深入，在線申請和查詢進(jìn)度逐漸成為日常辦公動作。下面以公文處理流程為例對表單的運行情況進(jìn)行分析。

滬東中華從2019年7月1日開始全面推進(jìn)公文（非密類）網(wǎng)上處理，截至2020年3月底共發(fā)起收文1582個，其中，B類公文824個，C類公文9758個。與傳統(tǒng)紙質(zhì)版公文相比，電子版公文有以下幾個特點：

1) 流轉(zhuǎn)時間明顯縮短，依托辦公平臺，公文處理實現(xiàn)了簽收、批示、承辦、催辦、傳閱和歸檔等工作環(huán)節(jié)的無紙化流轉(zhuǎn)。據(jù)不完全統(tǒng)計，公文網(wǎng)上流轉(zhuǎn)之后，平均1.5個工作日即可辦結(jié)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，流轉(zhuǎn)時間縮短2個工作日以上，效率提升250%。

2) 辦公成本顯著下降。在以往的紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)過程中，因有多個部門需要辦理或留存，1份文件往往要復(fù)印多次。電子公文系統(tǒng)應(yīng)用之后，各部門均可在已辦工作中快捷地對公文進(jìn)行查看或下載保存，極大地避免了不必要的人力、物力和財力浪費。

3) 協(xié)同能力大大增強。應(yīng)用電子公文系統(tǒng)之后，在相同的時間和地點可供多人閱讀，提供了多用戶辦理的功能，實現(xiàn)了各部門間的協(xié)作和信息共享，大大加快了信息公開的進(jìn)程。

5 船企行政辦公平臺的主要應(yīng)用效果

5.1 行政辦公效率明顯提升

基于業(yè)務(wù)流程信息化的行政辦公平臺構(gòu)建并應(yīng)用之后，可減少文件打印和人工傳遞的工作量，使事項審批時間明顯縮短，審批過程更加公開，流程更加清晰可控；可實時在線跟蹤審批進(jìn)展情況，及時了解問題所在；可使歷史數(shù)據(jù)查詢更加便捷，快速進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，及時為企業(yè)經(jīng)營決策的制定提供準(zhǔn)確的信息，行政辦公效率提升200%以上。

配置表單的過程涉及機構(gòu)、人員和代碼等各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整合。通過與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，發(fā)現(xiàn)一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)存在多重管理、多重錄入和各自獨立的問題。通過重新梳理，明確了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)的職責(zé)分工，規(guī)范了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)入口，促進(jìn)了各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)集成。

5.2 行政辦公成本顯著下降

該平臺建成并應(yīng)用后，取消了各部門原有的專職文件收發(fā)員配置，每年可節(jié)省人工成本約541.8萬元。同時，全公司43個部門每年由此節(jié)約的紙張、墨盒和打印機等辦公用品成本約39萬元。

6 結(jié) 語

船企行政辦公平臺在滬東中華推廣應(yīng)用之后取得了良好的效果，值得在造船行業(yè)推廣應(yīng)用。在行政辦公平臺已形成長效機制的基礎(chǔ)上，滬東中華計劃下一步將重心逐步轉(zhuǎn)移到數(shù)據(jù)信息化上來，以“管理駕駛艙”為抓手，完善公司的“大數(shù)據(jù)展示平臺”，使其為公司管理層決策的制定提供準(zhǔn)確及時的數(shù)據(jù)支撐，徹底打通“業(yè)務(wù)審批”“數(shù)據(jù)處理”和“數(shù)據(jù)展示”的全過程信息化管理環(huán)節(jié)，方便管理層快速解決企業(yè)管理難題。