如何做好水運(yùn)工程檔案管理工作

宋良君

摘要：內(nèi)河航運(yùn)、沿海港口等水運(yùn)工程的建設(shè)不僅為人民群眾提供了便利，也促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，為此需要不斷提高對(duì)水運(yùn)工程的重視程度。而檔案管理工作在水路交通的發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，因此本文將對(duì)如何做好水運(yùn)工程檔案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：水運(yùn)工程;檔案;管理工作

1水運(yùn)工程及檔案管理概述

1.1水運(yùn)工程

從本質(zhì)上來說，水運(yùn)工程屬于土木工程，指的是航道工程、修造船水工建筑物工程、航標(biāo)工程、港口工程等工程，主要包括港口、船閘、護(hù)岸等【1】。水運(yùn)工程是較為復(fù)雜的工程，具有建設(shè)周期長(zhǎng)、規(guī)模大等特點(diǎn)。近年來，我國水運(yùn)工程技術(shù)取得巨大突破，極大地促進(jìn)了水運(yùn)事業(yè)的發(fā)展。

1.2檔案管理

檔案指的是人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中形成的原始記錄，具有較高的保存價(jià)值。檔案管理又被稱之為檔案工作，指檔案的收集、整理、利用等各項(xiàng)活動(dòng)，具有管理性、政治性以及服務(wù)性等特點(diǎn)。

2水運(yùn)工程檔案的變化

近年來，水運(yùn)工程檔案出現(xiàn)了一系列變化。首先，檔案的數(shù)量不斷增長(zhǎng)，質(zhì)量不斷增加。我國水運(yùn)工程建設(shè)項(xiàng)目越來越多，每一個(gè)項(xiàng)目都會(huì)涉及到大量的環(huán)節(jié)和內(nèi)容，這就導(dǎo)致水運(yùn)工程檔案不斷增加。同時(shí)，隨著各種高科技的應(yīng)用，檔案的質(zhì)量也有所提升。其次，檔案的載體愈加豐富。過去只有紙質(zhì)檔案，但隨著科技進(jìn)步，錄音檔案、照片檔案、光盤檔案等載體形式應(yīng)運(yùn)而生，豐富了水運(yùn)工程檔案的載體形式。再次，檔案內(nèi)容愈加全面。在政治形勢(shì)不斷變化的背景下，檔案當(dāng)中會(huì)出現(xiàn)綠色環(huán)保、信用、科技等各方面內(nèi)容【2】。此外，檔案管理在水運(yùn)工程建設(shè)與發(fā)展中將發(fā)揮著更加重要的角色。檔案管理是水運(yùn)工程管理的基礎(chǔ)與關(guān)鍵，影響著水運(yùn)工程的各項(xiàng)決策和建設(shè)質(zhì)量。

3水運(yùn)工程檔案管理的新任務(wù)

（1）完善法規(guī)建設(shè)，增強(qiáng)建檔合理性：當(dāng)前我國已經(jīng)推出了很多針對(duì)水路交通的法律文件，但是在某些方面仍然不太完善。而水運(yùn)工程發(fā)展迅速，若想做好其檔案管理工作就需要不斷完善關(guān)于檔案管理方面的法律法規(guī)，頒布關(guān)于水運(yùn)工程檔案管理的法律文件，這樣才能夠讓檔案管理人員嚴(yán)格按照法律法規(guī)進(jìn)行建檔工作，使檔案管理向規(guī)范化方向發(fā)展【3】。（2）創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，提高服務(wù)能力：水運(yùn)工程檔案管理部門應(yīng)當(dāng)利用信息手段提高檔案的開發(fā)、整理以及利用水平。同時(shí)，也應(yīng)該構(gòu)建一支優(yōu)秀的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，提高服務(wù)水平。（3）推動(dòng)科技創(chuàng)新：檔案管理人員應(yīng)該合理應(yīng)用科研成果，增強(qiáng)檔案管理工作的科技性，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)發(fā)展。（4）加強(qiáng)培訓(xùn)：檔案管理涉及到水運(yùn)工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，因此在開始建設(shè)之前檔案管理人員需要對(duì)項(xiàng)目參與方進(jìn)行檔案培訓(xùn)，這樣才能夠確保檔案的有效性和完整性。其次，在建設(shè)時(shí)，需要對(duì)檔案收集、整合、保管等各項(xiàng)工作進(jìn)行指導(dǎo)，確保檔案質(zhì)量符合要求。

4做好水運(yùn)工程檔案管理工作的策略

4.1明晰各相關(guān)單位職責(zé)

水運(yùn)工程的建設(shè)十分復(fù)雜，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工以及監(jiān)理單位的參與，因此若想做好檔案管理工作就需要明晰各個(gè)單位的職責(zé)。第一，建設(shè)單位需要全面收集立項(xiàng)、拆地、招投標(biāo)等文件資料【4】。同時(shí)，建設(shè)單位也需要檢查和驗(yàn)收監(jiān)理單位以及施工單位所提交的資料。第二，設(shè)計(jì)單位需要提交設(shè)計(jì)過程中涉及到的設(shè)計(jì)文件、地質(zhì)報(bào)告等資料。第三，施工單位需要整理好施工過程中涉及的各項(xiàng)資料。第四，監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在監(jiān)理中形成完整資料并審核施工單位所提交的資料。第五，檔案管理人員需要做好自身工作，制定完善的檔案管理制度，對(duì)各個(gè)單位形成的檔案資料進(jìn)行整理、建檔，提高檔案的質(zhì)量。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)該增強(qiáng)自身的職責(zé)意識(shí)、提高自身的專業(yè)水平，嚴(yán)格按照法律法規(guī)開展工作。

4.2培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案工作人員是開展檔案管理工作的主體，其專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)直接影響著水運(yùn)工程檔案管理工作的質(zhì)量，為此需要加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)，構(gòu)建優(yōu)秀的管理隊(duì)伍。首先，相關(guān)部門可以鼓勵(lì)高校積極開設(shè)檔案管理專業(yè)，從而培養(yǎng)具有專業(yè)知識(shí)且綜合能力強(qiáng)的檔案工作人員。其次，水運(yùn)工程檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大人員培訓(xùn)力度，提高人員水平。

4.3明確檔案管理的各項(xiàng)要求

（1）收集：收集資料是開展檔案管理的前提和基礎(chǔ)，應(yīng)嚴(yán)格按照要求進(jìn)行收集。在水運(yùn)工程建設(shè)過程中，應(yīng)該安排專門的收集人員進(jìn)行資料的收集和記錄工作，收集之后需及時(shí)整理，保證檔案的完整性。其次，收集人員應(yīng)該保證所收集材料均為原件，若文件中有缺損需及時(shí)補(bǔ)充。（2）整理：檔案管理人員需要對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，從而為保存和利用提供便利。立項(xiàng)審批文件以及設(shè)計(jì)文件都需要先批復(fù)再請(qǐng)示，并按照文件之間的聯(lián)系和階段進(jìn)行整理;工程文件需按照時(shí)間進(jìn)行整理;監(jiān)理文件需按照內(nèi)容及階段進(jìn)行整理。（3）排列：立項(xiàng)和設(shè)計(jì)審批文件需要按照批復(fù)、審查的順序進(jìn)行排列整合;準(zhǔn)備文件需按照程序進(jìn)行排列;工程管理文件需按照問題、順序進(jìn)行排列。

4.4實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)歸檔及合理應(yīng)用

首先，需要完善立卷制度。建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位以及監(jiān)理單位需要嚴(yán)格按照制度要求對(duì)所形成的文件材料、科技材料、錄音材料、照片材料進(jìn)行整理歸檔，并及時(shí)向有關(guān)部門進(jìn)行報(bào)備，任何單位以及個(gè)人都不能不上報(bào)。其中科技檔案是水運(yùn)工程檔案中的關(guān)鍵構(gòu)成部分，各單位需要按照相關(guān)細(xì)則中的規(guī)定進(jìn)行收集歸檔。所有檔案歸檔之后需要按照檔案數(shù)量設(shè)置合理的檔案庫房并根據(jù)要求進(jìn)行檔案的保存工作，避免檔案發(fā)霉、損壞以及丟失。其次，需要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)計(jì)檔案查詢工具，提升檔案檢索的效率，提高檔案利用率。此外，應(yīng)該增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，通過有效手段為利用者提供高質(zhì)量服務(wù)，從而盡可能地滿足利用者的需求。

5結(jié)語

近年來，水運(yùn)工程檔案管理工作出現(xiàn)了完善法規(guī)建設(shè)、創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制、推動(dòng)科技創(chuàng)新等新任務(wù)，因此需要明晰各相關(guān)單位的職責(zé)、培養(yǎng)專業(yè)人才、明確檔案管理的各項(xiàng)要求、對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)歸檔及合理應(yīng)用，這樣才能夠使檔案管理工作符合規(guī)定，實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]姚金炳. 內(nèi)河航運(yùn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的思考[J]. 城市建設(shè)理論研究（電子版）， 2018， 000（010）：P.35-35.

[2]沈志恩. 淺談水運(yùn)工程單位的計(jì)生檔案管理工作[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017， 000（021）：70-70.

[3]黃雷波. 芻議水運(yùn)工程檔案管理方法[J]. 城市周刊， 2018（40）：84-84.

[4]岳翠平. 無紙化辦公——檔案管理的全新路徑[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2019， 000（001）：84-84.

（作者單位：浙江省檔案事務(wù)所）