論新時(shí)期優(yōu)化人力資源檔案管理工作的策略

黃立

[摘 要] 人力資源是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要支持，新時(shí)代時(shí)期人力資源檔案管理的工作更應(yīng)緊跟發(fā)展步伐，不斷創(chuàng)新人事檔案管理工作，提高人力資源利用率，為實(shí)現(xiàn)人力資源強(qiáng)國(guó)打下基礎(chǔ)。文章就目前人力資源檔案管理方面存在的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要探索，結(jié)合實(shí)際情況，從更新升級(jí)管理模式、培養(yǎng)新時(shí)代專(zhuān)業(yè)管理人才、促進(jìn)檔案管理在實(shí)際運(yùn)用中發(fā)揮作用這三個(gè)方面討論，為完善優(yōu)化檔案管理工作提出策略。

[關(guān)鍵詞] 人力資源；檔案管理；優(yōu)化策略

中圖分類(lèi)號(hào)：C962 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、人力資源檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是與我國(guó)公民息息相關(guān)的事情，檔案記錄著人們最基本的信息如工作經(jīng)歷、學(xué)歷等，隨著個(gè)人軌跡的變化而變動(dòng)，具有法律效用。而人又是企業(yè)、社會(huì)的重要組成部分，社會(huì)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)離不開(kāi)對(duì)人力資源的分配與應(yīng)用。檔案管理工作不單是對(duì)檔案的保存，更強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案的管理。

對(duì)企業(yè)及社會(huì)而言，檔案管理工作是企業(yè)和社會(huì)健康發(fā)展的需求，是提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)、發(fā)展的必要條件。檔案是對(duì)過(guò)去真實(shí)情況的認(rèn)真記錄，能清楚地記錄每個(gè)個(gè)人、部門(mén)、企業(yè)及社會(huì)不同時(shí)期的變化過(guò)程，為未來(lái)更好的發(fā)展提供有比較性、可鑒別的數(shù)據(jù)資料。良好有序的檔案管理工作為社會(huì)提供人才資源庫(kù)，為政府執(zhí)行力提供有力的保障，同時(shí)保障民生的基本權(quán)益如就業(yè)、養(yǎng)老等，維持著社會(huì)穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，關(guān)乎國(guó)民生計(jì)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的宏觀(guān)調(diào)控，維持國(guó)家穩(wěn)定發(fā)展。

二、人力資源檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理工作效率較低

缺乏科學(xué)的管理方式和先進(jìn)的技術(shù)，信息化程度不足，人事檔案多以紙質(zhì)形式存儲(chǔ)，卷宗模式存儲(chǔ)，這樣查找和翻閱需要花費(fèi)較多時(shí)間，且這種方式導(dǎo)致檔案信息容易遭遇丟失風(fēng)險(xiǎn)，以及錄入錯(cuò)誤信息，人事變動(dòng)過(guò)程中的更新慢周期長(zhǎng)等。且管理模式落后，檔案館與地區(qū)各部門(mén)，不同部門(mén)之間，以及館與館之間的互通性差，缺乏有效的信息溝通渠道，給檔案管理工作增加了阻力。檔案管理工作效率問(wèn)題產(chǎn)生，導(dǎo)致檔案利用率降低，繼而降低檔案管理在人力資源上的用處。

（二）檔案管理工作用人機(jī)制不完善

人力資源檔案管理工作涉及面廣，環(huán)節(jié)多，工作人員的現(xiàn)代化能力和自動(dòng)化能力不夠，部分人員的“鐵飯碗”思想十分嚴(yán)重，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，工作后逐漸失去上進(jìn)心，工作狀態(tài)因循守舊。以往會(huì)出現(xiàn)工作量大而人手不足的情況，使得工作人員相當(dāng)疲勞，在疲勞的狀態(tài)下工作會(huì)使出錯(cuò)率增加。加上缺乏長(zhǎng)效的考核制度，工作人員自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)逐步落后于時(shí)代的發(fā)展，很多已經(jīng)部分實(shí)施信息化管理的地方，由于缺乏科學(xué)利用人事檔案的意識(shí)和管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，人力資源的利用水平難以得到提升。

三、優(yōu)化人力資源檔案管理工作的策略

（一）更新升級(jí)人力資源檔案管理模式

人力資源檔案管理工作要在新時(shí)代信息技術(shù)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行更新升級(jí)，主要從以下三個(gè)方面進(jìn)行：信息化管理、動(dòng)態(tài)化管理、共享式管理。

在信息化發(fā)展的今天，信息技術(shù)支持下的人力資源檔案管理工作也將提高工作質(zhì)量和工作效率，現(xiàn)代檔案管理可以采用紙質(zhì)與電子檔案并存的方式可，減少工作量，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，節(jié)省資源，便于檢索。檔案館首先要配備統(tǒng)一的軟硬件設(shè)備，確保信息化設(shè)備保障，為信息化管理做鋪墊，例如借助現(xiàn)代掃描儀設(shè)備還可以直接將檔案資料直接輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)。檔案館還可以和互聯(lián)網(wǎng)企合作定制高效的配套檔案管理系統(tǒng)及辦公系統(tǒng)，這些應(yīng)用應(yīng)具備有智能化檢索、排版、轉(zhuǎn)化、一體化文檔管理等功能，并在實(shí)踐中不斷完善開(kāi)發(fā)新功能，同時(shí)還要注意信息化管理時(shí)的檔案資源的完整性、安全性、保密性，不斷提高檔案管理工作的高效性和便民性，為全面信息化管理建設(shè)做鋪墊[1]。

另外，信息化管理支持下利于檔案管理工作的動(dòng)態(tài)化發(fā)展。首先是檔案資源的動(dòng)態(tài)化，除了傳統(tǒng)的文字和圖像資源的存儲(chǔ)，更可以對(duì)聲音、視頻等多種數(shù)據(jù)資源進(jìn)行保存，這些多元化的電子資源的出現(xiàn)讓檔案資源產(chǎn)生了從靜到動(dòng)的變化，讓檔案資料更加形式多樣，具體可感。其次，動(dòng)態(tài)化還指?jìng)鬏數(shù)膭?dòng)態(tài)過(guò)程，以往的紙質(zhì)資料存儲(chǔ)固定，傳輸起來(lái)耗時(shí)耗力，動(dòng)態(tài)化傳輸管理，是指利用信息化手段，讓檔案資料可以一鍵傳送，同時(shí)還保障了不易發(fā)生丟失等問(wèn)題。動(dòng)態(tài)化更新的資料信息有利于讓信息資源得到廣泛的傳播和利用，不會(huì)因信息的更新不及時(shí)造成損失，使得人力資源信息能得到最大的利用率。最后，動(dòng)態(tài)化資源管理也是確保檔案館管理工作流暢進(jìn)行的必要條件，檔案管理工作是任務(wù)量十分巨大的，動(dòng)態(tài)化管理有利于減輕工作人員的工作量，同時(shí)也是對(duì)工作人員工作的督促，能夠保證日常檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。

同時(shí)，也要構(gòu)建共享式管理模式，人力資源檔案管理涉及到繁多的數(shù)據(jù)資源，通過(guò)總體規(guī)劃，分級(jí)分權(quán)，可以設(shè)計(jì)成規(guī)范化的信息數(shù)據(jù)庫(kù)并進(jìn)行資源共享化管理。人力資源檔案管理各部門(mén)之間、及其與各大高校、企業(yè)之間都有緊密的聯(lián)系，若能通過(guò)信息化的建設(shè)幫助更好地實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息的共享，有利于推動(dòng)人力資源檔案管理現(xiàn)代化，更加方便相關(guān)工作人員在檔案法律法規(guī)的框架下利用信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源對(duì)人力資源檔案展開(kāi)查閱。不同的檔案館在資源內(nèi)容上都會(huì)有所側(cè)重，進(jìn)行共享建設(shè)近似于在不增加成本的情況下新建設(shè)了更多的檔案館，能夠?yàn)闄n案利用者提供更豐富、全面的信息資源。不僅是信息學(xué)資源內(nèi)容上，其實(shí)在檔案管理技術(shù)，檔案管理人才培養(yǎng)等方面均能進(jìn)行溝通交流，經(jīng)驗(yàn)共享。各館、各部門(mén)之間積累的經(jīng)驗(yàn)不同，就可以開(kāi)展交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高檔案管理水平，利于檔案管理工作的發(fā)展[2]。

（二）培養(yǎng)新時(shí)代專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才

思想素質(zhì)，是指人力資源檔案管理的工作者必須具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和思想重視程度，明白檔案管理工作的深遠(yuǎn)意義，保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，追求上進(jìn)，能主動(dòng)提高自身工作能力。專(zhuān)業(yè)能力，是指信息技術(shù)化時(shí)代下，對(duì)檔案管理人員除了傳統(tǒng)的整理，審核以及簡(jiǎn)單的電子文檔規(guī)范管理手段外，還應(yīng)多學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。信息化時(shí)代下的計(jì)算機(jī)知識(shí)飛速發(fā)展，檔案管理學(xué)習(xí)更多計(jì)算機(jī)技能有利于提高檔案管理工作的信息化發(fā)展，提高工作效率，同時(shí)利于確保電子檔案資料的安全性和保密性，避免造成檔案信息泄露等事故。因此對(duì)管理者們可以多進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)與進(jìn)修，加強(qiáng)信息化教育相關(guān)內(nèi)容的設(shè)置，讓工作者可以及時(shí)更新知識(shí)，不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，同時(shí)加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)與經(jīng)驗(yàn)交流，讓人才為新時(shí)代檔案管理工作建言獻(xiàn)策。

（三）促進(jìn)檔案管理在實(shí)際運(yùn)用中發(fā)揮作用

人力資源檔案涉及到人員和范圍十分廣泛，一般包括工人、農(nóng)民、公務(wù)員、企業(yè)職員、學(xué)生等各類(lèi)人員，內(nèi)容包括學(xué)歷、各類(lèi)職業(yè)資格證書(shū)，社會(huì)保險(xiǎn)，工作經(jīng)歷，人事變更等。因此檔案管理工作也將影響到學(xué)生的升學(xué)與就業(yè)、農(nóng)民工的工作與社保、公務(wù)員與企業(yè)職員的晉升與發(fā)展等。要進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作在實(shí)際中的運(yùn)用，首先要在以往這些運(yùn)用場(chǎng)景中繼續(xù)使用，并將現(xiàn)代信息技術(shù)化手段不斷創(chuàng)新和使用，做到更加方便高效。比如加強(qiáng)推動(dòng)公共事業(yè)人力資源的開(kāi)放、共享，通過(guò)信息化手段對(duì)檔案資源進(jìn)行及時(shí)性的公示，不僅可以提高公共事業(yè)部門(mén)人員的積極性，同時(shí)還能建立完善的人員流通渠道，為更好地發(fā)展公共事業(yè)提供了基礎(chǔ)。同時(shí)還可以加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的溝通，逐步統(tǒng)一管理制度及管理方法，減少檔案不兼容的情況，比如目前就業(yè)問(wèn)題嚴(yán)峻，就業(yè)檔案管理部門(mén)堆積有大量的檔案資料，對(duì)而可能勞保檔案管理部門(mén)處可能存檔較少，這時(shí)兩部門(mén)可以協(xié)同工作，提高工作效率。還可以在檔案館線(xiàn)上平臺(tái)增設(shè)評(píng)價(jià)和意見(jiàn)反饋渠道，幫助檔案管理人員更好了解發(fā)展需求。

同時(shí)還要不斷挖掘檔案管理工作的應(yīng)用場(chǎng)景，利用信息化手段實(shí)現(xiàn)異地辦公，加強(qiáng)信息流通面，提高辦事效率，將人力資源檔案管理工作的效能最大化發(fā)揮出來(lái)，減輕工作人員和辦事人員的擔(dān)子，切實(shí)保障人民群眾利益最大化。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代化背景下，人力資源檔案管理工作也要緊密結(jié)合信息化發(fā)展的步伐，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，加強(qiáng)符合新時(shí)代發(fā)展需求的專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)，不斷提高檔案管理的效率和利用率，為我國(guó)人力資源和社會(huì)保障工作做貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐從芳.檔案管理在人力資源管理中的地位與發(fā)展[J].人力資源，2020（08）：32.

[2]陳奕.人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設(shè)對(duì)策研究[J].中國(guó)管理信息化，2019，22（20）：177-178.